Öffentliche Ausschreibung Frankfurt am Main 2023 Empfangs- und Pfortendienste Referenznummer der Bekanntmachung: 1471 2023-10-04

Empfangs- und Pfortendienste Referenznummer der Bekanntmachung: 1471

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Städtische Bühnen Frankfurt am Main GmbH
Postanschrift: Untermainanlage 11
Ort: Frankfurt am Main
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 60311
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabestelle
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.buehnen-frankfurt.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18adfa1868e-424cd333e7c68192

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: www.had.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Freizeit, Kultur und Religion

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Empfangs- und Pfortendienste

Referenznummer der Bekanntmachung: 1471

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

79992000 Empfangsdienste

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Empfangs-Pfortendienst in der Oper- und Schauspielfpforte

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

79713000 Bewachungsdienste

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Frankfurt am Main

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

I. Empfangs-Pfortendienst in der Oper- und Schauspielpforte I.1.Empfangs-Pfortendienst nach festem Dienstplan. I.2.Springer-Einsatz bei Urlaub oder Krankheit der hauseigenen Pförtner. I.3. Notruf- und Serviceleitstelle

Diese Tätigkeit umfasst:

• Einlasskontrolle des Hauspersonals, der Besucher und der Fremdfirmen

• Bedienung der Telefonzentrale

• Telefonische und persönliche Erteilung von Auskünften

• Annahme undWeiterleitung von Post und sonstigenWaren

• Verwaltung und Ausgabe von Schlüsseln

• Überwachung verschiedener Alarmmonitore und Feuerwehrzufahrten, der Brandmeldeanlage und im Bedarfsfall umgehende Einleitung und Koordination der notwendigen Maßnahmen

Zu I.1. und I.2.

Die Opernpforte ist von 06.30 Uhr - 14:30 Uhr in der Frühschicht,

von 14:30 Uhr - 22.30 Uhr in der Spätschicht zu besetzen.

Die Schauspielpforte ist in 2 Schichten wie folgt zu besetzen: von 06.30 Uhr - 14:30 Uhr und von 14:30 Uhr - 23.00 Uhr oder bis zur späteren Hausschließung nach Betriebsverlängerung.

O.g. Betriebsverlängerungen werden im bestätigten Wochenplan, immer am Donnerstag der Vorwoche, mitgeteilt. Kurzfristige Änderungen werden dem Auftragnehmer zeitnah mitgeteilt.

Erforderlich für den kontrollierten Ein- bzw. Ausgang an der Opern- und Schauspielpforte ist, dass diese in der Zeit von 06.30 Uhr bis ca. 23.00 durchgängig besetzt ist.

Durch den Proben- und Spielbetrieb sowie diverse Arbeiten auf unseren Bühnen kann es erforderlich sein, die Schauspielpforte auch in der Nachtschicht (zw. 23.00 Uhr und 06.30 Uhr) für einen flexiblen Zeitraum zu besetzen.

Aufgrund dieser Anforderungen und durch Krankheits- und Urlaubstage ist es dem hauseigenen Pfortenpersonal nicht möglich, diese Zeiten abzudecken.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Pforten bei kurzfristiger Personalbestellung innerhalb von 2 Stunden nach Beauftragung durch eingewiesene Pfortenmitarbeiter zu besetzen.

Gesucht wird ein Dienstleistungsunternehmen, das über pfortenerfahrenes Personal und über die Kapazität verfügt, im o.g. Zeitraum zuverlässig personelle Lücken im Pfortendienstplan der SBF zu schließen.

Beispielhaft sind in der Anlage die Anforderungen der festen Dienste und der Ersatzdienste (lila markiert) des letzten Geschäftsjahres dargestellt.

Es werden deshalb insbesondere in diesem Punkt höchste Anforderungen an die Flexibilität und Leistungskraft des zukünftigen Partners gestellt.

Wir setzen einen fest eingewiesenen Mitarbeiterpool von mindestens 5 Personen zusätzlich zu den eingewiesenen Mitarbeitern der Pausenablösung voraus.

Die Einarbeitung des Mitarbeiterpools erfolgt nach Absprache und auf Kosten des

Auftraggebers.

Mitarbeiter die vom Auftragnehmer zu einem späteren Zeitpunkt eingesetzt werden

sind ausschließlich vom Personal des Auftragnehmers und auf dessen Kosten einzuweisen.

Die Einarbeitung hat entsprechend den inhaltlichen und zeitlichen Standards des

Auftraggebers adäquat zu erfolgen.

Aufgrund der Komplexität des Hauses und der daraus resultierenden umfangreichen

Einarbeitungsphase ist eine hohe Personalfluktuation nicht akzeptabel.

II. IHK geprüfter oder technischer Sicherheitsmitarbeiter im Nachtdienst an der

Opernpforte

zusätzlich zu den Tätigkeiten des Pfortendienstes sind folgende Aufgaben zu erledigen:

• Kontrollgänge in der gesamten Liegenschaft laut Begehungsplan und Einweisung.

• Schließen verschiedener Türen und Hoftore anhand einer Schließanlagenliste.

• Pro Nachtdienst 3 Aussenkontrollgänge (0:00 Uhr, 2:30 Uhr und 5:00 Uhr);

Ein geeignetesWächter-Kontrollsystem ist vom Auftragnehmer zu stellen.

• Im Falle von Störmeldungen in unseren Außenliegenschaften:

 Bockenheimer Depot, Carlo -Schmidt-Platz 1

 Sontraer Straße16

 Schielestraße 39-41

 Franziusstraße 20

hat der technische Sicherheitsmitarbeiter

 während der Hausöffnungszeiten die zuständigen Stellen im Haus zu

benachrichtigen

 außerhalb der Hausöffnungszeiten umgehend die Notrufzentrale seiner Bewachungsfirma zu benachrichtigen. Die Notrufzentrale hat sofort geeignete Mitarbeiter zum Alarmobjekt zu entsenden (Objekterreichbarkeit innerhalb von 20 Minuten nach Notrufeingang ist Voraussetzung).

 die Störmeldungen entsprechend zu protokollieren

Der Einsatz erfolgt täglich an der Opernpforte von 22.30 Uhr - 06.30 Uhr. In einzelnen, nicht vorhersehbaren Fällen muss eine kurzfristige und außerordentliche Dienstzeitverlängerung auf bis zu 12 Stunden möglich sein. Diese Verlängerung kann auch im Rahmen einer Ablösung durch einen ins Objekt eingearbeiteten Mitarbeiter des Auftragnehmers erfolgen.

Ein Mitarbeiterpool von zwei Personen ist Voraussetzung. Zwei weitere Mitarbeiter müssen ins Objekt eingearbeitet sein.

Zu 1.3.

Der Arbeitnehmer ist zur Einrichtung einer VdS-zertifizierten zentralen Notruf- und

Serviceleitstelle verpflichtet, die 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr, in Bereitschaft ist.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 15/01/2024

Ende: 14/01/2026

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Dem AG steht das Recht zu, die Laufzeit des Vertrages einmal um zwei Jahre zu

verlängern.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbar

- Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit

etc.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

siehe Vergabeunterlagen

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 30/10/2023

Ortszeit: 23:59

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30/11/2023

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 31/10/2023

Ortszeit: 09:00

Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

entfällt

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Hilpertstraße 31; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151125816/+49 6151126834

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

29/09/2023

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