Projektmanagement-Leistungen Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2023-0061
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 611/340-0
Fax: +49 611/340-1150
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Projektmanagement-Leistungen
Beschaffung von Projektmanagement-Leistungen
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Mainzer Straße 29
65185 Wiesbaden
Bei Bedarf kann jedoch auch ein Einsatz hessenweit in den Dienststellen der betreuten
Kunden vor Ort in den Standorten der IT-Kooperationen, des Bundes und des BKA
erfolgen.
Die Durchführung von IT-Projekten in der HZD erfolgt nach dem im Vorgehensmodell "Projekte" festgelegten Methoden und Prozessen, die im Folgenden näher erläutert werden.
In der HZD werden Projekte grundsätzlich in folgenden Phasen durchgeführt:
In der ersten Phase, der "Projektvorbereitung", wird die Auftragsvereinbarung mit dem Kunden getroffen und die Projektbeauftragung formal durchgeführt. Sie hat den Zweck zu klären, ob ein angefragtes (IT-)Vorhaben als Projekt und in welcher Kategorie beauftragt wird. Über die Projektkategorie wird festgelegt, welche prüfrele-vanten Projektmanagement-Lieferpflichten das Projekt zu erstellen hat.
Auch die einzusetzende Projektmethodik sollte frühzeitig abgestimmt werden. Neben der "klassischen" Vorgehensweise mit sequentiellem Durchlaufen der Projektphasen ist ein agiles Vorgehen sowie eine Mischform aus beidem als soge-nanntes "hybrides" Vorgehen möglich. Unter dem hybriden Vorgehen wird im Rah-men des Vorgehensmodells Projekte in der HZD verstanden, dass das Projekt eben-falls in Projektphasen abläuft. Allerdings wird innerhalb der Projektphasen agil nach SCRUM oder ähnlich gelagerten Modelle mit Sprints und Projektmanagementsoftware zur Aufgabenverwaltung gearbeitet.
In der folgenden Phase "Projektinitialisierung" wird die Aufgabenstellung des Projektes soweit geklärt, dass die Anforderungen an die zu liefernden Produkte und die zugehörigen Risiken bekannt sind, eine detaillierte Planung zur Bereitstellung dieser Produkte vorliegt und die Prüfung der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens erfolgt ist.
In der Phase "Projektdurchführung" werden für IT-Projekte in der Regel folgende Aktivitäten durchlaufen:
1.Konzeption (weitere Anforderungen bzw. Spezifikationen bezüglich der Liefergegenstände, z.B. im Rahmen von Fein- und/oder technischen Konzepten bzw. funktionaler und nicht-funktionaler Einzelanforderungen)
2.Entwicklung oder Customizing einer Anwendung und/oder Infrastruktur (inkl. Testaktivitäten und der fachlichen Abnahme von (Teil-)Leistungen durch den Auftraggeber)
3.Betriebseinführung (Aufbau und Organisation des Verfahrensbetriebs und des Verfahrensmanagements, Aufbau der Betriebsstrukturen, Probe- und Übergangsbetrieb, Einführung des Verfahrens beim Kunden)
Bei der "klassischen" Vorgehensweise werden diese Aktivitäten i. d. R. sequentiell durchlaufen, während die hybrid-agile Methodik hier auf die Durchführung von Sprints setzt.
Die Phase "Projektabschluss" hat das Ziel, das Projekt geordnet zu beenden und gegebenenfalls in den Betrieb zu überführen. Zudem soll die Effizienz und Effektivität der Projektdurchführung in der HZD durch die projektübergreifende Weitergabe von Erfahrungen und Erkenntnissen verbessert werden. Mit der Präsentation des Projektabschlusses beim Auftraggeber oder Lenkungsausschuss wird festgehalten, ob das Projekt innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens den festgelegten Leistungsumfang erfüllt hat und wie bzw. wo die Weiterbearbeitung etwaiger offener Punkte erfolgt.
Bei Projekten in der HZD wird das Projekt wird über das Management-Informationssystem (MIS) in dem dafür vorgesehenen Workflow unter Beteiligung der verschiedenen Stakeholder (Architektur, IT-Sicherheit, Datenschutz) beauftragt. Mit der Freigabe des Projektantrages wird es als Projekt erfasst und ist dort während der gesamten Laufzeit zu pflegen. Dies gilt ebenfalls für weitere Dienststellen der Landes Hessen, die MIS nutzen.
Größere Projekte in der HZD zeichnen sich dadurch aus, dass sie über
•ein Projektbudget von größer als EUR 500.000,- brutto,
•mindestens 2 Teilprojekte und
•über mehr als 10 organisationsübergreifende Nahtstellen und entsprechende Kommunikationsbeziehungen verfügen.
Es sind im Wesentlichen folgende Projektmanagementleistungen für ein größeres IT-Projekt zu erbringen:
•Aufsetzen und Durchführung des IT-Projekts
•Steuerung der Projektteams
•Klärung des Leistungsumfangs (Scopes)
•Sofern agile PM-Methoden zum Einsatz kommen
oFormulierung eines Sprint-Ziels
oVorbereitung Daily Scrum (Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwareentwicklung), Sprint Planning, Sprint Review oder Sprint Retrospektive
•Strukturierung der Projektziele sowie derer Anforderungen an das Projekt
•Anforderungen an das Projekt (ggf. als Product Owner) zusammentragen, priorisieren und verwalten
•Aufteilen von Anforderungen in Tasks und deren Verteilung an einzelne Projektmitglieder
•Klärung, Strukturierung und Verwaltung der Anforderungen an die einzelnen Liefergegenstände bzw. -objekte (Anforderungsmanagement)
•Management sich ändernder Projektziele und Anforderungen an die Liefergegenstände (Änderungsmanagement)
•Projektplanung inkl. Meilensteinplanung unter Nutzung eines geeigneten Tools (i. d. R. MS Project)
•Planung und Steuerung der Arbeitspakete hinsichtlich Termine, Ressourceneinsatz und Kosten
•Management der Projektrisiken (Risikomanagement)
•Projektkommunikation im Sinne des Stakeholder-Managements projektintern (z. B. Projekt-Teammeetings, -Lenkungsausschuss) und nach außen (z. B. Gremien der Linienorganisation)
•Projektcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und Kosten
•Qualitätssicherung der Projektergebnisse inkl. der Liefergegenstände
•Dokumentation der Projektergebnisse
•Beauftragung und Steuerung der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
•Planung und Steuerung des Probebetriebs auf Basis der ITIL-basierten Regelungen der HZD (Die Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ist eine Sammlung vordefinierter Prozesse, Funktionen und Rollen, wie sie typischerweise in jeder IT-Infrastruktur mittlerer und großer Unternehmen vorkommen)
•Planung und Steuerung der Überführung von IT-Verfahren in den Regelbetrieb
Alle Projekte, die sich nicht unter die o.g. Anforderungen subsumieren lassen, zählen als kleinere IT-Projekte.
Beschreibung des Profils "Projektmanager*in"
Der Auftraggeber strebt den Abschluss eines Rahmenvertrages zur Erteilung von Einzelabrufen für unterschiedliche Projekt- und Betriebsunterstützungsleistungen an. Dabei wird das folgende Profil, das sich sowohl aus unterschiedlichen fachspezifischen Anforderungen als auch aus unterschiedlichen Qualifikationsstufen der einzusetzenden Personen zusammensetzt, in diesem Rahmenvertrag abgebildet.
Projektmanager*innen führen in der Regel größere Projekte oder aber mehrere kleinere Projekte selbstständig durch. Die Projektmanager*innen zeichnen sich durch eine Berufserfahrung in mehreren mittelgroßen Projekten aus.
Die Projektmanager*innen müssen zur Leistungserfüllung über nachfolgende
Grundkompetenzen verfügen.
Berufserfahrung
•Mindestens 36 Monate (3 Jahre) Berufserfahrung in der Leitung von insgesamt mindestens drei Projekten mit Projektteams bestehend aus mindestens 10 Mitarbeitenden, wobei die Laufzeit eines Projektes mindestens 1 Jahr betragen muss.
•Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Erstellung und Pflege von (technischen) Konzepten sowie deren Umsetzung zu Betriebsorganisations- oder Migrationsvorhaben.
•Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Betriebsprozessen des Incident-, Problem-, Change-, Release- und Availability-Managements nach ITIL-ITSM, technisch unterstützt durch ein entsprechendes Ticket-system (z.B. BMC Remedy).
•Erfahrung in der Durchführung von Großprojekten in einer Matrix-Organisation.
•Bei der Leitung dieser Projekte müssen die in der Leistungsbeschreibung genannten Projektmanagementleistungen erbracht worden sein. Dies beinhaltet auch Erfahrung bei der Nutzung der in der Leistungsbeschreibung genannten Werkzeuge.
Die genannten Erfahrungen müssen sich auf Leistungen in der IT-Branche beziehen und dürfen nicht länger als 10 Jahre zurückliegen.
Ausbildung/Fortbildung
Bachelor-Abschluss oder Diplom-Abschluss (FH) in einer IT-nahen Disziplin (z.B. Wirtschaftsinformatik) oder in der Praxis erworbene vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.
Abgeschlossene Projektmanagement-Fortbildung gemäß mindestens einem der folgenden Zertifikate:
•PRINCE2 Practitioner
•PRINCE2 Foundation
•GPM / IPMA Level D Certified Project Management Associate
•GPM / IPMA Level C Zertifizierter Projektmanager
•GPM / IPMA Level B Zertifizierter Senior Projektmanager
•PMI Project Management Professional PMP
•SCRUM - Foundation Examination
•SCRUM - Master Examination
Die Personen sind grundsätzlich frei in der zeitlichen Gestaltung ihrer Leistungen. Die unten genannten Servicezeiten sind zu berücksichtigen, wenn, im Rahmen der Aufgaben, Tickets zu bearbeiten sind.
Der konkrete Leistungszeitraum für die Erbringung der übertragenen Aufgabe wird im Einzelabruf festgelegt.
Die Methoden und Werkzeuge lehnen sich an Standardmethoden des Projektmanagements wie PMP, PRINCE2, IPMA oder GPM und im Falle des Qualitätsmanagements (QM) an Stan-dards wie CMMI, Six Sigma oder ISO9001 an. Beinhaltet das Projekt auch die Be-triebseinführung oder den Probe- oder Übergangsbetrieb eines oder mehrerer IT-Verfahren, so sind die Prozesse der ITIL ab V4 zu beachten.
Die zur Leistungserbringung eingesetzten externen IT-Projekt-Manager*innen müssen gemäß mindestens einem der nachfolgend genannten Standards zertifiziert sein:
•PRINCE2 Foundation / Practitioner
•GPM / IPMA Level D, C oder B
•PMI Project Management Professional PMP
•SCRUM - Foundation Examination
•SCRUM - Master Examination
Weiterhin erbringen die externen IT-Projekt- Manager/innen ihre Leistungen unter Nutzung der folgenden Werkzeuge:
•Microsoft Office 2016 ff. (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
•Microsoft Project 2016 ff.
•Microsoft Visio 2016 ff.
•Microsoft SharePoint 2016 ff mit entsprechenden Teamräumen für Projekte
•Remedy IT Service Management Suite
•JIRA (Werkzeug für das Anforderungs- und Fehlermanagement)
•Management-Informationssystem MIS - HZD-Produkt zur Dokumentation und Reporting der Projektkennzahlen
•ggf. weitere projektabhängige Werkzeuge
Detailliertere Beschreibungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Der Rahmenvertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande und hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung.
Der Auftragswert wird auf 17.600.000,00 Euro (netto) geschätzt. Die Leistungen aus
der Rahmenvereinbarung können bis zu diesem Höchstwert (= Schätzwert) bei einer
maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht,
endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Darstellung von mindestens 2 geeigneten Referenzen aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
•Art: Durchführung von einem größeren Projekt vergleichbar Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung
•Umfang: Mindestens drei Teilprojekte pro Referenz mit jeweils mindestens zehn Mitarbeitern. In mindestens einem dieser Projekte muss ein durchschnittlicher Aufwand von 180 Personentagen pro Mitarbeiter erbracht worden sein.
Die Tabelle des Referenzvordruckes ist lückenlos auszufüllen.
Folgende Fragen sind zu beantworten:
-Durchführung von mindestens drei Projekten vergleichbar Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung: (Ja-Nein-Auswahl)
- Umfang: Mindestens drei Teilprojekte mit jeweils mindestens zehn Mitarbeitern. (Ja-Nein-Auswahl)
-Umfang: In mindestens einem dieser Projekte wurde ein durchschnittlicher Aufwand von 180 Personentagen pro Mitarbeiter erbracht. (Ja-Nein-Auswahl)
-Projektlaufzeit von bis (Monat/Jahr) (Laufzeiten sind anzugeben)
-Mindestens zehn Mitarbeiter pro Projekt (Ja-Nein-Auswahl)
-Durchschnittlicher Aufwand an Personentagen pro Mitarbeiter (Aufwand ist anzugeben)
Bei Bietergemeinschaften sind ebenfalls mindestens zwei Referenzen anzugeben, aus denen die Leistungsfähigkeit der Bietergemeinschaft hervorgeht (entweder durch Angabe von Referenzen einzelner Mitglieder der Bietergemeinschaft oder der Bietergemeinschaft als solcher). Bei dem Einsatz von Unterauftragnehmern können auch Referenzen des Unterauftragnehmers angegeben werden, dies gilt jedoch nur im Falle der Eignungsleihe gem. § 47 VgV.
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.
Wird eine Angabe in der Tabelle des Referenzvordruckes, die die Art oder den Umfang der angegebenen Referenz betrifft, mit "Nein" angekreuzt, so erfüllt die angegebene Referenz nicht die notwendigen Vorgaben und wird bei der Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters nicht berücksichtigt (Mindestanforderung).
Der Auftraggeber sowie die Bewerber/ Bieter, Bewerbergemeinschaften/ Bietergemeinschaften sowie Unterauftragnehmer sind zur Einhaltung der Vorschriften des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG) vom 12. Juli 2021 (GVBl. S. 338) in der jeweils geltenden Fassung verpflichtet. Bewerber/ Bieter, jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft/ Bietergemeinschaft sowie Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG mit dem Teilnahmeantrag abzugeben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG"). Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- & Vergaberegistern, insb der Informationsstelle nach §17Abs.4HVTG bei der OFD FFM, vorgenommen wird. Ebenso eine Auskuft aus dem Wettbewerbsreg. gem §19Abs. 4 MiLoG bzw. §6Abs.1S.1WRegG. Auf §6Abs.5S.1,Abs. 6 S.1WRegG wird hingewiesen.
Der Bieter hat die Eigenerklärungen zu den zwingenden/fakultativen Ausschlussgründen (§§123,124 GWB) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB"/ "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB").
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung
833/2014 ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014')
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die jeweilige Erklärung in der entspr. Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die jeweilige Erklärung (Ausnahme Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014) in der entsprechenden Form einzureichen.
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der folgenden Formel errechnet wird:
Gesamtpunkte = Preispunkte (des jeweiligen Loses) × 0,4 + Leistungspunkte × 0,6
Sind die ermittelten Gesamtpunkte zweier Angebote absolut identisch, erhält das Angebot mit den höheren Leistungspunkten den Zuschlag. Ist auch dieser Wert identisch, so entscheidet das Los.
Der Preis ergibt sich aus der Gesamtsumme (brutto) aus dem Preisblatt.
Die Punkteberechnung erfolgt nach der logarithmischen Interpolationsmethode.
Leistung (Aufgabenstellung)
In einer großen Organisation im öff Dienst geht es um den Aufbau eines weiteren Informationssystems auf einer bestehenden Plattform, auf der schon mehrere Anwendungen laufen, die bereits im Betrieb sind und kontinuierlich in Sprints weiterentwickelt werden.
Der Betrieb der Plattform und die Weiterentwicklungen sowie Produktivsetzung der Releases erfolgen durch ein eingespieltes Team. Dieses Team arbeitet hybrid, sodass die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden können und die Projektdurchführung agil nach der Methode Scrum erfolgen kann.
Eine Release-Planung für das laufende Kalenderjahr liegt bereits vor.
Das neu zu erstellende Informationssystem betrifft ein Sachgebiet, das bisher wenig Digitalisierung erfahren hatte. Aktuelle Umstände erfordern eine wesentlich schnellere Bereitstellung von Informationen als bislang möglich.
Es wird vom Auftraggeber erwartet, dass eine erste Produktivsetzung mit den wichtigsten Anforderungen nach 3 Monaten erfolgt.
Sie bekommen die Möglichkeit, das neue Vorhaben als Projektleitung umzusetzen.
Aufgabe a) 35%
Welche Kriterien und Voraussetzungen müssen erfüllt sein um das Projekt hybridagil erfolgreich durchführen zu können (Stichwort "Verwaltung vs. Agiles Projektmanagement")?
Bitte erläutern Sie die Kriterien und Voraussetzungen.
Aufgabe b) 15%
Unter der Annahme, dass das Projekt hybridagil durchgeführt wird - Wie würden Sie die entsprechende Kommunikationsmatrix aufbauen?
Erstellen Sie bitte eine Kommunikationsmatrix für das Vorhaben.
Aufgabe c) 25%
In welcher Weise würden Sie anhand des Zielbildes in dem hybrid-agilen Projektumfeld die Anforderungsanalyse durchführen und dokumentieren?
Stellen Sie bitte Durchführung und Dokumentation der Anforderungsanalyse dar.
Aufgabe d) 25%
Im weiteren Verlauf des hybrid-agilen Projektes steigen die Anforderungen über den erwarteten Umfang hinaus, welche Maßnahmen ergreifen Sie?
Bitte führen Sie die Maßnahmen auf und erläutern diese.
Pro Fragestellung werden abgestuft 10, 7, 4, 1, 0 Punkte vergeben. Diese werden wie o.a. gewichtet.
Für detaillierte Bewertung siehe Ausschreibungsbestimmungen
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6151/126603
Fax: +49 611/327648534
Internet-Adresse: www.rp-darmstadt.hessen.de
§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach §97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.