Öffentliche Ausschreibung Friedberg 2026 Deutschland – Branchenspezifisches Softwarepaket – CAFM (Computer Aided Facility Management) für die Liegenschaften des Kreises im Wetteraukreis (FB5) 2026-08-05

Deutschland – Branchenspezifisches Softwarepaket – CAFM (Computer Aided Facility Management) für die Liegenschaften des Kreises im Wetteraukreis (FB5)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Wetteraukreis (Fachbereich 5 Bildung und Gebäudewirtschaft)

E-Mail: Julia.Schneider@wetteraukreis.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: CAFM (Computer Aided Facility Management) für die Liegenschaften des Kreises im Wetteraukreis (FB5)

Kennung des Verfahrens: ac339744-1b8e-466a-bd3d-9723a87a37ba

Interne Kennung: CAFM Wetteraukreis FB5

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Wetteraukreis (DE71E)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 500 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber prüft zunächst, ob die Teilnahmeanträge form- und fristgerecht eingegangen sind, ob Ausschlussgründe vorliegen und ob die festgelegten Eignungsmindestanforderungen erfüllt sind. Bewerber, die die Eignungsmindestanforderungen nicht erfüllen oder auszuschließen sind, werden nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert. Der Auftraggeber beabsichtigt, mindestens drei und höchstens fünf geeignete Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufzufordern. Stehen weniger als drei geeignete Bewerber zur Verfügung, kann der Auftraggeber das Verfahren mit den geeigneten Bewerbern fortführen. Übersteigt die Zahl geeigneter Bewerber fünf, erfolgt die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber anhand der Auswahlmatrix mit maximal 100 Punkten. Zur Angebotsabgabe werden die fünf punktbesten geeigneten Bewerber aufgefordert. Bei Punktgleichheit auf dem letzten Rang entscheidet zunächst die höhere Punktzahl im Bereich „vergleichbare Referenzen“, sodann die höhere Punktzahl im Bereich „technische und personelle Leistungsfähigkeit“. Besteht weiterhin Gleichstand, entscheidet das Los. Kriterien für die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber sind: - Umsatz mit vergleichbaren Leistungen - Mitarbeiterzahl - Vergleichbarkeit der Referenzen anhand von Gesamtkosten, Implementierung und Datenmigration, Wartungs- und Instandhaltungsmanagement, Schnittstellen und Integration, Flächen, Raum und Objektmanagement.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Korruption:

Betrug:

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:

Zahlungsunfähigkeit:

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: CAFM (Computer Aided Facility Management) für die Liegenschaften des Kreises im Wetteraukreis (FB5)

Beschreibung: Ziel der Beschaffung ist die Einführung einer cloudbasierten CAFM SaaS Lösung inkl. Nutzungsrechte, Provisionierung (Bereitstellung), Hosting und Betrieb, die alle relevanten Facility Management Prozesse digital unterstützt und die Bewirtschaftung der Liegenschaften des Wetteraukreises nachhaltig verbessert. Der Dienstleiter erbringt die o.g. Leistungen zur Bereitstellung in einer Softwarelösung in deutscher Sprache und mittels deutscher Kommunikation. Die Lösung soll eine moderne, skalierbare und zukunftsfähige Plattform bereitstellen, die den Anforderungen des Fachbereichs 5 sowie der gesamten Kreisverwaltung gerecht wird. Die CAFM SaaS Lösung soll insbesondere folgende Ziele erfüllen: • Zentrale Datenhaltung und damit Ausschluss von Datenredundanzen, Lücken und Inkonsistenzen • Unterstützung, Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen (z. B. Wartung, Verträge, Energie, Reinigung, Betreiberpflichten) • Einheitliche und geführte Workflows, die die Bearbeitung von Vorgängen strukturiert und rechtssicher ermöglichen • Schneller Informationszugriff durch eine einheitliche Datenbasis • Analyse und Berichtsfunktionen für operative und strategische Entscheidungen • Rechtssicherheit bei Betreiberpflichten und Prüfprozessen • Kostenreduktion durch effizientere Nutzung von Flächen und Ressourcen • Transparenz für Investitions und Sanierungsentscheidungen • Wertsteigerung und Werterhalt der baulichen Objekte und technischen Anlagen • Wissenssicherung und Reduktion von Abhängigkeiten von Einzelpersonen • Digitalisierung von Akten • Optimierte, vereinheitlichte und geführte Workflows • Schnellere Reaktionszeiten • Vereinfachte Protokollierung von Arbeiten. Die CAFM SaaS Lösung muss sich konsequent an den Standardprozessen der GEFMA Richtlinien orientieren. Ziel ist es, die im Markt etablierten, praxisbewährten Prozesse des Facility Managements zu nutzen und diese für den Wetteraukreis bereit zu stellen, statt eigene, proprietäre Prozesslogiken zu entwickeln. Dazu gilt: • Die abzubildenden Geschäftsfähigkeiten (Flächenmanagement, Wartung, Energiemanagement, Baumanagement etc.) müssen den GEFMA Richtlinien entsprechen. • Die Prozessmodelle der Anwendung sollen sich an den GEFMA Standards für Rollen, Verantwortlichkeiten und Betreiberpflichten orientieren. • Die Lösung muss eine Zertifizierung nach GEFMA 444 nachweisen; dieser Nachweis ist zwingende Voraussetzung für die Zuschlagsfähigkeit. • Die Konfiguration im Projekt erfolgt auf Basis der vorhandenen GEFMA Standardprozesse der Anwendung; individuelle Sonderprozesse sind nur dort vorzusehen, wo dies fachlich zwingend erforderlich ist und die Updatefähigkeit nicht beeinträchtigt. Damit soll sichergestellt werden, dass der Wetteraukreis künftig eine auditierbare FM Prozesslandschaft erhält, die prozessual und strategisch weiterentwickelt werden kann. Weitere Einzelheiten, auch zur derzeitigen Ausgangslage und dem technologischen Umfeld, siehe Leistungsbeschreibung Teil B Technikteil

Interne Kennung: 0001

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Wetteraukreis (DE71E)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 48 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Weitere Informationen zur Verlängerung: Für den Auftraggeber: Verlängerungsmöglichkeit zweimal um jeweils weitere 24 Monate.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung des Eignungskriteriums: Deckung Personenschäden mit einer Deckungssumme von mind. EUR 2.000.000 brutto Deckung Sach- und Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mind. EUR 2.500.000 brutto jeweils mind. 2 fach maximiert

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz

Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter weist für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre einen Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistungen von 1. Mio. € (CAFM-Software einschließlich Implementierungs-, Migrations-, Hosting-, Betriebs- und Supportleistungen) nach. Gewertet wird der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch keine 3 Jahre besteht: durchschnittlicher Umsatz seit Unternehmensgründung).

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten

Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter verfügt über die gesamte Vertragslaufzeit über ausreichend qualifiziertes Personal zur ordnungsgemäßen Durchführung des ausgeschriebenen Auftrags. Hierzu gehören insbesondere personelle Ressourcen für die Projektleitung, die stellvertretende Projektleitung, für einen Integrations-/Schnittstellenspezialisten, einen Security-/Betriebsverantwortlichen sowie einen Schulungs-/Change-Verantwortlichen. Die, für den Auftrag /zur Projektdurchführung vorgesehenen Mitarbeiter verfügen über Deutschkenntnisse (auf dem C1-Niveau, dies bedeuten eine fortgeschrittene, fließende Sprachverwendung für die berufliche Erfordernis) in Wort und Schrift. Nachweis: Eigenerklärung des Bieters über die personelle Ausstattung des Unternehmens sowie Benennung der für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Rollen/Funktionen.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: 3 Referenzen zu vergleichbaren Leistungen aus den vergangenen drei Jahren (maßgeblich ist der Ablauf der Teilnahmefrist).

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitätskriterium

Beschreibung: Präsentation