1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Digitalstadt Darmstadt GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Marketingleistung für die Digitalstadt Darmstadt GmbH
Beschreibung: Die Digitalstadt Darmstadt GmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Wissenschaftsstadt Darmstadt und als projektsteuernde Einheit für verschiedene Digitalisierungsvorhaben in Stadtverwaltung und Stadtwirtschaftsunternehmen eingesetzt. Die Digitalisierungsvorhaben sind eine Maßnahme der integrierten Stadtentwicklung hin zu einer sogenannten „Smart City“, die als robuste und resiliente Stadt digitale Schlüsseltechnologien einsetzt, um drängenden Herausforderungen und Zukunftsfragen der Städte zu begegnen (Modernisierung, Klimaneutralität, Zuzug, Standortfaktoren etc.). Die GmbH hat die Aufgabe, die Digitalisierungsaktivitäten der Stadt Darmstadt zu bündeln und zu koordinieren. Die Projektaktivitäten finden in unterschiedlicher Größe und Ausmaß statt und sind bereichsübergreifend innerhalb verschiedenster Einheiten in Stadtwirtschaft und -verwaltung angesiedelt. Die Projekte der Digitalstadt werden durch öffentliche Mittel (Bund, Land, städtischer Haushalt) umgesetzt. Die Akzeptanz und Relevanz der Digitalstadt im Binnen- wie im Außenraum der öffentlichen Wahrnehmung hat einen übergeordneten Stellenwert: Stadtentwicklungsmaßnahmen lassen sich ausschließlich unter Interesse, Beteiligung und letztendlich mehrheitlichen Zuspruch seitens der Bürgerschaft nachhaltig umsetzen. Dies erfordert eine erfolgreiche und wirksame Kommunikationsarbeit. Zur weiteren Unterstützung ihrer Öffentlichkeitsarbeit und der zugehörigen Marketingmaßnahmen sucht die Digitalstadt Darmstadt GmbH eine Agenturleistung. Mit ihr soll eine weit über die Stadtgrenzen hinaus reichende Awareness für die Digitalstadt Darmstadt erfolgen und die Position der Digitalstadt Darmstadt als Leuchtturm deutscher Smart City-Entwicklung intern wie extern weiter gestärkt werden. Da die Digitalstadt seit 2017 proaktiv nach außen kommuniziert und an ihrem Markenauftritt arbeitet, gilt es ferner, eine virale und zugleich anhaltende Aufmerksamkeitsspirale zu erzeugen.
Kennung des Verfahrens: 84e58606-af5e-405a-8397-4ebb649bf6fd
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79416200 Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Carree 1
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Konkurs: Siehe Vergabeunterlage § 57 VgV § 123 und § 124 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Marketingleistung
Beschreibung: 1. Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen zur lokalen und (über)regionalen (viralen und anhaltenden) Sichtbarkeit der Digitalstadt Darmstadt und deren Aktivitäten. Die erarbeiteten und primär digital kommunizierten Inhalte in Wort (Werbung) und Bild (Video) sollen in der analogen Wahrnehmung der Bürger*innen effektiv verankert werden. Digitalisierung soll als Kernthema und Innovationstreiber in der Stadtentwicklung Darmstadts verstanden werden. 2. Gleichzeitige Verankerungsmaßnahmen der Marke „Digitalstadt“ im Stadtbild und in der Breitenwahrnehmung der Bürgerschaft. 3. Virale Bekanntheitsgradsteigerung und langfristige Erhöhung der Sichtbarkeit der Digitalstadt Darmstadt als Marke einer deutschen Smart City auf regionaler und nationaler Ebene. 4. Weiterentwicklung und Pflege (technisch) der Webseiten der Digitalstadt Darmstadt (www.digitalstadt-darmstadt.de, www.digitalstadt-darmstadt.de/stadtlabor) inklusive der dafür ggf. notwendigen Migrationen (Wordpress). Erstellung aller notwendigen Grafik- und/oder Programmiertätigkeiten für die Webseiten. 5. Grafik und Produktion von Werbe- und Kommunikationsmaßnahmen für die Promotion u.a. des diversen Veranstaltungsprogrammes der Digitalstadt Darmstadt (Bürger-Events, Projekt-Events, Online-Events) und öffentlichkeitswirksame Aktionen. Maßnahmen finden überwiegend an zentralen Orten in der Wissenschaftsstadt Darmstadt statt. Werbemittel sollen aber auch auf überregionalen Messen/ Veranstaltungen zum Einsatz kommen. Die Agentur kann auf die bisher erzeugten Marketingkommunikationsmittel und -erfolge der Digitalstadt Darmstadt zurückgreifen. Dem Auftragnehmer obliegt unter Berücksichtigung der CI/CD-Vorgaben des Auftraggebers die Erstellung aller für die Umsetzung der in der Feinkonzeption definierten Formate und notwendigen Materialien für die Marketing-Maßnahmen, wie z.B.: • Webauftritt (Webseite, vorhandene Subdomains, in Teilen zu überarbeitende Website und evtl. neue Subdomains) • Social Media • Youtube (via dem Kanal der Stadt Darmstadt) • Veranstaltungsplakatierung im innerstädtischen Bereich • Fahrgast-TV Werbung (Bus und Bahn) • Messebeiträge im In- und Ausland • Binnenkommunikation: regelmäßige Meetings • Gestalten von Grafiken zum Beispiel für Events, Präsentationen, Einladungen, Flyer • Fotomontagen • Gestaltung von Give-Aways o.ä., abhängig vom Kontext • Adaptierte Online-Formate für Online-Werbung, QR-Codes, für Infoscreens o.ä. • Druckerzeugnisse • Grafische Gestaltungen von Dokumenten, bspw. Strategiedokumente, Infobroschüren
Interne Kennung: E63535543
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79416200 Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Carree 1
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahr
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Siehe Formblatt Eigenerklärung Eignung Position B.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Siehe Formblatt Eigenerklärung Eignung Position C.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Siehe Formblatt Eigenerklärung Eignung Position D.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Preis – Gewichtung 50% Für die Angebotswertung wird der Preis wie folgt in eine Punkteskala von 0 bis 100 Punkte normiert: 100 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis (Wertungssumme) 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem 2-fachen des niedrigsten Preises Alle Angebote darüber erhalten ebenfalls 0 Punkte Punkte für Angebotspreise dazwischen werden durch eine lineare Interpolation ermittelt Die erreichte Punktzahl (0-100 Punkte) wird im Verhältnis zur Gewichtung des Zuschlagskriteriums bei der Gesamtbewertung des Angebotes berücksichtigt.
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Leistung/ Beschreibung der Herangehensweise - Gewichtung 50 % Die Leistung wird anhand eines vom Bietenden erstellten unvergüteten Konzeptes bewertet. Dieses muss folgende Punkte beinhalten: 1. Herangehensweise an die geforderte Leistung - Gewichtung: 5 % 2. Darstellung des visuellen Gesamtkonzepts in Form von Bildern und erklärendem Text, insbesondere die Sichtbarmachung der Marke - Gewichtung: 40% 3. Zeit- und Meilensteinplanung für die Umsetzung - Gewichtung: 5 % Hinweis zum Punktesystem: Jedes Unterkriterium wird einer Punkteskala von 0-100 Punkten bewertet. Die erreichte Punktzahl (0-100 Punkte) wird im Verhältnis zur Gewichtung des Zuschlagskriteriums (Unterkriteriums) bei der Gesamtbewertung des Angebotes berücksichtigt. 100 Punkte: Das Kriterium überzeugt weit über das Wesentliche hinaus, bestmögliche Herangehensweise/ Darstellung. 80 Punkte: Das Kriterium überzeugt, die Erwartungen der Auftraggeberin werden erfüllt, gute Herangehensweise/ Darstellung. 60 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise/ Darstellung. 40 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise/ Darstellung lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 20 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt, die Herangehensweise/ Darstellung lässt keine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 0 Punkte: Es wurde kein Konzept eingereicht.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 17/05/2024
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 06/05/2024 14:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 60 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen wird über die Bieterkommunikation abgewickelt.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Zusätzliche Informationen: Seit 18.10.2018 sind nur noch elektronisch abgegebene Angebote zu werten. Das bedeutet, dass die Angebote in diesem Verfahren nur elektronisch über das Vergabeportal Subreport einzureichen sind. Schriftlich eingereichte Angebote werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Digitalstadt Darmstadt GmbH
Organisation, die Angebote bearbeitet: Digitalstadt Darmstadt GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Digitalstadt Darmstadt GmbH
Registrierungsnummer: 4267794
Postanschrift: Im Carree 1
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Kontaktperson: HEAG Holding AG- Beteiligungsmanagement der Wissenschaftsstadt Darmstadt (HEAG)
Telefon: +49 61517092010
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: 06151126603
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstr. 1-3 Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151126603
Fax: +49 6151125816
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d12668ce-2801-43f1-b0e0-8a722ede2910 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/04/2024 09:19:51 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 203642-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 69/2024
Datum der Veröffentlichung: 08/04/2024