Öffentliche Ausschreibung Frankfurt am Main 2026 Deutschland – Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen – Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon 2026-02-16

Deutschland – Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen – Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen

E-Mail: beschaffungen@bundesbank.de

Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

Beschreibung: Rahmenvereinbarung Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon der Deutschen Bundesbank Die Vertragslaufzeit beträgt max. 4 Jahre.

Kennung des Verfahrens: 934d53d4-1f2a-42b6-a74a-ca479be28c14

Interne Kennung: 26-2000068787

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Mainzer Landstraße 46

Stadt: Frankfurt am Main

Postleitzahl: 60325

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y63ME43# 1. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. 2. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 20.03.2026, 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet; 3. Für das Angebot sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können; 4. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden; 5. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren; 6. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Abgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen. 7. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung); 8. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU. 9. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Betrug: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

Beschreibung: In ihrer Eventlocation "Europavillon der Deutschen Bundesbank" tritt die Bundesbank in den direkten Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern, um die Bundesbank und ihre Aufgaben bei den Zielgruppen positiv zu verankern. Für das Marketing, die operative Umsetzung sowie beim Registrierungs- und Einlassprozess suchen wir Unterstützung durch einen kompetenten Agenturpartner. Der Europavillon befindet sich in der Mainzer Landstr. 47 direkt vor dem Hochhaus "Frankfurter Büro Center", in dem die Deutsche Bundesbank aufgrund der Sanierung ihrer Zentrale ihr Übergangs-quartier bezogen hat. Der Europavillon ist Teil des Grundstücks und ist aufgrund seiner Lage besonders für öffentliche Veranstaltungen geeignet. Das Gebäude wurde mit moderner Veranstaltungs-technik ausgestattet . Im modularen Raumkonzept können Veranstaltungen mit bis zu 80 Personen stattfinden. Der Fokus liegt auf Veranstaltungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für die Finanz- und Wirtschaftsszene. Es sollen ein bis zwei Events pro Monat bzw. 10-15 Veranstaltungen pro Jahr stattfinden. Bei den Referent:innen und Gästen liegt der Fokus auf Frankfurt und Rhein-Main. Ein belastbares Netzwerk in der Region ist daher für die Weiterentwicklung des Direkt- und Social-Media-Marketings und die Ansprache potenzieller Speaker:innen unverzichtbar. Im Jahr 2025 fanden bereits unterschiedliche neue Veranstaltungsformate für verschiedene Zielgruppen statt (siehe Website unter: www.bundesbank.de/europavillon). Bei Bedarf werden weitere zielgruppenspezifische Formate entwickelt und Sonderveranstaltungen durchgeführt. Leistungsumfang Der Agenturpartner nennt eine feste Ansprechperson/ein festes Projektteam und muss folgende Leistungen erbringen: 1) Beratung zum Veranstaltungsmarketing - Evaluation und Weiterentwicklung der Marketingmaßnahmen mit dem Ziel möglichst hoher Besucherzahlen und Erweiterung des Teilnehmerkreises - Beratung zum optimalen Marketingmix je nach Art der gewünschten Zielgruppe bei der jeweiligen Veranstaltung im vorgegebenen Budgetrahmen - Beratung zu zum Europavillon passenden Netzwerken in Frankfurt - Ggf. Beratung zum Aufbau und Management einer Europavillon-Community - Vorbereitung der Maßnahmen zur späteren Umsetzung durch die Bundesbank 2) Konzeptionelle Leistungen - Im Bedarfsfall konzeptionelle Unterstützung einzelner Veranstaltungen z. B. durch Vorschläge für Unterhaltungsacts, Speaker:innen und spezielle Raumgestaltung 3) Projektmanagement - Zentrale Ansprechperson (Key-Account Manager/in) - Aufstellen von Projekt- und Zeitplänen und Überwachung der Meilensteine sowie Budgetstatus - Teilnehmermanagement: Für das Teilnehmermanagement soll die aktuell in der Bundesbank eingesetzte Konferenzmanagement-Software (Ventari von U2D) genutzt werden. Die Agentur erhält einen personalisierten Zugang. Die Agentur-Mitarbeiter:innen erhalten eine Schulung. Pro Veranstaltungen sind bei Bedarf folgende Aufgaben zu übernehmen: o Einrichten und Verwalten der einzelnen Veranstaltungen in der Software Ventari o Versand von Emails an die registrierten Gäste, Wartelistenmanagement, etc. o Nachbereitung: Auswertung der Gäste- und No-Show-Raten sowie Durchführung und (grafische) Auswertung der Feedback-Befragung - Im Bedarfsfall: Auswahl, Steuerung und Beauftragung von Unterauftragnehmern (z. B. Künstlermanagement, besondere Raumausstattung, Catering-Dienstleister, Werbemaßnahmen). Die Fremdkosten werden nach Vorlage der Belege abgerechnet. 4) Registrierungs- und Einlassmanagement Die Aufgaben beim Einlassmanagement pro Veranstaltung umfassen: - Empfang und Registrierung der Gäste vor Ort mit bereitgestelltem Endgerät - Ggf. Vorbereitung und Ausgabe von Namensschildern - Ggf. Organisation und Handling der Garderobe

Interne Kennung: 26-2000068787

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Mainzer Landstraße 46

Stadt: Frankfurt am Main

Postleitzahl: 60325

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

Zusätzliche Informationen: Rahmenbedingungen für die Präsentation: An diesem Termin soll mindestens die Ansprechperson auf Manager- und auf Partnerebene teilnehmen, welche dem Auftraggeber über die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrages als Projektleitung/ Ansprechperson zur Verfügung steht. Die Anzahl der Teilnehmer seitens der Bieter ist jeweils auf höchstens drei Personen beschränkt. Die Angebotspräsentationsgespräche finden voraussichtlich vom 13.04. - 17.04.2026 über virtuelle Formate statt; weitere Einzelheiten werden den Bietern nach der Angebotsabgabe mitgeteilt. Für die Gespräche ist aus heutiger Sicht je Bieter ein Zeitrahmen von max. 1,5 Stunden (inkl. kurzer Vorstellungsrunde - auf eine umfangreiche Firmenpräsentation ist hierbei bitte zu verzichten - und Einführung) eingeplant. Sollten hierbei Angebote die gleiche Zuschlagskennzahl (Prozentpunkte aus Qualität der angebotenen Dienstleistung und Angebotsvergleichspreis) erzielen, wird der Zuschlag auf das Angebot mit den höheren Leistungspunkten für die Qualität der angebotenen Dienstleistung erteilt.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung, Vordruck 11078 II, gem. C3: Angaben zum Umsatz, Ziff. 1: Angaben über den Netto-Gesamtumsatz insgesamt sowie den Netto-Gesamtumsatz in dem jeweiligen Tätigkeitsbereich des Auftrags aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung, Vordruck 11078 II, gem. C3: Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, Ziff. 2: Es müssen 3 Referenzen, die mit der zu vergebenden Leistung bzgl. der Größenordnung sowie des Anforderungsrahmens vergleichbar sind, mit dem Angebot vorgelegt werden. Die geforderten Referenzen müssen jeweils die folgenden Angaben enthalten: - Bezeichnung der Leistung - Name des Referenzgebers (Auftraggeber) - Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Kontaktdaten - Auftragswert in Euro (EUR) (netto) pro Jahr - Leistungszeitraum (von - bis) - Beschreibung der erbrachten Leistung unter Darlegung der erfüllten Mindestanforderung (inkl. Darstellung der Vergleichbarkeit mit der zu vergebenden Leistung) (als Stichtag gilt der Veröffentlichungstermin dieses Vergabeverfahrens) Für die Referenzen ist der Vordruck "C4_Referenzen_Eignungsmatrix" zu verwenden. Mindestanforderungen: Referenz 1+2 Ein konkretes Vertragsverhältnis, welches mit der zu vergebenen Leistung (fachlich und inhaltlich) vergleichbar ist. Die Vergleichbarkeit ist gegeben, wenn die Referenz: 1) Nachweisliche Erfahrungen im Teilnehmermanagement bei vergleichbaren Veranstaltungen/vergleichbarer Leistung (mindestens zwei Nachweise) a) Die Umsetzung des Referenzprojektes erfolgte im Zeitraum 2020 bis 2025. b) Die Vergleichbarkeit ist gegeben, sofern in den beiden Referenzen die Angaben gemäß Leistungsbeschreibung Pkt. 3 und Pkt. 4 erfüllt. c) Das Volumen des Referenzprojektes beträgt mindestens 20 Personentage (entspricht 8 Zeitstunden pro Tag) d) Beschreibung des Auftraggebers (Branche, Herkunftsstaat) Soweit möglich, zusätzlich die folgenden Angaben: - Name und Ort des Auftraggebers - Ansprechpartner mit Kontaktdaten für eine mögliche Kontaktaufnahme. Bitte beachten: Von der Angabe personenbezogener Daten ist abzusehen. Daher Funktion und Funktionsadresse bzw. -Postfach ausreichend. Referenz 2 Ein konkretes Vertragsverhältnis, welches mit der zu vergebenen Leistung (fachlich und inhaltlich) vergleichbar ist. 2 Nachweis über Kontakte in Frankfurt und der Rhein-Main-Region (mindestens ein Nachweis) Hinweis: Der Nachweis kann als Kooperationsmaßnahme oder Veranstaltung nachgewiesen werden. a) Die Umsetzung des Referenzprojektes erfolgte im Zeitraum 2020 bis 2025 b) Die Vergleichbarkeit ist gegeben, sofern in der Referenz nachgewiesen wird, dass die Maßnahme oder Veranstaltung in Frankfurt / Rhein-Main realisiert wurde. c) Beschreibung des Auftraggebers (Branche, Herkunftsstaat) Soweit möglich, zusätzlich die folgenden Angaben: - Name und Ort des Auftraggebers - Ansprechpartner mit Kontaktdaten für eine mögliche Kontaktaufnahme. Bitte beachten: Von der Angabe personenbezogener Daten ist abzusehen. Daher Funktion und Funktionsadresse bzw. -Postfach ausreichend. BITTE BEACHTEN SIE, DASS DAS FEHLEN VON NACHWEISEN (wie Eigenerklärungen, siehe Spalte E der Datei "C4_Referenzen_Eignungsmatrix") ZUM AUSSCHLUSS FÜHREN KANN. DIE VERGABESTELLE BEHÄLT SICH VOR, AUF NACHFORDERUNGEN ZU VERZICHTEN.

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Registereintragungen, Ziff. 4: Eigenerklärung zur Eignung, Vordruck 11078 II, gem. C3: Angaben über die Eintragung im Handelsregister/Berufsregister mit Angabe des Amtsgerichtes sowie der Registernummer, Handwerksrolle, Industrie- und Handelskammer, Berufsregister. Ggf. entsprechende Bescheinigungen vorlegen (in der Bundesrepublik Deutschland z. B. Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Handwerkskarte oder ein Berufsregister, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß § 44 VgV).