Öffentliche Ausschreibung Maintal 2023 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023-10-09

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Magistrat der Stadt Maintal
Postanschrift: Klosterhofstr. 4-6
Ort: Maintal
NUTS-Code: DE719 Main-Kinzig-Kreis
Postleitzahl: 63477
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Projekt Digitalisierung
E-Mail:
Telefon: +49 6181/4000
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.maintal.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72500000 Datenverarbeitungsdienste

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.

Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und den Support.

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: 279 381.40 EUR

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE Deutschland

NUTS-Code: DE7 Hessen

NUTS-Code: DK Danmark

NUTS-Code: DE71 Darmstadt

NUTS-Code: DE719 Main-Kinzig-Kreis

Hauptort der Ausführung:

63477 Maintal (Hochstadt)

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Allgemeine Anforderungen an die angebotene DMS-Lösung

Für alle angebotenen Softwarekomponenten stehen durchgängig Anwenderoberflächen, Anwenderdokumentationen inkl. Administrationshandbücher und Anwenderhilfen in deutscher Sprache zur Verfügung.

Der DMS Standard-Client stellt alle folgenden Funktionen zur Unterstützung der Zugänglichkeit zur Verfügung:

• Anpassung Schriftgröße

• Anpassung von Kontrasten zwischen Schrift und Hintergrund

• Eindeutige Fenster- bzw. Seitentitel

• Tastatursteuerung der Funktionen

• Aufruf der Funktionen über Shortcuts

• Integrierte Hilfefunktionen/ integriertes Anwenderhandbuch

Das DMS verfügt über Funktionen zur Verwaltung von individuellen Aktenplänen oder von Standard-Aktenplänen (z.B. KGST-Aktenpläne).

Das DMS verfügt über Funktionen zur Aussonderung von Akten, Vorgängen und Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Das DMS stellt eine für Kunden nutzbare Standardfunktion für den Massenexport von Dokumenten und den dazugehörigen Metadaten von allen vorhandenen Dokumenten zur Verfügung.

Das DMS verfügt über eine Rendering Funktion, die das systemunterstützte Konvertieren von Dokumenten in PDF und PDF/A ermöglicht.

Das DMS verfügt über eine integrierte Vorlagenverwaltung auf Basis von MS Word 2016

Support

Der Bieter stellt für alle Komponenten der angebotenen Lösung während der gesamten

Vertragslaufzeit einen deutschsprachigen Support (Muttersprache oder Deutschkenntnisse auf Niveau C2 gemäß den Kriterien des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens) auf allen fachlichen und technischen Kommunikationsebenen zur Verfügung.

Der Support des Bieters ist für alle Komponenten der angebotenen Lösung zumindest an Arbeitstagen in Hessen in der Zeit zwischen 08:30 und 16:30 Uhr (CET) erreichbar.

Eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Support via E-Mail und Telefon ist in dem genannten Zeitraum jederzeit möglich.

Die Reaktionszeit des Bieters bei Support-Anfragen für alle Komponenten der angebotenen Lösung mit höchster Priorität (Betriebsverhindernder Mangel) beträgt max. 4 Stunden.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Preis

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 065-195556

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

27/09/2023

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung: D-Velop AG
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Ort: Gescher
NUTS-Code: DEA34 Borken
Postleitzahl: 48712
Land: Deutschland
E-Mail:

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 279 381.40 EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Landes Hessen
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 – 3 (Wilhelminenhaus)
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6151-126603
Fax: +49 6151-125816
Internet-Adresse: https://rp-darmstadt.hessen.de/infrastruktur-und-wirtschaft/oeffentliches-auftragswesen/vergabekammer

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

04/10/2023

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