Lohn- und Gehaltabrechnungssystem / Personalinformationssystem Referenznummer der Bekanntmachung: VV15-22
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Buxtehude
NUTS-Code: DE939 Stade
Postleitzahl: 21614
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.deutsche-evergabe.de
Abschnitt II: Gegenstand
Lohn- und Gehaltabrechnungssystem / Personalinformationssystem
Einführung und Integration eines modernen Lohn- und Gehaltabrechnungssystems / Personalinformationssystems als Ergänzung zum vorhandenen Krankenhausinformationssystem
in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Der Auftraggeber hat es sich zum Ziel gesetzt, zum 01.01.2024 mit einem modernen,
zukunftsorientierten, ausbau- und entwicklungsfähigen Lohn- und Gehaltabrechnungssystem / Personalinformationssystem als Ergänzung zu den Dienstplanungs- / Zeitwirtschaftssystemen und dem administrativen Krankenhausinformationssystem SAP sowie dem Medizinischen Krankenhausinformationssystem ganzheitlich über alle Einrichtungen zu beginnen.
Dabei ist auch eine integrative Lösung mit dem administrativen ERP-System erforderlich, die folgende übergeordnete Aufgaben abdeckt:
- Konsolidierung zu einem übergreifenden Lohn- und Gehaltabrechnungssystem /
Personalinformationssystem.
- Übernahme und Übergabe aller notwendigen Daten für und aus der Lohn- und
Gehaltsabrechnung von/an die Zeitwirtschaft sowie Dienstplanung für eine automatisierte Abrechnung.
- Übergabe von Mitarbeiterstammdaten an das Dienstplansystem (bisherige und zukünftige Systeme) zur Vermeidung von redundanter Mitarbeiterstamm- und
Bewegungsdatenpflege.
- Schaffung einer hinreichenden Transparenz zur optimalen Lohn- und Gehaltsabrechnung über alle Einrichtungen des Auftraggebers.
- Substitution Dokumentations- und Auswertungsvorgängen in Papierform durch ITUnterstützung.
- Wegfall redundanter Erfassungen.
- Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.
- Aufbau eines übergreifenden Personalinformationssystems als Gesamtlösung, Konsolidierung einzelner Teilsysteme für Teilaufgaben in das Personalinformationssystem, bei Bedarf unter Nutzung von Schnittstellen.
Das System soll modular aufgebaut und gemäß den Erfordernissen im Betrieb ausbaufähig konfigurierbar sein. Das System soll zukünftig folgende HR-Themen unterstützen:
- Personaladministration und Entgeltabrechnung
- Personalstammdatenpflege und Dokumentenmanagement
- Elektronische Personalakte
- Kompetenz- und F&W-Management
- Stellenmanagement / Stellenbewirtschaftung
- Gesundheits- und Fehlzeitenmanagement
- Mitbestimmungsmanagement/Terminhaltung
- HR-Berichtswesen
- Gesetzliches Auskunfts- und Bescheinigungswesen
- Strategisches Personalmanagement
- Anbindung von Drittanbietersystemen wie z.B. Finanzbuchhaltung, Zeitwirtschaft,
Dienstplanung, Einsatzplanung, revisionssichere Langzeitarchivhardware, mobilen Systemen, BI-System
Es wird ein Anbieter gesucht, der als Generalunternehmer die im Leistungsverzeichnis
geforderten Leistungen ggf. inkl. Hardware, Systemsoftware und Datenbank erfüllen kann. Ist dies mit den eigenen Softwareprodukten nicht zu leisten, steht es dem Anbieter frei, Subsysteme anzubieten. In diesen Fällen muss sichergestellt werden, dass zu diesen Subsystemen funktionierende, umfassende und komfortable (Standard-)Schnittstellen existieren bzw. geschaffen werden. Diese Schnittstellen müssen im Angebot als Festpreis berücksichtigt werden und sind grundsätzlich offenzulegen.
Außerdem muss sich der Anbieter bereit erklären, den Auftraggeber bei zukünftigen
Erweiterungen des IT-Einsatzes umfassend zu unterstützen. Es wird erwartet, dass die neuen Systeme den heutigen Standards moderner Datenverarbeitungsprogramme genügen. Hier sind beispielhaft zu nennen:
- ein modernes Datenbanksystem zur Datenhaltung mit zentralem Server bzw.
vernetzten Servern bei ausgewählten Subsystemen,
- weitestgehende Hardwareunabhängigkeit
- Client-Server-Lösung,
- die optimale Anpassungsfähigkeit an die Organisation des Krankenhauses,
- keine redundante Datenerhebung über alle abgefragten Module und bereits
bestehenden Systeme (inklusive Integration von Subsystemen),
- Nutzung von Standardschnittstellen (zertifizierte Schnittstellen zu Dienstplan- und
Zeitwirtschaftssystemen, Geräteschnittstellen Erfassungsterminal etc.),
- Investitionssicherheit der Lösung,
- die Ausbaufähigkeit des Systems,
- ein 24-Stunden-Betrieb des Systems und
- eine anwenderfreundliche Programmbedienung.
Es darf zu den im Markt etablierten Kommunikationsservern sowie zu den vorhandenen Systemen beim AG keine Kompatibilitätsprobleme geben. Ein Kommunikationsserver (Cloverleaf Fa. HealthComm) ist im Klinikum vorhandenen und nutzbar.
Das System soll den MS Windows Standards entsprechen, was als Mindestanforderung bedeutet, dass die aus den Informationssystemen gewonnene Daten ohne weiteres in MS Office Programme importiert und mit diesen Programmen weiter bearbeitet werden können.
Es sind nur Angebote zugelassen, deren wesentliche Teile (Software) vom Bieter selbst
erbracht werden. Es können für alle Bereiche auch Subunternehmer eingeplant werden, dies ist jedoch kenntlich zu machen. Die Hardware ist auf der Basis marktgängiger (von der Software unabhängiger) Produkte mit offenen Schnittstellen anzubieten.
Der Auftraggeber wird die Hardware (nach Vorgaben des Auftragnehmers) selbst
beschaffen. Der Bieter hat dazu die Mindestanforderungen für die Hardware
vorzugeben.
Verlängerungsoption jeweils um 1 Jahr
Der Auftraggeber fordert die geeigneten Unternehmen mit den höchsten Punktzahlen in der Eignungsprüfung zur Angebotsabgabe auf. Dazu wertet die Vergabestelle die Teilnahmeanträge zunächst nach form- und fristgerechtem Eingang aus und prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Hierbei wird auch geprüft, inwiefern der Bewerber die aufgestellten Mindestanforderungen an die Eignung erfüllt. Bewerber, deren Teilnahmeanträge die Mindestanforderungen nicht erfüllen, nehmen an dem weiteren Vergabeverfahren nicht teil.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Anzahl Mitarbeiter in Deutschland im Bereich Lohn- / Gehaltsabrechnungs- /
Personalinformationssystem (Entwicklung, Support, Vertrieb, Projektleitung etc.) > 40
-Umsatz im Bereich Lohn- / Gehaltsabrechnungs- / Personalinformationssystem in
Deutschland im Krankenhausbereich in den Jahren 2020 und 2021 jeweils größer 2,5 Mio.
Euro
-Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB
-Aktueller Auszug aus dem Berufs- und Handelsregister
-Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, nicht älter als 6 Monate
-Aktueller Nachweis oder Erklärung, dass kein Strafverfahren eröffnet ist Erklärung hierzu ist abzugeben, KO Kriterium, Nichterfüllung führt
-Aktueller Nachweis oder Eigenerklärung, dass kein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren
eröffnet ist bzw. eröffnet werden soll (nicht älter als 6 Monate)
-Nachweis oder Erklärung der ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und
Sozialversicherungsbeiträgen
-Aktueller Nachweis einer Haftpflichtversicherung oder gleichwertige Sicherheit i. H. v.
mindestens des aus Sicht des Anbieters zu erwartenden Projektpreises
- Anzahl Krankenhauskunden (IK-Nummern) mit der Software im Produktivbetrieb, die der
Bewerber anbieten will, in Deutschland größer 50
-Anzahl Krankenhauskunden (IK-Nummern) mit der Software im Produktivbetrieb, die der
Bewerber anbieten will, on Prem in Deutschland größer 30
-Anzahl Krankenhauskunden (IK-Nummern) größer 500 Betten mit TVöD- Abrechnung und
dessen Tarifpflege, mit der Software im Produktivbetrieb, die der Bewerber anbieten will, on
Prem in Deutschland größer 10
-Mindestens 5 realisierte oder in bestätigter Umsetzung befindliches Referenzkrankenhäuser
in Deutschland in den Jahren 2018 - 2022 mit der Software im Produktivbetrieb, die der
Bewerber anbieten will, in Einrichtungen mit einer Integration / Datenübernahme aus dem
jeweiligen Dienstplan- bzw. Zeitwirtschaftsprogramm des Krankenhauses in die Lohn- /
Gehaltsabrechnung. Es ist die Softwarebezeichnung sowie Referenz mit Anschrift,
Ansprechpartner und Telefonnummer anzugeben.
-Einheitliche Datenbank über den Bereich Lohn- / Gehaltsabrechnungs- und
Personalinformationssystem
-Applikationssoftware, Handbücher und Support in deutscher Sprache sowie Betreuung /
Support aus Deutschland
-Der Anbieter muss im Besitz der Applikationssoftware und des Quellcodes sein, damit er in
der Lage ist, eine Vornahme etwaiger erforderlicher Änderungen ausführen zu können.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.