5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72212451 Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP), 72221000 Beratung im Bereich Unternehmensanalyse, 72224100 Planung im Bereich Systemimplementierung, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72263000 Software-Implementierung, 72266000 Software-Beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Hauptbahnhof 14d
Stadt: Hanau
Postleitzahl: 63450
Land, Gliederung (NUTS): Main-Kinzig-Kreis (DE719)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Auftraggeber ist berechtigt, die Rahmenvereinbarung 1 mal um 12 Monate zu denselben Bedingungen zu verlängern. Die Ausübung der Verlängerungsoption wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende mitteilen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Projektvorgehen, Methodik & Migrationsstrategie
Beschreibung: Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Projektvorgehen, Methodik & Migrationsstrategie ") wird mit Punkten von 0 bis 6 wie dargestellt bewertet und gewichtet. Die Punkte werden nach den folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Fehlende Grundlage Kein Projektplan, keine Phasendefinition, kein Go-Live-Termin und keine Risikobewertung. 1 Punkt: Fragile Planung Grobe Phasenübersicht ohne klare Meilensteine (Quality Gates), Aufwandsschätzung ungenau bzw. unvollständig (geschätzte Varianz +/- 30 %), Puffer unter einer Arbeitswoche und Risiken nicht quantifiziert; Go-Live-Termin nur erwähnt. 2 Punkte: Rudimentäre Struktur Activate-Phasen skizziert, aber mindestens zwei Abweichungen, Migrationskonzept mit Lücken, Aufwandsschätzung teils unplausibel (geschätzte Varianz +/- 20 %), Puffer ein bis zwei Arbeitswochen und unvollständiges Risikoregister. 3 Punkte: Solide Basis Activate-Methodik weitgehend eingehalten (Maximal eine Abweichung von den Activate-Phasen), strukturiertes Migrationskonzept mit vereinzelt unklaren Stellen, Zeitstrahl in einem Abschnitt unvollständig, geschätzte Aufwandsvarianz +/- 15 %, Go-Live-Termin mit Puffer zwei bis drei Arbeitswochen und mindestens fünf Risiken im Register. 4 Punkte: Fundierte Umsetzung Keine Abweichungen von den Activate-Phasen, Meilensteine klar definiert; Zeitstrahl durchgängig, geringe Lücken in Detailtiefe; geschätzte Aufwandsvarianz +/- 10 % belegt durch Vergleichswerte, Go-Live-Termin plausibel mit Puffer > 4 Arbeitswochen; Risikoregister > 10 Risiken mit Maßnahmenplänen. 5 Punkte: Sehr gute Methodik Lückenlose Activate-Umsetzung; kohärentes, plausibles Migrationskonzept mit detaillierter Aufwandsschätzung; KPI-basiertes Reporting z.B. für Meilensteine, Kostenabweichung als Verhältnis von geplantem zu tatsächlichem Budgetverbrauch, Aufwandstreue, Anzahl kritischer Defects pro Lieferpaket (Soll-Ist-Abweichung < 5 %), Go-Live-Termin sicher erreichbar mit Puffer > 6 Wochen, automatisierte Risikowarnungen und Go-Live-Plan durch Simulation validiert; alle Risiken bewertet und mitigiert. 6 Punkte: Best-Practice-Umsetzung Wie 5 Punkte und zusätzlich umfassende SAP-Activate-System-Conversion mit KPIs, Tools und Risikomanagement; präzise Ressourcen- und Zeitplanung, Alle Phasen vollumfänglich dokumentiert; Aufwandsschätzung mit Benchmarks; Go-Live 31.12.2026 mit Puffer > 8 Wochen; Risikomanagement mit Eskalationsprozessen; automatisierte Fortschritts- und Qualitätssicherung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 19
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Vollständigkeit der Liefergegenstände & Scope
Beschreibung: Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium (Liefergegenstände & Scope) wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach den folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Grobe Lücken Mehr als 20 % der geforderten Liefergegenstände fehlen oder weichen stark ab; keine Modul-Details; Scope unklar; die im Leistungsverzeichnis via SAP Activate vorgegebenen Abnahmekriterien ("Do Releases") sind zwar genannt, aber der Bieter erbringt keine Testfälle oder Metriken. 1 Punkt: Teilweise unvollständig 15-20 % Abweichung bei den Liefergegenständen; rudimentäre Modulübersicht ohne technische Tiefe; SAP Activate Akzeptanzkriterien - im LV genannt, der Bieter legt jedoch keine Testfälle oder Metriken vor; Modulübersicht ohne technische Spezifikation; Scope nur allgemein genannt. 2 Punkte: Grundlegende Abdeckung 10 - 15 % Abweichung bei den Liefergegenständen; Modulbeschreibungen ungleichmäßig detailliert; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis für Hauptmodule vorhanden, Bieter skizziert Testverfahren aber nur grob und ohne konkrete Messwerte. 3 Punkte: Befriedigende Vollständigkeit 5 - 10 % Abweichung bei den Liefergegenständen; zentrale Module (z. B. RE-FX & FI-CO/Finance) gut beschrieben; aber einzelne Punkte nicht plausibel belegt; Scope überwiegend vollständig; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis definiert, einzelne Prüfszenarien fehlen; der Bieter bestätigt die Kriterien, liefert aber nur Teilnachweise. 4 Punkte: Nahezu vollständig Unter 5 % Abweichung bei den Liefergegenständen; alle Module benannt und technisch beschrieben; kleinere Unschärfen im Scope; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis vollständig für > 90 % der Liefergegenstände mit klaren Metriken; der Bieter legt Testwerkzeuge, Testskripte und Abnahmeprotokolle für diese 90 % vor. 5 Punkte: Vollständige Dokumentation 100 % Abdeckung aller Liefergegenstände; Modul-Details für RE-FX & FI-CO/Finance vollständig dargestellt; Scope klar strukturiert Abweichungen unwesentlich technische Spezifikationen inklusive Schnittstellen- und Datenmodell; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis für alle Liefergegenstände definiert; der Bieter liefert einen detaillierten Testplan, reproduzierbare Testläufe und vollständige Abnahmeprotokolle gemäß "Do Releases". 6 Punkte: Exzellente Spezifikation Wie bei 5 Punkten, plus zusätzliche Testskripte und Prüfkriterien im Leistungsverzeichnis ("Do Releases" erweitert); automatisierte Abnahmeprozesse beschrieben und in die Tool-Kette integriert; der Bieter liefert Muster-Abnahmebericht und Änderungsmanagement-Workflow gemäß SAP Activate-Vorgaben.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 33
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Projektteam
Beschreibung: Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Projektteam") wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Unerfahrenes Personal Keine Nachweise; alle Rollen < 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; Projektleiter (PL) nicht vertraglich zugesichert, Kommunikation in der Angebotspräsentation fehlt oder bleibt unstrukturiert. 1 Punkt: Schwache Expertise PL > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung, aber ohne Brownfield-Migrations-Projekt; weitere Schlüsselressourcen des Kernteams sind unerfahren mit < 3 Jahre SAP-Erfahrung; vertragliche Pönalregelung nur für PL; Kommunikation in der Angebotspräsentation überwiegend reaktiv; keine Adressierung von Risiken in der Präsentation. 2 Punkte: Basisqualifikation PL mit 1 Brownfield-Migrations-Projekt und > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; 2 Key-Ressourcen > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale für nicht gerechtfertigten Austausch des Projektleiters, aber kein Notfall-Ersatzplan zum Austausch von Ressourcen skizziert; Kommunikation in der Angebotspräsentation Kommunikation überwiegend reaktiv; keine Adressierung von Risiken in der Präsentation. 3 Punkte: Solides Kernteam PL > 1 Brownfield-Migrations-Projekte und > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; drei Schlüssel-Ressourcen des Kernteams > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale für PL + eine weitere Ressource angeboten; Es gibt einen Notfall-Ersatzplan für Ressource aus dem Kernteam; die Kommunikation in der Präsentation war klar, aber nicht immer proaktiv. 4 Punkte: Erfahrenes Kernteam PL > 2 Brownfield-Migrations-Projekte und > 7 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vier Key-Ressourcen > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale & Ersatzplan für PL und zwei Schlüssel-Ressourcen; Kernteam hat Expertise über SAP-Zertifikate nachgewiesen; sehr gute Kommunikation mit sachlicher, adressatengerechter Präsentation. 5 Punkte: Hochqualifiziertes Team PL > 7 Jahre S/4HANA-Erfahrung mit > 2 Brownfield-Migrations-Projekten; alle Key-Ressourcen > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale angeboten & Ersatzplan für gesamtes Kernteam aufgestellt; proaktive Risiko-Kommunikation; herausragende Kommunikation in der Angebotspräsentation (klare Antworten, proaktive Adressierung von Projektrisiken, stets adressatengerecht). 6 Punkte: Spitzenbesetzung PL > 10 Jahre S/4HANA-Erfahrung mit > 3 Brownfield-Migrations-Projekten; alle Kernteam-Mitglieder > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vollständige vertragliche Pönal- & Ersatzregelungen; unabhängiger Prüfbericht Bericht über erfolgreiches Roll-Out; exzellente Angebotskommunikation mit überzeugenden, risikoorientierten Antworten und perfekter Zielgruppenansprache.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 33
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Mitwirkungsleistungen, OCM & Know-How Transfer
Beschreibung: Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Mitwirkungsleistungen, OCM & Know-How Transfer") wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Untragbarer Aufwand Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um über 150 MD (man days = Mann-Tage = 8h) überschrittten; kein OCM-Plan (Organisational Change Management); kein Konzept für Wissenstransfer; hohes Abhängigkeitsrisiko. 1 Punkt: Überlastung erkennbar Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um 100-150 MD überschritten; OCM nur grob skizziert; Wissenstransfer theoretisch angedeutet; Risiken nicht quantifiziert. 2 Punkte: Teilweise brauchbar Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um 50-100 MD überschritten; OCM-Plan mit 1-2 Methoden, aber wenig Praxisbezug; Transferplan ohne Zeitplan; moderate Risiken bekannt, aber sie sind noch unstrukturiert. 3 Punkte: Befriedigend umsetzbar Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um 15-50 MD überschritten; OCM-Konzept mit > 3 Methoden aber nicht auf BHG-Rollen zugeschnitten; Transferplan mit Zeitplan für 3 Workshops; identifizierten Risiken sind systematisch in einem Dokument erfasst und mit entsprechenden Maßnahmen hinterlegt. 4 Punkte: Realistische Planung Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um < 15 MD überschritten; detailliertes und plausibles OCM-Konzept mit > 5 in der eigenen Praxis bewährten Methoden, angepasst an BHG-spezifische Risiken und Organisationsstruktur; Konzept für spezifischen Wissenstransfer zu BHG-Prozessen und -Modulen, exakt zugeschnitten auf BHG-Ressourcen und mit hoher Wahrscheinlichkeit für zügige und sichere Übernahme in den Eigenbetrieb (keine Basis-SAP S/4HANA-Schulung); klare Erfolgskriterien und Risikoanalyse. 5 Punkte: Sehr gute Transferstrategie Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um < 10 MD überschritten; OCM-KPIs (z. B. Adoptionsrate > 80 %); Transfer mit einem detaillierten Schulungsplan (> 5 Tage) plus Coaching, spezifisch für BHG-Rollen und Module; Lessons-Learned-Prozess; systematische Risikominderung. 6 Punkte: Exzellenter Wissenstransfer Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um < 5 MD überschritten; OCM-Dashboard mit Echtzeit-KPIs; Transferplan mit > 8 Trainingstagen und On-the-job-Coaching, maßgeschneidert für BHG; nachgewiesene Pilot-Schulung; Abhängigkeiten eliminiert; kompletter Roll-out-Nachweis durch unabhängige Prüfung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Vorschriften über die Einlegung von Rechtsbehelfen finden sich in den §§ 155 ff. GWB. Auf die Zulässigkeitsvoraussetzungen eines Nachprüfungsantrags zur Vergabekammer gemäß §§ 160 ff. GWB wird hingewiesen, insbesondere auf die Regelung des § 160 Abs. 3 S. 1 GWB, die folgenden Wortlaut hat: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein-reichen des Nachprüfungsantrags erkennt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind." Die zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren ist der Auftragsbekanntmachung auf der Vergabeplattform unter "Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren" benannt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: BeteiligungsHolding Hanau GmbH