81294358-Los 1: Sprachkundige Logistische Begleitung von Internationalen Delegationsreisen der GIZ nach Deutschland und/oder Europa Referenznummer der Bekanntmachung: 81294358

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5
Ort: Eschborn
NUTS-Code: DE71A Main-Taunus-Kreis
Postleitzahl: 65760
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB Rechtsanwälte
E-Mail:
Telefon: +49 69719189012
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.giz.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6Y77W/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6Y77W
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Juristische Person des privaten Rechts (gemeinnützige GmbH) finanziert durch die Bundesrepublik Deutschland
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Internationale Zusammenarbeit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

81294358-Los 1: Sprachkundige Logistische Begleitung von Internationalen Delegationsreisen der GIZ nach Deutschland und/oder Europa

Referenznummer der Bekanntmachung: 81294358
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
63515000 Reisedienste
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. Die GIZ hat mehr als 50 Jahre Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das vielfältige Know-how des Bundesunternehmens GIZ wird rund um den Globus nachgefragt - von der deutschen Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen und Regierungen anderer Länder.

Das GIZ-Team "Internationale Delegationen" (ID) ist das Eingangsportal für die Auftragsverantwortlichen aus der GIZ-Außenstruktur, die im Rahmen der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen nach Deutschland und/oder Europa durchführen. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.

Eine erfolgreiche Delegationsreise ist wie eine Visitenkarte des Unternehmens, sei es bei High-Level-Gesprächen in den Bundesressorts, Landesministerien oder bei Terminen, Besichtigungen und Meetings auf Arbeitsebene. Zum Erfolg der Reise gehört auch eine professionelle Begleitung der Delegationsmitglieder während ihres gesamten Aufenthalts in Deutschland und/oder Europa.

An die logistischen Delegationsbegleiter*innen werden hohe Erwartungen hinsichtlich sprachlicher, organisatorischer und protokollarischer Kompetenzen gestellt. Kenntnisse der Delegationssprache werden gewünscht, Verständnis für andere Kulturen, Empathie sowie Offenheit im interkulturellen Kontext werden vorausgesetzt. Delegationsbegleiter*innen fungieren als feste Ansprechpartner*innen während der Reise und wissen auf kulturelle Fallstricke und Hindernisse hinzuweisen. Es wird vorausgesetzt, dass die Delegationsbegleiter*innen sich vor Reisebeginn mit der Thematik der Delegationsreise, den zu besuchenden Städten und mit dem Heimatland der Gäste vertraut machen. Sie sind das Bindeglied zwischen den Gästen und den deutschen/europäischen Gesprächspartner*innen und tragen entscheidend dazu bei, ein positives Bild des Gegenübers als auch der GIZ zu fördern.

Die Delegationsbegleiter*innen begleiten die Gäste während einer festgesetzten Zeit zu den vereinbarten Informationsgesprächen. Vom Willkommensheißen bis zum Abschied am Flughafen versorgt der*die erfahrene*r Begleiter*in die Gäste umfassend mit Informationen, die benötigt werden, um den Aufenthalt in Deutschland bzw. Europa zu erleichtern und somit auch einem erfolgreichen Informationsaustausch beizutragen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
79540000 Dolmetscherdienste
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Potsdamer Platz 10 10785 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. Die GIZ hat mehr als 50 Jahre Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das vielfältige Know-how des Bundesunternehmens GIZ wird rund um den Globus nachgefragt - von der deutschen Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen und Regierungen anderer Länder.

Das GIZ-Team "Internationale Delegationen" (ID) ist das Eingangsportal für die Auftragsverantwortlichen aus der GIZ-Außenstruktur, die im Rahmen der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen nach Deutschland und/oder Europa durchführen. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.

Eine erfolgreiche Delegationsreise ist wie eine Visitenkarte des Unternehmens, sei es bei High-Level-Gesprächen in den Bundesressorts, Landesministerien oder bei Terminen, Besichtigungen und Meetings auf Arbeitsebene. Zum Erfolg der Reise gehört auch eine professionelle Begleitung der Delegationsmitglieder während ihres gesamten Aufenthalts in Deutschland und/oder Europa.

An die logistischen Delegationsbegleiter*innen werden hohe Erwartungen hinsichtlich sprachlicher, organisatorischer und protokollarischer Kompetenzen gestellt. Kenntnisse der Delegationssprache werden gewünscht, Verständnis für andere Kulturen, Empathie sowie Offenheit im interkulturellen Kontext werden vorausgesetzt. Delegationsbegleiter*innen fungieren als feste Ansprechpartner*innen während der Reise und wissen auf kulturelle Fallstricke und Hindernisse hinzuweisen. Es wird vorausgesetzt, dass die Delegationsbegleiter*innen sich vor Reisebeginn mit der Thematik der Delegationsreise, den zu besuchenden Städten und mit dem Heimatland der Gäste vertraut machen. Sie sind das Bindeglied zwischen den Gästen und den deutschen/europäischen Gesprächspartner*innen und tragen entscheidend dazu bei, ein positives Bild des Gegenübers als auch der GIZ zu fördern.

Die Delegationsbegleiter*innen begleiten die Gäste während einer festgesetzten Zeit zu den vereinbarten Informationsgesprächen. Vom Willkommensheißen bis zum Abschied am Flughafen versorgt der*die erfahrene*r Begleiter*in die Gäste umfassend mit Informationen, die benötigt werden, um den Aufenthalt in Deutschland bzw. Europa zu erleichtern und somit auch einem erfolgreichen Informationsaustausch beizutragen.

Folgende Dienstleistungen werden u.a. von Begleiter*innen erwartet:

- Auftragsgetreue stellvertretende Repräsentanz der Auftraggeberin GIZ

- Eigenständige Begleitung und Betreuung der Gruppe während des gesamten Aufenthaltes

- Empfang und Begrüßung bzw. Verabschiedung der Delegationsteilnehmer*innen am Flughafen/Bahnhof/etc. unter Berücksichtigung der Protokollregeln und interkulturellen Gepflogenheiten

- Organisatorische Koordination des Programms

- Support des*r Dolmetschers*in

- Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Programms

- Kommunikation mit Teilnehmer*innen, GIZ, Referent*innen, Partnern, Restaurants etc.

- besonderes Augenmerk auf Einhaltung des Zeitplans

- Begleitung zu Ärzten bei akuten Erkrankungen der Delegationsteilnehmer*innen während der Reise (Reisekrankenversicherung der TN erfolgt i.d.R. durch die AG)

- Treuhänderische Verwaltung und Abrechnung eines für jede Reise individuell berechneten Vorschusses, der vor Beginn der Reise auf das Konto des*r Begleiter*in überwiesen wird.

- Auszahlung (und spätere Abrechnung) der Tagegelder für die Teilnehmer*innen aus dem Begleitervorschuss unter Beachtung der aktuellen "Finanziellen Richtlinien" der GIZ

- Bezahlung (und spätere Abrechnung) von Restaurantrechnungen bei Gruppenessen sowie von Reisekosten für die Teilnehmer*innen (z. B. Kauf von ÖPNV-Gruppen-Fahrkarten) unter Beachtung der aktuellen "Finanziellen Richtlinien" der GIZ

- Ggf. Fotodokumentation der Abläufe im Reiseprogramm und deren Aufbereitung und Versand an das Team ID

- Evaluierung der logistischen Abläufe/Stationen und Einreichung einer digitalen Auswertung an das Team ID

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 12
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1. Die Einreichung eines Handelsregisterauszuges bei entsprechenden juristischen Personen ist erforderlich; bei ausländischen Unternehmen aus gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Sofern Sie als Bewerber-/Bietergemeinschaft am Verfahren teilnehmen, ist die Einreichung eines Auszuges für alle beteiligten Unternehmen erforderlich. Das Ausstellungdatum darf nicht mehr als 6 Monate zurückliegen. Die Auszüge sind in der Sprache der Eigenerklärung (deutsch) einzureichen. Soweit die Nachweise in einer anderen Sprache existieren, muss neben dem Original eine Übersetzung in die Verfahrenssprache (deutsch) eingereicht werden.

Sonstiges:

a. Angaben zur Person oder zum Firmennamen und zur Anschrift; bei Unternehmen wirtschaftlich Berechtigten, Bankverbindung, Handelsregisternummer, Steuernummer, USt.-Identifikationsnummer, Ansprechpartner/in für Rückfragen;

b. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 und/oder § 124 GWB vorliegen;

c. Eigenerklärung, ob wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG eine Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro verhängt wurde

d. Eigenerklärung, ob auf Grund eines Verstoßes nach § 24 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) innerhalb der letzten drei Jahre eine Geldbuße von wenigstens 175.000 Euro verhängt wurde

e. Integritätserklärung

f. Eigenerklärung zu EU-Russlandsanktionen

g. Soweit ein Bewerber im Hinblick auf auf die erforderliche wirtschaftliche und/oder finanzielle und/oder technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten eines anderen Unternehmens in Anspruch nehmen will (Eignungsleihe), hat er durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung nachzuweisen, dass ihm die entsprechenden Kapazitäten zur Auftragsdurchführung zur Verfügung stehen;

h. Bei Beteiligung als Bewerbergemeinschaft: Bewerber-/Bietergemeinschaften müssen ein federführendes Mitglied bestimmen und dieses bevollmächtigen, die Gemeinschaft zu vertreten und Zahlungen mit befreiender Wirkung auch für die übrigen Mitglieder in Empfang zu nehmen. Eine entsprechende Vereinbarung, die von allen Mitgliedern unterschrieben ist, muss dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Hierfür ist das von der GIZ bereit gestellte Muster zu verwenden

i. Bei einem Unterauftrag ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers mit dem Angebot einzureichen sowie ferner eine Erklärung einzureichen, dass auf diesen keine Ausschlussgründe nach § 123 und/oder § 124 GWB zutreffen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Für das Angebot sind die zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.

Grundlage der Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von jeweils 1.500 EUR:

- Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet Begleitung Delegationsreisen in den letzten 5 Jahren.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Grundlage der Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von jeweils 1.500 EUR:

- Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet Begleitung Delegationsreisen in den letzten 5 Jahren.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern
Geplante Höchstanzahl an Beteiligten an der Rahmenvereinbarung: 48
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 14/07/2023
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/01/2024
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 14/07/2023
Ortszeit: 12:01

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Die Kommunikation in diesem Verfahren findet ausschließlich über das Kommunikationstool im Projektbereich des Vergabeportals statt.

Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y77W

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Internet-Adresse: https://www.bundeskartellamt.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
31/05/2023

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