Öffentliche Ausschreibung Eschborn 2025 Deutschland – Dienstleistungen von Reisebüros und Reiseveranstaltern sowie Hilfstätigkeiten für Touristen – 81317395-Global travel management services 2025-06-17

Deutschland – Dienstleistungen von Reisebüros und Reiseveranstaltern sowie Hilfstätigkeiten für Touristen – 81317395-Global travel management services

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

E-Mail: clara.schmitz@twobirds.com

Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: 81317395-Global travel management services

Beschreibung: GIZ invites tenders for services in connection with global business travel in two lots. Within lot 1, global travel agency services are being tendered. In lot 2, the service for auditing and processing of expense report audits for GIZ in Germany is put out to tender. Lot 1: Global Travel Agency Services With this tender GIZ initiates the changeover to global and unified travel agency services for its internal structure in Germany and its field structure for the first time. GIZ is looking for a global travel management agency that provides travel agency services for Germany and for as many of the 100 worldwide GIZ-locations as possible. The aim is to offer travelers an optimal and efficient service through convenient tools and services. Therefore, GIZ has made a strategic decision in favor of the SAP system. In Germany, SAP Concur Travel and SAP Expense will be already in use by the start of the new contract. In the GIZ-field structure (with up to 100 countries) SAP Travel should be implemented at the same time as the roll-out of the new travel agency in the respective countries. In addition, offline bookings will continue to be required for complex trips. GIZ aims to have a maximum contract duration of 8 years. The expected term of the contract will be 4 years with the possibility of two two-year contract extensions (4+2+2). The services shall initially go-live in Germany after implementation phase on July 1, 2026 and then gradually be rolled out worldwide.

Kennung des Verfahrens: eb6fbfee-2627-4d84-b356-685d028a4ca7

Interne Kennung: 81317395

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 63500000 Dienstleistungen von Reisebüros und Reiseveranstaltern sowie Hilfstätigkeiten für Touristen

2.1.2.

Erfüllungsort

Beliebiger Ort

Zusätzliche Informationen: Please see details in tender documents

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6YTCJYZBD9 All communication takes place in English via communication tool in the project area of the procurement portal. We do not reserve the right to award the contract on the basis of initial tenders without entering into negotiations. Instead, negotiations will be held with all tenderers who have submitted a tender in due form and time. Please note the following special features of the tender: - The minimum requirements of the technical criteria do not have to be met in the initial bids. Rather, GIZ reserves the right to adjust the minimum criteria and, in some cases, the evaluation criteria after the initial bids and the negotiation(s). In particular, if all tenderers are unable to meet certain minimum criteria or provide certain services, these will be adjusted. - In addition, a tenderer must only provide the services advertised for at least Germany and 60% of the countries listed. The more countries are covered, the better the technical evaluation will be. If, in addition, the service is not offered for a country, the price of the most expensive tenderer for this service will be included in the evaluation for evaluation purposes only. However, the service will not become the subject of the contract; the price will be used purely for evaluation purposes.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Betrug: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Korruption: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Zahlungsunfähigkeit: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: In accordance with §§ 123,124 GWB, § 22 LkSG

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: 81317395-Global travel management services

Beschreibung: With this tender GIZ initiates the changeover to global and unified travel agency services for its internal structure in Germany and its field structure for the first time. GIZ is looking for a global travel management agency that provides travel agency services for Germany and for as many of the 100 worldwide GIZ-locations as possible. The aim is to offer travelers an optimal and efficient service through convenient tools and services. Therefore, GIZ has made a strategic decision in favor of the SAP system. In Germany, SAP Concur Travel and SAP Expense will be already in use by the start of the new contract. In the GIZ-field structure (with up to 100 countries) SAP Travel should be implemented at the same time as the roll-out of the new travel agency in the respective countries. In addition, offline bookings will continue to be required for complex trips. The service catalog of the travel management agency should include the following services, which can be called up according to country-specific requirements: - Advising GIZ employees on business travel based on economic and sustainability aspects, - Preparation of offers and issuing of flight and train tickets, hotel bookings and, in exceptional cases rental car bookings, in accordance with travel requests, - providing evaluations, in particular on GIZ's travel volume and CO2 emissions, - possibly handling group bookings for international delegation trips, including rail/air tickets, hotels, conference rooms and bus transfers via TMC in Germany, and - in certain cases, the application for visas. GIZ aims to have a maximum contract duration of 8 years. The expected term of the contract will be 4 years with the possibility of two two-year contract extensions (4+2+2). The services shall initially go-live in Germany after an implementation phase on July 1, 2026 and then gradually be rolled out worldwide.

Interne Kennung: 81317395

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 63500000 Dienstleistungen von Reisebüros und Reiseveranstaltern sowie Hilfstätigkeiten für Touristen

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Upon conclusion of the contract, the service is commissioned for Germany. However, GIZ aims to include as many countries as possible in this contract. Whether and when a country is included depends on the current contract terms of the individual country offices with travel service providers and on whether economic reasons argue against inclusion in this contract. GIZ has the right to optionally include up to 100 additional countries in the service provision in accordance with the prices offered in the price list. All countries offered by the contractor can therefore be optionally included in the contract. GIZ will inform the contractor in good time if a further country is to be included in the service provision. If the service is commissioned for another country, GIZ may, for example, in the event that the country office of that country already has negotiated airline rates, adapt the servicing model offered before implementing the services for the country in question. This is subject to the contractor offering a different service model. In justified cases, the staffing model offered may also be adjusted by GIZ.

5.1.2.

Erfüllungsort

Beliebiger Ort

Zusätzliche Informationen: Please see details in tender documents

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 48 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Weitere Informationen zur Verlängerung: The agreement comes into force upon notification of its award. The anticipated implementation must begin in good time so that the services tendered can commence on 1 July 2026 and ends on 30th of June 2030 with the option of extending the agreement 2 times, by 2 years in each case. Unless the agreement is terminated by GIZ in text form at least 3 months before the end of the respective term, it shall be automatically extended by one year. The agreement may not be extended beyond the end of the eighth contractual year.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt

Beschreibung: See tender documents

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Innovative Beschaffung

Beschreibung: See tender documents

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Beschreibung: See tender documents

Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung

Gefördertes soziales Ziel: Zugang für alle, Gleichstellung der Geschlechter, Faire Arbeitsbedingungen

Innovatives Ziel: Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Prozessinnovationen., Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Produktinnovationen.

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: EN-A1: Principles for the execution of orders (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): The eligbility criteria are not from the same category as stipulated above, as there is no suitable category. 1. Self-declaration: name of company and address, tax ID, registration and commercial register number or equivalent register in accordance with the legal provisions of the country of origin. 2. No grounds for exclusion pursuant to § 123, § 124 GWB, § 22 LkSG, EU-Russia sanctions 3. Declaration of bidding consortium and/or declaration of subcontractors (if applicable)

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: EN-A2: Conditions for the reduction of candidates (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): If we receive more than 5 requests to participate, we will make a selection on the basis of the criteria laid out in the procurement documents and invite tenders only from the 5 candidates with the highest scores. We reserve the right to cancel the procurement procedure if we receive fewer than 3 requests to participate. Weighted criteria for the selection of candidates: 1. Implementation and management of global travel agency services in more than 30 countries per client (30%) 2. Expertise in SAP Concur Travel (20%) 3. Experience in handling complex trips in the business travel sector (10%) 4. Knowledge of a travel reservation system (e.g. Start Amadeus, Sabre, Galileo) (10%) 5. Regional experience in in the following 5 regions/countries: Asia, Africa, Europe, Germany, Latin America (30%)

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung: EN-B1: Technical and professional ability (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): 1. The technical assessment is only based on reference projects with a minimum commission value of 600,00.00 EUR. 2. At least 1reference project in the technical field management of global business travel for at least 30 countries in the last 60 months

Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz

Beschreibung: EN-C1: Economic and financial standing (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Average annual turnover for the last three years (last-but-four financial year can be included in case of tenders held within 6 months of end of last financial year), at least: 3,000,000.00 EUR.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: EN-C2: Economic and financial standing (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Average number of employees and managers in the last three calendar years, at least 100 persons.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung: Weighted criteria for the selection of candidates: 1. Implementation and management of global travel agency services in more than 30 countries per client (30%) 2. Expertise in SAP Concur Travel (20%) 3. Experience in handling complex trips in the business travel sector (10%) 4. Knowledge of a travel reservation system (e.g. Start Amadeus, Sabre, Galileo) (10%) 5. Regional experience in in the following 5 regions/countries: Asia, Africa, Europe, Germany, Latin America (30%) - Assessment of technical eligibility / weighted criteria for the selection of candidates

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/07/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6YTCJYZBD9/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6YTCJYZBD9

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen:

Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 04/08/2025

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6YTCJYZBD9

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 17/07/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: GIZ asks the applicant or bidder to submit, complete or correct documents, within the framework laid down by law.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: The execution conditions result from the information given in the contract notice and the tender documents.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes

Informationen über die Überprüfungsfristen: According to Article 160, Section 3 of the German Act Against Restraint of Competition (GWB), application for review is not permissible insofar as 1. the applicant has identified the claimed infringement of the procurement rules before submitting the application for review and has not submitted a complaint to the contracting authority within a period of 10 calendar days; the expiry of the period pursuant to Article 134, Section 2 remains unaffected, 2. complaints of infringements of procurement rules that are evident in the tender notice are not submitted to the contracting authority at the latest by the expiry of the deadline for the application or by the deadline for the submission of bids, specified in the tender notice. 3. complaints of infringements of procurement rules that first become evident in the tender documents are not submitted to the contracting authority at the latest by the expiry of the deadline for application or by the deadline for the submission of bids, 4. more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the complaint. Sentence 1 does not apply in the case of an application to determine the invalidity of the contract in accordance with Article 135, Section 1 (2). Article 134, Section 1, Sentence 2 remains unaffected.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Registrierungsnummer: 993-80072-52

Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5

Stadt: Eschborn

Postleitzahl: 65760

Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)

Land: Deutschland

E-Mail: clara.schmitz@twobirds.com

Telefon: +49 8935816197

Fax: +49 6196791115

Internetadresse: https://www.giz.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes

Registrierungsnummer: 022894990

Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53113

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

Telefon: +49 2289499-0

Fax: +49 2289499-163

Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 1ded5388-d394-4667-85d0-34cd00584d03 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/06/2025 12:20:49 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 391036-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 114/2025

Datum der Veröffentlichung: 17/06/2025

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