Öffentliche Ausschreibung Eschborn 2024 Deutschland – Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit – 81304696-Beratung in einer "Challenger-Rolle" und "Deep Dive" für die Large Scale Solution (LSS) S4GIZ 2024-05-16

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: 81304696-Beratung in einer "Challenger-Rolle" und "Deep Dive" für die Large Scale Solution (LSS) S4GIZ

Beschreibung: Auftraggeber: Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein gemeinnütziges Bundesunternehmen mit Sitz in Bonn und Eschborn. Die GIZ ist mit mehr als 25.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und internationalen Bildungsarbeit in mehr als 120 Ländern weltweit aktiv. Der Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), das Geschäftsvolumen betrug im Jahr 2022 rund 4 Milliarden Euro. Projektbeschreibung: Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das jetzige System wird vom Hersteller SAP mit Regel-Updates nur noch eine begrenzte Zeit unterstützt und gewartet. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System (SAP ECC V6.0) auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Die Umstellung auf S/4HANA in Verbindung mit der Optimierung aller relevanten Geschäftsprozesse, der Einbindung der weltweiten GIZ-Struktur in eine einheitliche IT-Landschaft und dem klaren Fokus auf Standardisierung und Abschaffung von Drittanbietersystemen erfolgt im Rahmen eines unternehmensweiten Großprojektes, der Large Scale Solution (LSS) S4GIZ, die damit das Herzstück der digitalen Transformation der GIZ ist. Die LSS S4GIZ wird nach dem Implementierungsansatz "SAP Activate" umgesetzt, aktuell steht S4GIZ kurz vor Abschluss der EXPLORE-Phase und im Übergang zur REALIZE-Phase, in der dann die Umsetzung der Ziel-Prozesse und der Anforderungen im neuen S/4HANA System erfolgt. Inhalt der Ausschreibung: Zur erfolgreichen Implementierung und "harten Durchsteuerung" des Projektes soll eine "Challenger"-Rolle aufgebaut werden. Diese soll eine externe, unbelastete Sicht auf das Projekt für eine kritische Prüfung des Projektzustands und Erarbeitung von Handlungsempfehlungen ermöglichen. Die Challenger-Rolle soll zudem ein Steuerungsgegengewicht zum Implementierungspartner bilden.? Ziel der hier ausgeschriebenen Leistung ist zum einen eine strategische Challenger-Rolle, und zum anderen die Durchführung sogenannter "Deep Dives", also vertiefte Informationsveranstaltungen für Gremien wie Aufsichtsrat oder Prüfungsausschuss.? Leistungserbringungszeitraum ist von der Zuschlagserteilung bis zum 31.12.2025 mit der Option einer Verlängerung um ein Jahr. Der Auftragnehmer (AN) hat dabei folgende Arbeitspakete zu erbringen: Arbeitspaket strategischer Challenger-Rolle - Schwerpunkt der Aufgabe ist die Etablierung einer externen "Challenger-Rolle" zur unbelasteten Sicht auf das Projekt. Dies umfasst:?? - Kritische Prüfung des Projektzustands?? - Identifikation von Schwachstellen und Erarbeitung geeigneter Handlungsempfehlungen? - Aufbau und Durchführung eines Regelaustauschs mit Projektleitung und Vorstand? - Integration der Projekt Roadmap im Kontext der digitalen Transformation?? - Teilnahme an Projektmeetings zur Sicherstellung eines stets aktuellen Wissensstandes? - Entwurf von KPI"s, insbesondere zur Wertorientierung, und deren Überwachung in der Zukunft? - Tracking von Deliverables, Handlungsempfehlungen und Maßnahmen?? - Erstellung von zielgruppengerechten Templates? - Erstellung von S4GIZ Reporting-Präsentation für die verschiedenen Gremien und Stakeholder? - Unterstützung beim Risikomanagement? - Weitere Professionalisierung? Arbeitspaket "Deep Dives" - Durchführung von Deep Dives nach Vorgabe der Projektleitung - 4-mal jährlich Erstellung von Präsentation sowie ggf. Vorstellung vor den Gremien??

Kennung des Verfahrens: 4e07fde1-25d1-4232-89e5-288cc98ded56

Interne Kennung: 81304696

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: ja

Begründung des beschleunigten Verfahrens: Für die LSS S4GIZ hat die Positionierung des ausgeschriebenen "Challengers" sowie die Bereitstellung von externer PMO-Expertise im Rahmen der ebenfalls ausgeschriebenen "Deep Dives" eine sehr hohe Dringlichkeit: Der Beginn der Entwicklungsphase im Projekt steht mit dem 12.04.2024 unmittelbar bevor und zur Ausgestaltung dieser Phase (wie auch der nachfolgenden Phasen bis zum geplanten go life am 1.1.2026) sind Hinweise auf möglicherweise übersehene Probleme essenziell. Ein durchgeführtes "Diagnostic Assessment" weist sehr deutlich darauf hin, dass eine zeitnah bereitgestellte externe Perspektive ein wesentlicher Teil einer konsequenten Umsetzung der Empfehlungen ist. Diese Analyseempfehlungen liegen erst seit wenigen Tagen vor und erfordern jetzt eine kurzfristige Umsetzung der Empfehlungen. Der Vorstand benötigt zur fundierten Entscheidungsfindung im Rahmen der anstehenden Projektentscheidungen sehr kurzfristig höhere Transparenz und eine externe Sicht auf das Projekt.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5

Stadt: Eschborn

Postleitzahl: 65760

Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y1Z97BM31 Die Kommunikation in diesem Verfahren findet ausschließlich über das Kommunikationstool im Projektbereich des Vergabeportals statt.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: 81304696-Beratung in einer "Challenger-Rolle" und "Deep Dive" für die Large Scale Solution (LSS) S4GIZ

Beschreibung: Auftraggeber: Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein gemeinnütziges Bundesunternehmen mit Sitz in Bonn und Eschborn. Die alleinige Gesellschafterin der GIZ ist die Bundesrepublik Deutschland. Die GIZ ist mit mehr als 25.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und internationalen Bildungsarbeit in mehr als 120 Ländern weltweit aktiv. Der Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), das Geschäftsvolumen betrug im Jahr 2022 rund 4 Milliarden Euro. Projektbeschreibung: Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das ERP-System umfasst u.a. die Standardkomponenten Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen (Bilanz und Jahresabschluss) sowie Beschaffung, aber auch Eigenentwicklungen zur Unterstützung des GIZ-Kernprozesses Auftragsmanagement. Das jetzige System wird vom Hersteller SAP mit Regel-Updates nur noch eine begrenzte Zeit unterstützt und gewartet. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System (SAP ECC V6.0) auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis gebracht. Dies ermöglicht der GIZ im Rahmen der Umstellung einen Neuaufbau der Prozess- und IT-Landschaft mit dem Ziel, durchgängige und weitestgehend systembruchfreie, standardisierte und optimierte Geschäftsprozesse zu implementieren. Diese Form der Einführung von SAP S/4HANA wird als Greenfield Ansatz bezeichnet und verspricht hohe Effizienzgewinne in der Umsetzung von Geschäftsprozessen. Die Umstellung auf S/4HANA in Verbindung mit der Optimierung aller relevanten Geschäftsprozesse, der Einbindung der weltweiten GIZ-Struktur in eine einheitliche IT-Landschaft und dem klaren Fokus auf Standardisierung und Abschaffung von Drittanbietersystemen erfolgt im Rahmen der Large Scale Solution (LSS) S4GIZ, die damit das Herzstück der digitalen Transformation der GIZ ist. S4GIZ hat folgende Ziele: 1. Optimierung von Geschäftsprozessen End-2-End konzipierte und implementierte Geschäftsprozesse, Reibungsloser Prozessflow ohne Systembrüche, Durchgängiger Informations- und Datenfluss, Einheitliche Datenhaltung in den Geschäftsprozessen 2. Optimierung der IT-Landschaft Reduktion von Drittanbieterprodukten oder Eigenentwicklungen auf ein Minimum 3. Weltweite Nutzung für alle Beschäftigtengruppen gemäß ihrer zugeordneten Rolle und Funktion Es sollen durchgängige Prozesse auf Basis eines weltweit genutzten Systems abgebildet werden. Das System soll weltweit genutzt werden: sowohl in der Zentrale (Deutschland) als auch in der sog. "Außenstruktur", also in den Ländern, in denen die GIZ tätig ist und regionale Büros und Projektstandorte betreibt. Die Steuerung der LSS S4GIZ erfolgt durch die Programmleitung, die aus einem Vertreter des Bereichs DIGITS (technische Programmleitung) und einem Vertreter der Fachbereiche (fachliche Programmleitung) besteht. Die LSS S4GIZ wird nach dem Implementierungsansatz "SAP Activate" umgesetzt. Mit diesem Implementierungsansatz werden die Ergebnisbausteine für das S/4HANA System strikt nach aufeinander aufbauenden Phasen generiert. Aktuell steht S4GIZ kurz vor Abschluss der EXPLORE-Phase und im Übergang zur REALIZE-Phase, in der dann die Umsetzung der Ziel-Prozesse und der Anforderungen im neuen S/4HANA System erfolgt. Inhalt der Ausschreibung: Im Rahmen eines vorangegangenen "Diagnostic Assessments" der LSS S4GIZ wurde unter anderem empfohlen, zur erfolgreichen Implementierung und "harten Durchsteuerung" des Projektes eine "Challenger"-Rolle aufzubauen. Diese soll eine externe, unbelastete Sicht auf das Projekt für eine kritische Prüfung des Projektzustands und Erarbeitung von Handlungsempfehlungen ermöglichen. Die Challenger-Rolle soll zudem ein Steuerungsgegengewicht zum Implementierungspartner bilden.? Ziel der hier ausgeschriebenen Leistung ist zum einen eine strategische Challenger-Rolle, und zum anderen die Durchführung sogenannter "Deep Dives", also vertiefte Informationsveranstaltungen für Gremien wie Aufsichtsrat oder Prüfungsausschuss.? Leistungserbringungszeitraum ist von der Zuschlagserteilung bis zum 31.12.2025 mit der Option einer Verlängerung um ein Jahr. Der Auftragnehmer (AN) hat dabei folgende Arbeitspakete zu erbringen: Arbeitspaket strategischer Challenger-Rolle - Schwerpunkt der Aufgabe ist die Etablierung einer externen "Challenger-Rolle" zur unbelasteten Sicht auf das Projekt. Dies umfasst:?? o Kritische Prüfung des Projektzustands?? o Identifikation von Schwachstellen und Erarbeitung geeigneter Handlungsempfehlungen? o Aufbau und Durchführung eines Regelaustauschs mit Projektleitung und Vorstand? o Integration der Projekt Roadmap im Kontext der digitalen Transformation?? o Teilnahme an Projektmeetings zur Sicherstellung eines stets aktuellen Wissensstandes? o Entwurf von KPI"s, insbesondere zur Wertorientierung, und deren Überwachung in der Zukunft? - Tracking von Deliverables, Handlungsempfehlungen und Maßnahmen?? - Erstellung von zielgruppengerechten Templates? - Erstellung von S4GIZ Reporting-Präsentation für die verschiedenen Gremien und Stakeholder? - Unterstützung beim Risikomanagement? - Weitere Professionalisierung? Arbeitspaket "Deep Dives" - Durchführung von Deep Dives nach Vorgabe der Projektleitung - 4-mal jährlich Erstellung von Präsentation sowie ggf. Vorstellung vor den Gremien?

Interne Kennung: 81304696

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5

Stadt: Eschborn

Postleitzahl: 65760

Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 1

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Option zur Verlängerung um ein Jahr.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Preis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Erreichte Gesamtpunktzahl nach fachlicher Wertung (inkl. Mindbed.)

Beschreibung: Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Bieters wird hier von der Vergabestelle die erreichte Gesamtpunktzahl nach fachlicher Wertung eingetragen. Es werden nur Angebote mit einer fachlichen Bewertung von über 500 Punkten gewertet. Fachliche Angebote mit weniger Punkten scheiden als fachlich ungeeignet aus.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Erreichte Gesamtpunktzahl nach fachlicher Wertung (inkl. Mindbed.)

Beschreibung: Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Bieters wird hier von der Vergabestelle die erreichte Gesamtpunktzahl nach fachlicher Wertung eingetragen. Es werden nur Angebote mit einer fachlichen Bewertung von über 500 Punkten gewertet. Fachliche Angebote mit weniger Punkten scheiden als fachlich ungeeignet aus.

Mindestpunktzahl: 500

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Die Vergabekammern des Bundes

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 999 864,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Roland Berger

Angebot:

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Ergebnisses: 999 864,00 EUR

Vergabe von Unteraufträgen: not-known

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: Roland Berger

Datum des Vertragsabschlusses: 15/03/2024

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen