Öffentliche Ausschreibung Eschborn 2024 Deutschland – Software-Implementierung – 81306123-Los 1-Rahmenvertrag Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Projekt Large Scale Solution S4GIZ 2024-07-23

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

E-Mail: giz-vergabe@bho-legal.com

Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: 81306123-Los 1-Rahmenvertrag Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Projekt Large Scale Solution S4GIZ

Beschreibung: Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das jetzige System wird vom Hersteller SAP nur noch eine begrenzte Zeit unterstützt und gewartet; danach werden von SAP für das jetzige System keine gesetzlich notwendigen Updates sowie Sicherheits-Updates mehr bereitgestellt. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis gebracht. Im Rahmen des vorliegenden Loses (Los 1 Entwicklung, Implementierung und Inbetriebnahme des S4GIZ Systems) werden Beratung und Unterstützung des internen Personals bei der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems ausgeschrieben. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Losausschreibung mit 3 Losen handelt, die zeitversetzt durchgeführt wird: Los 1 - 81306123 Entwicklung, Implementierung und Inbetriebnahme des S4GIZ Systems; Los 2 - Qualitätssicherung: Testmanagement und Project Information Security Management; Los 3 - Veränderungsmanagement und Kommunikation.

Kennung des Verfahrens: aae60c42-60b8-4c20-b43c-e6962bb06345

Interne Kennung: 81306123

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5

Stadt Eschborn

Postleitzahl 65760

Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)

Land: Deutschland

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Friedrich-Ebert-Allee 32 + 36

Stadt Bonn

Postleitzahl 53113

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y17AVTRPA Die Kommunikation in diesem Verfahren findet ausschließlich über das Kommunikationstool im Projektbereich des Vergabeportals statt.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: 81306123-Los 1-Rahmenvertrag Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Projekt Large Scale Solution S4GIZ

Beschreibung: Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das ERP-System umfasst die Standardkomponenten Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen (Bilanz und Jahresabschluss) sowie Beschaffung, aber auch das von der GIZ eigenentwickelte Projektbearbeitungssystem PBS zur Unterstützung des GIZ-Kernprozesses Auftragsmanagement (Portfolio- und Projektmanagement). Das jetzige System wird vom Hersteller SAP nur noch eine begrenzte Zeit unterstützt und gewartet; danach werden von SAP für das jetzige System keine gesetzlich notwendigen Updates sowie Sicherheits-Updates mehr bereitgestellt. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System SAP ECC V6.0 auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis - zwischen den beiden Systemen liegen mehr als 10 Jahre - gebracht. Dieses ermöglicht der GIZ im Rahmen der Umstellung einen Neuaufbau der Prozess- und IT-Landschaft mit dem Ziel, durchgängige und weitestgehend systembruchfreie Geschäftsprozesse zu implementieren. Mit der Umstellung des SAP ERP-Systems auf S/4HANA verfolgt die GIZ im Rahmen der Unternehmensstrategie zudem das Ziel, wesentliche Geschäftsprozesse zu optimieren, zu standardisieren und zu digitalisieren. Integrierte Systemlösungen, die für eine reibungslose Kommunikation, einen durchgängigen Informationsfluss und eine einheitliche Datenhaltung bei den Geschäftsprozessen sorgen, werden abgebildet und für alle Beschäftigtengruppen gemäß ihrer zugeordneten Rolle und Funktion nutzbar gemacht. Das System soll weltweit genutzt werden: sowohl in der Zentrale (Deutschland) als auch in der sog. "Außenstruktur", also in den Ländern, in denen die GIZ tätig ist und regionale Büros und Projektstandorte betreibt. Die Implementierungsstrategie basiert auf einem Greenfieldansatz; d.h. die ERP-gestützten Prozesse werden neu implementiert und dabei wird auf eine bestmögliche Abdeckung mittels branchenüblicher Standard-Geschäftsprozesse geachtet. Dazu wurde in 2020 das Projekt LSS (Large Scale Solution) S4GIZ gestartet. Die LSS S4GIZ wird dabei nach dem Implementierungsansatz "SAP Activate" umgesetzt. Mit diesem Implementierungsansatz werden die Ergebnisbausteine für das S/4HANA System strikt nach aufeinander aufbauenden Phasen generiert. Aktuell steht S4GIZ kurz vor Abschluss der EXPLORE-Phase und im Übergang zur REALIZE-Phase, in der dann die Umsetzung der Ziel-Prozesse und der Anforderungen im neuen S/4HANA System erfolgt. Im Rahmen des oben beschriebenen Projekts LSS S4GIZ wird ein Vergabeverfahren für die Erbringung von Dienstleistungen zur Beratung und Unterstützung der GIZ durchgeführt. Die Vergabe erfolgt zeitversetzt in 3 Losen; zunächst nur für Los 1. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden das Los 1 und das Los 2 an verschiedene Auftragnehmer vergeben (geplanter Umfang für Los 2 sind derzeit ca. 1.750 Fachkrafttage), um eine von der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4 HANA unabhängige Beratung und Unterstützung des Testmanagements und der Qualitätssicherung sicherzustellen. Näheres regeln die Bewerbungsbedingungen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind. Die Vergabe der Leistungen erfolgt in Form einer Rahmenvereinbarung. Die genaue Ausgestaltung der Leistungsinhalte erfolgt mit den jeweiligen Einzelabrufen. Die vom Auftragnehmer für den Einsatz vorgesehenen Personen decken die Anforderungen gemäß Kriterienkatalog ab. Näheres regeln die Vertragsunterlagen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind. Sämtliche zur Implementierung des S/4HANA-Systems notwendigen Lizenzen sind nicht Teil dieses Vergabeverfahrens und werden durch den Auftraggeber gestellt. Im Rahmen des vorliegenden Loses (Los 1 - Entwicklung, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems) werden Beratung und Unterstützung des internen Personals bei der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems ausgeschrieben. Hierzu wird insbesondere bei den folgenden Aufgabenbereichen Unterstützung notwendig werden: - Internes Projektmanagement -organisatorisch- Auftragnehmer - Business Architecture: e2e Prozessmanagement - Business Analyse: Prozess- und Anforderungsanalyse - Konzeption zur Umsetzung der fachlichen und technischen Bedarfe - Konfiguration und Customizing von S/4HANA Komponenten - Datenbereinigung und -migrationen - Implementierung der Geschäftsprozesse inkl. Nutzeroberflächen - Erstellung von Schulungskonzepten und -unterlagen für verschiedene Nutzergruppen - Produktive Einführung und anfängliche, intensivere Betreuung des produktiven Betriebs des Systems (Post GoLive Support) - Erstellung von Betriebshandbüchern und Übergabe in den Betrieb. Schätz- und Höchstmenge des Rahmenvertrages für Los 1 betragen 16.068 Fachkraftage, zuzüglich eines Reisekostenbudget für Auslandsreisen in Höhe von 49.600 EUR eines Budgets für CO2 Kompensation in Höhe von 4.080 EUR und einer Anzahl an Inlandsreisen in Höhe von 1.333.

Interne Kennung: 81306123

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit des Rahmenvertrags kann durch die GIZ optional einmalig um ein Jahr verlängert werden. Die Ausübung der Option muss drei Monate vor dem Ende des Rahmenvertrags in Schriftform erfolgen. Diese Verlängerungsoption gilt für sämtliche Vertragsbestandteile. Der Auftragnehmer ist an die von ihm angebotenen Preise über die gesamte Vertragslaufzeit, einschließlich der optionalen Vertragslaufzeit, gebunden.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5

Stadt: Eschborn

Postleitzahl: 65760

Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)

Land: Deutschland

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Friedrich-Ebert-Allee 32 + 36

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53113

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 36 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 1

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Laufzeit des Rahmenvertrags kann durch die GIZ optional einmalig um ein Jahr verlängert werden. Die Ausübung der Option muss drei Monate vor dem Ende des Rahmenvertrags in Schriftform erfolgen. Diese Verlängerungsoption gilt für sämtliche Vertragsbestandteile. Der Auftragnehmer ist an die von ihm angebotenen Preise über die gesamte Vertragslaufzeit, einschließlich der optionalen Vertragslaufzeit, gebunden.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Zusätzliche Informationen: Die Ausschreibung ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet. Aus rein technischen Gründen wird bei der Geeignetheit der Ausschreibung für KMU "nein" ausgewiesen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt

Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Erreichte Gesamtpunktzahl nach fachlicher Wertung (inkl. Mindbed.)

Beschreibung: Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Bieters wird hier von der Vergabestelle die erreichte Gesamtpunktzahl nach fachlicher Wertung eingetragen. Es werden nur Angebote mit einer fachlichen Bewertung von über 5.000 Punkten bei der Bewertung der Personalprofile gewertet. Fachliche Angebote mit weniger Punkten bei der Bewertung der Personalprofile scheiden als fachlich ungeeignet aus.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter des Bieters: Ernst & Young GmbH

Offizielle Bezeichnung: Ernst & Young GmbH

Angebot:

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Ergebnisses: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Bepreisung der Experten dürfte eine Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis darstellen.

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 21/07/2034

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Bepreisung der Experten dürfte eine Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis darstellen.

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 21/07/2034

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: Ernst & Young GmbH, 65760 Eschborn

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers