1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
Beschreibung: Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen. Wesentliche Funktionalitäten: - Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen - Genehmigungs- und Freigabeworkflows - Reporting und Transparenz - Belegmanagement und Automatisierung - Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen - Betrugs- und Fehlererkennung - Rollen- und Berechtigungskonzept - Löschkonzept - App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.
Kennung des Verfahrens: bdc1f673-cbf3-4b79-9a1f-6038561f8a10
Interne Kennung: KfW-2026-0034
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72212440 Entwicklung von Software für Finanzanalyse und Buchhaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware, 72212451 Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Palmengartenstraße 5-9
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60325
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1. Der Teilnahmeantrag und später auch das Angebot ist ausschließlich elektronisch in Textform abzugeben. Eine Unterschrift ist hierfür nicht erforderlich. Die elektronische Abgabe erfolgt über das Bieterportal auf unserer Vergabeplattform: https://ausschreibungen.kfw.de. Für die elektronische Abgabe ist eine Registrierung erforderlich. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, gelangen Sie über die Schaltfläche „Bieterassistent“ zur elektronischen Abgabe und zu Ihrer persönlichen Übersicht. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen. 2. Die KfW überprüft die Eignung der Bewerber anhand von Angaben zu den Eignungskriterien im Bieterassistenten und ggf. anhand von Erklärungen und Nachweisen, die auf externer Anlage einzureichen sind. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung bedient, hat zudem eine Eigenerklärung darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
Beschreibung: Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen. Wesentliche Funktionalitäten: - Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen - Genehmigungs- und Freigabeworkflows - Reporting und Transparenz - Belegmanagement und Automatisierung - Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen - Betrugs- und Fehlererkennung - Rollen- und Berechtigungskonzept - Löschkonzept - App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.
Interne Kennung: d1637ca7-759c-4cda-9418-f6f0f72dee18
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72212440 Entwicklung von Software für Finanzanalyse und Buchhaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware, 72212451 Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate, wenn der Vertrag nicht vom Auftragnehmer mit einer Frist von 12 Monaten oder von der KfW mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt wird.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60325
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Hinweis zu den 5.1.9 Eignungskriterien: Bezüglich der Kriterien anhand denen die Bewerber ausgewählt werden, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen, und im Speziellen die Bepunktung der Auswahlkriterien (ESG-Kriterien, Referenzen zu bestimmten Lieferungen und Referenzen zu bestimmten Lieferungen). Der Gewichtungsparameter für die zweite Phase (Gewichtung (Punkte, genau)) stellt bei den oben genannten Auswahlkriterien eine maximal erreichbare Punktzahl dar. Die maximal erreichbare Punktzahl über sämtliche Kriterien beträgt 810 Punkte. Die Ermittlung der Gesamtpunktzahl, sowie die Ermittlung der Rangfolge und die Regelung bei Punktgleichheit ist der Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb zu entnehmen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Klimaschutz und Emissionsmanagement
Gefördertes soziales Ziel: Gleichstellung der Geschlechter, Faire Arbeitsbedingungen
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Kriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Beschreibung des Eignungskriteriums: ESG-Kriterien/ Auswahlkriterien (Punkte, vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 110,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 300,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Auswahlkriterien (Punkte): Inhaltliche Bewertung einer einzelnen - durch den Bieter ausgewählten - vergleichbaren Referenz (vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 400,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases
Beschreibung: Leistung: Qualität (Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 14/10/2026 23:59:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 26/10/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen ist.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: KfW Bankengruppe
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe
Registrierungsnummer: fd94aca1-1b6d-46bf-8af7-a7cf556a74f7
Postanschrift: Palmengartenstr. 5-9
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60325
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6974310
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 2018de2d-ad7b-4cc2-b0a6-8baab0edf709
Abteilung: Bundeskartellamt
Postanschrift: Bundeskanzlerpl. 1
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Bundeskartellamt
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 11a7192d-73d9-407e-846d-c2a6836e4e18 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/09/2026 16:59:05 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 667338-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 187/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/09/2026