Dienstleistungen im Themenumfeld Videokonferenzsysteme als Managed Service Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2021-0004
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 611 / 340-0
Fax: +49 611 / 340-1150
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Dienstleistungen im Themenumfeld Videokonferenzsysteme als Managed Service
Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support eines Videokonferenzsystems.
Hessisches Kultusministerium
Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden
Die Aussetzung des regulären Schulbetriebs und die damit verbundene Schließung der Schulen zur Eindämmung der Ausbreitung der COVID-19-Infektionen haben die Notwendigkeit aufgezeigt, Schulen Videokonferenzen zu ermöglichen.
Das landeseinheitliche Videokonferenzsystem (VKS) soll es ermöglichen, dass Lehrkräfte alle Schülerinnen und Schüler, die aufgrund eines ausgesetzten regulären Unterrichtsbetriebs oder aus gesundheitlichen Gründen nicht an einem Präsenzunterricht teilnehmen können, unterrichten zu können. Ebenso sollen Lehrkräfte, die aus den genannten Gründen Unterricht nicht in der Schule durchführen können, in Kontakt mit den Schülerinnen und Schülern sowie ihren Kolleginnen und Kollegen treten können.
Aufgrund der erforderlichen Organisation von digital unterstütztem Präsenz- und Distanzunterricht unter den Bedingungen der Pandemie, muss ein Videokonferenzsystem als Landeslösung innerhalb des Schulportals Hessen ab dem 1.8.2021 allen rund 2000 hessischen Schulen zuverlässig zur Verfügung stehen, um alle Schülerinnen und Schüler zu erreichen und unterstützen zu können.
Organisatorische Rahmenbedingungen
Um zeitgemäßes Lehren und Lernen im Unterricht mit Unterstützung digitaler Medien zu ermöglichen, befindet sich eine digitale pädagogische Lern- und Arbeitsplattform für die hessischen Schulen, das Schulportal Hessen, im Aufbau. Dieses wird derzeit ausgebaut und steht als nutzerfreundliche Plattform allen hessischen Schulen zur Verfügung. Das Videokonferenzsystem soll in das Schulportal integriert werden, dafür erfolgt die Umsetzung innerhalb der bisherigen Architektur. Insbesondere das IDM, welches in der HZD verbleibt, muss in die Kommunikation eingebunden sein.
Die Umsetzung des Videokonferenzsystems innerhalb des Schulportals wird durch das Hessische Kultusministerium unter Federführung von Referat I.1) in Abstimmung mit Referat Z.2 gesteuert und muss in enger Zusammenarbeit mit der Lehrkräfteakademie Frankfurt, Dezernat Medien, innerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten durchgeführt werden.
Technische Rahmenbedingungen
Das Identitätsmanagement des Schulportals Hessen ist durch ein Lemon LDAP realisiert. Alle Nutzerinnen und Nutzer des Videokonferenzsystems müssen über dieses IDM authentifiziert werden. Für weitere externe Teilnehmende ist eine Teilnahmemöglichkeit vorzusehen.
Zeitliche Rahmenbedingungen
Der qualifizierte, deutschsprachige technische Support, der von den Auftragnehmern im Rahmen des Betriebs zu leisten ist, muss von Montag bis Freitag von 7.00 bis 22.00 Uhr erreichbar sein. Bei betriebsverhindernden Ausfällen (kein Betrieb mehr möglich) darf die Reaktionszeit maximal 4 Stunden, bei betriebsbehindernden Ausfällen (Betrieb nur noch eingeschränkt möglich) maximal 8 Stunden betragen. Der Benutzersupport ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung. Dieser soll von pädagogischen Fachkräften der Lehrkräfteakademie durchgeführt werden.
Folgende Betriebszustände sind vorgesehen:
Betriebszustand 1: Angepasster/Eingeschränkter Regelbetrieb bzw. Wechselmodell gemäß Stufe 1-3 des Leitfadens zum Schulbetrieb im Schulajhr 2020/20211
Bereitstellung einer einsatzbereiten Videokonferenzsystem-Umgebung bis spätestens zum 31.7.2021.
—— Bereitstellen von Kapazitäten, um regelmäßig 270 000 Nutzerinnen und Nutzern gleichzeitig die Teilnahme an Videokonferenzen zu ermöglichen.
Betriebszustand 2: Distanzunterricht gemäß Stufe 4 des Leitfaden Schulbetrieb1
Bereitstellung einer einsatzbereiten Videokonferenzsystem-Umgebung bis spätestens zum 31.7.2021.
—— Bei Aussetzen des Präsenzunterrichts im gesamten Bundesland muss eine kurzfristige Erhöhung der Kapazität auf 850 000 gleichzeitige Nutzerinnen und Nutzer ermöglicht werden. Die Durchführung des Unterrichts hat hierbei Vorrang vor anderen Nutzungszwecken,
—— Die Erhöhung soll innerhalb einer Woche ermöglicht werden. Die Erhöhungsfrist gilt ab Bekanntgabe der hessenweiten Schulschließung durch das Hessische Kultusministerium unabhängig von den Geschäftszeiten.
Der Betriebszustand 1 ist vom Auftragnehmer in jedem Fall über die gesamte Vertragslaufzeit bereitzustellen und wird unabhängig von der Zahl der tatsächlichen Nutzer/innen mit einem wöchentlichen Pauschalpreis vergütet. Übersteigt der Bedarf die Nutzeranzahl des Betriebszustands 1 (270 000) stellt der Auftragnehmer innerhalb einer Woche das System im Betriebszustand 2 (850 000) bereit. Die Zeit in der der Betrieb im Betriebszustand 2 erfolgt, wird entsprechend ebenfalls nutzerunabhängig mit einem wöchentlichen Pauschalpreis vergütet.
Technische Beschreibung
— Implementierung und Betrieb einer aus dem Internet nutzbaren Cloud-Architektur für perspektivisch bis zu ca. 850 000 Nutzer unter Berücksichtigung der Anforderungen an das System in Bezug auf Skalierbarkeit und den Besonderheiten im pädagogischen Betrieb, wie z. B. dynamische Lastverteilung, unvorhersehbare Lastspitzen, etc.,
— Auf dem HessenPC sind standardmäßig nur www (http und https) – TCP 80 und 443 freigeschaltet. Das Videokonferenzsystem muss in der Lage sein, auch nur über diese Freigaben zu kommunizieren. Ein Turn-Server ist eine Möglichkeit, dies zu bewerkstelligen,
— Die Anzahl gleichzeitig möglicher Räume wird technisch nicht begrenzt,
— Für jeden Videokonferenzraum wird eine an den Teilnehmenden orientierte Bandbreite zugesichert,
— Innerhalb einer Videokonferenz-Session müssen Unterräume im Umfang der Teilnehmeranzahl (sogenannte „Gruppen – oder Pausenräume“) möglich sein, um verschiedene Sozialformen im Untericht zu ermöglichen,
— Die Zielarchitektur muss einen durchgehenden verlässlichen Betrieb des Videokonferenzsystems für alle Schulen des Landes sowie der gesamten Schul- und Bildungsverwaltung ermöglichen. Performance-Engpässe haben unmittelbaren Einfluss auf die Qualität der Lehr- und Lernprozesse, daher sind diese verlässlich auszuschließen. Die Systemverfügbarkeit ist dementsprechend innerhalb der Kernzeit (Mo – Fr 7.00 – 22.00) mindestens 99 % pro Jahr zu gewährleisten,
— Geplante Unterbrechungen während einer Wartung sind außerhalb der Kernzeiten (Mo – Fr 7.00 – 22.00) des Schulbetriebs durchzuführen und mindestens eine Woche im Voraus per Mail anzukündigen. Sicherheitsupdates und betriebsgewährleistende Updates werden schnellstmöglich implementiert,
— Vor dem Einspielen neuer Updates muss der Auftragnehmer in Absprache mit dem Auftraggeber prüfen, ob der zugesicherte Funktionsumfang Bestand hat und ob etwaige zusätzliche Funktionen gewünscht sind. Die Änderungen des Funktionsumfangs bedürfen der Freigabe durch den Auftraggeber,
— Das Videokonferenzsystem muss für die Teilnahme von Eltern offen sein und entsprechende Zugangsmöglichkeiten bereitstellen, die von den Schulen selbst zur Verfügung gestellt werden können,
— Das Videokonferenzsystem muss für Sitzungen innerhalb der Schulen, sowie zwischen Schulen und den Organisationseinheiten der Bildungsverwaltung (Staatliche Schulämter, Hessische Lehrkräfteakademie und Hessisches Kultusministerium) eingesetzt werden können,
— Die Umgebung muss nach neuestem Stand der Technik aufgebaut werden. Ein technisch agnostischer Ansatz ist wünschenswert, um zukünftige Anpassungen und weitere Serviceverlagerungen zu ermöglichen. Die Plattform muss der DS-GVO und dem HDSIG entsprechen,
— Der Standort der Rechenzentren muss innerhalb der EU sein. Die Räume für den Betrieb der IT-Infrastruktur sind als Rechenzentrum sicher auszulegen. Als Basis der Anforderungen sollen die von der BITKOM definierte Kategorie B angesetzt werden. Die Anforderungen sind unter anderem auf der Homepage der BITKOM einzusehen. Die Stromversorgung, Klimatisierung, Zugangssicherung, Racks usw. sind Bestandteil des Betriebs. Äquivalent wäre die Verfügbarkeitsklasse 2 der DIN/EN 50600. Alternativ oder ergänzend ist eine Zertifizierung nach BSI-Standard 200-2 (IT Grundschutz) oder ISO 27001:2013 bezogen auf das Rechenzentrum möglich. Der Anbieter sichert durch eine Eigenerklärung zu, dass die Betriebssicherheit seines Rechenzentrums durch Einhaltung einer der oben aufgeführten Qualitätssicherungsnormen (Zertifizierungen) gewährleistet ist und erklärt sich bereit, jederzeit auf Anforderung des Auftraggebers, als Beleg der Einhaltung der Qualitätssicherungsnormen, diesbezügliche Zertifikate vorzulegen.
Der Anbieter muss dem Auftraggeber zwecks Auditierung jederzeit Zugang zu dem Rechenzentrum gewähren. Zugelassen werden können nur Bieter im unmittelbaren Geltungsbereich der DS-GVO.
— Das Videokonferenzsystem muss auf allen Endgeräten und allen Betriebssystemen ohne administrative Rechte (bspw. für eine Installation) lauffähig sein. Die Erstellung von Videokonferenzräumen und die Teilnahme an den Videokonferenzen muss im Browser ohne lokale Installation/Ausführen von zusätzlicher Software oder Plug-Ins/Add-Ons auf Desktop-PCs (Windows, Linux, macOS etc.), Laptops, Tablets oder Smartphones (iOS, Android etc.) möglich sein,
— Dokumentierte und quelloffene Schnittstelle (API) auf XML-Basis, um abgesichert per Schlüssel/Zertifikat bestimmte Anwendungsfälle zu ermöglichen z.B:
—— Videokonfernzräume, samt Übergabe von gesetzten Rechten Teilnehmenden, erstellen,
—— Videokonferenzräume starten,
—— an Online-Schulungen teilnehmen,
—— Meeting in Raum beenden,
—— Räume löschen.
— Integrationsmöglichkeit der API über Open-Source-Plugin in LMS Moodle,
— Integrationsmöglichkeit der API in andere Bereiche des Schulportals Hessen,
— technische Beratung und Unterstützung bei dem Zugriff auf die API (bspw. für andere Bereiche des Schulportal Hessen).
Die Möglichkeit das Hintergrundbild der Videoübertragung technisch anpassen zu können, ist zwingend notwendig. Das Hintergrundbild muss entweder durch ein weiteres Bild virtuell ersetzt oder durch einen Filter unkenntlich gemacht werden können, um den Einblick in die Privatsphäre der Nutzenden so gering wie möglich zu halten. Bieter, deren Software dies nicht zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme leisten kann, verpflichten sich, diese Funktion binnen 12 Monaten zu ergänzen.
Der EVB-IT Dienstvertrag besitzt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten bei einer zweimaligen automatischen Verlängerung um jeweils ein Jahr. Der Vertrag endet spätestens nach 36 Monaten.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
–
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz (Datei: „Referenzen“) aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.
Art: Bereitstellung und Betrieb einer Videokonferenzsystem-Umgebung inklusive technischem Support
Umfang: Mindestens 10 000 Nutzer
(Datei „Referenzen“ auf der Vergabeplattform).
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.
Der Bieter hat durch Eigenerklärung (Datei „Erklaerung_betriebssicheres Rechenzentrum“) nachzuweisen, dass die Betriebssicherheit seines Rechenzentrums durch eine der unten aufgezählten Qualitätssicherungsnormen gewährleistet ist.
—— Anforderungen der BITKOM für Kategorie B,
—— Verfügbarkeitsklasse 2 der DIN/EN 50600,
—— Anforderungen nach BSI-Standard 100-2 (IT-Grundschutz),
—— ISO 27001: 2013 bezogen auf das Rechenzentrum.
Kann der Bieter keinen Nachweis bezüglich der Einhaltung einer der oben aufgeführten Qualitätssicherungsnormen geben, führt dies zum Ausschluss des Angebots von der weiteren Wertung.
Hinweis der Vergabestelle: Der Auftraggeber behält sich jederzeit vor, als Beleg der Einhaltung einer der oben genannten Qualitätssicherungsnormen, sich vom Bieter das Zertifikat in Kopie vorlegen zu lassen.
(Datei „Erklärung_betriebssicheres Rechenzentrum“)
Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe-und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
Abschnitt IV: Verfahren
Entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung betr. Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen:
Der Bieter hat die Eigenerklärung gemäß dem „Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen“ in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
(Datei „Erklaerung_Vergabesperre“).
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
(Datei „Eigenerklaerung_Par_123_GWB“)
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB (Datei „Eigenerklaerung_Par_124_GWB“) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
(Datei „Eigenerklaerung_Par_124_GWB“)
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
Wirtschaftlichkeitsprüfung
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl, die nach der folgenden Formel errechnet wird:
Gesamtpunkte = Preispunkte + Leistungspunkte
Preis (Max. 80 Punkte):
Der Preis ergibt sich aus der Gesamtsumme (brutto) aus dem Preisblatt (Datei: „Preisblatt“).
Die Berechnung der Punkte für den Preis ergibt sich aus dem jeweiligen Verhältnis Preis des günstigsten Angebots (Pmin) zu dem Preis eines jeweils teureren Angebots (PAngebot) multipliziert mit der maximal möglichen Punktzahl (80).
Formel: Preispunkte von Angebot i = (Pmin/PAngebot) x Lmax
Leistung (Max. 20 Punkte) – Erklärung über die Möglichkeit der Änderung des Hintergrundbildes
Der Bieter hat eine Erklärung bezüglich der Möglichkeit einer Änderung des Hintergrundbildes innerhalb des Videokonferenzsystems abzugeben (Datei: "Erklärung_Änderung Hintergrundbild"). Dabei kann er eine der zwei folgenden Optionen wählen:
Zusicherung, dass die Möglichkeit zur Änderung des Hintergrundbildes innerhalb des Videokonferenzsystems vorhanden ist.
Oder
Verpflichtung die Möglichkeit zur Änderung des Hintergrundbildes innerhalb des Videokonferenzsystems durch eine nachträgliche Entwicklung innerhalb eines Jahres bereitzustellen.
Die zwei Positionen werden wie folgt bewertet:
Zusicherung, dass die Möglichkeit vorhanden ist --> 20 Punkte
Verpflichtung, dass Möglichkeit nachträglich bereitgestellt wird (innerhalb eines Jahres) --> 0 Punkte
Es können also maximal 20 Leistungspunkte erreicht werden.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.