Öffentliche Ausschreibung Kassel 2023 Dokumentenmanagementsystem zur Einführung einer digitalen dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung an den Hessichen Hochschulen Referenznummer der Bekanntmachung: UKS-2023-042 2023-08-04

Dokumentenmanagementsystem zur Einführung einer digitalen dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung an den Hessichen Hochschulen Referenznummer der Bekanntmachung: UKS-2023-042

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Universität Kassel, vertreten durch die Präsidentin
Postanschrift: Mönchebergstr. 19
Ort: Kassel
NUTS-Code: DE731 Kassel, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 34109
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 561804-0
Fax: +49 561804-2237
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://dtvp.de/Center

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YD0Y1M0FJ41V/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YD0Y1M0FJ41V

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Dokumentenmanagementsystem zur Einführung einer digitalen dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung an den Hessichen Hochschulen

Referenznummer der Bekanntmachung: UKS-2023-042

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72500000 Datenverarbeitungsdienste

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Univeristät Kassel schreibt für die Universitäten und Hochschulen des Landes Hessen ein Dokumentenmanagementsystem zur Einführung einer digitalen und dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung aus.

Nähere Informationen zu diesem Projekt können den Vergabeunterlagen entnommen werden

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48311100 Dokumentenverwaltungssystem

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE731 Kassel, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Universität Kassel, vertreten durch die Präsidentin Mönchebergstr. 19 34109 Kassel Universitäten und Hochschulen des Landes Hessen

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Nähere Informationen zu diesem Projekt können den Vergabeunterlagen entnommen werden

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01/01/2024

Ende: 31/12/2026

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Mindestzahl: 1

Höchstzahl: 3

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

siehe Anlage 1_Eignungskriterienkatalog

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

K1- Name und Anschrift des Bewerbers, K 4- Geben Sie den anteiligen Jahresumsatz ihres Unternehmens (in Büro) für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Der anteile Jahresumssatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen) die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

KA-Bescheinigung über die Einhaltung der Verpflichtungen zur Zahlung der Sozialbeiträge nach den Rechtsvorschriften des Landes des öffentlichen Auftraggebers erfüllt hat (kann als Kopie eingereicht werden, die ausschreibende Stelle behält sich vor eine aktuelle Bescheinigung im Original zu verlangen). Dieser Nachweis kann durch eine verbindliche Bietererklärung erfolgen.

KB- Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung des Mitgliedstaates, in dem der Bewerber ansässig ist.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

K 5- Jahresabschlussbetrag - Geben Sie den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag für die letzten vier Geschäftsjahre nach Steuern an. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür swie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen.

K2 Existenz einer Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenspflicht). Mindestdeckungssumme je Schadensfall: 1,5 Mio Euro, 2-fach maximiert. Die Betriebshaftpflichtversicherung existiert (im Falle des Zuschlags) über den gesamten Leistungszeitraum zuzuüglich der Gewährleistungsfrist.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

K6-Anzagl der Kunden, die innerhalb der letzten 6 Jahren DMS-Lösungen vom Bewerber gegen Entgeld bezogen haben. K7-Der Bewerber verfügt über Projekt- und Implementierungserfahrung bzgl der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung (Die Erfahrungsdauer ist in Jahren anzugeben).

K8-Referenzen-Zum weiteren Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, werden die Bewerber aufgefordert, mindestens drei Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, betreffend die Implementierung von DMS-Lösungen an Universitäten und Hochschulen, zu benennen. Bewertung:

- Bis zu fünf Referenzen können angegeben werden. Gewertet wird der Durchschnittswert aller angegebenen Referenzen.

- Nicht nachprüfbare Referenzen werden nicht gewertet. Doppelt genannte Referenzkunden werden nur einmal gewertet. Fehlende oder fehlerhafte Angaben werden mit 0% gewertet.

- Bei weniger als drei Referenzen mit mehr als 0 Punkten wird der Bewerber vom Verfahren ausgeschlossen.

- Stellt sich im Rahmen einer Überprüfung heraus, dass Angaben nicht wahrheitsgemäß sind, wird der Bewerber vom Verfahren ausgeschlossen.

Folgende Rahmenbedingungen müssen durch alle angegebenen Referenzen erfüllt sein:

- Referenz aus dem Bereich Universitäten und Hochschulen im deutschsprachigen Raum

- Die erste Umsetzung mit der DMS-Lösung des Anbieters ist erfolgt und das DMS befindet sich im produktiven Einsatz.

Folgende Angaben müssen getätigt werden:

- Identifikation der Referenz

-Persönlicher Ansprechpartner bei der Referenz

(Es muss eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse angegeben werden, über die der Ansprechpartner beim Referenzkunden zuverlässig erreicht werden kann.)

-Anwender nutzen einen DMS-Client zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder Aktenstrukturen

-Die implementierte DMS-Lösung ist aktuell beim Referenzkunden im produktiven Einsatz.

-Referenz seit (Jahr) -Es gilt das Datum der (ersten) Produktivsetzung der Gesamtlösung.

-Referenzgröße (Anzahl der Beschäftigten in der Universität/Hochschule.)

-Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.

- Bei der genannten Referenz wurde das DMS mit folgenden Fachverfahren integriert (mindestens automatischer Import von im Fachverfahren erzeugten oder abgelegten Dokumenten in eine E-Akte im DMS oder vergleichbare Funktion)

- Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von Funktionen und der konfigurativen Anpassung an individuelle Kundenanforderungen in Universitäten/Hochschulen.

-Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von Funktionen und der konfigurativen Anpassung an individuelle Kundenanforderungen in Universitäten/Hochschulen.

-Erfahrung im zentralen Betrieb von mehreren Instanzen für mehrere entfernte Standorte mit separaten IT- und IDM Systemen.

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

K3-Alle zur Vertragserfüllung tätigen mitarbeiter beherschen die deutsche Sprache vertragssicher in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnisse im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahen für Sprachen (GER))

K8-Anzahl der Vollzeitbeschäftigen des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich des angebotenen DMS-Lizenzproduktes (Mitarbeiter aus anderen Abteilungen oder Geschäftsbereichen, die nicht in die DMS-Implementierung involviert sind, dürfen nicht mit angegeben werden.). Freiberufliche Mitarbeiter (Freelancer) zählen nicht als Mitarbeiter, hingegen sind Mitarbeiter bei Mutter-/Tochter-/Schwestergesellschaften anrechenbar, sofern eine Projektzusammenarbeit explizit und nachvollziehbar dargestellt wird.

KC Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe? und Tariftreuegesetz (HVTG) vom Juli 2021 (siehe bereit gestellter Vordruck).16. Eigenerklärung EU-Sanktionen im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 01/09/2023

Ortszeit: 09:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 30/10/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bitte beachten Sie, dass das Verfahren, auch die Kommunikation bei Rückfragen, ausschließlich elektronisch über das eVergabeportal (DTVP) erfolgt.

Folgende Informationen müssen ebenfalls beigefügt werden:

1. Ausgefüllter Vordruck "Erklärung Unternehmensdaten"

2. Eigenerklärung_EU_Sanktionen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YD0Y1M0FJ41V

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151126603
Fax: +49 6151125816

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang bei der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Der Auftraggeber weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet:

"Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 11 Kalendertage (digitalge Übersendung) nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

01/08/2023

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