Beschaffung von Beratungsdienstleistungen im Rahmen des LRM Fördermittel-Rollouts für das HCC Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2023-0027
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 611/340-0
Fax: +49 611/340-1150
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung von Beratungsdienstleistungen im Rahmen des LRM Fördermittel-Rollouts für das HCC
SAP-Beratungsdienstleistungen für den LRM Fördermittel-Rollout in den Dienststellen des Landes Hessen
Der Ort der Leistungserbringung wird in dem jeweiligen Einzelabruf geregelt. Dieser liegt im Falle der vor Ort Leistungserbrinung in den Dienststellen des Landes Hessen, in denen die Fördermittelbewirtschaftung in SAP CRM Grantor eingeführt werden soll. Diese befinden sich unter anderem in Wiesbaden, Kassel, Darmstadt aber ggf. auch in weiteren aktuell noch nicht bekannten Orten Hessens.
Im Zuge der Einführung eines Fördermittelkatasters für die Hessische Landesverwaltung wurde in 2016 die Fördermittelbewirtschaftung mittels SAP CRM Grantor als Teil des neuen SAP-Landesreferenzmodells (LRM) Fördermittel eingeführt. In dieser neuen 3-System-Landschaft wurden nur die Funktionalitäten der Fördermittelvergabe (Grantor Management) aktiviert.
Es bestehen Schnittstellen von diesem CRM-System zu den SAP-Systemen des LRM RW und der Systemplattform für Berichtswesen (SAP BW).
Es ist die staffelweise Einführung des LRM Fördermittel in allen Fördermittelbuchungskreisen des Landes vorgesehen.
Die einzusetzenden Berater sollen in den vorgesehenen Dienststellen den Rollout der Fördermittelbewirtschaftung über Grantor sowie der dazugehörenden Onlineantragskomponente selbständig vornehmen.
Für die folgenden drei Aufgabenbereiche im Rollout sind nachstehend beschriebene Leistungen erforderlich.
Die Aufgabenbereiche, in denen die Berater zum Einsatz kommen, sind Folgende:
•Rollout SAP CRM Grantor zwecks Bewirtschaftung von Förderprogrammen
•Erstellung von Dokumentenvorlagen wie z.B. für Bescheide innerhalb der MSWord-Integration von SAP CRM Grantor
•Rollout der jeweiligen Onlineanträge mittels SAP PO aBPM zu den Förderprogrammen
Es wird davon ausgegangen, dass der Tagessatz für die eingesetzten Berater in den ersten drei Monaten ihres Einsatzes im Rollout (Qualifizierungsphase) deutlich ermäßigt wird, da in dieser Zeit die eigentliche Einarbeitung durch den Auftraggeber und zu seinen finanziellen Lasten für die selbständige Rollouttätigkeit erfolgt.
Im CRM Grantor sind die Standardprozesse für die komplette Fördermittelverwaltung mit sämtlichen Teilprozessschritten wie Antragseingang bzw. Ablehnung, Bewilligung, Mittelabruf und Folgeprüfungen, z.B. Verwendungsnachweis, möglich. Darüber hinaus bestehen Schnittstellen von diesem CRM-System zu den SAP-Systemen des LRM RW und der Systemplattform für Berichtswesen (SAP BW).
Aufgrund der sich hieraus ergebenden einzigartigen spezifischen Anforderungen für das Land Hessen ist eine Einarbeitung der zum Einsatz vorgesehenen Berater zwingend erforderlich, um im Anschluss selbständig einen Rollout in den entsprechenden Dienststellen durchführen zu können.
Es besteht die Möglichkeit an hausinternen Schulungen teilzunehmen, wenn diese für die Rollouttätigkeit hilfreich sind. Diese Schulungen sind für den Auftragnehmer unentgeltlich, im Gegenzug werden die Schulungszeiten nicht vom Auftragnehmer bzw. dem teilnehmenden Berater als Beratungszeit abgerechnet.
Die folgenden Aufzählungen beschreiben die Aufgabenfelder, die sich in den einzelnen Aufgabenbereichen ergeben. Alle Aufgabenfelder sind als gleichwertig aufzufassen.
Für alle nachstehend genannten Aufgabenfelder gilt:
Jeder zum Einsatz angebotene Berater ist zur Zusammenarbeit in gemeinsamen Rolloutteams aus HCC und den jeweiligen Dienststellen bereit und wird den notwendigen Wissenstransfer sowie den Informationsaustausch in allen Aufgabenfeldern aktiv sicherstellen und vorantreiben.
Aufgabenbereich - Rollout SAP CRM Grantor zwecks Bewirtschaftung von Förderprogrammen:
-Durchführung der Erstworkshops (mit Systemdemos)
-Durchführung von Delta-Analysen
-Abstimmung der Prozessabläufe und Berechtigungsvergabe zur Vorgangsbearbeitung mittels SAP CRM Grantor
-Unterstützung der Fachverwaltung bei der Erhebung der Stamm- und Bewegungsdaten inkl. der verfahrensspezifischen Daten
-Erhebung der Dokumentenvorlage
-Vorbereitung und Begleitung der Testphasen inklusive der Erstellung der notwendigen Dokumentationen
-Vorbereitung und Betreuung der Dienststellen bei der Durchführung des Produktivtests unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten
-Vorbereitung und Betreuung bei den Migrationstests und der Produktivmigra-tion unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten
-Nach erfolgter Produktivsetzung: Betreuung der Anwender im Rahmen der Produktivunterstützung bei der produktiven Nutzung von SAP CRM Grantor und des Berichtswesens
Aufgabenbereich - Erstellung von Dokumentenvorlagen innerhalb der MSWord- Integration von SAP CRM Grantor
-Erstellung der Bescheidvorlagen in MSWord für SAP CRM Grantor
-Durchführung von Funktionstests
-Unterstützung bei der Durchführung der einzelnen Testphasen unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten
-Abstimmung mit dem Programmierteam hinsichtlich fehlende Bausteine, die für die Erstellung der Bescheidvorlagen zusätzlich benötigt werden
Aufgabenbereich - Rollout der jeweiligen Onlineanträge mittels SAP PO aBPM zu den Förderprogrammen:
-Anforderungserhebung
-Erhebung von Formularanforderungen
-Vorbereitung und Begleitung der Umsetzungsaktivitäten
-Vorbereitung und Begleitung der Testphasen insb. Produktivtest unter Berücksichtigung der jeweiligen Dokumentationspflichten
-Produktivunterstützung
Beraterqualifikation
Der Auftragnehmer verpflichtet sich mit der Abgabe eines Angebotes, während der Vertragslaufzeit ausschließlich Personen anzubieten, welche über die nachfolgend genannten Qualifikationen und Erfahrungen verfügen.
Die speziellen Anforderungen können hierbei von unterschiedlichen Beratern abgedeckt werden.
Sofern die Qualifikation anhand des Einsatzes in Projekten gefordert wird, werden diese wie folgt definiert:
Unter "Projekt" im Sinne dieses Dokuments ist ein Vorhaben mit einer Mindestdauer von 6 Monaten zu verstehen, bei dem der Berater/die Beraterin mindestens 90 Projekttage zum Einsatz kam.
Sofern die Qualifikation anhand der praktischen Erfahrung gefordert wird, wird diese wie folgt definiert:
Unter "praktische berufliche Erfahrung" im Sinne dieses Dokuments ist die Ausübung einer entsprechenden beruflichen Tätigkeit für die Dauer von mindestens 3 Jahren zu verstehen
Bei den nachstehenden Qualifikationen gilt:
A.1 muss zwingend erfüllt werden, zusätzlich ist entweder A.2 oder A.3 zwingend zu erfüllen. A.2 und A.3 sind als gleichwertig anzusehen.
A.1 Die angebotene Person besitzt Kenntnisse hinsichtlich organisatorischer Abläufe sowohl seitens des Auftragnehmers, als auch des Kunden, Mindestens 2 wöchige Firmenzugehörigkeit
A.2 Die angebotene Person besitzt gute Kenntnisse im Bereich der doppelten Buchführung/Entsprechende erworbene Qualifikationen im Bereich der doppelten Buchführung als
* praktische berufliche Erfahrung (mind. 3 Jahre, siehe Definition oben)
oder
* Einsatz in mindestens drei Projekten (siehe Definition oben) in den letzten 3 Jahren
A.3 Die angebotene Person besitzt gute Kenntnisse im Bereich der Kameralistik. Entsprechende erworbene Qualifikationen im Bereich der Kameralistik als
* praktische berufliche Erfahrung (mind. 3 Jahre, siehe Definition oben)
oder
* Einsatz in mindestens drei Projekten (siehe Definition oben) in den letzten 3 Jahren
Ziel der laufenden Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten mit der Möglichkeit der dreimaligen automatischen Verlängerung um jeweils 12 weitere Monate, sofern nicht fristgerecht durch den Auftraggeber gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt damit 48 Monate.
Der Auftragswert wird auf 12.816.000,00 Euro (netto) geschätzt. Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 12.816.000,00 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
In technischer und beruflicher Hinsicht wird von den Bietern zum Nachweis ihrer Leistungsfähigkeit Folgendes verlangt:
Darstellung von mindestens 5 (fünf) verschiedenen, geeigneten Referenzen, davon mindestens 1 (eine) Referenz in Bezug auf ein SAP-Rollout-Projekt und mindestens 4 (vier) Referenzen in Bezug auf ein SAP-Projekt aus den letzten fünf Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
•SAP-Rollout-Projekt: Es ist mindestens ein SAP-Rollout-Projekt im Bereich der Fördermittel mit einer Dauer von mindestens 18 Monaten in einem Umfang von mindestens 800 Personeneinsatztagen nachzuweisen.
•SAP-Projekt: Es sind mindestens vier SAP-Projekte jeweils in einem Umfang von mindestens 100 Personeneinsatztagen nachzuweisen.
Die gestellten Anforderungen dürfen nicht durch das gleiche Referenzprojekt nachgewiesen werden.
Wird eine Angabe in der Tabelle, die die Art oder den Umfang der angegebenen Referenz betrifft, mit "Nein" angekreuzt, so erfüllt die angegebene Referenz nicht die notwendigen Vorgaben und wird bei der Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters nicht berücksichtigt.
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, die Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird über den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB") ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Zuschlagskriterien / Wirtschaftlichkeitsprüfung
Es werden die folgenden Zuschlagskriterien mit der jeweiligen Gewichtung festgelegt:
Leistung (Konzept) 40%
Preis 60%
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der folgenden Formel errechnet wird:
Gesamtpunkte = Preispunkte x 60% + Leistungspunkte x 40%
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6151/126603
Fax: +49 611/327648534
Internet-Adresse: www.rp-darmstadt.hessen.de
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.