81295505-Expert*in für die Organisation von GIZ Delegationsreisen Referenznummer der Bekanntmachung: 81295505
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5
Ort: Eschborn
NUTS-Code: DE71A Main-Taunus-Kreis
Postleitzahl: 65760
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6196792176
Fax: +49 619679802176
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.giz.de
Abschnitt II: Gegenstand
81295505-Expert*in für die Organisation von GIZ Delegationsreisen
Team "Internationale Delegationen" (ID) steht für die Vernetzung von globalen Akteur*innen aus Wissenschaft, Bildung, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Politik mit ihren Partner*innen in Deutschland und/oder Europa. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.
Das Team ID (OE3910) ist das Eingangsportal für die GIZ Projekte, Vorhaben und deren Auftragsverantwortlichen (AVs) aus der GIZ-(Außen)struktur, die im Auftrag der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen in Präsenz, virtuell und/oder hybrid für Partner der GIZ im Ausland nach Deutschland und/oder Europa durchführen.
Das Leistungsangebot des Teams ID umfasst unter anderem:
- Inhaltlich-konzeptionelle Beratung (im speziellen die Methodik)
- Organisatorische Unterstützung
- Logistische Unterstützung und Organisation
- Nachbereitung, finanzielle Abwicklung und Dokumentation
Die Art, das Format, die Zielgruppe, die thematische Ausrichtung wie auch der Leistungsumfang der Reisen sind gänzlich unterschiedlich. Jeder Auftrag wird unter diesen Gesichtspunkten individuell geplant und umgesetzt. Kurzfristige Anpassungen im Leistungsumfang sowie eine hohe Flexibilität in der Planbarkeit der Kapazitäten während der Auftragsbearbeitung ist unerlässlich. Ein besonderer Fokus wird auf hochrangige Delegationen (Teilnahme von Minister*innen, Vize-Minister*innen, Staatssekretär*innen, Parlamentarier*innen etc.) gelegt, da diese für die deutsche Entwicklungszusammenarbeit eine spezielle politische Relevanz besitzen.
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5 65760 Eschborn
Das GIZ-interne Team ID wird durch Consultings in der Vorbereitung, Durchführung (durch externe Delegationsbegleiter*innen) und Nachbereitung der Delegationsreisen unterstützt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss von maximal fünf Rahmenvereinbarungen (fünf Consultings, die jeweils vier qualifizierte Expert*innen anbieten) über die Organisation von GIZ Delegationsreisen.
Die Rahmenvereinbarung wird für eine Laufzeit von 12 Monaten (ab Vertragsbeginn: 01.09.2023) geplant, mit einer Option auf eine dreimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate. Insgesamt soll dadurch ein maximaler Zeitraum von 48 Monaten durch die Rahmenvereinbarungen abgedeckt werden. Die AG kalkuliert aktuell in der Gesamtmenge mit einer Schätzmenge von voraussichtlich 200 Aufträgen/Reisen (Präsenz, virtuell und/oder hybrid) pro Jahr bzw. 800 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Die Höchstmenge beträgt 250 Aufträge/Reisen pro Jahr (für die jeweils die fünf Consultings angefragt werden) bzw. 1.000 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Ein Anspruch der Consultingsfirma auf eine bestimmte Anzahl von tatsächlichen Abrufen besteht grundsätzlich nicht.
Die von den AN gestellten Expert*innen (inkl. Backstopping) sind verantwortlich für die Organisation von GIZ Delegationsreisen (in Präsenz, virtuell und/oder hybrid) von Partner*innen nach Deutschland und/oder Europa. In Anlehnung an dem Leitungsangebot des Temas ID umfasst die Aufgabenstellung für die Expert*innen unter anderem:
- Koordination der einzelner ID Aufträge/Reisen
Der*die Expert*in fungiert als Transferpunkt für Informationen und die Verarbeitung dieser im Rahmen des Leistungsversprechens des Teams ID gegenüber den GIZ Projekten. Sie*Er ist die*der zentrale und direkte Ansprechpartner*in für die Planung und Organisation der Reise.
- Inhaltlich-konzeptionelle Beratung
Kompetenzen im Bereich der Methodik für die Gestaltung eines wirkungsvollen Delegationsprogramms werden von dem*der Expert*in vorausgesetzt. Die gezielte methodische Ausgestaltung des Programms kommt der Funktion zu, dass das Programm nicht nur thematisch, sondern auch methodisch mit den Wissens- und Lernzielen sowie mit der zielorientierten Wirksamkeit nachhaltig/innovativ abgestimmt ist.
- Organisatorische Unterstützung
Übernahme von Terminanfragen und -koordination, die Koordination mit den Projektbeteiligten, die Erstellung eines Projekt-/Milestone-Plans und die Etablierung von regelmäßigen Follow-up Terminen umfassen die Aufgaben des*der Expert*in.
- Logistische Unterstützung
Der*die Expert*in ist verantwortlich für die Identifikation von Dienstleister*innen (z. B. Catering, Personenführungsanlage, Übersetzungsservice, Moderation, Graphic-Recording etc.).
- Nachbereitung, Finanzielle Abwicklung und Dokumentation
Die Durchführung eines De-Briefings mit dem GIZ Projekt, ggf. auch mit einzelnen Dienstleister*innen sowie die Übermittlung von relevanten Feedback-Inhalten an das Team ID, die Sichtung der Rechnungen/Abrechnungen (Abgleich der beauftragten Dienstleistung mit den Rechnungsinhalten), das ggf. Handling von Rechnungskorrekturen und die Erstellung und Sicherstellung der revisionskonformen und prüfsicheren Dokumentenablage (analog/digital) fallen in den Aufgabenbereich des*der Expert*in.
- Backstopping
Das Team ID setzt eine*n zentrale*n Ansprechpartner*in für die Koordination/Steuerung des vom AN gestellten Expert*innen Pools voraus (Backstopping Funktion).
Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -
aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in
diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche
Leistungsbeschreibung
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Auftragsvergabe INPOLIS UCE GmbH
Postanschrift: Dunckerstr. 90A
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10437
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 30-4050590
Internet-Adresse: http://www.inpolis-communication.de
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Auftragsvergabe BBJ Consult AG
Postanschrift: Bernburger Str. 27
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10963
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 30814068145
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Auftragsvergabe Bondacon International
Postanschrift: Erlenbusch 44
Ort: Paderborn
NUTS-Code: DEA47 Paderborn
Postleitzahl: 33106
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 15770226988
Internet-Adresse: http://www.bondacon.de
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Auftragsvergabe Femerling Events
Postanschrift: Motzstr. 27
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10777
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 1723808356
Internet-Adresse: http://www.femerling-events.com
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y1EBCZBXW
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Internet-Adresse: https://www.bundeskartellamt.de
Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. die antragstellende Person den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber
der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar
sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der/dem Auftraggeber/in gerügt
werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar
sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber der/dem Auftraggeber/in gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der/des Auftraggeber/in, einer
Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach
§ 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.