1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: KfW Capital GmbH & Co. KG
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Data aggregation for funds data
Beschreibung: Support regarding the fulfillment of reporting obligations, Data aggregation for funds data and Provision of a Document Management System and Dashboard for Data Analysis
Kennung des Verfahrens: d86bc83d-9bc5-4da3-8944-545bb23dfe5d
Interne Kennung: 001
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Following the review of the requests to participate up to five skilled, efficient (eligible) economic operators that have not been excluded due to grounds for exclusion will be invited to submit a first tender.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72313000 Datenerfassung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72314000 Datenerhebung und -zusammentragung, 72316000 Datenanalyse, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Zusätzliche Informationen: The Service Provider is obliged to provide all Services within the territory of the Federal Republic of Germany, in a member state of the European Union or in another contracting state of the Agreement on the European Economic Area or in other states - as long as and to the extent that the other state in question is covered by a legally valid adequacy decision of the European Commission within the meaning of Art. 45 (1) GDPR. In particular, the Service Provider is obliged to perform all Services exclusively using servers located in the territory of the Federal Republic of Germany, in a member state of the European Union or in another contracting state of the Agreement on the European Economic Area or in other states - as long as and to the extent that the other country in question is covered by a legally valid adequacy decision of the European Commission within the meaning of Art. 45 (1) GDPR. Any transfer to another third country requires the prior written consent of KfW Capital in writing and the implementation of further transfer requirements in accordance with Art. 44 ff. GDPR.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DM252DB#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Data aggregation for funds data
Beschreibung: KfW Capital intends to engage a service provider to process and aggregate data received from KfW Capital's investment vehicles (e.g. funds, portfolio companies). This includes the following services: - analysing the data contained in the reports, including extracting, processing and aggregating the Data collected from reports in accordance with KfW Capital's requirements; - managing the submitted reports in a document management system and providing KfW Capital with respective access and data lineage, i.e. the possibility to track and trace data to their origin in the respective report; - presenting the data in a database including a dashboard fulfilling the needs of KfW Capital, and - providing export functions that enable KfW Capital, among other things, to fulfill its own reporting obligations. Furthermore, the service provider shall be responsible for the communication and scalation with the respective investment vehicles in order to obtain complete and correct reports and data. This includes - the timely request of reports from investment vehicles, - the content review and validation of the submitted reports and data, and - direct coordination with the investment vehicles on deadlines, issues requiring clarification, queries, and additional information related to the reports.
Interne Kennung: 001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72313000 Datenerfassung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72314000 Datenerhebung und -zusammentragung, 72316000 Datenanalyse, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Zusätzliche Informationen: The Service Provider is obliged to provide all Services within the territory of the Federal Republic of Germany, in a member state of the European Union or in another contracting state of the Agreement on the European Economic Area or in other states - as long as and to the extent that the other state in question is covered by a legally valid adequacy decision of the European Commission within the meaning of Art. 45 (1) GDPR. In particular, the Service Provider is obliged to perform all Services exclusively using servers located in the territory of the Federal Republic of Germany, in a member state of the European Union or in another contracting state of the Agreement on the European Economic Area or in other states - as long as and to the extent that the other country in question is covered by a legally valid adequacy decision of the European Commission within the meaning of Art. 45 (1) GDPR. Any transfer to another third country requires the prior written consent of KfW Capital in writing and the implementation of further transfer requirements in accordance with Art. 44 ff. GDPR.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: KfW Capital is entitled to extend the Agreement by two (2) years or twice by one (1) year each time by unilateral written declaration up to the third month before the end of the respective contract term.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Candidates must provide a description of the undertaking's profile, corporate structure and business areas.
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Candidates must declare whether they are registered in the commercial register, under which number and with which court or authority, if applicable. If there is no obligation to be registered in the commercial register (e.g. due to the legal form of the tenderer), a declaration must be made accordingly. For the Member States of the European Union, the respective professional or trade registers are set out in Annex 11 to Directive 2014/24/EU.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Evidence must be provided of the existence of a busi-ness liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. The business liability insurance must include the following minimum coverage (minimum requirement): - sum insured per claim for personal injury and property damage: EUR 1 million, - sum insured per claim for financial losses: EUR 5 million. Candidates may, alternatively, declare that they will take out or change an existing insurance policy to cover the above specified requirements.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Candidates must state the overall turnover for the last three financial years.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Evidence must be provided of the existence of an ISO 27001 certification or equivalent (e.g. SOC 2). Alternatively, candidates must make a declaration as to existing comparable ISMS measures (minimum requirement). The Declaration on ISMS measures has to be completed and submitted by every candidate - either to provide evidence or to make the according declaration.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Candidates must state the average annual number of staff overall in the undertaking for the last three years. The average number of staff overall in the undertaking must be above 10 for each year (minimum requirement).
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Candidates have to make proof of suitable references in the form of a self-declaration in a list of the main services delivered or performed (at least partially) within the last three years before the submission deadline for the requests to participate. The description for each reference project may not exceed 2.000 characters. If more than five reference projects are named, please duplicate the Declaration on El-igibility. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the candidate and a client covering the extraction as well as the aggregation of finance data including their validation to guarantee accuracy and reliability. The following minimum requirements apply: - The services must have been provided for at least three different clients (i.e. at least three references have to be listed). Each reference must fulfil the following minimum requirements: - The services must have covered the data of more than 20 funds. - The contractual relationship must have exceeded the duration of two years or is still continuing but commenced more than two years ago. This minimum requirement will also be considered as fulfilled if part of the minimum two-year contract period falls before the beginning of the above-mentioned three-year time limit. - The core tasks must have comprised the aggregation of finance data, particularly for quarterly reports of venture capital (VC) funds. Each reference must cover all of the above-mentioned criteria cumulatively. KfW Capital reserves the right to contact former clients to verify the given information.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 12
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Total Evaluation Price
Beschreibung: The price being rated is the Total Evaluation Price as determined in the Price Sheet (= total based on estimated quantities for the maximum contract term of six years).
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Implementation concept
Beschreibung: The quality of the service to be expected will be evaluated based on the submitted implementation concept. The Live-Demo serves to verify the evaluation result and adjust the assessment if necessary.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 13/10/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 20/10/2025 10:30:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: In compliance with the principles of transparency and equal treatment, tenderers may be requested to complete, send on or correct any incomplete, missing or incorrect business-related documents, particularly self-declarations, statements, certificates or other means of proof (cf. section 56 (2) VgV).
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Complaints ("Rüge") for identified infringements of public procurement regulations must be addressed at KfW Capital within a period of ten calendar days (section 160 (3) no. 1 GWB). Violations of public procurement regulations which become apparent from the contract notice or from the procurement documents must be reprimanded by the end of the deadline for requests to participate specified in the contract notice, section 160 (3) no. 2 and 3 GWB. In addition, reference is made to section 160 (3) no. 4 GWB. Accordingly, a review procedure is inadmissible if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from KfW Capital that it is unwilling to redress the objection.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Eichler Kern Klein Rechtsanwälte PartG mbB
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: KfW Capital GmbH & Co. KG
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: KfW Capital GmbH & Co. KG
Registrierungsnummer: Leitweg-ID 992-80158-64
Postanschrift: Bockenheimer Landstraße 98 - 100
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60323
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: 069 74318880
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Eichler Kern Klein Rechtsanwälte PartG mbB
Registrierungsnummer: UStID. DE317424587
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Fax: +49 (0)228 94 99-163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: ec2dbc6c-ffa4-496e-a9af-3da73e51a889 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/09/2025 14:43:42 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 617677-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 181/2025
Datum der Veröffentlichung: 22/09/2025