Rahmenvereinbarung Employer Branding - Kreativkampagnen und Media-Konzepte IT Referenznummer der Bekanntmachung: VG-0437-2023-0185
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65203
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 611/6939-0
Fax: +49 611/6939-400
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Employer Branding - Kreativkampagnen und Media-Konzepte IT
Rahmenvereinbarung Employer Branding - Gestaltung von Kreativkampagnen sowie Erstellung und Umsetzung von Media-Konzepten
Hessisches Ministerium der Finanzen
Friedrich-Ebert-Allee 8
65185 Wiesbaden
Gesucht wird eine Kreativagentur zur Entwicklung von Kreativkampagnen sowie zur Erstellung und Umsetzung von Media-Konzepten für das Referat Strategisches Personalmanagement des Hessischen Ministeriums der Finanzen (verantwortlich für das strategische Personalgeschäft des gesamten Finanzressorts). Der Auftrag besteht aus: Employer Branding- und Rekrutierungs-Kampagne Bereich IT Hessen
Es sind mindestens folgende Leistungen zu erbringen:
- Marktanalysen, Zielgruppendefinitionen, Zielgruppenbetrachtung (z. B. Persona ausformulieren), Zielgruppenerreichbarkeitsanalyse,
- Kreativkampagnen (Planung, Konzeption, Erstellung von Anzeigenlayouts unter Beachtung des Corporate Designs der IT Hessen (Gestaltungsrichtlinien), Entwicklung von aussagekräftigen und ansprechenden Slogans, Umsetzung der Kampagnen),
- ggf. Neuentwicklung der Marke IT Hessen inkl. Neuerstellung einer Gestaltungsrichtlinie, sofern dies auftragsgeberseitig als erforderlich gesehen wird,
- Media-Kampagnen (Planung, Konzeption, Bespielung von unterschiedlichen Mediakanälen wie beispielsweise Out-of-Home, Print, Social Media, Audio- und Videospots, Guerilla-Aktionen, u. a.),
- Beratung und ggf. Umsetzung hinsichtlich Weboptimierung der Karriereseiten (IT Hessen sowie Akteure),
- Social Media und Community-Management für im Nachgang definierte Social Media Kanäle,
- Reporting (Erfolgskontrolle durch Auswertung der Views, Clicks etc. sowie Evaluation der Medienwirksamkeit),
- die Agentur stellt sicher, dass sie der Auftraggeberin binnen 24 Stunden zur Verfügung stehen, dies beinhaltet auf Wunsch die persönliche Präsenz in Wiesbaden,
- Überlassung offener Druckdateien.
Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1. des Monats nach Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich dreimal automatisch um je 12 weitere Monate, wenn nicht ein Vertragspartner spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich kündigt. Die Maximallaufzeit beträgt 48 Monate.
Für die Rahmenvereinbarung steht über die Grundvertragslaufzeit von 12 Monaten inklusive den dreimaligen Vertragsverlängerungsoptionen von jeweils 12 Monaten ein Budget von insgesamt maximal 2.000.000 EUR brutto zur Verfügung.
Es besteht keine Abnahmeverpflichtung des maximalen Budgets in Höhe von 2.000.000 Euro brutto. Es ist mit einem durchschnittlichen Abruf von ca. 150.000 Euro brutto pro Vertragsjahr zu rechnen.
Die Rahmenvereinbarung endet, wenn das Budget von 2.000.000 Euro brutto erreicht ist, spätestens jedoch nach Ablauf von vier Jahren, sofern alle Optionen gezogen wurden.
Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1. des Monats nach Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich dreimal automatisch um je 12 weitere Monate, wenn nicht ein Vertragspartner spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich kündigt. Die Maximallaufzeit beträgt 48 Monate.
Es werden maximal drei Bewerber, die aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung unter Einbezug der unter Ziffer III.1.3 geforderten Referenzen/Arbeitsproben die qualitativ höchste Beurteilung erfahren, zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber für Stufe 2 (Aufforderung zur Angebotsabgabe) erfolgt wie im Folgenden dargestellt:
Die fristgerecht eingehenden Teilnahmeanträge werden vom Auftraggeber anhand der nachfolgenden objektiven Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von drei Bewerbern wie folgt geprüft:
1. Prüfung auf Vorliegen der abgefragten Nachweise und Erklärungen,
2. Prüfung von Ausschlussgründen und Einhaltung der Mindestanforderungen und
3. Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber erfolgt anhand der vorgelegten Referenzen/Arbeitsproben und deren Vergleichbarkeit zum vorliegenden Projekt. Jede Referenz sollte auf einer DIN A4-Seite in übersichtlicher, knapper Form die Aufgabenstellung, die kreative Lösung durch die Agentur (mit Beispielbildern), und, soweit möglich, den Erfolg der Arbeit zusammenfassen.
Dabei wird eine Referenz als umso vergleichbarer beurteilt, je stärker sich das Referenzprojekt und das vorliegende Projekt ähneln. Die Ähnlichkeit bestimmt sich danach, inwieweit der Bewerber Image- bzw. Rekrutierungs-Kampagnen (ggf. für Ministerien, Verbände, NGOs o.ä.) mit einer großen Reichweite durchgeführt hat. Dabei erfolgt die Beurteilung auch unter Berücksichtigung der kreativen Eigenständigkeit (Schöpfungshöhe) bezogen auf die in den referenzierten Image- bzw. Rekrutierungskampagnen betroffene Zielgruppe (IT). Der Bewerber ist daher gehalten, sich auf Referenzen mit möglichst hoher Aussagekraft zu stützen. Sofern Erfolgsnachweise vorhanden sind, sollen diese der Referenz beigefügt werden. Die Menge an Referenzen hat - für sich genommen - noch keine Aussagekraft auf die Auswahlkriterien. Die maximal drei Bewerber, die aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung unter Einbezug der obigen Ausführungen die qualitativ höchste Beurteilung erfahren, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Erklärung zur Eignung; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.
- Nachweis einer Haftpflichtversicherung
Nachweis des Bestehens einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden oder eine schriftliche Bestätigung des Bieters über die Bereitschaft zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung im Auftragsfall.
- Agenturprofil mit folgenden Informationen:
o Kurzdarstellung der Organisationsstruktur (möglichst eine A4-Seite).
o Kurzdarstellung des Agenturteams, welches zur Leistungsausführung eingesetzt werden soll. Das Agenturteam, welches zur Leistungserbringung eingesetzt wird, muss mindestens aus einer festen Ansprechperson für das HMdF sowie mindestens ein bis zwei weiteren Projektverantwortlichen bestehen.
o Beraterprofile der vorgenannten Mitglieder des Agenturteams, aus denen sich die Qualifikation der einzelnen Mitglieder ergibt.
- Geeignete Referenzen (mindestens drei) über wesentliche, in den letzten drei Jahren (2020 - 2022) erbrachte Leistungen:
o Jede Referenz muss in übersichtlicher, knapper Form auf ca. einer DIN A4-Seite die Aufgabenstellung, die kreative Lösung durch die Agentur (mit Beispielbildern), das Gesamtbudget der Kampagne inkl. Fremdkosten (ohne Umsatzsteuer) und, soweit möglich, den Erfolg der Arbeit zusammenfassen.
Referenzen sind dann geeignet, wenn diese den Bereich der Entwicklung von Kreativkampagnen und der Erstellung/ Umsetzung von Media-Konzepten betreffen.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach § 5 HVTG mit dem Angebot abzugeben haben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bei geplantem Einsatz von Nachunternehmern ist dem Teilnahmeantrag zusätzlich der Vordruck 235 (Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen) beizufügen.
Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Hessen (http://www.vergabe.hessen.de) zur Verfügung gestellt.
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151/126603
Fax: +49 6151/125816
Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Ort: Wiesbaden
Postleitzahl: 65203
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6116939-0
Fax: +49 6113639-400