1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Magistrat der Stadt Bensheim
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung einer zentralen Starface Cloud-Telefonanlage mit Yealink Komponenten für die Stadtverwaltung Bensheim
Beschreibung: Die Stadtverwaltung Bensheim (nachfolgend „AG“) betreibt derzeit vier eigenständige, lokale Telefonanlagen an den Standorten Rathaus, Alte Faktorei, Tourist-Information und Kulturbüro. Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Ablösung dieser Anlagen durch eine zentrale, cloudbasierte und zukunftssichere Telefonanlage des Anbieters Starface, die bereits in einem PoC erfolgreich evaluiert wurde. Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Implementierung sowie die Bereitstellung und den Betrieb der neuen Lösung für eine Vertragslaufzeit von drei (3) Jahren. Darüber hinaus behält sich die AG vor, den Vertrag einmalig um ein (1) weiteres Jahr zu verlängern. Der Ausschreibungszeitraum sowie sämtliche Leistungen sind entsprechend auf diese Grundlaufzeit und die optional mögliche Verlängerungsperiode auszurichten. Der Mustervertrag ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Die neue Lösung soll u.a.: • die bestehende TK-Infrastruktur vereinheitlichen, • den administrativen Aufwand reduzieren, • Kosten langfristig minimieren, • die Nutzerakzeptanz durch den Einsatz von Softphones deutlich erhöhen, • die IT-Sicherheit nach Maßgabe der EU-DSGVO gewährleisten und • die Abhängigkeit von lokaler Hardware und Infrastruktur minimieren. Aktuell sind rund 250 Mitarbeitende an den vier genannten Standorten von der Umstellung betroffen. Insgesamt beschäftigt die Stadtverwaltung ca. 470 Mitarbeitende an 20 Standorten.
Kennung des Verfahrens: 5e50e94b-90b1-4770-8252-080e0e4201d5
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 32570000 Kommunikationsanlage, 32551200 Telefonzentralen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bensheim
Postleitzahl: 64625
Land, Gliederung (NUTS): Bergstraße (DE715)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung einer zentralen Cloud-Telefonanlage
Beschreibung: Die Stadtverwaltung Bensheim (nachfolgend „AG“) betreibt derzeit vier eigenständige, lokale Telefonanlagen an den Standorten Rathaus, Alte Faktorei, Tourist-Information und Kulturbüro. Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Ablösung dieser Anlagen durch eine zentrale, cloudbasierte und zukunftssichere Telefonanlage des Anbieters Starface, die bereits in einem PoC erfolgreich evaluiert wurde. Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Implementierung sowie die Bereitstellung und den Betrieb der neuen Lösung für eine Vertragslaufzeit von drei (3) Jahren. Darüber hinaus behält sich die AG vor, den Vertrag einmalig um ein (1) weiteres Jahr zu verlängern. Der Ausschreibungszeitraum sowie sämtliche Leistungen sind entsprechend auf diese Grundlaufzeit und die optional mögliche Verlängerungsperiode auszurichten. Der Mustervertrag ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Die neue Lösung soll u.a.: • die bestehende TK-Infrastruktur vereinheitlichen, • den administrativen Aufwand reduzieren, • Kosten langfristig minimieren, • die Nutzerakzeptanz durch den Einsatz von Softphones deutlich erhöhen, • die IT-Sicherheit nach Maßgabe der EU-DSGVO gewährleisten und • die Abhängigkeit von lokaler Hardware und Infrastruktur minimieren. Aktuell sind rund 250 Mitarbeitende an den vier genannten Standorten von der Umstellung betroffen. Insgesamt beschäftigt die Stadtverwaltung ca. 470 Mitarbeitende an 20 Standorten.
Interne Kennung: LOT-0001 E38983945
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 32570000 Kommunikationsanlage, 32551200 Telefonzentralen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bensheim
Postleitzahl: 64625
Land, Gliederung (NUTS): Bergstraße (DE715)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/05/2026
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Ausführungsfrist: Implementierung schnellstmöglich nach Auftragsvergabe, Abschluss der Implementierung spätestens 6 Monate nach Auftragserteilung Die Vertragslaufzeit von 3 Jahren startet mit Beginn der Implementierung, beinhaltet weiterhin laufende Nutzungs- und Lizenzleistungen sowie zusätzliche Serviceleistungen gem. Leistungsverzeichnis. Darüber hinaus behält sich der AG vor, den Vertrag einmalig um ein (1) weiteres Jahr zu verlängern. Der Ausschreibungszeitraum sowie sämtliche Leistungen sind entsprechend auf diese Grundlaufzeit und die optional mögliche Verlängerungsperiode auszurichten. Die optionale Verlängerung erfolgt automatisch, sofern der AG den Vertrag nicht mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Vertragsende kündigt.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis inkl. Nachlass (Wertungssumme) = Gewichtung 60 %
Beschreibung: Preis inkl. Nachlass (Wertungssumme) = Gewichtung 60 %
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept = Gewichtung 40 %
Beschreibung: Konzept = Gewichtung 40 % Im Rahmen der Ausschreibung werden die Bieter gebeten, neben dem Preisangebot ein Umsetzungskonzept einzureichen. Dieses Konzept dient der Bewertung der technischen und organisatorischen Leistungsfähigkeit sowie der Qualität der vorgeschlagenen Vorgehensweise und soll auf Basis des beiliegenden Leistungsverzeichnisses erstellt werden. Das Konzept ist gemeinsam mit dem Hauptangebot elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. Die Darstellung kann in tabellarischer oder beschreibender Form erfolgen und sollte den oben genannten Strukturpunkten folgen. Der Umfang soll maximal 10 DIN-A4-Seiten betragen (ohne Anhänge). Die Schriftart wird auf Arial mit der Schriftgröße 10 festgelegt. Für die Erstellung des Konzeptes werden keine Kosten übernommen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Offizielle Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Überprüfungsstelle: Offizielle Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2)Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Magistrat der Stadt Bensheim
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Magistrat der Stadt Bensheim
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Offizielle Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die die Zahlung ausführt: Magistrat der Stadt Bensheim
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Magistrat der Stadt Bensheim
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 139 288,74 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: opticom IT-Systemhaus GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: opticom IT-Systemhaus GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 139 288,74 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: E38983945
Datum der Auswahl des Gewinners: 11/03/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 11/03/2026
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Magistrat der Stadt Bensheim
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Magistrat der Stadt Bensheim
Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 36428287
Postanschrift: Kirchbergstraße 18
Stadt: Bensheim
Postleitzahl: 64625
Land, Gliederung (NUTS): Bergstraße (DE715)
Land: Deutschland
Telefon: +496251140
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Offizielle Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE812056745
Postanschrift: Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +496151120
Fax: +496151126347
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: opticom IT-Systemhaus GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE151755406
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0a38396e-8fe6-43c1-9ba2-9115c72b48e6 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/03/2026 13:36:30 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 205176-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 59/2026
Datum der Veröffentlichung: 25/03/2026