Offizielle Bezeichnung: SEG Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH
Postanschrift: Konrad-Adenauer-Ring 11
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 65187
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): WiBau GmbH
E-Mail:
Telefon: +49 6112623930
Fax: +49 61126239319
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wibau-wiesbaden.de
Adresse des Beschafferprofils: www.wibau-wiesbaden.de

Regional- oder Kommunalbehörde

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen

Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-VgV-SEG-SAP

Dienstleistungen

Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: 2 960 880.00 EUR

NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

SEG Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH

Konrad-Adenauer-Ring 11

65187 Wiesbaden

Ausgangslage: Mit der aktualisierten Ankündigung der SAP SE, dass die Mainstream-Wartung des SAP ERP nun zum Ende des Jahres 2027 eingestellt wird, stellt sich den SAP-Kunden nicht die Frage ob, sondern wann der optimale Zeitpunkt für die Umstellung auf SAP S/4HANA ist und wie diese erfolgen soll. Aus diesen wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen beabsichtigt die SEG eine Einführung von SAP S/4HANA ab 01.01.2024. Mit der Einführung der SAP HANA Plattform sind grundlegende Veränderungen aller SAP-Softwarekomponenten verbunden. Mit der HANA Datenbank ist nun verpflichtend ein neues Datenbankprodukt einzusetzen. Mit der FIORI-Oberflächentechnologie wird eine webbasierte und geräteunabhängige Benutzerschnittstelle angeboten. Ziel ist es, hier vor allem vereinfachte Prozessabläufe zu ermöglichen und Lösungsansätze für Problemstellungen zu harmonisieren ("principle of one"). Umfassende Veränderungen finden somit sowohl auf technischer Ebene, vor allem aber auch auf fachlich/prozessualer Ebene statt. Der Transformationsprozess auf SAP S/4HANA ist daher ein anspruchsvolles und mehrstufiges Vorhaben, welches technische, fachliche, prozessuale und organisatorische Aspekte beinhaltet. Aus diesem Grund begannen bei der SEG die Planungen für die Umstellung auf das Folgeprodukt S/4HANA. Dies mündete 2022 in einer Vorstudie, deren Ergebnis seit Mai 2022 vorliegt. Gegenstand der zu beauftragenden Leistung: Gegenstand der Ausschreibung sind des Weiteren Unterstützungsleistungen im Zuge der Umstellung der vorhandenen IT Systeme (Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM) der SEG und WiBau auf SAP S/4HANA. Die Unterstützung beinhaltet dabei auch die eventuell notwendigen programmtechnischen Anpassungen. Kernanforderung ist die Erbringung der Beratungsleistungen für die Umstellung der IT-Systeme der SEG auf S/4HANA in zwei Schritten zum 01.01.2024 und 01.01.2025 durch den Auftragnehmer. Die jeweiligen Schritte orientieren sich an der Machbarkeitsstudie vom Mai 2022. Darüber hinaus sollen die Prozessverantwortlichen auf Auftraggeberseite gemeinschaftlich in die Lage versetzt werden, die Umstellung innerhalb des vorgesehen Zeitrahmens umzusetzen. Dabei ist die Anpassung sowohl aus technischer Sicht als auch an gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen. In einer Vertragslaufzeit von zunächst rd. 2 Jahren ist in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister (AN) geplant, in einem selektiven Greenfield-Ansatz und unter Verwendung von z.B. Focused Build als Projektsteuerungstool auf S/4HANA zu wechseln. Änderungen sehen wir unter anderem in folgenden Bereichen • Einführung von (digitalen) Workflows • Ablösung der Systeme Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM • neues Berichtswesen • Stammdatenänderung • Standardisierung sämtlicher Prozesse • Einführung von Fiori-Apps Nach Produktivstart soll die SEG in der Lage sein, das System selbstständig zu nutzen. Der AN kümmert sich um die Pflege und die konkrete Umsetzung im System als auch um das Vermitteln von relevantem Grundlagen- und Hintergrundwissen. Detaillierte und ausführliche Angaben sind der beigefügten Leistungsbeschreibung samtzugehörigen Anlagen (Anlage 02a) zu entnehmen. Zeitplan der Leistungserbringung: Beginn Leistungserbringung: ca. 06-2023 Designphase: ca. 06-2023 bis ca. 08-2023 Realisierungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023 Bereitstellungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023 Betriebsphase: ca. ab 01.01.2024 Nachsorgephase: ca. ab 01-2024 bis 03-2024 Ende Leistungserbringung: 06-2025 (Mindestanforderungen) Bearbeitung erarbeiteter Optionen: ca. ab 07-2025

Qualitätskriterium - Name: Konzeption / Herangehensweise / Gewichtung: 40,00

Qualitätskriterium - Name: Bürostruktur / Gewichtung: 20,00

Qualitätskriterium - Name: Akzeptanz des Vertrages / Gewichtung: 10,00

Kostenkriterium - Name: Honorar / Gewichtung: 30,00

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Die Ausschreibung enthält Optionen. Es erfolgt ein Abruf, vorbehaltlich der Beschlüsse zur weiteren Umsetzung des Projektes sowie der Entscheidung der AG im weiteren Projektverlauf. Außerdem ist während der Analyse- u. Konzeptionsphase damit zu rechnen, dass einzelne bisher nicht bekannte Optionen erarbeitet werden können. Die daran anschließenden Konzepte werden gemeinsam analysiert und die weitere Vorgehensweise auf Basis der Ausschreibung und der gelegten Angebote abgestimmt. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf von einzelnen und / oder sämtlichen Optionen und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz oder Honorarerhöhung) herleiten.

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Verhandlungsverfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 025-068597

Auftrags-Nr.: 1

Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

16/05/2023

Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung: Aareon Deutschland GmbH
Postanschrift: Isaac-Fulda-Allee 6
Ort: Mainz
NUTS-Code: DEB35 Mainz, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 55124
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 61313010
Fax: +49 6131301419

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 2 960 880.00 EUR

Es können Unteraufträge vergeben werden

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6151/12-6603
Fax: +49 6151/12-5816

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6151/12-6603
Fax: +49 6151/12-5816

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6151/12-6603
Fax: +49 6151/12-5816

23/05/2023