Automatisierung DMS-System mittels integrierter Prozesssteuerung und automatisierter Klassifizierung Referenznummer der Bekanntmachung: 06-801/21
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 65189
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wiesbaden.de
Abschnitt II: Gegenstand
Automatisierung DMS-System mittels integrierter Prozesssteuerung und automatisierter Klassifizierung
Automatisierung eines bestehenden DMS-Systems mittels integrierter Prozesssteuerung (PSA) und automatisierter Klassifizierung.
Auftraggeber:
Landeshauptstadt Wiesbaden
— Der Magistrat -
Dezernat für Soziales, Bildung, Wohnen und Integration
Konradinerallee 11
65189 Wiesbaden
E-Mail: [removed]
Ansprechpartner:
Landeshauptstadt Wiesbaden
— Der Magistrat -
Sozialleistungs- und Jobcenter
— 50.12 Digitalisierung und Prozessmanagement-
Marcus Giebeler
Konradinerallee 11
65189 Wiesbaden
E-Mail: [removed]
Automatisierung eines bestehenden DMS-Systems mittels integrierter Prozesssteuerung und automatisierter Klassifizierung Mietsoftware.
Es soll ein TR RESISCAN konformes Gesamtsystem, welches aus dem bereits existierenden Dokumentenmanagementsystem "eAkte Basis Ausländerwesen" (nachfolgend "DMS"), einer automatischen Klassifizierung (nachfolgend "Klassifizierung") und einer integrierten Prozessteuerungsanwendung (nachfolgend PSA) als eine übergreifende Gesamtanwendung (nachfolgend zusammenfassend "Gesamtsystem") besteht, beschafft werden.
Der PSA kommt hierbei die Funktion zu, die digitalen Prozesse rund um die Verarbeitung der Dokumente weitgehend automatisiert zu steuern und in diesem Kontext die Zusammenarbeit zwischen dem DMS und den übrigen Softwarekomponenten (z. B. der Klassifizierung) mittels Hotfolder und XML-Steuerdateien (oder anderen Verfahren) zu koordinieren. Federführendes Verfahren ist daher in der Dokumentenverarbeitung die PSA sowie in der Sachbearbeitung das Fachverfahren LaDiVA.
Bereits vorhanden sind zwei Abteilungsscanner sowie das DMS eAkte Basis Ausländerwesen. Das DMS wird über eine Schnittstelle angesteuert, deren Spezifikation den Ausschreibungsunterlagen (Dokument A01-03) zu entnehmen ist.
Gesucht wird ein Gesamtsystem, welches künftig in allen Ämtern und Abteilungen des Dezernat VI der LHW (3 Ämtern mit insg. rd. 2.500 Mitarbeitenden und rd. 1.900 PC-Arbeitsplätzen) eingesetzt werden kann., Zunächst erfolgt die Einführung in der Abteilung "Ausländerbehörde" und eine Anpassung an das dort vorhandene DMS eAkte Basis Ausländerwesen. Das Gesamtsystem muss jedoch von vorneherein zwingend so konzipiert und dimensioniert werden, dass weitere Abteilungen des Dezernates VI integriert werden können und dass und eine Übertragung des Gesamtsystems auf andere DMS-Systeme (anderer Hersteller) bzw. dass eine nahtlose Skalierung bis zu der Zielgröße von 1.900 User möglich ist.
Unbeschadet dessen beschreibt die vorliegende Ausschreibung jedoch "nur" die Einführung des Gesamtsystems in der Ausländerbehörde des Amtes für Zuwanderung und Integration (Amt 33) mit rund 55 Mitarbeitenden an insgesamt 70 Arbeitsplätzen. Die sukzessive technische Anpassung des Gesamtsystems auf die übrigen Ämter und Abteilungen des Dezernates VI ist einer späteren Ausschreibung vorbehalten.
Das Angebot soll eine Lizensierung aller benötigen Softwarekomponenten für rund 70 Arbeitsplätze enthalten. Gleichzeitig soll das Angebot jedoch eine verbindliche Option für die sukzessive Nachlizensierung auf bis zu 1.900 Arbeitsplätze beinhalten.
Die im Gesamtsystem zu implementierenden Verfahren und Prozesse sollen auf der Ebene der Endanwenderinnen und Endanwender einen möglichst hohen Nutzen erzeugen. Etwaige Digitalisierungsverluste sind daher an zentralen Stellen zu bündeln. Zur Sicherung dieses Zieles sollen bei der Modellierung und der Definition der konkreten Prozesse die Expertise der Endanwenderinnen und Endanwender im Rahmen eines zeitlich begrenzten Digitalisierungslabors einbezogen sowie deren Vorstellungen berücksichtigt werden. Zudem sollen von allen Systemen dauerhaft (d.h. auch nach Beendigung der Implementierungsphase) eine Entwicklungs- und Testumgebung (Sandkasten-Instanz) zur Verfügung zu stellen und das technische Personal umfangreich zu schulen.
Es wird um ein Angebot für eine Mietsoftware gebeten. Im Mietpreis inbegriffen sind die Lizenzen, alle im Mietzeitraum erscheinenden Updates und Releases sowie der Support. Die erste Mietperiode soll fünf Jahre umfassen. Für diesen Zeitraum sollen keine Mieterhöhungen statthaft sein. Nach Ablauf der ersten Mietperiode soll sich der Mietvertrag jeweils um ein Jahr verlängern, sofern er nicht mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt wird. Zudem soll auftraggeberseits die Option bestehen, den Mietvertrag nach Ablauf einer Mietperiode um jeweils fünf weitere Jahre verlängern zu können.
Das Angebot soll eine Aussage enthalten, in welchem Korridor der Mietpreis in der ersten fünfjährigen Verlängerungsperiode maximal steigen darf. Hierbei kann entweder für einen fixen (maximalen) Prozentsatz oder für die Kopplung an einen geeigneten Index des Statistischen Bundesamtes votiert werden. Sofern für einen Index votiert wird, ist im Preisblatt (siehe Abschnitt 4.6.2) das arithmetische Mittel der prozentualen Steigerung des Indizes der Jahre 2011-2020 einzutragen.
Das Angebot soll eine Lizensierung aller benötigen Softwarekomponenten für ein Gesamtsystem mit 70 Endanwender-Arbeitsplätze enthalten. Gleichzeitig soll das Angebot jedoch verbindliche Option(en) für die sukzessive Nachlizensierung (im Sinne der Erweiterung des Mietvertrages) für ein Gesamtsystem mit bis zu 1.900 Endanwender-Arbeitsplätze enthalten. Zu diesem Zweck soll die Möglichkeit bestehen, jene Produkte, welche pro Endanwender-Arbeitsplatz lizensiert werden, jeweils in geeigneten Schritten nach zu lizensieren. Die Wahl der Größe der Schritte ist grundsätzlich frei.
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Mindestvoraussetzungen
Der Bewerber muss
1. einen durchschnittlichen Mindestumsatz der Kalenderjahre 2018, 2019 und 2020 von [Betrag gelöscht] EUR p.a.,
2. eine Mitarbeiterzahl von aktuell mindestens sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Standort Deutschland, welche über weitreichende Erfahrungen in ähnlichen Projekten verfügen und Wertungskriterien zur Auswahl der Teilnehmer
Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt sodann anhand nachstehender Kriterien:
1. Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten zur Einführung eines DMS-Systems in der öffentlichen Verwaltung mit einer integrierten automatisierten Klassifizierung mit einer Gewichtung von 55 %. Es werden maximal 3 Nachweise/Referenzen zugelassen.
2. Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten zur Einführung einer Prozessteuerungsanwendung in der öffentlichen Verwaltung mit einer Gewichtung von 30 %. Es werden maximal 2 Nachweise/Referenzen zugelassen.
3. Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten zur Durchführung von Digitalisierungslaboren in der öffentlichen Verwaltung mit einer Gewichtung von 15 %. Es werden maximal 2 Nachweise/Referenzen zugelassen.
Zur Bewertung der oben genannten Kriterien sind aussagefähige Nachweise beizulegen.
Die Bewertung der oben genannten Auswahlkriterien erfolgt anhand einer Bewertungsmatrix (Dokument I03) und der darin genannten Unterkriterien. Dazu ist für jede Referenz jeweils gesondert das entsprechende Tabellenblatt des Dokumentes I03 auszufüllen.
Es wird eine Rangfolge zur Ermittlung der besten Bewerbungen gebildet.
Als Mindestanforderung, um in die engere Auswahl zu kommen, wird das Erreichen von 50 % der möglichen Punkte insgesamt vorausgesetzt. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.
Die Beschaffungsmaßnahme wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§17 VgV) realisiert.
Nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbes (Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen, Referenzen und Mindestanforderung an Umsatz und Mitarbeiterzahl) werden die ausgewählten Firmen zur Abgabe eines Erst-Angebotes aufgefordert.
Nach einer Prüfung, ob die Erst-Angebote prinzipiell zuschlagsfähig sind, werden anschließend am Dienstsitz des Auftraggebers Präsentationen (siehe Abschnitt 5.4) stattfinden. Hierzu werden alle Bieter mit separatem Schreiben eingeladen.
Nach den Präsentationen wird mit bis zu vier geeigneten Anbietern über den Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags verhandelt. Ziel der Verhandlungen ist die Erarbeitung einer unterschriftreifen Fassung des Vertragsmusters EVB-IT System (siehe Abschnitt 6.2).
Wir behalten uns vor, im Laufe der Verhandlungen abzuschichten. Es scheiden dabei jene Bieter aus, deren Erst- oder Folgeangebote keine Aussicht auf Zuschlagserteilung haben.
Wir behalten uns ferner den Verzicht auf Verhandlungen vor. Bei der vorliegenden Ausschreibung wird nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) verfahren. Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen.
Inhalt des Angebots
Das Angebot soll unter Bezugnahme auf die in Leistungsbeschreibung A03 aufgeführten Fragestellungen, Anforderungen und Leistungsbestandteile erfolgen.
Das der Vergabe zu Grunde liegende Verhandlungsverfahren soll u.a. dazu dienen, gemeinsam mit dem Anbieter ein abgestimmtes Vorgehen zu erarbeiten, welches von Umfang und Leistung ein optimales System bietet. Weitergehende Überlegungen und Vorschläge des Bieters sowie konstruktive Kritik an den bestehenden Vorgaben aufgrund eigener Erfahrungen sind daher ausdrücklich gewünscht.
Ziel der Verhandlungen ist die Erarbeitung einer unterschriftreifen Fassung eines Vertrages gemäß des Vertragsmusters EVB-IT System (siehe Abschnitt 5.2).
Anhand der von der LHW beschriebenen Anzahl der definierten Benutzer- und Anforderungen wird mit dem Angebot des Anbieters eine belastbare Schätzung der Rechnerleistung und des Speicherbedarfs für die Applikation, die Datenbank, File-Server, Backup und Historisierung ggfs. Archivierung erwartet.
Es wird darauf Wert gelegt, dass das bei der Landeshauptstadt Wiesbaden eingesetzte Beraterteam über weitreichende Erfahrungen in ähnlichen Projekten verfügt.
Bieterpräsentation
Der Anbieter erklärt sich mit der Teilnahme am Vergabeverfahren bereit, eine kostenfreie Präsentation seines Erst-Angebots und Lösungskonzepts beim Auftraggeber durchzuführen.
Bei der Anbieterpräsentation soll insbesondere auf die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung (Dokumente A03 und Anlagen), darunter auch die Umsetzung des Zielbildes, eingegangen werden.
Für die Präsentation ist eine Dauer von maximal vier Stunden zuzüglich Pausen vorgesehen. Die Präsentation muss genügend Raum für Rückfragen lassen, so dass ein Dialog und ggf. eine Diskussion mit dem Anbieter entstehen kann. Der eigentliche Vortrag des Anbieters soll daher nicht länger als zweieinhalb Stunden dauern.
Die Präsentation muss durch das für die Beratung und Implementierung bei der Landeshauptstadt Wiesbaden vorgesehene Beraterteam erfolgen.
Mindestanforderungen ("K.O.-Kriterien")
Die Dokumente A04 und A05 enthalten Mindestanforderungen, welche von jedem Anbieter zwingend vollständig erfüllt werden müssen. Sofern ein Anbieter eine Mindestanforderung nicht erfüllen kann, wird er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Angebotsbewertung
Die inhaltliche Bewertung der Angebote erfolgt entsprechend der einzelnen Punkte dieses Dokumentes.
Die Gewichtung der Zuschlagskriterien wird nach folgender Aufteilung vorgenommen:
1. Lösungsweg und Herangehensweise gemäß der Zielsetzung insbesondere den Kapitel 1 sowie der übrigen Kapitel der Leistungsbeschreibung (Konzept) 30 %
2. Erfüllung der funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung 40 %
3. Preis 30 %.
Anbieter welche in den Bewertungskriterien 1 (Lösungsweg & Herangehensweise) sowie 2 (Leistungsbeschreibung) nicht jeweils mindestens 50 % der Punkte erreichen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Bewertungskriterium Nr. 2 (Erfüllung der funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung)
Die Bewertung des Bewertungskriteriums zu Nr. 2 (Erfüllung der funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung) erfolgt anhand einer Bewertungsmatrix (Dokument A04). Der Anbieter hat daher das Dokument A04 vollständig in der entsprechenden Spalte auszufüllen.
Bewertungskriterium Nr. 3 (Preis)
Die Bewertung des Bewertungskriteriums zu Nr. 3 (Preis) erfolgt auf Basis des ausgefüllten Preisblattes (Dokument A06) anhand einer fiktiven Gesamtkostenbetrachtung:
Die fiktive Gesamtkostenbetrachtung setzt sich aus allen Kosten zusammen, welche binnen 10 Jahren anfallen, insbesondere aus den Einmalkosten bis zur Bereitstellung des Gesamtsystems und den Mietkosten der Software über 10 Jahre.
Für die Berechnung der Mietkosten der Software wird (im Sinne des Abschnittes 2.2.2) berücksichtigt, dass das Angebot eine Option für eine Verlängerung des 5-Jahres-Mietvertrag enthalten soll. Der Preis für die erste 5-Jahres-Priode wird hierbei mit 80 %, für die zweite mit 20 % gewichtet.
Die eigentliche Berechnung der Mietkosten erfolgt — jeweils in der Gewichtung der obigen Software-Mietpreise — zunächst auf Basis eines Systems mit 70 Arbeitsplätzen (AP). Es wird fiktiv davon ausgegangen, dass nach 24 Monate das System auf 400 Arbeitsplätze (AP) anwächst. Für alle Zeiträume danach wird ein fiktiver Vollausbau des Systems mit 1 900 Arbeitsplätzen (AP) angenommen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Zur Teilnahme am Teilnahmewettbewerb sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben:
1. Vorstellung des Unternehmens: Leistungsbereiche und Tätigkeitsfelder (ausgefülltes und unterschriebenes Dokument I02)
2. In der Spalte "Anmerkungen des Anbieters" (ausgefülltes Formblatt Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (Dokument I03))
3. Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit HVTG (unterschriebenes Dokument I04)
4. Aussagefähige Referenzen (ausgefülltes und unterschriebenes Dokument I02, siehe auch Abschnitt 4.2 sowie 4.2.1, Nr. 3)
5. Weitere Anlagen nach Ermessen des Bewerbers
Zusammen mit dem Angebot sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben:
1. Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt "Angebotsabgabe Verhandlungsverfahren nach VgV" inkl. Verpflichtungserklärung Tariftreue und Mindestentgelt nach HVTG sowie Erklärung bezüglich Zuverlässigkeit und Anerkennung der ABL (Dokument V01)
2. In der Spalte "Anmerkungen des Anbieters" ausgefülltes Formblatt Anforderungsprofil (Dokument A04).
3. Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt Preisblatt (Dokument A06)
4. Digitale Kopie des ausgefüllten Formblatts Preisblatt (Dokument A06)
5. Angaben zur Preistafel der Nachlizensierung (gem. Abschnitt 2.3)
6. Unterschriebener Zusatzvertrag Fernwartung (Dokument V03)1
7. Unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung DSGVO (Dokument V05)1
8. Eine digitale Fassung der Bieterpräsentation (gem. Abschnitt 4.4)
Zur Teilnahme am Teilnahmewettbewerb sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben:
1. Vorstellung des Unternehmens: Leistungsbereiche und Tätigkeitsfelder (ausgefülltes und unterschriebenes Dokument I02)
2. In der Spalte "Anmerkungen des Anbieters" (ausgefülltes Formblatt Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (Dokument I03))
3. Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit HVTG (unterschriebenes Dokument I04)
4. Aussagefähige Referenzen (ausgefülltes und unterschriebenes Dokument I02, siehe auch Abschnitt 4.2 sowie 4.2.1, Nr. 3)
5. Weitere Anlagen nach Ermessen des Bewerbers
Aus den vollständig und rechtzeitig eingegangenen Bewerbungen zum Teilnahmewettbewerb werden maximal vier Teilnehmer ausgewählt und zur Abgabe eines Erst-Angebotes aufgefordert.
Mindestvoraussetzungen
Der Bewerber muss
1. einen durchschnittlichen Mindestumsatz der Kalenderjahre 2018, 2019 und 2020 von [Betrag gelöscht] EUR p. a.,
2. eine Mitarbeiterzahl von aktuell mindestens sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Standort Deutschland, welche über weitreichende Erfahrungen in ähnlichen Projekten verfügen und Wertungskriterien zur Auswahl der Teilnehmer.
Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt sodann anhand nachstehender Kriterien:
1. Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten zur Einführung eines DMS-Systems in der öffentlichen Verwaltung mit einer integrierten automatisierten Klassifizierung mit einer Gewichtung von 55 %. Es werden maximal 3 Nachweise/Referenzen zugelassen.
2. Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten zur Einführung einer Prozessteuerungsanwendung in der öffentlichen Verwaltung mit einer Gewichtung von 30 %. Es werden maximal 2 Nachweise/Referenzen zugelassen.
3. Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten zur Durchführung von Digitalisierungslaboren in der öffentlichen Verwaltung mit einer Gewichtung von 15 %. Es werden maximal 2 Nachweise/Referenzen zugelassen.
Zur Bewertung der oben genannten Kriterien sind aussagefähige Nachweise beizulegen.
Die Bewertung der oben genannten Auswahlkriterien erfolgt anhand einer Bewertungsmatrix (Dokument I03) und der darin genannten Unterkriterien. Dazu ist für jede Referenz jeweils ge-sondert das entsprechende Tabellenblatt des Dokumentes I03 auszufüllen.
Es wird eine Rangfolge zur Ermittlung der besten Bewerbungen gebildet.
Als Mindestanforderung, um in die engere Auswahl zu kommen, wird das Erreichen von 50 % der möglichen Punkte insgesamt vorausgesetzt. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.
Abschnitt IV: Verfahren
Elektronische Übermittlung: Verkürzung beider Fristen auf 25 Tage.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Kommunikation
Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) abgewickelt.
Die Bewerbungen im Teilnahmewettbewerb sowie die späteren Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen. Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.
Bewerbungen sowie die späteren Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Auswahl der Bieter erfolgt bei Vollständigkeit der vorzulegenden Nachweise durch Bewertung der vorgelegten Unterlagen insbesondere:
— der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzprojekte mit der zu erbringenden Leistung
Im Falle, dass mehrere Bewerber die Anforderungen gleichermaßen erfüllen, wird gelost.
Die Erläuterung zu den Zuschlagskriterien ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Informationen zum weiteren Verfahren (2-Stufiges Verfahren):
1. Teilnahmewettbewerb — 2. Angebotsphase (Verhandlungsverfahren).
Nach abgeschlossenem Teilnahmewettbewerb werden 4 (soweit geeignet) Bieter zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Der 1. Stufe sind gem. den Anforderungen der HVTG bereits die kompletten Vergabeunterlagen, also auch die der 2. Stufe als Vorabversion zur reinen Information beigelegt. Sie müssen noch nicht mit der Bewerbung eingereicht werden.
Zur Abgabe eines Angebotes werden Unterlagen als Finale Version zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt.
Die Vergabestelle behält sich die Möglichkeit vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote ohne weitere Verhandlung zu erteilen.
Die Vergabestelle ist berechtigt bei den Verhandlungen in Stufen zu verfahren und so ggfs. die Anzahl der Teilnehmer zu reduzieren.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land: Deutschland
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)