1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: 81317996-Technical Assistance for performance-based service delivery in Kenya
Beschreibung: Subject of the tender procedure: Technical Assistance for performance-based service delivery in Kenya Project description Title: Strengthening Good Governance in Kenya Commissioned by: German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ) and Co-Financed by the European Union (EU) Country: Kenya Main political partner: Office of the Attorney General and Department of Justice (AGDoJ) Overall term: 01/2025 to 12/2027 (Term of EU Output: 01/2025 to 09/2027) Context The Strengthening Good Governance Programme in Kenya, herein referred to as GoGo programme, aims at improving governance in Kenya in terms of anti-corruption, accountability, transparency and impact orientation. The GoGo programme is commissioned by the German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ), co-financed by the European Union (EU) and implemented by the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH. To achieve its objective, the program focuses on improving administrative practices at the sub-national level to support impact-oriented service delivery, and on enhancing the legal and institutional framework for managing public finances and combating corruption. This consultancy contract supports the implementation of the EU-commissioned output (EU Output). Performance management (PM) is key in public administration and service delivery especially at subnational level. The streamlining of processes, optimization of scarce resources as well as the enhancement of efficiency and effectiveness in service delivery depends mostly on functioning systems of PM, by streamlining, reducing waste, and optimizing resource use. It promotes accountability and transparency, ensures public servants are responsible for their actions and outcomes, which builds public trust. Despite progress of public sector reforms, Kenya still has significant challenges which impede effective performance management and accountable service delivery. Initially successful, performance management has lost momentum over time. Frequent changes in the responsible office due to government regime shifts have led to fragmented management and inconsistent tool application, resulting in uncoordinated implementation. Additional challenges include in-adequate funding, weak oversight capacity, lack of clear incentives and sanctions, and non-compliance with guidelines. Consequently, these issues have led to inefficient resource use, duplicated efforts, and a lack of accountability for achieving impactful results for Kenyan citizens. Objective The objective is to create more accountable, transparent and efficient public institutions that provide improved services to citizens. Approach To achieve its objective, the program focuses on the following result areas: Outcome and Outputs Indicators Outcome: County systems are improved to deliver devolved services. Output 1: Roll-out of the Kenya Integrated Performance Management Policy (KIPMP) to county governments. I 1.1 The Kenyan Integrated Performance Management Policy has been reviewed and updated. I 1.2. The legal framework (policies/ laws/ regulations) has been enacted to implement the KIPMP. Output 2: Strengthening the capacity of the Public Service Performance Management Unit (PSPMU) and the Public Service Commission (PSC). I 2.1: Number of certified staff (PSMU and PSC) on general concepts of performance management as well as newly elaborated methodologies on performance management. Output 3: Strengthening the capacity of County Public Service Boards (CPSBs) and County Assemblies, county departments for public service. I 3.1: Plans approved by county assemblies in the target counties with a gender-based approach. I 4.2: Number of county Public Service Board members and county assembly members/ technical staff are trained within the target counties. Output 4: Strengthened County (both executive and legislature) capacities in Public Expenditure Management (PEM) processes. I 4.1: Number of long-term plans in conformity with the County Governments Act, approved and integrated to medium-term planning and Medium-term Expenditure Framework (MTEF) processes in target counties with a gender-based approach. I 4.2: Number of county executive and county assembly technical staff trained on various aspects of PEM processes in target counties. Output 5: Institutionalised guidelines for County PEM processes with gender-based approaches I 5.1: Number of PEM guidelines developed and rolled out for use by target counties The lead executing agency for the project is the Office of the Attorney General and Department of Justice (OAG&DoJ). Other key partners include the Council of Governors (CoG), Public Service Performance Management Unit (PSPMU), State Department for Devolution (SDD) and 15 County Executives & Assemblies (Baringo, Elgeyo Marakwet, Embu, Homa Bay, Isiolo, Kakamega, Kilifi, Kirinyaga, Kisumu, Kwale, Machakos, Makueni, Tana River, Turkana and Vihiga). The ultimate beneficiaries of the programme are the citizens of Kenya who will benefit from a more citizen-oriented, trustworthy and accountable governance.
Kennung des Verfahrens: b36ef276-7031-47cc-a433-d319056fa801
Interne Kennung: 81317996
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Kenia
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6YT0T8KE6Y All communication takes place in English via communication tool in the project area of the procurement portal.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: 81317996-Technical Assistance for performance-based service delivery in Kenya
Beschreibung: The Strengthening Good Governance Programme in Kenya, herein referred to as GoGo programme, aims at improving governance in terms of anti-corruption, accountability, transparency and impact orientation. The GoGo programme is commissioned by the German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ), co-financed by the European Union (EU) and implemented by the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH. The programme collaborates with national authorities, civil society organisations, as well as 15 county assemblies and executives. This consultancy contract supports the implementation of the EU-commissioned output (EU Output), which focuses on the review, adaptation, and roll-out of the Kenya Integrated Performance Management Policy (KIPMP). It also includes strengthening the capacity of national and county-level institutions in key areas such as performance management, monitoring and evaluation (M&E), human resource management, budgeting and gender-sensitive expenditure management, strategic planning, and oversight mechanisms. The contractor"s services will be fully integrated into the overall programme approach and must align with the programme"s overarching strategy and objectives. The contractor is expected to deliver on the following key activities: 1) Strengthening of the Legal and Collaboration Framework The Objective is to support the GoGo programme"s interventions to strengthen the legal framework and collaboration structure for an integrated, harmonized and standardized Performance Management Architecture. 2) Capacity Development for impact-oriented service delivery The objective is to support the GoGo programme"s interventions to strengthen the institutional and individual capacities of national and county partners regarding impact-oriented service delivery and effective use of performance tools and systems. While the national partners (focus on Public Service Performance Management Unit, Council of Governors, State Department for Devolution, to a lesser extent the Public Service commission) should be capacitated and strengthened to facilitate knowledge transfer and Trainings on Performance Management, the county partners will be trained and mentored on different thematic areas (e.g. performance management, human resource management, strategic long and mid-term planning, gender-responsive planning and reporting, public expenditure management, program-based and gender-based budgeting, and oversight. Additional topics may also emerge during implementation). 3) Strengthen Peer learning on impact-oriented service delivery The objective is to support the GoGo programme"s interventions to strengthen peer learning amongst partner counties to enhance mutual learning and upscaling of best practices regarding performance management and impact-oriented service delivery. This key activity also includes the organization and implementation of a regional study trip for partners. 4) IT Support for Performance Management Systems The Objective is to support the GoGo programme"s interventions to strengthen the existing national performance contracting IT system and develop IT solutions for county level performance management monitoring. In addition to the key activities defined above, the contractor will also provide services related to cross-cutting issues. These include: - Facilitating and moderating internal GIZ trainings, workshops, and peer-learning sessions. - Developing communication products, such as informational videos, animations, and other multimedia content to support visibility and knowledge sharing. The key activities are supposed to be implemented through the following instruments: Key Expert 1: Pool Manager with national experience Based in Nairobi and responsible for the overall coordination and management of three distinct short-term expert pools (Expert Pool 1, 2 and 3, please see below). In addition to coordinating these expert pools, Key Expert 1 will provide technical support for Work Packages 1, 2 and 3 as described in section 2.2. Key Expert 2 and Key Expert 3: Experts with national experience Key Expert 2 and Key Expert 3 will be stationed in Kisumu and Mombasa, respectively. They will support the regional coordination and implementation of activities within the counties, in close collaboration with GIZ staff and local stakeholders. Expert Pool 1: Short-term experts (with international experience) Expert Pool 2: Short-term experts (with national experience) Expert Pool 3: Short-term IT experts (with national experience)
Interne Kennung: 81317996
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Optionen:
Beschreibung der Optionen: GIZ may optionally commission contract amendments and/or increases based on the criteria in the tender documents to the successful bidder of this tender. For details, please see the terms of reference.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Kenia
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 21 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: GIZ may optionally commission contract amendments and/or increases based on the criteria in the tender documents to the successful bidder of this tender. For details, please see the terms of reference.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Environmental protection and climate action (climate change mitigation/adaptation): GIZ would like to reduce greenhouse gas emissions caused by travel. Contractors are required to include options for reducing emissions in the tender documents, such as selecting the lowest emission booking class (economy) and using means of transport, airlines and flight routes with a higher CO2 efficiency. For short distances, travel by train (second class) or e-mobility should be the preferred option. If they cannot be avoided, CO2 emissions caused by air travel must be offset.
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Gender equality The tenderer is required to outline in the tender how it can prevent negative impacts on gender equality in its area of responsibility and how it can contribute to improving gender equality through corresponding measures (see also relevant requirements in section 2.5). Conflict and context sensitivity The tenderer is required to outline in the tender how they can prevent negative impacts on Kenya"s current governance system and citizens" dissatisfaction, and in addition, how it can contribute to improving this situation through corresponding measures (see also relevant requirements in section 2.5).
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz
Gefördertes soziales Ziel: Gleichstellung von ethnischen Gruppen, Gleichstellung der Geschlechter
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: EN-A1: Principles for the execution of orders (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): The eligbility criteria are not from the same category as stipulated above, as there is no suitable category. 1. Self-declaration: name of company and address, tax ID, registration and commercial register number or equivalent register in accordance with the legal provisions of the country of origin. 2. No grounds for exclusion pursuant to § 123, § 124 GWB, § 22 LkSG, EU-Russia sanctions 3. Declaration of bidding consortium and/or declaration of subcontractors (if applicable)
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: EN-A2: Conditions for the reduction of candidates (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): If we receive more than 5 requests to participate from eligible participants, we will make a selection on the basis of the criteria laid out in the procurement documents and invite tenders only from the 5 candidates with the highest scores. We reserve the right to cancel the procurement procedure if we receive fewer than 3 requests to participate. If it is not possible to make a clear selection of up to five candidates for the tendering phase on the basis of the criteria listed in the procurement documents (e.g. if a number of candidates achieve the same overall eligibility score), we reserve the right to increase the maximum number of five Weighted criteria for the selection of candidates: I.Technical experience 1. Public Financial Management: 25 % 2. Performance Management: 25 % 3. Decentralisation Reforms: 25 % 4. Management of short-term expert pools: 15 % II. Regional experience: in one or more of the following countries: Botswana, Eswatini, Ethiopia, Ghana, Lesotho, Liberia, Kenya, Namibia, Nigeria, Malawi, Rwanda, Sierra Leone, South Africa, Tanzania Uganda, Zambia and/or Zimbabwe in the technical field "Governance": 10 %
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: EN-B1: Technical and professional ability (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): 1. The technical assessment is only based on reference projects with a minimum commission value of 250,000.00 EUR. 2. At least 5 reference projects in the technical field "Governance" thereof at least 5 reference projects in one or more of the following countries: Botswana, Eswatini, Ethiopia, Ghana, Lesotho, Liberia, Kenya, Namibia, Nigeria, Malawi, Rwanda, Sierra Leone, South Africa, Tanzania Uganda, Zambia and/or Zimbabwe in the technical field above ("Governance") each in the last 36 months (deadline: date of publication of invitation to tender).
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: EN-C1: Economic and financial standing (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Average annual turnover for the last three years (last-but-four financial year can be included in case of tenders held within 6 months of end of last financial year), at least: 4 Mio. EUR.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: EN-B2: Technical and professional ability (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Average number of employees and managers in the last three calendar years, at least 15 persons.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Weighted criteria for the selection of candidates: I.Technical experience 1. Public Financial Management: 25 % 2. Performance Management: 25 % 3. Decentralisation Reforms: 25 % 4. Management of short-term expert pools: 15 % II. Regional experience: in one or more of the following countries: Botswana, Eswatini, Ethiopia, Ghana, Lesotho, Liberia, Kenya, Namibia, Nigeria, Malawi, Rwanda, Sierra Leone, South Africa, Tanzania Uganda, Zambia and/or Zimbabwe in the technical field "Governance": 10 % - Assessment of technical eligibility / weighted criteria for the selection of candidates
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 01/08/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 29/08/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: An advance payment guarantee may be required.
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 12/08/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: GIZ asks the applicant or bidder to submit, complete or correct documents, within the framework laid down by law.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: The execution conditions result from the information given in the contract notice and the tender documents.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: According to Article 160, Section 3 of the German Act Against Restraint of Competition (GWB), application for review is not permissible insofar as 1. the applicant has identified the claimed infringement of the procurement rules before submitting the application for review and has not submitted a complaint to the contracting authority within a period of 10 calendar days; the expiry of the period pursuant to Article 134, Section 2 remains unaffected, 2. complaints of infringements of procurement rules that are evident in the tender notice are not submitted to the contracting authority at the latest by the expiry of the deadline for the application or by the deadline for the submission of bids, specified in the tender notice. 3. complaints of infringements of procurement rules that first become evident in the tender documents are not submitted to the contracting authority at the latest by the expiry of the deadline for application or by the deadline for the submission of bids, 4. more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the complaint. Sentence 1 does not apply in the case of an application to determine the invalidity of the contract in accordance with Article 135, Section 1 (2). Article 134, Section 1, Sentence 2 remains unaffected.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Registrierungsnummer: 993-80072-52
Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5
Stadt: Eschborn
Postleitzahl: 65760
Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB Rechtsanwälte
Telefon: +49 69719189012
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer: 022894990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 87025c43-8cb2-44b3-9bea-fab25b198ff3 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/07/2025 16:22:40 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 453097-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 131/2025
Datum der Veröffentlichung: 11/07/2025