Beratungs- und Unterstützungsleistung im SAP-Umfeld sowie Umstellung auf S/4 HANA Referenznummer der Bekanntmachung: 20-2023-00012

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Stadt Frankfurt am Main, Stadtkämmerei
Postanschrift: Paulsplatz 9
Ort: Frankfurt am Main
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 60311
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 69-212
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.vergabe.stadt-frankfurt.de
Adresse des Beschafferprofils: www.vergabe.stadt-frankfurt.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabe.stadt-frankfurt.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1874c403c3b-62af915514b7b73d
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: www.vergabe.stadt-frankfurt.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beratungs- und Unterstützungsleistung im SAP-Umfeld sowie Umstellung auf S/4 HANA

Referenznummer der Bekanntmachung: 20-2023-00012
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

BERATUNGS- UND UNTERSTÜTZUNGSLEISTUNG IM SAP-UMFELD sowie Umstellung auf S/4HANA

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung:

Stadt Frankfurt am Main, Stadtkämmerei, Abteilung 20.5, Paulsplatz 9, 60311 Frankfurt am Main

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Um den Produktivbetrieb für das SAP ECC 6.08 mit PSCD System der Stadt Frankfurt am Main sicherzustellen sowie dessen Ausbau, Optimierung, Weiterentwicklung und den Umstieg auf S/4HANA zu gewährleisten, benötigt die Stadt Frankfurt am Main die Unterstützung eines Beratungsunternehmens mit entsprechend fundiertem, langjährigem Fachwissen insbesondere in den Bereichen S/4HANA (FI/CO), PSCD und KM-StA, SAP Basis sowie BW/4HANA.

Zu diesem Zweck soll eine Rahmenvereinbarung in Form eines EVB-IT-Dienstvertrags geschlossen werden, die es dem CCOE (Customer Center of Expertise) der Stadt Frankfurt am Main ermöglicht, nach Bedarf Beratungs- und Unterstützungsleistungen auf Basis eines Festpreises pro Beratungsstunde abzurufen.

Für den Umstieg auf S/4HANA wird gemeinsam ein Projektplan entwickelt und der Beratungseinsatz entsprechend geplant.

Die Unterstützungsleistung muss für alle genannten SAP-Module sowie deren Schnittstellen zu Vorsystemen gewährleistet sein und umfasst u. a.:

• Beratung, Optimierung und Weiterentwicklung der bestehenden Systeme

• insbesondere Beratung bei der Umstellung auf S/4HANA

• Übernahme von Projektverantwortung (Teilprojektleitung)

• Erarbeitung von Konzepten

• Vorbereitung und Abhalten von Schulungsveranstaltungen

• Begleitung von Releasewechseln und Upgrades

• Einbindung von OSS-Flinweisen

• Begleitung von Roll-Out-Prozessen

• Lösen von Anwendungsfehlern

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Allgemeines Beratungskonzept / Gewichtung: 12,00
Qualitätskriterium - Name: Fachliche Qualifikation der Berater:innen / Gewichtung: 16,00
Qualitätskriterium - Name: Antworten auf fachliche Fragestellungen / Gewichtung: 32,00
Preis - Gewichtung: 40,00
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/01/2024
Ende: 31/12/2027
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Laufzeit des Vertrages: 01.01.2024 bis 31.12.2025 zuzüglich einer Vertragsverlängerungsoption wie folgt: einmalig um weitere zwei Jahre bis maximal 31.12.2027

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Es werden drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der vorgelegten Unterlagen und insbesondere anhand der vorgelegten Referenzen im Teilnahmewettbewerb.

Die genauen Kriterien entnehmen Sie bitte der Anlage "Einteilung_Punktevergabe_TW".

Die Stadt Frankfurt am Main behält sich vor, bei Punktgleichheit auch vier Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Der Auftragswert von 8,8 Mio. Euro brutto stellt die Obergrenze des Rahmenvertrages bei Ausschöpfung der Verlängerungsoption dar. Eine Abrufverpflichtung der Stadt Frankfurt am Main besteht nicht.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

siehe hierzu insbesondere die Datei "Anforderungen an Unternehmen"

Buchstabe A) Erklärung zu Bewerber-/Bietergemeinschaften;

Buchstabe E) Erklärung zu den Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB; Buchstabe F) Eigenerklärung zum Eintrag ins Berufs- und Handelsregister sowie Eigenerklärung zur strategischen SAP-Partnerschaft mit mindestens Status "Silber".

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

siehe hierzu insbesondere die Datei "Anforderungen an Unternehmen"

Buchstabe C) Eignungsleihe (falls zutreffend);

Buchstabe D) Verpflichtungserklärung des Unternehmens, dessen Kapazitäten sich der Bewerber bedient (falls zutreffend);

Buchstabe G):

Der Bewerber hat den in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) bzw. seit Unternehmensgründung erzielten Gesamtumsatz in Deutschland, Netto, anzugeben.

Ebenso hat er eine Eigenerklärung bezüglich der Eigenkapitalrendite im gleichen Zeitraum anzugeben.

Des Weiteren erklärt bzw. verpflichtet sich der Bewerber, eine ausreichende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden 2-fach pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehenden Mindest-Deckungssummen zu haben bzw. im Auftragsfall unverzüglich abzuschließen:

• 4.500.000,00 € für Personenschäden,

• 4.500.000,00 € für Sachschäden,

• 4.500.000,00 € für Vermögensschäden

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bieter, der nach Abschluss der Angebotsprüfung den Zuschlag erhalten soll, aufzufordern, einen entsprechenden Versicherungsnachweis vorzulegen. Dieser Nachweis ist entweder durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der geforderten Versicherung mit den zuvor genannten Mindest-Deckungssummen zu erbringen, oder durch die Bestätigung des Versicherers über dessen Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung mit den zuvor genannten Mindest-Deckungssummen bereitzustellen, zu erbringen. In letzterem Fall ist diese avisierte Deckungszusage des Versicherers spätestens einen Monat nach Auftragsbeginn in Form einer Bestätigung des Versicherers über den geschlossenen Versicherungsvertrag nachzuweisen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

s. o. bei Mindest-Deckungssummen der Betriebshaftpflichtversicherung

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

siehe hierzu insbesondere die Datei "Anforderungen an Unternehmen"

Buchstaben B) Unterauftragnehmer (falls zutreffend);

Buchstabe C) Eignungsleihe (falls zutreffend);

Buchstabe D) Verpflichtungserklärung des Unternehmens, dessen Kapazitäten sich der Bewerber bedient (falls zutreffend);

Buchstabe H):

1. Darstellung des Unternehmens inklusive Standorte, Organisationsstrukturen und Leistungsspektrum (max. 2 DIN A4-Seiten) sowie Auskünfte über die wirtschaftlichen Verknüpfungen mit Unternehmen und die auftragsbezogene Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen (Gesellschafterstruktur/Konzernzugehörigkeit); der Fokus sollte auf den für die Ausschreibung relevanten Geschäftsbereichen liegen.

2. Eigenerklärung über die Zahl der in den letzten drei Jahren (2020, 2021, 2022) durchschnittlich festangestellten Beschäftigten in Deutschland. Als Beschäftigte gelten alle sozialversicherungspflichtig beschäftigten Personen, nicht aber Praktikanten, studentische Hilfskräfte oder vergleichbare Beschäftigungsverhältnisse.

3. Eigenerklärung über die Beschäftigtenzahl nach Modulen in Deutschland.

Durch den Beratungsvertrag müssen alle bei der Stadt Frankfurt eingesetzten SAP-Module sowie KmStA abgedeckt werden - ausgenommen sind PM, BCS/4HANA und xFlow.

Angabe der Anzahl der Mitarbeiter:innen im Bereich SAP-Beratung in Deutschland unterteilt nach Modulen und nach Berater:innen und Entwickler:innen:

SAP-Basisadministration (BC), S/4HANA, HANA-DB, Solution Manager, PSCD (IS-PS), KM-StA (ehem. TFA), FI / FI-AA, BW/4HANA mit BCS/4HANA*, CO, EC-PCA, SD, PS, PSM, xFlow*, WebDynpro, IM, MM, PM*

4. Angabe von Referenzen

Es muss mindestens jeweils eine geeignete Referenz für ein vergleichbares Projekt

a. im kommunalen Umfeld

und

b. die Unterstützung bei der Umstellung eines SAP-ERP-Systems auf S/4HANA

vorgelegt werden.

Das Beratungsunternehmen muss über weitreichende Erfahrung im Bereich der kommunalen Ausprägung des SAP-Verfahrens (kommunale Musterlösung der SAP "Integrierte Doppik") im Bereich der öffentlichen Hand verfügen.

Das Beratungsunternehmen muss über Erfahrungen im Umstieg auf S/4HANA verfügen.

Es werden alle eingereichten Referenzen bewertet, der erzielte Durchschnittswert fließt in die Bewertung ein.

Die entsprechenden Angaben zu allen eingereichten Referenzen sind zwingend über das Formblatt "Referenzbogen" vorzunehmen, welches bei Bedarf zu vervielfältigen ist.

Der Referenzbogen sollte möglichst bereits mit der Wertung des Kunden versehen sein.

Soweit die genannten Referenzen von der Stadt Frankfurt nicht nachprüfbar sind, können diese nicht berücksichtigt werden.

5. Der Bewerber legt zum Nachweis besonderer Erfahrungen des Unternehmens weitere relevante Unterlagen vor (z. B. Vorlage von Zertifikaten für Projektmanagement, eigene Schulungsabteilung für SAP etc.).

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

s. o. bei H 3. sowie H 4.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

• Die Unterstützungsleistung muss deutschsprachig erfolgen.

• Nach Bedarf kann durch die AG für bestimmte Unterstützungsleistungen die Anwesenheit der AN, nach vorheriger Absprache, vor Ort (Frankfurt - Paulsplatz 9) gefordert werden. Die entsprechenden Arbeitsplätze werden von der AG zur Verfügung gestellt.

• Sämtlicher Schriftverkehr, Dokumentationen, Konzepte und Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen.

• Die Stadt Frankfurt am Main legt Wert auf ein beständiges Beraterteam.

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Entfällt, da der Vier-Jahreszeitraum nicht überschritten wird.

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 01/06/2023
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 04/07/2023
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Das Formblatt ''Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz'' ist mit den Angebotsunterlagen in der zweiten Phase des Vergabeverfahrens einzureichen.

Ist der Einsatz von Nachunternehmern vorgesehen, sind sowohl für den Bieter als auch für jeden einzelnen Nachunternehmer Verpflichtungserklärungen vorzulegen.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail:
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gem. § 160 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens zum Zwecke der Aufhebung des Zuschlages ist außerdem unzulässig, wenn ein wirksamer Zuschlag erteilt wurde (§ 168 Abs. 2 GWB).

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
18/04/2023

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