Ausrichtung der Verleihung des Hessichen Film- und Kinopreises 2021-2022 (MHWK) Referenznummer der Bekanntmachung: VG-0437-2021-0047
Soziale und andere besondere Dienstleistungen – öffentliche Aufträge
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65203
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 611 / 6939-0
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Ausrichtung der Verleihung des Hessichen Film- und Kinopreises 2021-2022 (MHWK)
Ausrichtung der Verleihung der Hessischen Film- und Kinopreise 2021 und 2022 im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst.
Voraussichtich:
Helaba
Neue Mainzer Str. 52-58, 60311 Frankfurt/Main
Alte Oper Frankfurt
Opernplatz 1, 60313 Frankfurt/Main
Die auszuführende Leistung umfasst die Vorbereitung und Durchführung einer Gala zur 32. und 33. Verleihung der Hessischen Film- und Kinopreise 2021 und 2022 jeweils im Oktober des gleichen Jahres sowie die Organisation der Präsentation der ausgezeichneten Filme in ausgewählten Kinos im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst.
Es handelt sich um die Umsetzung der Preisverleihungsveranstaltung (ca. 1 200 Gäste) mit all ihren Teilen wie Pressekonferenz, Vorempfang des Ministerpräsidenten (ca. 50 Gäste), Empfang am Veranstaltungsort, After Show Party (ca. 1 200 Gäste) und Kinopräsentation.
Der Auftrag umfasst:
1. Vorbereitung:
Die Vorbereitung umfasst u. a. Vorgespräche mit dem Auftraggeber, die Erstellung eines künstlerischen Regiekonzeptes, die Veranstaltungslogistik und die Einrichtung eines Gästemanagements.
2. Durchführung:
Zur Durchführung der Galaveranstaltung gehört u. a. die Ablaufregie vor Ort, Betreuung der Gäste vor Ort und eine angemessene Plazierung von Werbemitteln.
3. Nachbereitung:
Die Nachbereitung umfasst u. a. ein Auswertungsgespräch mit dem Auftraggeber und die Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Hessischen Film- und Kinopreises.
4. Kinopräsentation:
Die Präsentation die prämierten Filme in ausgewählten Filmen beinhaltet u. A. die Festlegung des Präsentationszeitfensters und die Kontaktaufnahme mit infrage kommende Kinos.
Der Auftragnehmer wird mit der künstlerisch-kreativen Leitung sowie der technischen und infrastrukturellen Vorbereitung des Veranstaltungsortes, der Konzeption, der Organisation und der Ausrichtung der Veranstaltung beauftragt werden. Neben der Schaffung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Ausrichtung der Veranstaltung inklusive Vorempfang (Event- und Showorganisation, Protokoll und Gästemanagement, PR- und Pressearbeit, Einbindung von Social Media, Sponsoring/Marketing) trägt der Aufragnehmer auch Sorge für eine angemessene Dekoration der Räumlichkeiten.
Für den Fall, dass die wie o. a. geplante Veranstaltung aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie nicht durchgeführt werden kann, hat der Auftragnehmer ein Konzept für eine Alternativveranstaltung für die Preisverleihung zu entwickeln, welche die aktuellen Auflagen berücksichtigt und trotzdem eine angemessene Würdigung der Preisträger sicherstellt. Ein Ausblick auf eine solche Alternativveranstaltung ist mit dem Angebot abzugeben.
Der Auftrag verlängert sich automatisch einmal um 2 weitere Jahre auf eine maximale Vertragsdauer von 4 Jahren, wenn der Vertrag nicht seitens einer der beiden Vertragsparteien gekündigt wird.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
— aktueller Berufs- oder Handelsregisterauszug, nicht älter als 3 Monate, oder einer anderen gleichwertigen Bescheinigung über die erlaubte Berufsausübung nach ausländischem Recht,
— Erklärung betr. „Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen“ (Erklärung Vergabesperre; siehe Vordruck). Statt Unterschrift ist der Name der erklärenden Person (Bewerber) gem. § 126b BGB anzugeben,
— die Gewerbeanmeldung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem sie ansässig sind.
Fortsetzung siehe Ziff. VI.3) Zusätzliche Angaben.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die
Erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vertragsunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot
Abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen einen sich aus der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer zu zahlen.
Abschnitt IV: Verfahren
Der öffentliche Auftraggeber (AG) behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten, §17 Abs. 11 VgV. Ob und in welcher Form Verhandlungsrunden (ggf. mehrere) stattfinden, wird der AG nach Eingang der Erstangebote entscheiden und den Bietern mitteilen.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Fortsetzung zu Ziff. III.I.4) Objektive Teilnahmeregeln und -kriterien:
— Nachweis für eine Berufs- oder Haftpflichtversicherung. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss Personen-, Sach- und Vermögensschäden erfassen. Der Nachweis kann durch Vorlage einer Kopie des Versicherungsscheins, durch Vorlage eines Bestätigungsschreibens der Versicherungsgesellschaft oder durch Abgabe einer Eigenerklärung über das Bestehen der Betriebshaftpflichtversicherung und ihre Laufzeit geführt werden. Im Falle der Abgabe einer Eigenerklärung ist der Nachweis für eine branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung unverzüglich nach Zuschlagserteilung durch Vorlage des Versicherungsscheins zu erbringen,
— Eigenerklärung über Gesamtumsatz der Jahre 2018-2020 + der Leistungen im Zusammenhang mit der Ausrichtung von Veranstaltungen,
— mind. 3 Referenzen, die Erfahrungen in PR- und Pressearbeit für kulturelle Veranstaltungen oder vergleichbare Großveranstaltungen belegen sowie mind. 3 Referenzen, die die auftragsgemäße Ausführung des Veranstaltungsmanagements im Kultur- und Entertainmentbereich oder in anderen vergleichbaren Veranstaltungen, insbesondere in den Teilbereichen (Protokoll-, Gäste- und VIP-Management) in den letzten 3 Jahren belegen unter Angabe von Auftragsvolumen, Ausführungszeiten, Kontaktperson inkl. Anschrift und Telefonnummer.
Es besteht auch die Möglichkeit, 3 Referenzen aus einer Kombination der beiden Erfahrungsfelder (1. Erfahrungen in PR- und Pressearbeit für kulturelle Veranstaltungen oder vergleichbare Großveranstaltungen sowie 2. Ausführung des Veranstaltungsmanagements im Kultur- und Entertainmentbereich in anderen vergleichbaren Veranstaltungen, insbesondere in den Teilbereichen (Protokoll-, Gäste- und VIP-Management)) aus den letzten 3 Jahren einzureichen. In jedem Fall ist anzugeben, welches Erfahrungsfeld bzw. welche Erfahrungsfelder mit der Referenz jeweils abgedeckt werden soll bzw. sollen.
Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Die zuvor stehenden Angaben sind auf einer eigenen Anlage des Bieters zu tätigen,
— Eigenerklärung zur Zahl der Beschäftigten nach Tätigkeitsgruppen zum Erklärungszeitpunkt.
Bei geplantem Einsatz von Nachunternehmern ist zusätzlich der Vordruck 235 (Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen) mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.
Die Teilnahmewettbewerbsunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Hessen (http:// www.vergabe.hessen.de) zur Verfügung gestellt.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt auf Grundlage der Zuschlagskriterien „Konzept“ (Gewichtung: 50 %) und „Preis“ (Gewichtung: 50 %).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
Postleitzahl: 65203
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 611 / 6939-0
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://vergabe.hessen.de