1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Scan-Dienstleistungen 2024
Beschreibung: Ausschreibungsgegenstand umfasst den Abschluss von Rahmenvereinbarungen ohne Abnahmeverpflichtung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern für die Digitalisierung von Papieraktenbeständen sowie damit im Zusammenhang stehender weiterer Leistungen. Auf Basis von Einzelabrufen soll die Beschaffung umfassender Full-Service-Leistungen zur datenschutzkonformen und sicheren (Massen-)Digitalisierung von Schriftgut über die Rahmenvereinbarungen ermöglicht werden. Bei dem Schriftgut kann es sich um Papierunterlagen unterschiedlichster Art, Papierqualität und Zusammensetzung sowie Formate handeln (z. B. doppelseitig beschriftet, in Mappen oder Ordnern, geklammert, mit Notizzetteln etc.) handeln, insbesondere um Akten aus der allgemeinen Verwaltung sowie aus Bau- und Ausländerämtern. Gegenstand der Einzelabrufe können Leistungen aus folgenden Bereichen sein, die im Einzelauftrag flexibel, je nach Anforderung und Bedarf des Bezugsberechtigten ganz oder teilweise abgerufen, konkretisiert und variiert werden können: — Abholung Vor-Ort beim Bezugsberechtigten und Transport des Schriftguts zum Auftragnehmer, — Scan- und Aktenvorbereitung, — Tracking, — Scannen und Verarbeiten des Schriftguts, — Erfüllung der Anforderungen nach BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) und der Vitako Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR Resiscan (2020), — Indexierung, — Nachbereitung, — Datentransfer, — Zwischenlagerung, — Rücktransport, — Vernichtung nach DIN 66399, Sicherheitsstufe 4, — Rescan- oder Scan-on-Demand (SoD)-Aufträge. Mit Zuschlagserteilung schließen die Auftraggeber - ohne Begründung einer Abnahmeverpflichtung - Rahmenvereinbarungen, die der Deckung von bei ihrem Abschluss noch nicht detailliert plan- und konkretisierbarer Beschaffungsbedarfe der Bezugsberechtigten aus den oben grob umschriebenen Leistungsfeldern ermöglichen soll. Die Rahmenvereinbarung wird durch Erteilung von Einzelaufträgen ausgeübt, mit denen die Lieferungen und Leistungen nach Bedarf konkretisiert und individualisiert werden. Die Erteilung von Einzelaufträgen hängt von der konkreten Beschaffungsentscheidung und der jeweiligen Nachfrage der Bezugsberechtigten ab, die in ihrer Entscheidung Einzelaufträge zu erteilen grundsätzlich frei sind. Ein Anspruch des Auftragsnehmers auf Erteilung von Einzelaufträgen oder die Abnahme bestimmter Mengen besteht daher nicht. Erst mit dem Einzelauftrag verpflichtet sich der Auftraggeber in dem Umfang, in dem die jeweiligen Leistungen aus der Rahmenvereinbarung abgerufen werden.
Kennung des Verfahrens: 38eeef45-2d5b-4d3e-9f36-b3c81dfd7f15
Interne Kennung: ekom21-2024-0006
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 60 000 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 65 000 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1. Fragen im Rahmen des Vergabeverfahrens können längstens bis zum 19.02.2024, 10.00 Uhr, gestellt werden. 2. Alle in der Bekanntmachung oder in der Vergabeunterlage geforderten Unterlagen (Nachweise, Erklärungen und sonstige Dokumente) müssen — soweit bei dem betreffenden Nachweis nicht ausdrücklich anders angegeben — fristgerecht und in der vorgegebenen Form — z. B. unter Verwendung der Erfassungsformulare — mit dem Angebot eingereicht werden. 3. Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Erklärung Art. 5k EU Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. 4. Zusätzlich zu den in der Vergabebekanntmachung getroffenen Vorgaben gelten die für dieses Vergabeverfahren aufgestellten Bewerbungsbedingungen, die Teil der elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen sind. 5. Die Erfüllungsorte liegen grds. am Sitz/am Standort der Bezugsberechtigten. 6. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
Beschreibung: Es gilt das Recht des Landes Hessen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Scan-Dienstleistung ekom21
Beschreibung: Der Ausschreibungsgegenstand von Los 1 umfasst den Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit bis zu vier Wirtschaftsteilnehmern über die Erbringung von Scan-Dienstleistungen und weiterer damit im Zusammenhang stehender Leistungen. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Vergabeunterlage, dort insbesondere aus den Vertragsbedingungen sowie der Leistungsbeschreibung und dem Preisblatt. Über die Regelvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung der Bekanntmachung schätzt der Auftraggeber in diesem Los einen Auftragswert von 40.000.000,00 Euro (netto). Der geschätzte Auftragswert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber behält sich vor, die Rahmenvereinbarung für bis zu zwölf (12) Monate nach ihrem formalen Ende zu verlängern, um einen geordneten Übergang auf einen Nachfolgedienstleister sicherzustellen. Während des Übergangszeitraums gelten die Vertragsbestimmungen einschließlich der Regelungen zur Vergütung fort.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Rahmenvereinbarung enthält Regelungen, — die Angaben zu Art, Umfang und Voraussetzungen möglicher Auftragsänderungen enthalten, insbesondere einem einseitigen Erweiterungsrecht als Mehrbedarf bis zu 20 % des veranschlagten Gesamtwerts, — die dem Auftraggeber ein ordentliches Kündigungsrecht zum Ende eines jedes Kalenderjahres, — zur Verlängerung der Rahmenvereinbarung (Fortsetzungsoption). Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Scan-Dienstleistung KommWis
Beschreibung: Der Ausschreibungsgegenstand von Los 2 umfasst den Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit bis zu vier Wirtschaftsteilnehmern über die Erbringung von Scan-Dienstleistungen und weiterer damit im Zusammenhang stehender Leistungen. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Vergabeunterlage, dort insbesondere aus den Vertragsbedingungen sowie der Leistungsbeschreibung und dem Preisblatt. Über die Regelvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung der Bekanntmachung schätzt der Auftraggeber in diesem Los einen Auftragswert von 20.000.000,00 Euro (netto). Der geschätzte Auftragswert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe.
Interne Kennung: LOT-0002
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Iron Mountain Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Reisswolf Archivservice GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Exela Technologies GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 8
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 8
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 7
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Iron Mountain Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Reisswolf Archivservice GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Exela Technologies GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Vergabe von Unteraufträgen: no
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 01/05/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 6
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 6
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Registrierungsnummer: 06-EKOM21KGRZ0001-43
Postanschrift: Carlo-Mierendorff-Str. 11
Stadt: Gießen
Postleitzahl: 35398
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 641 9830 0
Fax: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE 812 056 745
Postanschrift: Hilpertstraße 31
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-8001
Offizielle Bezeichnung: KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH
Registrierungsnummer: DE211473795
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55118
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: 06131 6277-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Iron Mountain Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: large
Registrierungsnummer: DE206523248
Postanschrift: Randstrasse 11
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22525
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Gewinner dieser Lose: LOT-0001 LOT-0002
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Reisswolf Archivservice GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: DE183896160
Postanschrift: Schmickstr. 33
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40 3346300
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU
Gewinner dieser Lose: LOT-0001 LOT-0002
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: DE 115 823 764
Postanschrift: Vahrenwalder Str. 315
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Gewinner dieser Lose: LOT-0001 LOT-0002
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Exela Technologies GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: DE113583665
Postanschrift: Monzastraße 4c
Stadt: Langen
Postleitzahl: 63225
Land, Gliederung (NUTS): Offenbach, Landkreis (DE71C)
Land: Deutschland
Telefon: 06103 5071 0
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Gewinner dieser Lose: LOT-0001 LOT-0002
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-8002
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2946c740-48c9-472a-9abe-ad4f9eca3f36 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/05/2024 14:57:39 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 279139-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 92/2024
Datum der Veröffentlichung: 13/05/2024