Öffentliche Ausschreibung Frankfurt am Main 2026 Deutschland – Scanning – Externes Belegmanagement für die Rechnungsprüfung sonstiger Leistungserbringer im Sinne des § 302 SGB V und § 105 SGB XI 2026-03-27

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2.1.

Verfahren

Titel: Externes Belegmanagement für die Rechnungsprüfung sonstiger Leistungserbringer im Sinne des § 302 SGB V und § 105 SGB XI

Beschreibung: Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Belegannahme und -verarbeitung der Abrechnungsunterlagen, die nach den Richtlinien des GKV-Spitzenverbandes nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI über Form und Inhalt des Abrechnungsverfahrens mit "Sonstigen Leistungserbringern" einzureichen sind, und deren Digitalisierung. Es handelt sich um Belege aus den Leistungsbereichen Hilfsmittel, Häusliche Krankenpflege, Pflegeversicherung, Heilmittel, Fahrkosten, Arzneimittel von sonstigen Leistungserbringern, Sonstige Leistungen (u. a. Reha-Sport/Funktionstraining sowie Hebammenhilfe).

Kennung des Verfahrens: 7e22f52f-9ee6-4660-b07e-27dfa21de74b

Interne Kennung: VG_2025_002

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999000 Scanning und Rechnungsstellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Ort im Europäischen Wirtschaftsraum

Zusätzliche Informationen: Am Erfüllungsort des Auftragnehmers muss die Datenschutz-Grundverordnung der EU gelten.

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5SYT73CETM3# Die Erklärung bzw. Verpflichtungserklärung des Bieters/Wirtschaftsteilnehmers zum Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) (Eigenerklärung gemäß Ziffer 5 der Anlage B.04). Die Teilnahmeanträge/Angebote von Bietern/Wirtschaftsteilnehmern, bei denen ein nachweislich schuldhafter Verstoß gegen die Verpflichtung zum HVTG vorliegt, können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Sofern eine Bewerber- oder Bietergemeinschaft vorliegt, dann ist die Erklärung bzw. Verpflichtungserklärung zum Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) von jedem beteiligten Unternehmen einzureichen. Sofern sich der Eignungsleihe bedient wird, dann ist die Erklärung bzw. Verpflichtungserklärung zum Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) von jedem eignungsleihendem Unternehmen einzureichen. Sofern Unterauftragnehmer/Nachunternehmer ohne Eignungsleihe eingesetzt werden, dann ist die Erklärung bzw. Verpflichtungserklärung zum Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) nach Aufforderung durch die Auftraggeberin von jedem Unterauftragnehmer/Nachunternehmer einzureichen. +++ Die Erklärung des Bieters/Wirtschaftsteilnehmers gemäß der Vorlage des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (Eigenerklärung Russland Sanktionen gemäß Anlage B.04A). An Teilnahmeanträge/Angebote von Bietern/Wirtschaftsteilnehmern, die nicht die Eigenerklärung nach der Vorlage des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz auf Grundlage des Artikels 5 k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 vorweisen können, darf kein Zuschlag erteilt werden, so dass diese vom Verfahren ausgeschlossen werden. Sofern eine Bewerber- oder Bietergemeinschaft vorliegt, dann ist die Erklärung gemäß der Vorlage des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz von jedem beteiligten Unternehmen einzureichen. +++ Die Eigenerklärung/Verpflichtungserklärung zur Leistungsbeschreibung (Ziffer 2.1.2) TR-RESISCAN (Anlage B.06). Wir erfüllen mit dem Scannen der Belege die Anforderungen der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan) des BSI: ja oder nein Als Nachweis der Erfüllung der Anforderung dient das gültige Zertifikat der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan). Das gültige Zertifikat der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan) ist nach Aufforderung von der Auftraggeberin vor der Zuschlagserteilung als Nachweis einzureichen. ODER Wir verpflichten uns, 14 Tage nach der Zuschlagserteilung den Nachweis zur Beauftragung der Zertifizierung der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan) vorzulegen und das Zertifikat der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan) bis zum 01.07.2026 der Auftraggeberin vorzulegen: Zertifikat der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan): ja oder nein Die Regelungen zur Karenzzeit (siehe Ziffer 2.1.2 der Anlage D.03) bleiben hiervon unberührt. Die Auftraggeberin betrachtet Angebote, die das Zertifikat der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan) des BSI nicht nachweisen, oder sich nicht verpflichten 14 Tage nach der Zuschlagserteilung den Nachweis zur Beauftragung der Zertifizierung der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan) vorzulegen und das Zertifikat der Richtlinie 03138 (TR-Resiscan) des BSI bis 01.07.2026 einzureichen, als nicht für die Auftragsausführung befähigt, so dass diese Angebote vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Sofern eine Bewerber- oder Bietergemeinschaft vorliegt, dann ist die Erklärung/Verpflichtungserklärung zur Leistungsbeschreibung (Ziffer 2.1.2) TR-RESISCAN von jedem beteiligten Unternehmen einzureichen. Sofern Unterauftragnehmer/Nachunternehmer ohne Eignungsleihe eingesetzt werden, dann ist die Erklärung/Verpflichtungserklärung zur Leistungsbeschreibung (Ziffer 2.1.2) TR-RESISCAN, sofern notwendig, nach Aufforderung durch die Auftraggeberin von jedem Unterauftragnehmer/Nachunternehmer einzureichen. +++ Die Eigenerklärung/Verpflichtungserklärung zur Leistungsbeschreibung (Ziffer 2.1.2) Formular Verfahrensbeschreibung eIDAS (Anlage B.07). Wir erfüllen die technischen Voraussetzungen für das eIDAS und reichen nach Aufforderung durch die Auftraggeberin nach der Zuschlagserteilung das vollständig und konform zur eIDAS ausgefüllte Formular Verfahrensbeschreibung (Anlage D.03q) ein: ja oder nein ODER Wir verpflichten uns, dass wir die technischen Voraussetzungen für das eIDAS bis zum 01.07.2026 erfüllen und reichen sofort mit der Erfüllung der Voraussetzungen das voll-ständig und konform zur eIDAS ausgefüllte Formular Verfahrensbeschreibung (Anlage D.03q) ein: ja oder nein Die Auftraggeberin betrachtet Angebote, die die technischen Voraussetzungen der eIDAS nicht erfüllen, oder sich nicht verpflichten die entsprechende technischen Voraussetzungen eIDAS bis 01.07.2026 erfüllen, als nicht zur Auftragsausführung befähigt, so dass diese Angebote vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Sofern eine Bewerber- oder Bietergemeinschaft vorliegt, dann ist die Erklärung/Verpflichtungserklärung zur Leistungsbeschreibung (Ziffer 2.1.2) Formular Verfahrensbeschreibung eIDAS von jedem beteiligten Unternehmen einzureichen. Sofern Unterauftragnehmer/Nachunternehmer ohne Eignungsleihe eingesetzt werden, dann ist die Erklärung/Verpflichtungserklärung zur Leistungsbeschreibung (Ziffer 2.1.2) Formular Verfahrensbeschreibung eIDAS, sofern notwendig, nach Aufforderung durch die Auftraggeberin von jedem Unterauftragnehmer/Nachunternehmer einzureichen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Externes Belegmanagement für die Rechnungsprüfung sonstiger Leistungserbringer im Sinne des § 302 SGB V und § 105 SGB XI

Beschreibung: Zum Leistungsumfang des Auftragnehmers gehören die folgenden Aufgaben im Rahmen des Belegmanagements: - Annahme der Rechnungen und Papierbelege für die Leistungsbereiche Hilfsmittel, Häusliche Krankenpflege, Pflegeversicherung, Heilmittel, Fahrkosten, Arzneimittel von sonstigen Leistungserbringern, Sonstige Leistungen (u. a. Reha-Sport/Funktionstraining sowie Hebammenhilfe). - Prüfung und Beachtung, dass die Auftraggeberin Kostenträgerin der abgerechneten Leistung ist (Zuständigkeitsprüfung) - Erstellung von Imagedateien der Belege - Nutzdatengewinnung aus den Belegen - Erzeugen von DTA-Daten für Rechnungen, für die kein DTA-Datensatz bei der Auftraggeberin vorliegt - Annahme inkl. Erzeugung einer XML-Datei von sonstigen Dokumenten und die maschinelle Übertragung an die Auftraggeberin - Archivierung bzw. Datenvernichtung und Löschung entsprechend den Vorgaben der Auftraggeberin Das geschätzte Gesamtvolumen für das Beleglesemanagement vom 01.08.2026 bis zum 31.07.2030, für die maximal mögliche Vertragslaufzeit von 4 Jahren, ist im Mengengerüst (Anlage D.03a) aufgeführt: - Geschätztes Gesamtvolumen Einzelrechnungen für die maximal mögliche Vertragslaufzeit von 4 Jahren: 19.257.000 Summe Einzelrechnungen. - Geschätzte Anzahl zu scannender Blätter für die maximal mögliche Vertragslaufzeit von 4 Jahren (1 Blatt hat Vorder-und Rückseite): 50.802.000 Summe Blätter Die angegebenen Mengen resultieren aus Erfahrungswerten der Jahre 2024/2025 und wurden auf dieser Grundlage für die maximale mögliche Vertragslaufzeit entsprechend prognostiziert. Die prognostizierten Mengenangaben können nur als Grundlage für die Kalkulation dienen, da die Auftraggeberin keinen Einfluss auf die Veränderungen am Gesundheitsmarkt, der dem stetigen Wandel (Gesetzgebung, Rechtsprechung, Marktverhalten) unterliegt, hat. Die geschätzten Mengen der Einzelrechnungen und der zu scannenden Blätter können variieren und sind weder als Mindestmengen noch als Höchstmengen zu verstehen (Mindestmenge geschätzter Einzelrechnungen und scannender Seiten/Blatt sind nicht garantiert).

Interne Kennung: VG_2025_002

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999000 Scanning und Rechnungsstellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Ort im Europäischen Wirtschaftsraum

Zusätzliche Informationen: Am Erfüllungsort des Auftragnehmers muss die Datenschutz-Grundverordnung der EU gelten.

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 24 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Leistungen werden auf die Dauer von zwei Jahren ab dem 01.08.2026 vergeben. Nach Ablauf der Erstlaufzeit verlängert sich der Vertrag jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, höchstens jedoch zweimal, sofern nicht eine der Vertragsparteien der Verlängerung widerspricht. Die Beauftragung endet somit spätestens zum 31.07.2030.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Preis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 100

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes

Informationen über die Überprüfungsfristen: Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter vor Einreichen des Nachprüfungsantrages gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme gegenüber dem Auftraggeber rügen; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. Auf die Rügeverpflichtung vor Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens nach § 160 Abs. 3 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, eingereichte Rügen und die dazu gehörigen Antworten anonymisiert im Rahmen der Bewerber/-Bieterkommunikation zu veröffentlichen, sofern diese nach seiner Ansicht verfahrensrelevante Informationen enthalten.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Lauterer Wettbewerb

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Gemäß § 39 (6) 4 VgV werden die Angaben nicht veröffentlicht.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: SPS Germany GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 2 - 555881

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Lauterer Wettbewerb

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Gemäß § 39 (6) 4 VgV werden die Angaben nicht veröffentlicht.

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Lauterer Wettbewerb

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Gemäß § 39 (6) 4 VgV werden die Angaben nicht veröffentlicht.

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: SPS Germany GmbH

Datum des Vertragsabschlusses: 24/03/2026

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen