Digitales Aufgabenmanagementtool Referenznummer der Bekanntmachung: 15-801/21
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 65189
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wiesbaden.de
Abschnitt II: Gegenstand
Digitales Aufgabenmanagementtool
Beschaffung einer stadtweiten Lizenz und Einführung eines digitalen Aufgabenmanagementtools in der Landeshauptstadt Wiesbaden.
Amt für Innovation, Organisation und Digitalisierung
Abteilung Applikationsmanagement II
Hasengartenstraße 21
65189 Wiesbaden
Beschaffung einer unbefristeten stadtweiten Lizenz und Einführung eines digitalen Aufgabenmanagementtools in der Landeshauptstadt Wiesbaden
Im Rahmen ihrer Digitalisierungsoffensive beabsichtigt die Landeshauptstadt Wiesbaden (LHW), ein digitales Online-Aufgabenmanagementtool einzuführen.
Grundlage dieser Entscheidung bilden unterschiedliche Aspekte, die den beruflichen Arbeitsalltag in den letzten Jahren nachhaltig verändert haben. Zum einen mehren sich die Anfragen aus den Fachbereichen, die seit dem verstärkten Ausbau der Homeoffice-Arbeitsplätze vermehrt an die Informationstechnologie der LHW herangetragen worden sind, und die über erhöhten Abstimmungsbedarf zwischen den Mitarbeiter*innen an unterschiedlichen Standorten berichten.
Zum anderen ist ein nicht unerheblicher Anteil an Personalkapazitäten – und damit der Personalaufwände – in Projekten gebunden. Insbesondere die Führungskräfte der Landeshauptstadt Wiesbaden sind im Rahmen ihrer Führungsaufgaben in Projekten engagiert. Hierbei ist es wichtig, die Zusammenarbeit und die Kommunikation sowohl effizient als auch effektiv zu gestalten. Digitale Werkzeuge können hierzu einen wesentlichen Beitrag leisten.
Zur Einführung der neuen Software wird ein Pilotbereich ausgewählt, die Ausweitung auf weitere Fachbereiche ist vorgesehen und wird nach erfolgreicher Pilotierung begonnen.
Das Ziel des Vorhabens ist es, das Aufgabenmanagementtool auf freiwilliger Basis in allen Fachbereichen der LHW einzusetzen, um dadurch Kommunikationsprozesse effektiver und effizienter zu gestalten.
Gegenstand des zu erteilenden Auftrages ist die unbefristete Bereitstellung einer stadtweiten Software-Lizenz sowie Schulungsleistungen für ein Kompetenzteam, welches künftig die Einweisung für Mitarbeiter*innen der LHW übernehmen soll.
Optional ist eine initiale Beratungsleistung bei erstmaligem Einsatz im jeweiligen Fachbereich denkbar, dies ist jedoch nicht zuschlagsrelevant.
Es wird ein unbefristeter Vertrag angestrebt.
Aus Preisvergleichbarkeitsgründen (Bewertung Zuschlagskriterium Preis) wird in der Preisabfrage („Leistungsverzeichnis“) mit einer insgesamt 48-monatigen Laufzeit gerechnet (Modellrechnung in 5 Stufen: Pilotphase – Erweiterung – Umstellung – Offensive – Rollout). Der Abschluss von zunächst halbjährigen Verträgen bleibt vorbehalten.
Mindestanforderung an die Software:
— Bei den eingesetzten Servern handelt es sich um DSGVO-konforme Server.
— Die Server sind ISO-Norm zertifiziert.
— Es wird zugesichert, dass sich der Standort der Server in der Bundesrepublik Deutschland befindet.
— Die eingesetzte Anwendung ist web-app fähig und sowohl unter android- als auch unter iOS-betriebenen Geräten lauffähig.
— Schnittstellen zu Outlook, Skype und MS Teams sind vorhanden die die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Anwendungen ermöglichen.
— Ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept steht bei der eingesetzten Anwendung zur Verfügung.
— Die Größe der Datenanhänge beträgt mindestens 200 MB/Datei.
— Eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern/Projekt ist möglich.
— Die Aufnahme externer (organisationsfremder) Projektmitglieder in ein Projekt ist möglich.
Es wird ein unbefristeter Vertrag angestrebt.
Erfüllung der Mindestanforderungen A und B (Mitarbeiter und Umsatz) und Mindestanforderungen an 4 Referenzen (3 Mindestanforderungen) gemäß Bewerbungsformular.
Bei gleicher Eignung entscheidet das Los.
Die Beschaffungsmaßnahme wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§17 VgV) realisiert.
Nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbes (Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen, Referenzen und Mindestanforderung an Umsatz und Mitarbeiterzahl) werden die 5 ausgewählten Firmen zur Abgabe eines Erst-Angebotes aufgefordert.
Nach einer Prüfung, ob die Erst-Angebote prinzipiell zuschlagsfähig sind, werden anschließend Online-Präsentationen stattfinden. Hierzu werden alle 5 Bieter mit separatem Schreiben eingeladen.
Nach den Präsentationen wird mit allen 5 geeigneten Anbietern über den Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags verhandelt.
Wir behalten uns vor, im Laufe der Verhandlungen abzuschichten. Es scheiden dabei jene Bieter aus, deren Erst- oder Folgeangebote keine Aussicht auf Zuschlagserteilung haben.
Wir behalten uns ferner den Verzicht auf Verhandlungen vor.
Bei der vorliegenden Ausschreibung wird nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) verfahren. Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen.
Angebotsphase:
— Verpflichtend mit dem Angebot abzugebende Dokumente.
Zusammen mit dem Angebot sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben:
— Schreiben zum Angebot, Vertragsgrundlagen, Anforderungen an die Software, Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit HVTG,
— Inhalt des Angebots.
Das Angebot soll unter Bezugnahme auf die in Leistungsbeschreibung aufgeführten Fragestellungen, Anforderungen und Leistungsbestandteile erfolgen.
Mindestanforderungen („K. O.-Kriterien“) an die Software:
— Bei den eingesetzten Servern handelt es sich um DSGVO-konforme Server.
— Die Server sind ISO-Norm zertifiziert.
— Es wird zugesichert, dass sich der Standort der Server in der Bundesrepublik Deutschland befindet.
— Die eingesetzte Anwendung ist web-app fähig und sowohl unter android- als auch unter iOS-betriebenen Geräten lauffähig.
— Schnittstellen zu Outlook, Skype und MS Teams sind vorhanden die die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Anwendungen ermöglichen.
— Ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept steht bei der eingesetzten Anwendung zur Verfügung.
— Die Größe der Datenanhänge beträgt mindestens 200 MB/Datei.
— Eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern/Projekt ist möglich.
— Die Aufnahme externer (organisationsfremder) Projektmitglieder in ein Projekt ist möglich.
Bieterpräsentation (Anwenderfreundlichkeit im Rahmen der Online-Präsentation):
Der Anbieter erklärt sich mit der Teilnahme am Vergabeverfahren bereit, eine kostenfreie Online-Präsentation seiner Software anhand des Business Case durchzuführen.
Bei der Anbieterpräsentation soll insbesondere auf die Eigenschaften der Software gemäß den Wertungskriterien der Bewertungsmatrix eingegangen werden.
Für die Präsentation ist eine Dauer von maximal 1,5 Stunden vorgesehen.
Angebotsbewertung:
Die inhaltliche Bewertung der Angebote erfolgt entsprechend der einzelnen Punkte dieses Dokumentes.
Die Gewichtung der Zuschlagskriterien wird nach folgender Aufteilung vorgenommen:
1. fachliche und funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung 40 %,
2. Anwenderfreundlichkeit (Online-Präsentation) 30 %,
3. Preis 30 %.
Anbieter welche in den Bewertungskriterien 1 und 2 nicht jeweils mindestens 50 % der Punkte erreichen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Bewerbungsformular (MIndestanforderungen/Anforderungen an Referenzen), Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit und Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe-und Tariftreuegesetz (HVTG); Zusätzlich zu beachten: Anforderungen an die Software Geforderte Eignungsnachweise (gem. § 6 Abs. 3, 4 VOL/A/1, § 13 Abs. 1, 2 HVTG), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
— Mindestanforderungen,
— Anforderungen an Referenzen,
— Datei Anforderungen an die Software.
Zitieren
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land: Deutschland
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).