MHH - Software CAFM-System Referenznummer der Bekanntmachung: 2021/750/5859
Vorinformation
Diese Bekanntmachung ist ein Aufruf zum Wettbewerb
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hannover
NUTS-Code: DE929 Region Hannover
Postleitzahl: 30625
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.mhh.de/
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hannover
Postleitzahl: 30625
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
NUTS-Code: DE929 Region Hannover
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.mhh.de/
Abschnitt II: Gegenstand
MHH - Software CAFM-System
Die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) beabsichtigt die Beschaffung einer Software für das Facility Management sowie aller dazu erforderlicher Dienstleistungen (wie Customizing, Schulung, Datenmigration und Softwarepflege).
Die MHH sucht eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur effizienten Unterstützung und Steuerung der Geschäftsprozesse des Corporate Real Estate Managements (CREM) und des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements. Diese Software soll auf die Bedarfe der MHH optimal zugeschnitten werden. Das Ziel ist die Einführung eines einheitlichen, standortübergreifenden CAFM-Systems, welches die Datenbasis für alle FM- und CREM-relevanten Prozesse beinhaltet und die damit verbundenen Prozesse abbildet, sofern sie nicht schon durch das SAP-ERP-System abgedeckt sind.
Die Softwarelösung wird auch in Außenstandorten zum Campusgelände der MHH eingesetzt werden.
Die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) beabsichtigt die Beschaffung einer Software für das Facility Management.
Die MHH sucht eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur effizienten Unterstützung und Steuerung der Geschäftsprozesse des Corporate Real Estate Managements (CREM) und des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements. Diese Software soll auf die Bedarfe der MHH optimal zugeschnitten werden. Bisher wird das CAFM- System ConjectFM (jetzt Planon essentails) benutzt. Die daraus vorhandenen Daten sind in die neue CAFM-Softwarelösung zu migrieren.
Das Ziel ist die Einführung eines einheitlichen, standortübergreifenden CAFM-Systems, welches die Datenbasis für alle FM- und CREM-relevanten Prozesse beinhaltet und die damit verbundenen Prozesse abbildet, sofern sie nicht schon durch das SAP-ERP-System abgedeckt sind. Neben Stammdaten und Bewegungsdaten liegt das Augenmerk auf dem integrierten Aufbau des Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Bei der angegebenen Vertragsdauer handelt es sich im Sinne des EVB-IT-Systemvertrags um eine Mindestvertragsdauer. Die Vertragsdauer verlängert sich gemäß dem EVB-IT-Vertrag, sofern die MHH nicht von dem vertraglich vorgesehenen Kündigungsrecht des Auftraggebers Gebrauch macht.
Die unter II.2.4 erfolgte Gesamtbeschreibung in Kurzform wird mit den vollständigen Vergabeunterlagen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung gem. § 38 Abs. 4 Nr. 2 VgV bereit gestellt. Sollten Sie ein Interesse an der Teilnahme am Verfahren haben, senden Sie Ihre Interessensbekundung bitte per E-Mail an: [gelöscht]
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1) Bescheinigung der Eintragung im Handels- bzw. Berufsregister (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Angaben, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet/die Eröffnung beantragt/mangels Masse abgelehnt/ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde oder ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
3) Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
4) Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
5) Angaben zu §§ 123-125 GWB (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
Im Bedarfsfall sind folgende Unterlagen auszufüllen und mit dem Angebot abzugeben:
6) Erklärung der Bewerber-/ Bietergemeinschaft (Anlage 6 Erklärung der Bewerber-Bietergemeinschaft).
7) Verpflichtungserklärung von eingebundenen Drittunternehmen (Anlage 7 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen).
1) Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz im Zusammenhang mit der Überlassung, Entwicklung/Customizing, Schulung und Pflege von CAFM-Systemen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Angaben zur Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
3) Erklärung Tariftreue und Mindestentlohnung (NTVergG) (Anlage 3 Erklärung zum NTVergG).
4) Angabe, von welcher Niederlassung/Firmensitz das Projekt betreut wird. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
zu 1) Summe der jährlichen Umsätze mit vergleichbaren Leistungen über die Bereitstellung und Inbetriebnahme von Software für CAFM-Systeme von mind.[Betrag gelöscht] EUR/brutto p.a. über die letzten 2 Geschäftsjahre.
zu 2) Angaben zur Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen für:
a) Sach-/Personenschäden bis zu 2,5 Mio. EUR je Schadensereignis und
b) Vermögensschäden bis zu [Betrag gelöscht] EUR je Schadensereignis mit dem Angebot einzureichen.
Die Gesamtleistung je Versicherungsjahr muss für alle Schäden mindestens das Zweifache der vereinbarten Versicherungssumme in den jeweiligen Positionen betragen.
1) Erfahrungen mit der Implementierung und dem Support von CAFM-Systemen
Angabe, seit wann CAFM-Lösungen / Softwaresysteme durch den Bewerber implementiert werden. Angabe, seit wann CAFM-Lösungen / Softwaresysteme durch den Bewerber nach der Implementierung mit Softwarepflege & IT-Dienstleistungen betreut werden. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Eigenerklärung Ausbildungsbetrieb (Anlage 4).
3) Eigenerklärung Förderung der Chancengleichheit und Gleichstellung (Anlage 5).
4) Referenzen (Anlage 2) - mind. 3 Referenzen aus den letzten 5 Geschäftsjahren aus Krankenhäusern der Maximalversorgung, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind (Lieferung, Customizing und Implementierung eines CAFM-Systems, mit Softwarepflege/Support).
5) Zertifizierung nach GEFMA 444. Die Bieter müssen in allen 17 Kriterien der GEFMA 444 Richtlinie zertifiziert sein.
6) Angaben zur Mitarbeiteranzahl des gesamten Unternehmens sowie Angaben zu festangestellten Mitarbeiter/-innen für den Bereich CAFM-Systeme (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung)
7) Konzept - Darstellung der Auswahl der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutzkonzept gemäß DSGVO.
8) Konzept - Darstellung der beschriebenen Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß DSGVO.
9) Technische/Klinische Mindestanforderungen an ein CAFM-System für die Medizinische Hochschule Hannover (MHH)
a) Durchgehende Mandantenfähigkeit mit Möglichkeit zur Einrichtung von Benutzergruppen mit differenzierter Rechtevergabe bis auf Attributebene. Mandanten sollen innerhalb einer Datenbankinstanz verwaltet werden.
b) Das System sollte Kundenerweiterungen nach Einweisung auch durch den Kunden zulassen.
c) Offene Systemarchitektur, mit der Möglichkeit Schnittstellen zu anderen Systemen, besonders zu SAP, aufzubauen und die Software nach Belieben skalieren zu können.
d) Absolut stimmige Prozessdarstellung ohne erhöhten Aufwand für Anpassungen im Zuge der Implementierung. Dabei sollten leichte, individuelle und umfangreiche Anpassungen des Systems ohne Programmierung durch Konfiguration erfolgen und im laufenden Betrieb implementiert werden können.
e) Nachweisbar sollte das System schon erprobt und mehrere Jahre, vorzugsweise in klinischen Bereichen, im Einsatz sein
Bausteinprinzip durch modularen Aufbau, um das System an die Anforderungen, dem Projektverlauf und die Bedürfnisse des Auftraggebers einfach anzupassen.
f) Schnittstelle zu FMDesign als Importtool für Zeichnungen
g) Der Bieter sollte ebenfalls in der Lage sein, eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung zu stellen um die CAFM-Software nutzerspezifisch weiterzuentwickeln.
h) Customizingeinstellungen und Weiterentwicklungen müssen per Sammeltransporten aus einem Entwicklungssystem ins Produktivsystem transportierbar sein.
i) Das System muss sich ohne Programmierkenntnisse individuell, leicht und umfangreich anpassen lassen können.
j) Das System muss bei Meldungserfassung auf einem mobilen Endgerät die Aufnahme und Zuordnung von Fotos zu Dokumentationszwecken ermöglichen.
k) Das System soll auf mobilen Geräten das Eingeben von Daten unterstützen.
l) Das System soll die Unterstützung mobiler Geräte mittels nativer App realisieren und darf sie nicht mittels Web-App realisieren.
m) Das System soll Termine und Erinnerungen als "Notifications" direkt auf dem mobilen Endgerät anzeigen.
n) Das System muss über einen Berichtgenerator verfügen, der es ermöglicht, auf einfache Weise Vorlagen für Berichte anzulegen und diese Vorlagen zu speichern.
o) Der Berichtgenerator muss alle vorhandenen Felder beinhalten bzw. abbilden können (nicht nur Standard-Felder sondern auch kundenspezifische Felder).
p) Das System muss über zertifizierte Schnittstelle zu CAFM-Connect und COBie haben.
10) Es müssen alle in den unter Punkt 10 in den Mindeststandards aufgeführten Leistungen nach GEFMA 940 vom Anbieter erbracht werden.
Zu 4) mind. 3 Referenzen aus den letzten 5 Geschäftsjahren über vergleichbare Leistungen
Zu 5) Vorlage Kopie des Zertifikates nach GEFMA 444 in allen 17 Kriterien
Zu 9) Erfüllung der Technischen Mindestanforderungen an ein CAFM-System für die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) ,
a) Durchgehende Mandantenfähigkeit mit Möglichkeit zur Einrichtung von Benutzergruppen mit differenzierter Rechtevergabe bis auf Attributebene. Mandanten sollen innerhalb einer Datenbankinstanz verwaltet werden.
b) Das System sollte Kundenerweiterungen nach Einweisung auch durch den Kunden zulassen.
c) Offene Systemarchitektur, mit der Möglichkeit Schnittstellen zu anderen Systemen, besonders zu SAP, aufzubauen und die Software nach Belieben skalieren zu können.
d) Absolut stimmige Prozessdarstellung ohne erhöhten Aufwand für Anpassungen im Zuge der Implementierung. Dabei sollten leichte, individuelle und umfangreiche Anpassungen des Systems ohne Programmierung durch Konfiguration erfolgen und im laufenden Betrieb implementiert werden können.
e) Nachweisbar sollte das System schon erprobt und mehrere Jahre, vorzugsweise in klinischen Bereichen, im Einsatz sein
Bausteinprinzip durch modularen Aufbau, um das System an die Anforderungen, dem Projektverlauf und die Bedürfnisse des Auftraggebers einfach anzupassen.
f) Schnittstelle zu FMDesign als Importtool für Zeichnungen
g) Der Bieter sollte ebenfalls in der Lage sein, eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung zu stellen um die CAFM-Software nutzerspezifisch weiterzuentwickeln.
h) Customizingeinstellungen und Weiterentwicklungen müssen per Sammeltransporten aus einem Entwicklungssystem ins Produktivsystem transportierbar sein.
i) Das System muss sich ohne Programmierkenntnisse individuell, leicht und umfangreich anpassen lassen können.
j) Das System muss bei Meldungserfassung auf einem mobilen Endgerät die Aufnahme und Zuordnung von Fotos zu Dokumentationszwecken ermöglichen.
k) Das System soll auf mobilen Geräten das Eingeben von Daten unterstützen.
l) Das System soll die Unterstützung mobiler Geräte mittels nativer App realisieren und darf sie nicht mittels Web-App realisieren.
m) Das System soll Termine und Erinnerungen als "Notifications" direkt auf dem mobilen Endgerät anzeigen.
n) Das System muss über einen Berichtgenerator verfügen, der es ermöglicht, auf einfache Weise Vorlagen für Berichte anzulegen und diese Vorlagen zu speichern.
o) Der Berichtgenerator muss alle vorhandenen Felder beinhalten bzw. abbilden können (nicht nur Standard-Felder sondern auch kundenspezifische Felder).
p) Das System muss über zertifizierte Schnittstelle zu CAFM-Connect und COBie haben.
Zu 10) Zu erbringende Mindestleistungen des Anbieters in den jeweiligen Modulen nach GEFMA 940:
a) Folgende Anforderungen in technischen Modulen:
Energie; Instandhaltung; Betriebsdokumentation; Lagerverwaltung; Mängel/Historie; Gewährleistung; Anlagen überwachen
b) Folgende Infrastrukturellen Module:
Flächenanalyse; Belegungsplanung; Reinigungsflächen; Unterhalts- Glasreinigung; Grünflächenmanagement; Winterdienste; Schließverwaltung; Zutrittskontrolle; Objektschutz; Fluchtwege; Brandschutz; Empfangsdienst; Fuhrparkverwaltung; Parkraum; Raumreservierung; Post-und Logistik
c) Folgende kaufmännischen Module:
Liegenschaft; Hausverwaltung; Betriebskosten; Angebotserstellung
d) Folgende übergeordneten Module:
Projektmanagement; Budgetverwaltung; Personaldisposition; Dokumentenmanagement; AVA-Unterstützung; Vertragsverwaltung; Benchmarking; Bestandsdatenerfassung
e) Im Bereich Betreiberverantwortung:
Anforderungen/Kompetenzen; Prozessabläufe; Gefährdungsbeurteilungen; Regelwerksportale
f) Im Bereich Visualisierungen:
2D: Import ohne Referenzierung; ein eigenes Modul sollte dafür vorhanden sein; externes CAD-Programm muss angebunden werden können
3D: es muss möglich sein, einzelne Bereiche ohne 3D-Zeichnungen zu nutzen; 2 1/2D Dateien, externe 3D-Modelle und fotografische 360° Modelle müssen nutzbar sein
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Der in IV.2.2 genannte Tag, soll der Tag der Rückübermittlung zu den Interessenbekundungen sein.
Die Interessenbekundungen sind zu senden an die E-Mail-Adresse [gelöscht] mit Angabe der folgenden Betreffzeile " Vergabeverfahren MHH - Ausschreibung: 2021/750/5859: MHH - Software CAFM-System - Interessensbekundung". Bitte beachten Sie nachstehend beschriebene Vorgehensweise zur Bestätigung der Einhaltung der Mindestanforderungen.
A. Objektive Teilnahmeregeln und –kriterien:
Die Vergabestelle macht von der Möglichkeit des § 51 VgV, die Anzahl der geeigneten Bewerber /Bewerbergemeinschaften zu begrenzen, keinen Gebrauch. Alle Bewerber/ Bewerbergemeinschaften, die ihr Interesse form- und fristgerecht bekundet haben sowie nach den Ausführungen dieser Bekanntmachung das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Ziffer III.1.1)), die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit(Ziffer III.1.2)) und die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Ziffer III.1.3)) nachgewiesen haben, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
B. Ablauf des Verfahrens
1) Phase Interessenbekundung:
Interessenten müssen ihr Interesse bei der genannten Kontaktstelle per E-Mail bekunden. Die Interessenbekundung als Bewerber-/ Bietergemeinschaft ist bereits in dieser 1. Phase möglich, aber nicht zwingend. In diesem Fall sind die Mitglieder sowie das vertretungsberechtigte Mitglied mit der Interessensbekundung zu benennen (siehe auch nachstehend zur 2. Phase Interessensbestätigung). Die Einreichung eines Teilnahmeantrags/ einer Interessensbestätigung ist in dieser Phase nicht erforderlich. Es erfolgt keine gesonderte Auftragsbekanntmachung mehr (§ 38 Abs. 4 VgV). Lediglich die Unternehmen, die form- und fristgerecht eine Interessenbekundung übermittelt haben, werden am weiteren Verfahren beteiligt (§38 Abs. 5 VgV).
Bereits mit der Interessensbestätigung ist anzugeben, dass die geforderten Mindeststandards aus den Angaben aus Abschnitt III.1.2. wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie III 1.3 technische und berufliche Leistungsfähigkeit eingehalten werden.
Der Interessent trägt das Risiko der fristgerechten Übermittlung der Interessenbekundung.
2) Phase Interessensbestätigung:
Nur diejenigen Unternehmen, die form- und fristgerecht ihr Interesse bekundet haben, erhalten Zugang zu den vollständigen finalen Vergabeunterlagen und werden zur Abgabe eines Teilnahmeantrages (Interessensbestätigung) aufgefordert. Weitere/sonstige Unternehmen sind nicht zur Teilnahme am Verfahren berechtigt. Soweit noch keine Interessensbekundung als Bewerber-/ Bietergemeinschaft in der 1. Phase erfolgt ist, kann eine Bewerber-/Bietergemeinschaft auch noch nach Aufforderung zur Interessensbestätigung bis zur Abgabe der Teilnahmeanträge zulässig gebildet werden. In diesem Fall darf jedoch eine Bewerber-/Bietergemeinschaft nur noch zwischen Unternehmen gebildet werden, die auch ihr Interesse zuvor in der 1.Phase bekundet haben. Die Aufforderung zur Interessensbestätigung beinhaltet alle notwendigen Informationen zur Erstellung des Teilnahmeantrages.
Die Vergabeunterlagen zur Erstellung der Teilnahmeanträge werden den Unternehmen, die ein Interesse bekundet haben elektronisch zur Verfügung gestellt oder eine Internetadresse angegeben, unter der die elektronischen Dokumente abgerufen werden können.
3) Phase Angebotsphase:
Nur diejenigen Bewerber, die den Teilnahmewettbewerb erfolgreich durchlaufen haben, werden vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
C. Es wird darauf hingewiesen, dass die Kommunikation im Vergabeverfahren grundsätzlich elektronisch erfolgt. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, im Einzelfall andere Kommunikationswege vorzugeben.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160
Abs. 3 GWB nur zulässig ist, wenn.
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.
Ort: Hannover
Postleitzahl: 30625
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]