1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Wiesbaden, Der Magistrat, Amt für Innovation, Organisation und Digitalisierung
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Neue e-Akte, Wiesbaden
Beschreibung: Beschaffung und Softwareimplementierung einer neuen stadtweiten "e-Akte", Migration von Bestandsdaten, Dokumentationserstellung, Schulungen
Kennung des Verfahrens: 4ec533a0-b375-49ee-b232-cb1087a0d7d0
Interne Kennung: 2024-VgV-15-eAkte
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65183
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die LHW hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen. Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt. Teilnahmeanträge sowie die späteren Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen. Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben, werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt. Teilnahmeanträge sowie die späteren Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Angaben zur Beschränkung der Anzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: Nach abgeschlossenem Teilnahmewettbewerb werden, sofern geeignet, mindestens 3 höchstens jedoch 5 Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Auswahl der Bewerber erfolgt bei Vollständigkeit der vorzulegenden Nachweise durch Bewertung der vorgelegten Unterlagen, insbesondere der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzprojekte mit der zu erbringenden Leistung sowie der in der Bewertungsmatrix genannten Kriterien. Die genaue Bewertungsmatrix ist Teil der Vergabeunterlagen (siehe Teilnahmeantrag). In Summe können maximal 510 Punkte erreicht werden. Erfüllen im Teilnahmewettbewerb mehr als 5 Bewerber gleichermaßen die Anforderungen entscheidet bei Punktgleichheit das Los (vgl. § 75 Abs. 6 VgV). Informationen zum weiteren Verfahren: Nach abgeschlossenem Teilnahmewettbewerb werden die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Anbieter haben ihren Aufwand zur Angebotserstellung grundsätzlich so zu bemessen, dass keine Entschädigungspflicht des Auftraggebers begründet wird. Insbesondere erwartet der Auftraggeber über die geforderten Angebotsunterlagen hinaus keine sonstigen Unterlagen. Nach Angebotsabgabe wird die Vergabestelle die eingegangenen Angebote prüfen. Die Vergabestelle behält sich gem. § 17 Abs. 11 VgV die Möglichkeit vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote ohne weitere Verhandlung zu erteilen. Sollte es zu Aufklärungs-/ Verhandlungsgesprächen kommen, so sollen diese im Laufe des August / September 2024 stattfinden. Gem. § 17 Abs. 12 VgV ist die Vergabestelle berechtigt bei den Verhandlungen in Stufen zu verfahren und so ggf. die Anzahl der Teilnehmer zu reduzieren. Verwendung der Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Neue e-Akte, Wiesbaden
Beschreibung: Gegenstand der zu beauftragenden Leistung: Die Grundlagen für die eAkte in Wiesbaden wurden, schon früher als in den meisten anderen Städten, vor über 12 Jahren gelegt. Die Landeshauptstadt Wiesbaden hat auf der Basis des Softwarepaketes FAVORIT eine eAkten-Lösung implementiert. In dieser langen Zeit haben sich die Anforderungen an ein mobiles Arbeiten mit elektronischen Akten geändert und die Möglichkeiten, die neue Technologien mit sich bringen, sind vielfältiger geworden. Daher ist die Zeit gekommen für die Landeshauptstadt Wiesbaden nach einer neuen eAkte-Lösung zu suchen, die den modernen Anforderungen der Stadtverwaltung gerecht wird. Daher schreibt die Landeshauptstadt Wiesbaden Leistungen aus, um diese Funktionalitäten den Nutzenden zur Verfügung zu stellen. Bestandteil der Ausschreibung ist eine neue Standardsoftware, die auf Basis vom Auftraggeber bereitgestellter Server und Datenbankinfrastruktur installiert und lauffähig ohne befristete Laufzeit bereitgestellt wird. Die dazugehörige Dokumentation des Gesamtsystems ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung. Weiterhin ist Bestandteil der Ausschreibung, ein Migrationsprojekt durchzuführen, das die Daten und Akten aus der bestehenden eAkten-Lösung auf Basis von FAVORIT in die neue Umgebung migriert. Weiterhin sind die Benutzer der neuen eAkten-Lösung im Rahmen der Ausschreibung zu schulen und das entsprechende Schulungsmaterial ist zu erstellen. Es ist ebenfalls Bestandteil der Ausschreibung, für das produktive System dauerhaft einen sog. Third Level Support zur Verfügung zu stellen. Die Erstellung dieser neuen eAkten-Implementierung wird im Rahmen eines Projektes erfolgen. Leistungen im Rahmen des Projektmanagements sind ebenfalls Bestandteil der Ausschreibung. Optionen: Das Vergabeverfahren beinhaltet keine Optionen. Projekttermine: Projektstart: 10.2024 Phase 1: Design 10.2024 bis ca. 10.2024 Phase 2: Realisierung 10.2024 bis ca. 12.2024 Phase 3: Bereitstellung 12.2024 bis ca. 01.2025 Phase 4: Betrieb ab 01.2025 Phase 5: Nachsorge 02.2025 bis ca. 03.2025 Phase 6: Migration 01.2025 bis ca. 02.2026 Projektende: 02.2026
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65183
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 07/10/2024
Enddatum der Laufzeit: 29/02/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 4e536257-ce99-4932-a547-7cd715dc9ceb-01
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeption / Herangehensweise
Beschreibung: Konzeption / Herangehensweise
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Erfüllungsgrad der Sollfunktionen
Beschreibung: Erfüllungsgrad der Sollfunktionen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Wiesbaden, Der Magistrat, Amt für Innovation, Organisation und Digitalisierung
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 189 936,66 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: RUBICON IT GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 1 189 936,66 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Ja
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 11/11/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Wiesbaden, Der Magistrat, Amt für Innovation, Organisation und Digitalisierung
Registrierungsnummer: 06 4 14 000 - PG0100210000 - 63
Postanschrift: Hasengartenstr. 21
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65189
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Kontaktperson: WiBau GmbH
Telefon: +49 6112623930
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE812-056-745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151126603
Fax: +49 6151125816
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE 812-056-745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151126603
Fax: +49 6151125816
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE-812-056-745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151126603
Fax: +49 6151125816
Rollen dieser Organisation:
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: RUBICON IT GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: ATU80745589
Postanschrift: Gonzagagasse 16
Stadt: Wien
Postleitzahl: 1010
Land, Gliederung (NUTS): Wien (AT130)
Land: Österreich
Telefon: +43153325550
Fax: +43 1 5332555329
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Österreich
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7007
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 049ff8f9-2bce-49ac-a89f-96b699d121ae - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/12/2024 13:46:35 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 760554-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 242/2024
Datum der Veröffentlichung: 12/12/2024