Öffentliche Ausschreibung Frankfurt am Main 2026 Deutschland – Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen – Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon 2026-05-18

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen

E-Mail: carola.landeck@bundesbank.de

Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2.1.

Verfahren

Titel: Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

Beschreibung: Rahmenvereinbarung Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon der Deutschen Bundesbank Die Vertragslaufzeit beträgt max. 4 Jahre.

Kennung des Verfahrens: 934d53d4-1f2a-42b6-a74a-ca479be28c14

Interne Kennung: 26-2000068787

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Mainzer Landstraße 46

Stadt: Frankfurt am Main

Postleitzahl: 60325

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y63MKBH#

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

Beschreibung: In ihrer Eventlocation "Europavillon der Deutschen Bundesbank" tritt die Bundesbank in den direkten Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern, um die Bundesbank und ihre Aufgaben bei den Zielgruppen positiv zu verankern. Für das Marketing, die operative Umsetzung sowie beim Registrierungs- und Einlassprozess suchen wir Unterstützung durch einen kompetenten Agenturpartner. Der Europavillon befindet sich in der Mainzer Landstr. 47 direkt vor dem Hochhaus "Frankfurter Büro Center", in dem die Deutsche Bundesbank aufgrund der Sanierung ihrer Zentrale ihr Übergangs-quartier bezogen hat. Der Europavillon ist Teil des Grundstücks und ist aufgrund seiner Lage besonders für öffentliche Veranstaltungen geeignet. Das Gebäude wurde mit moderner Veranstaltungs-technik ausgestattet . Im modularen Raumkonzept können Veranstaltungen mit bis zu 80 Personen stattfinden. Der Fokus liegt auf Veranstaltungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für die Finanz- und Wirtschaftsszene. Es sollen ein bis zwei Events pro Monat bzw. 10-15 Veranstaltungen pro Jahr stattfinden. Bei den Referent:innen und Gästen liegt der Fokus auf Frankfurt und Rhein-Main. Ein belastbares Netzwerk in der Region ist daher für die Weiterentwicklung des Direkt- und Social-Media-Marketings und die Ansprache potenzieller Speaker:innen unverzichtbar. Im Jahr 2025 fanden bereits unterschiedliche neue Veranstaltungsformate für verschiedene Zielgruppen statt (siehe Website unter: www.bundesbank.de/europavillon). Bei Bedarf werden weitere zielgruppenspezifische Formate entwickelt und Sonderveranstaltungen durchgeführt. Leistungsumfang Der Agenturpartner nennt eine feste Ansprechperson/ein festes Projektteam und muss folgende Leistungen erbringen: 1) Beratung zum Veranstaltungsmarketing - Evaluation und Weiterentwicklung der Marketingmaßnahmen mit dem Ziel möglichst hoher Besucherzahlen und Erweiterung des Teilnehmerkreises - Beratung zum optimalen Marketingmix je nach Art der gewünschten Zielgruppe bei der jeweiligen Veranstaltung im vorgegebenen Budgetrahmen - Beratung zu zum Europavillon passenden Netzwerken in Frankfurt - Ggf. Beratung zum Aufbau und Management einer Europavillon-Community - Vorbereitung der Maßnahmen zur späteren Umsetzung durch die Bundesbank 2) Konzeptionelle Leistungen - Im Bedarfsfall konzeptionelle Unterstützung einzelner Veranstaltungen z. B. durch Vorschläge für Unterhaltungsacts, Speaker:innen und spezielle Raumgestaltung 3) Projektmanagement - Zentrale Ansprechperson (Key-Account Manager/in) - Aufstellen von Projekt- und Zeitplänen und Überwachung der Meilensteine sowie Budgetstatus - Teilnehmermanagement: Für das Teilnehmermanagement soll die aktuell in der Bundesbank eingesetzte Konferenzmanagement-Software (Ventari von U2D) genutzt werden. Die Agentur erhält einen personalisierten Zugang. Die Agentur-Mitarbeiter:innen erhalten eine Schulung. Pro Veranstaltungen sind bei Bedarf folgende Aufgaben zu übernehmen: o Einrichten und Verwalten der einzelnen Veranstaltungen in der Software Ventari o Versand von Emails an die registrierten Gäste, Wartelistenmanagement, etc. o Nachbereitung: Auswertung der Gäste- und No-Show-Raten sowie Durchführung und (grafische) Auswertung der Feedback-Befragung - Im Bedarfsfall: Auswahl, Steuerung und Beauftragung von Unterauftragnehmern (z. B. Künstlermanagement, besondere Raumausstattung, Catering-Dienstleister, Werbemaßnahmen). Die Fremdkosten werden nach Vorlage der Belege abgerechnet. 4) Registrierungs- und Einlassmanagement Die Aufgaben beim Einlassmanagement pro Veranstaltung umfassen: - Empfang und Registrierung der Gäste vor Ort mit bereitgestelltem Endgerät - Ggf. Vorbereitung und Ausgabe von Namensschildern - Ggf. Organisation und Handling der Garderobe

Interne Kennung: 26-2000068787

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Mainzer Landstraße 46

Stadt: Frankfurt am Main

Postleitzahl: 60325

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Angebotsvergleichspreis

Beschreibung: Die Ermittlung des Angebotsvergleichspreises erfolgt gemäß den Angaben im Dokument "C2_ Preisangebot_ 26-2000068787". Das preiswerteste Angebot erhält die volle Punktzahl i. H. v. 400 Punkten. Die Punktwerte der anderen Angebote errechnen sich nach der Formel: "Punkte"=400×"niedrigstes Angebot" /"zu bewertendes Angebot"

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 40

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualität

Beschreibung: 2. Qualität Untergliederung wie folgt: 2.1. Qualität der Leistung - Schriftliches Konzept (Buchbewertung) (40%) 2.2. Angebotspräsentation (20%) Die Ermittlung der Leistungspunkte zur Bewertung der Qualität der angebotenen Dienstleistung erfolgt gemäß den Angaben im Dokument "A4_Wertungsmatrix_26-2000068787". Insgesamt können 1.000 Punkte erreicht werden. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der Qualitätspunkte (max. 600) und der Preispunkte (max. 400). Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erteilt. Für die Qualität der Leistung - Schriftliches Konzept sind in Summe maximal 400 Leistungspunkte erzielbar. Rahmenbedingungen für die Konzepte: o Die Bewertung der Qualität erfolgt anhand der folgenden einzureichenden Konzepte (ergänzende Power Point Präsentationen möglich). 1. Konzept zum Veranstaltungsmarketing (max. 4 DIN A4 Seiten) mit folgenden Inhalten (max. 200 Punkte): 1.1 Marketingkonzept für den Europavillon als Dialograum der Bundesbank in der Frankfurter Innenstadt 1.2 Angemessener Einsatz von Marketingmaßnahmen und Budgetmitteln mit Blick auf Veranstaltungen der öffentlichen Hand 1.3 Realistisches Erwartungsmanagement für Kooperationen mit Netzwerkpartnern in Frankfurt/Rhein-Main 2. Kurz-Konzepte / Beschreibungen zur Planung und Umsetzung der Formate (max. 200 Punkte): 2.1 Eventformat breite Öffentlichkeit, (max. 2 DIN A4 Seiten pro Eventvorschlag) mit folgenden Inhalten (max. 100 Punkte): 2.1.1 Themen- und Speakervorschlag für zwei Events mit unterschiedlichen thematischen Schwerpunkten 2.1.2 Beschreibung der Zielgruppe mit Beispielen zum Veranstaltungsmarketing (geeignete Maßnahmen und Zeitplanung) 2.1.3 Beispielhafte Preiskalkulation für die vorgeschlagene Umsetzung Die Angebotspräsentation hat zum Ziel, die Umsetzungen der angebotenen Dienstleistung auf Grundlage des vorliegenden Angebotes zu plausibilisieren und zu konkretisieren. Die Präsentation sollte hierbei folgende Elemente umfassen: - Vorstellung und zusätzliche Erläuterung der mit dem Angebot eingereichten Konzepte - Erläuterung zu den allgemeinen Anforderungen der Leistungsbeschreibung - Vorstellung der zuständigen Ansprechpersonen, welche dem Auftraggeber über die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrages zur Verfügung stehen Für die Angebotspräsentation sind maximal 200 Leistungspunkte erzielbar.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 60

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Auftragsbedingungen:

Dieses Verfahren fällt unter die Verordnung zu ausländischen Subventionen (FSR)

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Deutsche Bundesbank, Leiter des Zentralbereichs Beschaffungen

Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: 0,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 0,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Urban Media Project GmbH & Co. KG

Angebot:

Kennung des Angebots: 624000

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Ausländische Subventionsmaßnahmen: Eingereichte Erklärung; Standardvergabeverfahren

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 26-2000068787

Titel: Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

Datum des Vertragsabschlusses: 11/05/2026

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers