1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalkonzept und Kommunikationsstrategie für die Destination Vogelsberg, Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH
Beschreibung: Digitalkonzept und Kommunikationsstrategie für die Destination Vogelsberg, Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH, Dienstleistung, Marketing Beratung
Kennung des Verfahrens: 3f4c4116-d78c-4408-be78-91ee8f87cc9f
Interne Kennung: VG-045-25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79413000 Marketing-Beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Vulkaneum 1
Stadt: Schotten
Postleitzahl: 63679
Land, Gliederung (NUTS): Vogelsbergkreis (DE725)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Frist für Bieteranfragen: 23.05.2025.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Digitalkonzept und Kommunikationsstrategie für die Destination Vogelsberg, Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH
Beschreibung: Siehe Leistungsbeschreibung. Die für die Marktbearbeitung und Tourismusentwicklung zuständige Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH (im Folgenden: VVT) schreibt Leistungen entsprechend dem vorliegenden Briefing aus. Gesucht wird eine Digital- und Kommunikationsagentur mit einschlägigen Erfahrungen und Referenzen in Bezug auf vergleichbare Aufgabenstellungen im Destinationstourismus sowie einer hohen Lösungskompetenz und Kreativität sowie idealerweise einer starken Identifikation mit der Destination Vogelsberg. 3 Leistungsbeschreibung 3.2 Überblick Die Destination Vogelsberg möchte ihre Position als Reiseziel in Hessen und Deutschland ausbauen. Hierbei sollen die Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH (VVT) mit ihren Partnerinnen und Partnern in der Destination auf allen Ebenen durch digitale Prozesse und Tools unterstützt werden. Ein Digitalkonzept mit Kommunikationsstrategie für die Destination Vogelsberg soll hierbei den Rahmen vorgeben, um mit allen Partnerinnen und Partnern in der Destination auf allen Ebenen die touristische Marktbearbeitung effektiver und durch Verknüpfung der Aktivitäten miteinander effizienter umzusetzen. a) Digitalkonzept Das Digitalkonzept richtet sich nicht an den Endkunden, sondern wird für die Leistungsanbieter, öffentliche Tourismusorganisationen sowie Städte und Gemeinden erstellt. Es soll eine Verfahrensanleitung für das zukünftige Zusammenarbeiten in digitalen Prozessen über alle Ebenen definieren. Hervorzuheben sind dabei besonders die Interoperabilität von Systemen und die Kompatibilität von Daten sowie die Identifikation strategisch relevanter Schnittstellen für die Zusammenarbeit sowie strategische Ansätze für gemeinsame digitale Maßnahmen. b) Kommunikationsstrategie Die Kommunikationsstrategie beschreibt, wie die in der Tourismusstrategie definierten Marktbearbeitungsziele durch Kommunikationsmaßnahmen erreicht werden sollen. Sie bestimmt, wie die Marke mit ihren Narrativen und Kernbotschaften an die in der Tourismusstrategie definierten Zielgruppen vermittelt werden soll und welche Kommunikationsinstrumente und -kanäle dafür genutzt werden. Digitalkonzept und Kommunikationsstrategie sollen daher Orientierung bieten und somit die Bereitschaft fördern, Prozesse in den Tourismusorganisationen und in den Betrieben weiter zu digitalisieren und Inhalte abgestimmt miteinander in den Markt zu tragen. Sie sollen Potenziale von digitalisierten Prozessen und Tools der Marktbearbeitung aufzeigen, insbes. in den Bereichen KI und Datenmanagement. Darüber hinaus sollen digitale Prozesse und Tools in den Unternehmensprozessen der VVT sowie in der Zusammenarbeit mit Tourismuspartnern in der Region verankert werden. 3.3 Aufgabenstellung Aufgabe ist die Entwicklung eines straffen, klar und einfach formulierten Konzeptes, dessen Inhalte von allen touristischen Akteuren umgesetzt werden können und welches eine richtungsweisende Ausrichtung für die digitale Marktbearbeitung nach innen und außen in der Destination vorgibt. Durch eine einfache Kommunikation in Form von Grafiken und weiteren Mitteln zur optischen Visualisierung sollen die Ergebnisse vermittelt werden können. Darüber hinaus wird erwartet, dass das Konzept nicht nur inhaltliche Impulse gibt, sondern auch praxisnahe Empfehlungen zur konkreten Umsetzung enthält. Die im Folgenden aufgeführten Punkte sollen beachtet und geprüft werden. Der Fokus soll dabei auf digitalen Prozessen sowie den Vorteilen von zugänglichen Daten liegen. Die nachfolgende Auflistung ist nicht erschöpfend und die Reihenfolge stellt keine Gewichtung dar. Es handelt sich eine Zusammenstellung von Themen, die derzeit für die Destination relevant sind. Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er diese Auflistung um weitere Punkte ergänzt. • Online-Marketing und Social Media • KI-Nutzung in der Praxis • VR- und AR-Tools • Besuchendenlenkung • Buchungssysteme • Cloud Computing für destinationsweite Prozesse • Content Hubs und Schnittstellen zur Landesebene • Datenbasiertes Marketing • Digitale Barrierefreiheit • Überprüfung und Optimierung der (digitalen) Kommunikationsinstrumente der VVT • Entwicklung eines konkreten Monitoring- und Controlling-Plans der Kommunikation für Mitarbeitende und die Geschäftsführung • ... Für die Umsetzung des Digitalkonzeptes und der Kommunikationsstrategie werden Vorschläge in folgenden Bereichen erwartet: • Planung und Durchführung einer Kampagne zum "Roll Out" in der Region • Information, Motivation und Qualifizierung der lokalen Ebene der Städte und Gemeinden, der Leistungsanbieter sowie der Funktionalpartner, wie z.B. Landkreisorganisationen, Wirtschaftsförderungsorganisationen, Schutzgebiete • hierzu Durchführung von Workshops und Veranstaltungen • Operative Unterstützung im digitalen Management, u.a. Umsetzungsbegleitung Website-Relaunch, weitere Ausarbeitung Datenmanagement und Content Management, digitale Kommunikation Zu beachten ist, dass sämtliche Vorarbeiten und Rahmenbedingungen der Auftraggeberin zu beachten sind. Es gilt, bestehende Lösungen zu prüfen, zu ergänzen und ggf. anzupassen. Eine Verknüpfung mit digitalen Tools und Konzepten auf Landesebene ist erforderlich. Die präferierte Nutzung in der Destination vorhandener Tools wird vorausgesetzt.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79413000 Marketing-Beratung
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/01/2026
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Zusätzliche Informationen: Ausführungstermine: Auftragsbeginn: sofort nach Auftragsvergabe, jedoch spätestens am 01.09.2025, Fertigstellung des Arbeitsergebnisses bis 31.01.2026 Abschlagszahlung nach Präsentation der ersten Ergebnisse 40% der Auftragssumme, Restzahlung nach erfolgter Fertigstellung des Auftrags Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen: Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat er die Submissionsstelle unverzüglich, spätestens jedoch bis zu dem in den Vergabeunterlagen genannten Termin, über die Vergabeplattform eHAD zu informieren. Mündliche/telefonische Anfragen werden zur Wahrung der Transparenz nicht beantwortet! Für den Teilnahmewettbewerb noch kein Angebot und keine Lösungsvorschläge einreichen! Der Auftraggeber ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, nicht kommunaler Träger. Hier der Auszug aus dem GmbH Vertrag: § 3 Gegenstand des Unternehmens Das Unternehmen besteht aus den Bereichen Touristisches Destinationsmanagement (Abs.1) und Geopark (Abs. 2). (1) Der Bereich des Touristischen Destinationsmanagement beinhaltet: - die Vermarktung, Präsentation und Positionierung der Region und ihrer Angebote, - die Einrichtung einer Koordinations-, Informations- und Beratungsstelle für Gastronomie und touristische Anbieter, - die Förderung der regionalen Kooperation, - die Moderation regionaler Interessengruppen, - die Entwicklung und Verbesserung von Tourismusprodukten und die Angebotskoordination, - die Entwicklung einer Dachmarke Vogelsberg, - das Anbieten spezifischer Dienstleistungen. "(2) Der weitere Bereich des Geoparks soll nachhaltig regional entwickelt und in den touristischen Bereich (Abs. 1) zunehmend integriert werden. Dazu sind für die Vulkanregion Vogelsberg folgende Aspekte zielführend - die vorhandenen geologischen Strukturen und Schauobjekte zu erfassen und fachgerecht zu pflegen, zu kennzeichnen und national wie international aufzuwerten, - die geologischen, archäologischen, ökologischen, historischen und kulturellen Sehenswürdigkeiten zu schützen und zu bewahren, - den Geotopschutz im Sinne eines aktiven Schutzes und Erhalts des geowissenschaftlichen und geologischen Erbes sowie des Naturerbes zu fördern, - die regionale Identität, Bewusstseinsbildung und Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Einrichtungen und Fachbehörden auszubauen, - die geowissenschaftliche Wissensvermittlung, Umweltbildung, Lehre und Forschung zu initiieren, - den Geopark in vorhandene Netzwerk-Strukturen auf hessischer, deutscher und internationaler Ebene einzubinden, - die Zertifizierung als Nationaler Geopark zu erreichen, langfristig zu erhalten und - im touristischen Interesse den Bekanntheitsgrad der Vulkanregion Vogelsberg insgesamt zu erhöhen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Angebots, Aufgabenverständnis, erkennbare Ansätze, Lösungskompetenz
Beschreibung: Qualität des Angebots, Aufgabenverständnis, erkennbare Ansätze, Lösungskompetenz
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Angebotspreis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Bieter haben Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreisausschuss des Vogelsbergkreises - Submissionsstelle
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Saint Elmo's Tourismusmarketing GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 11/08/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH
Registrierungsnummer: 0000
Postanschrift: Am Vulkaneum 1
Stadt: Schotten
Postleitzahl: 63679
Land, Gliederung (NUTS): Vogelsbergkreis (DE725)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Submissionsstelle
Telefon: +49 6631-7928040
Fax: +49 66419775808
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-7003
Offizielle Bezeichnung: Kreisausschuss des Vogelsbergkreises - Submissionsstelle
Registrierungsnummer: 2345
Postanschrift: Hersfelder Straße 57
Stadt: Alsfeld
Postleitzahl: 36304
Land, Gliederung (NUTS): Vogelsbergkreis (DE725)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Submissionsstelle
Telefon: +49 6631-7928040
Fax: +49 6641-9775818
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: t:06151126603
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151-126603
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Saint Elmo's Tourismusmarketing GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: 5678
Postanschrift: August-Everding-Straße 25
Stadt: München
Postleitzahl: 81671
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 11325414-c860-4f58-ba97-58c669b74c11 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/08/2025 15:33:20 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 536432-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 156/2025
Datum der Veröffentlichung: 18/08/2025