1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Veranstaltungsmanagement für die Mitarbeitendenveranstaltung 2025
Beschreibung: Die Auftraggeberin wird am 11. Juni 2025 eine eintägige Veranstaltung für alle rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (im Folgenden: MAV) ausrichten. Im Rahmen der MAV wird die weiterentwickelte Unternehmensausrichtung der AOK Hessen vorgestellt und vermittelt. Des Weiteren dient die Veranstaltung der Förderung der Identifikation der Mitarbeitenden mit der AOK Hessen, der Motivation der Mitarbeitenden, der Stärkung des Zusammengehörigkeitsgefühls innerhalb der AOK Hessen, der Vermittlung von Markenwerten und der Weiterentwicklung der Unternehmenskultur. Vor dem Hintergrund dynamischer Veränderungen und wachsender Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Erwartungen und Anforderungen an die Auftraggeberin als modernes Dienstleistungsunternehmen und moderne Arbeitgeberin sind diese Aspekte im Sinne der Zukunftsfähigkeit bedeutsam. Die Themen Arbeitswelt 4.0, Weiterentwicklung der Infrastruktur, moderne Arbeitsformen, Vereinbarkeit und Diversity sind zu berücksichtigen und in die Veranstaltung zu integrieren.
Kennung des Verfahrens: 891ed154-872d-4556-88f6-a5639dab2fcb
Interne Kennung: VG_2023_033
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Buderus Arena Wetzlar
Stadt: Wetzlar
Postleitzahl: 35576
Land, Gliederung (NUTS): Lahn-Dill-Kreis (DE722)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen
Stadt: Bad Homburg
Postleitzahl: 61352
Land, Gliederung (NUTS): Hochtaunuskreis (DE718)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5SY12DPZBHR Das Angebot ist ausschließlich elektronisch in Textform einzureichen (siehe Punkt II. 8. der Bewerbungsbedingungen II). Die Angebote sind zusammen mit den Anlagen (siehe Angebotsaufforderung) bis zum Ende der Angebotsfrist (siehe unter Punkt II. 7. der Bewerbungsbedingungen II) über das Vergabeportal www.dtvp.de bei der Auftraggeberin einzureichen. Nur registrierte Bieterinnen/Bieter können Angebote abgeben. Zur Registrierung siehe Punkt II. 3. der Bewerbungsbedingungen II. Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich. Weitere Informationen sind der den Vergabeunterlagen beigefügten Information nach § 11 VgV zu entnehmen. Bitte beachten Sie, dass das technisch maximal mögliche Datenvolumen des Bietertools für das Hochladen von Dokumenten 500 MB beträgt. Für die elektronische Angebotsabgabe ist - vorbehaltlich abweichender Angaben im konkreten Verfahren - für das vorliegende Vergabeverfahren die Textform nach § 126b BGB vorgesehen. Hiernach ist eine lesbare Erklärung ausreichend, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden kann. Eine eingescannte Unterschrift ist nicht notwendig. Die Nennung der Person des Erklärenden erfordert die Angabe der Identität desjenigen, dem die Erklärung zugerechnet werden soll. Bei natürlichen Personen ist der Name zu nennen, bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften der Firmenname sowie der konkrete Vertreter. Bei Angeboten von Bietergemeinschaften muss das Angebot von dem bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft in Textform nach § 126b BGB oder signiert eingereicht und hochgeladen werden. Sind Anlagen in den Bewerbungsbedingungen II ausnahmsweise mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen (z.B. etwaige Erklärungen Dritter), so können die jeweiligen Anlagen mit den weiteren Angebotsunterlagen auf folgendem Weg eingereicht werden: 1. Datei der unterschriebenen und eingescannten Dritterklärung oder 2. Datei der unterschriebenen und abfotografierten Dritterklärung oder 3. Datei der E-Mail, mit dem der Dritte seine Erklärung an die Bieterin/den Bieter übersandt hat. Sind Anlagen in den Bewerbungsbedingungen II mit Vor- und Nachnamen der ausstellenden Person zu versehen, werden diese als Word-Datei zur Verfügung gestellt. Diese Anlagen sind elektronisch auszufüllen und in PDF-Format dem Angebot beizufügen. Alternativ können diese Anlagen auch elektronisch ausgefüllt, ausgedruckt und eingescannt beigefügt werden. Insofern dienen die Word-Dateien lediglich als Ausfüllhilfen. Die Dateinamen aller Dokumente müssen sich an den Namen der Originaldateien orientieren, um Verwechslungen auszuschließen. HINWEIS: Die Angebote sind so abzugeben, dass alle Angebotsbestandteile nachträglich nicht mehr veränderbar sind. Auf anderem Wege übermittelte Angebote, insbesondere solche per Telefax, E-Mail, über die Schaltfläche "Kommunikation" auf der Vergabeplattform dtvp oder per Fernschreiben, sind nicht zulässig und werden ausgeschlossen. Ebenso unzulässig und unbeachtlich sind insbesondere eine Rücknahme oder Änderung eines Angebots per Telefax, E-Mail, über die Schaltfläche "Kommunikation" auf der Vergabeplattform dtvp oder per Fernschreiben. Auf die Ausschlussgründe des § 57 Abs. 1 VgV wird verwiesen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Veranstaltungsmanagement für die Mitarbeitendenveranstaltung 2025
Beschreibung: Zur Konzeption, Umsetzungsplanung und Durchführung der Veranstaltung sucht die Auftraggeberin eine Event-Agentur, die partnerschaftlich und in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin zusammenarbeitet.
Interne Kennung: VG_2023_033
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Buderus Arena Wetzlar
Stadt: Wetzlar
Postleitzahl: 35576
Land, Gliederung (NUTS): Lahn-Dill-Kreis (DE722)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen
Stadt: Bad Homburg
Postleitzahl: 61352
Land, Gliederung (NUTS): Hochtaunuskreis (DE718)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: 1.2.3 der Zuschlagskriterien (Anlage II 08 der Bewerbungsbedingungen II): Bühnenbau und Veranstaltungstechnik sind elementare Bestandteile der Veranstaltungskonzeption. Aus dem eingereichten Angebot sollen Bühnenkonstruktion sowie die wesentlichen Elemente der Veranstaltungstechnik ersichtlich sein. Umweltverträglichkeit bzw. Wiederverwendbarkeit der verwendeten Materialien sollen berücksichtigt werden.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Agentur Honorar gesamt
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Berücksichtigung der Unternehmens- und Markenstrategie der AOK Hessen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Passfähigkeit zur Unternehmenskultur der AOK Hessen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Passfähigkeit der Konzeption zur Zielgruppe "Mitarbeitende der AOK Hessen"
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Angemessene Berücksichtigung der Zielsetzung der Veranstaltung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Zielgerichtete Vorschläge für Gastredner und Künstler, Parität der Geschlechter
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionalität des Caterings
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 7
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionalität der Bustransferlösung für An- und Abreise der Teilnehmenden
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Realisierbarkeit von Bühnenbau und Veranstaltungstechnik
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 8
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Realistischer Zeitplan bis zur Umsetzung der Veranstaltung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Sachgerechter Einsatz des Personals der Bietenden
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Sachgerechter Einsatz von Unterauftragnehmern zur Realisierung der Veranstaltung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kostenschätzung Leistungsbausteine
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 134 GWB Informations- und Wartepflicht. "(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..." § 135 GWB Unwirksamkeit. "(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat..." § 160 GWB Einleitung, Antrag. "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt." § 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer. "(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken. (2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden..."
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: commotion GmbH
Offizielle Bezeichnung: commotion GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Lauterer Wettbewerb
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Zur Sicherstellung eines weiterhin lauteren Wettbewerbs.
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 23/09/2034
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: commotion GmbH
Datum des Vertragsabschlusses: 30/07/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 11
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen
Registrierungsnummer: T: +49 8000000255
Postanschrift: Gernsheimer Straße 43
Stadt: Groß-Gerau
Postleitzahl: 64521
Land, Gliederung (NUTS): Groß-Gerau (DE717)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8000000255
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen
Registrierungsnummer: T: +49 8000000255
Postanschrift: Gernsheimer Straße 43
Stadt: Groß-Gerau
Postleitzahl: 64521
Land, Gliederung (NUTS): Groß-Gerau (DE717)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8000000255
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: T: +49 22894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: commotion GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen
Registrierungsnummer: HRB 20724
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45136
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (0)201 890607-0
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 17b99c6c-8622-4a50-b54f-14e399a6c6ec - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/09/2024 13:34:15 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 576636-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 187/2024
Datum der Veröffentlichung: 25/09/2024