SAP S/4HANA Migration Referenznummer der Bekanntmachung: 3846/357
Bekanntmachung einer Änderung
Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Gießen
NUTS-Code: DE72 Gießen
Postleitzahl: 35398
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.ekom21.de
Abschnitt II: Gegenstand
SAP S/4HANA Migration
SAP S/4HANA Migration
Gießen
Die ekom21 ist ein als Körperschaft des öffent-lichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versor-gung der Kommunen, Landkreise sowie sons-tigen öffentlichen Einrichtungen im Bundes-land Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informations-technik (BSI) ist die ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Fer-ner besitzt die ekom21 für wichtige Ge-schäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut.
Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungs-kreise mit einem gemeinsamen Kostenrech-nungskreis geführt („Abzulösendes System"). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kos-tenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen ge-nutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10.750 Angebote, 52.800 Aufträge, 65.670 Rechnungen und 11.720 Bestellungen verar-beitet.
Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Um-stellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformati-onsprozess für die Erschließung von Optimie-rungspotentialen genutzt werden um die bis-herige SAP-Nutzung neu und effizienter aus-zurichten. Ziel ist es unter anderem, alle rele-vanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen ab-zubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen Sys-tem soll ein möglichst hoher Grad an Automa-tisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vor-gängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 ab-zuwickeln.
Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestands-aufnahme, Analyse, Bewertung und Optimie-rung von ausgewählten Kernprozessen erar-beitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstel-lung verfolgt. Das bedeutet für den öffentli-chen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:
— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchti-gung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehen-de SAP-Systems ganz normal weiter,
— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,
— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bis-herigen Arbeitsweise,
— Daten sollen grundsätzlich – soweit es not-wendig und sinnvoll ist – übernommen wer-den, die Prozesse jedoch neu eingestellt wer-den.
Das Projekt soll in zwei Phasen durchgeführt werden:
In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbe-reiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzufüh-ren. Wesentliche Meilensteine sind:
— 30.6.2022: Produktivsetzung der Funktiona-litäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes,
— 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funk-tionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA,
In Phase 2 sind die weiterführenden Funkti-onsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen.
Ausgehend von den oben dargestellten Rah-menbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftrag-nehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verant-wortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistun-gen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:
— Umstellungsleistungen auf eine SAP S/4HANA-Systemlandschaft,
— Projektleitung, Projektsteuerung und Pro-jektcontrolling,
— Beratungsleistungen einschließlich konzep-tioneller Arbeiten,
— Anpassung, Konfiguration und Customizing,
— Konzeptionierung und Modellierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsvorfällen,
— Test- und Qualitätssicherung,
— Technische Installation on premise im Re-chenzentrum der ekom21,
— Erstellung von Rollen & Berechtigungskon-zepten,
— Schulung (technisches und fachliches Per-sonal sowie Anwender),
— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.),
— Wissensübergabe und know-how-Transfer (insbes. Nutzung und Customizing sowie Be-triebsaspekte),
— Pflege und Weiterentwicklung einschließ-lich Optimierung im späteren Tagesgeschäft,
— Support.
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung übersteigt vier Jahre nicht.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
SAP S/4HANA Migration
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Oldenburg (Oldenburg)
NUTS-Code: DE943 Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 26121
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Der Gesamtwert der Beschaffung unter V.2.4 und VII 2.3 wird zur Wahrung der Betriebsgeheimnisse gem. §°165 GWB nicht bekannt gegeben. Daher ist der fiktive Wert 0.01 EUR angegeben. An dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass aus dem gleichen Grund auch an den übrigen Stellen dieser Bekanntmachung keine weitergehenden Angaben bezüglich des Gesamtwerts der Beschaffung vor und nach der Auftragsänderung erfolgen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht] / [gelöscht]
Internet-Adresse: www.rp-darmstadt.hessen.de
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens grundsätzlich unzulässig ist, sofern der behauptete Verstoß nicht fristgemäß bei der Vergabestelle gerügt wird. Insoweit wird auf die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen entsprechend § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.
So sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB Nachprüfungsanträge unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in der Vergabeunterlage erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
Hessen
Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Umstellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformati-onsprozess für die Erschließung von Optimierungspotentialen genutzt werden um die bis-herige SAP-Nutzung neu und effizienter auszurichten. Ziel ist es unter anderem, alle relevanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen ab-zubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen System soll ein möglichst hoher Grad an Automatisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vorgängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 abzuwickeln.
Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestandsaufnahme, Analyse, Bewertung und Optimierung von ausgewählten Kernprozessen erarbeitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstellung verfolgt. Das bedeutet für den öffentlichen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:
— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchtigung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehende SAP-Systems ganz normal weiter,
— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,
— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bisherigen Arbeitsweise,
— Daten sollen grundsätzlich – soweit es notwendig und sinnvoll ist – übernommen werden, die Prozesse jedoch neu eingestellt werden.
Das Projekt soll in zwei Phasen durchgeführt werden:
In Phase 1 waren die wesentlichen Funktionsbereiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzuführen. Wesentliche Meilensteine waren:
— 30.06.2022: Produktivsetzung der Funktionalitäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes,
— 01.01.2023: Produktivsetzung weiterer Funk-tionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA,
In Phase 2 sind die weiterführenden Funktionsbereiche zu konzipieren und bis zum 01.01.2024 produktiv zu setzen.
Ausgehend von den oben dargestellten Rahmenbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftragnehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verantwortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistungen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:
— Umstellungsleistungen auf eine SAP S/4HANA-Systemlandschaft,
— Projektleitung, Projektsteuerung und Projektcontrolling,
— Beratungsleistungen einschließlich konzeptioneller Arbeiten,
— Anpassung, Konfiguration und Customizing,
— Konzeptionierung und Modellierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsvorfällen,
— Test- und Qualitätssicherung,
— Technische Installation on premise im Rechenzentrum der ekom21,
— Erstellung von Rollen & Berechtigungskonzepten,
— Schulung (technisches und fachliches Personal sowie Anwender),
— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation etc.),
— Wissensübergabe und know-how-Transfer (insbes. Nutzung und Customizing sowie Betriebsaspekte),
— Pflege und Weiterentwicklung einschließlich Optimierung im späteren Tagesgeschäft,
— Support.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Oldenburg (Oldenburg)
NUTS-Code: DE943 Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 26121
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Der Auftragswert wird aufgrund von unvorhersehbaren Umständen, die der öffentliche Auftraggeber im Projektverlauf nicht hätte vorhersehen können, angehoben.
Hinweis zu Feld VII.2.3: Da die Veröffentlichung der Auftragswerte den berechtigten geschäftlichen Interessen der Auftragnehmer zuwiderlaufen würde, werden diese hier nicht veröffentlicht.
Es sind nachträglich unvorhersehbare Umstände im Zuge des Projektverlaufs eingetreten, die einen erhöhten Beratungs- und Umsetzungsaufwand bedürfen und somit in einer Anhebung des Auftragswerts resultieren.
Der Gesamtcharakter des Auftrags wird durch die Änderung nicht verändert. Der Auftrag wird weder durch eine andersartige Leistung ersetzt noch wird die Art der Beschaffung grundlegend geändert. Ansonsten erfolgt keine weitere Vertragsänderung.
Der Auftragswert wird durch die Änderung allenfalls um deutlich weniger als 50 % erhöht.
Es liegen unvorhersehbare Umstände vor (§132 Abs.2 Nr. 3 GWB), die zu diesem Mehrbedarf führen. Zudem wird durch die Änderung der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert.