Öffentliche Ausschreibung Braunschweig 2021 Beschaffung eines Dokumentenmanagementssystems inclusive Implementierungsleistung und Systemservice Referenznummer der Bekanntmachung: 22.0-0242/06-21 ZV 2021-06-18

Beschaffung eines Dokumentenmanagementssystems inclusive Implementierungsleistung und Systemservice Referenznummer der Bekanntmachung: 22.0-0242/06-21 ZV

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Braunschweig
NUTS-Code: DE911 Braunschweig, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 38106
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.tu-braunschweig.de/

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY4D6MB/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY4D6MB

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung eines Dokumentenmanagementssystems inclusive Implementierungsleistung und Systemservice

Referenznummer der Bekanntmachung: 22.0-0242/06-21 ZV

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte in den Unterstützungsprozessen und in der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und Instituten die Verwaltungsvorgänge digitalisieren. Mit Hilfe digitaler Formulare, workflowgestützten Prozessen und elektronischer Akten sollen Abläufe kundenfreundlicher und effizienter gestaltet, Medienbrüche vermieden und eine Steigerung der Transparenz erreicht werden. Hierzu sucht die TUBS ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS).

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72268000 Bereitstellung von Software

72252000 Datenarchivierung

72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

72210000 Programmierung von Softwarepaketen

72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE911 Braunschweig, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Technische Universität Braunschweig – Abteilung 22

Universitätsplatz 2

38106 Braunschweig

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte die IT-Unterstützung der Verwaltungsprozesse verbessern und strebt mittelfristig eine möglichst vollständige Digitalisierung der Informations- und Dokumentenflüsse an. Hierfür sucht die TUBS ein Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS), mit dessen Hilfe Antragsprozesse und Dokumentenflüsse digitalisiert werden können. Über die Lieferung des Systems hinaus umfasst die Leistung auch die Implementierung in den ausgewählten Anwendungsfällen „Elektronische Studierendenakte“ und „Elektronisches Vertragsmanagement“ sowie optional für die Anwendungsfälle „Elektronische Gremienakte“ und „Elektronische Personalakte“. Im Bereich der Digitalisierung von Antrags- und Genehmigungsprozessen sollen folgende 6 Anwendungsfälle implementiert werden: „Beschaffungsantrag“, „Krankmeldung“, „Antrag auf Arbeitszeitbefreiung“, „Raumzuweisung“, „Anmeldung Projektsteckbrief“ und „Anmeldung Tagesordnungspunkt Präsidiumssitzung“. Angeschlossene und anzubindende Fachverfahren sind allen voran SAP als Ressourcenmanagement- und Personalverwaltungssystem, HISinOne als Campusmanagement System, BIC Process Design als internes Informations- und Prozessportal. Die Leistung umfasst zudem Nutzer-Schulungen, Systemservice-Leistungen für den Produktivstart sowie Wartung und Support.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 60

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eigung

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eigung

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Nachweis über Referenzprojekte:

Der Bieter weist seine einschlägigen Projekterfahrungen anhand der Darstellung von Referenzprojekten nach. Nachzuweisen sind als Mindestanforderung:

— mindestens 3 Referenzprojekte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, welche in den letzten 3 Jahren begonnen wurden. Davon müssen:

— mindestens 2 Referenzprojekte erfolgreich abgeschlossen sein,

— bei mindestens 2 Referenzprojekten mindestens eine Fachakte (z.B. Vertragsakte, Gremienakte, etc.) eingeführt worden sein,

— mindestens ein Referenzprojekt bei einem öffentlichen Auftraggeber vergleichbarer Größe durchgeführt worden sein,

— Zusätzlich mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, welches per Schnittstelle an ein IT-gestütztes Fachverfahren (Enterprise-Ressource-Planning, Campus-Management-System, Computer-Aided Facility Management, etc.) angebunden wurde und aus der Benutzeroberfläche des IT-gestützten Fachverfahrens heraus in der Sachbearbeitung genutzt werden kann.

Für die Darstellung des Projekts oder der Projekte verwenden Sie bitte das beiliegende Formblatt „Projektsteckbrief Referenzen“.

2. Nachweis der Qualifikation des/der Projektleiters/in:

Durch ein Qualifikationsprofil soll aufgezeigt werden, dass die für die Projektleitung benannte Person über berufliche Erfahrung im Bereich des Managements von IT-System-Einführungsprojekten verfügt. Zusätzlich ist die Erfahrung mit dem angebotenen Doku-mentenmanagementsystem zu belegen. Die Mindestanforderungen an die für die Projekt-leitung nominierte Person sind damit:

— Nachweis von insgesamt mindestens 3 Jahren Berufserfahrung in der Einführung von IT-Systemen,

— Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt in der Rolle der Projektleitung auf Seiten eines IT-Dienstleisters oder IT-System-Anbieters in der Einführung eines IT- Systems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen 3 Jahren,

— Nachweis der Erfahrung mit dem angebotenen Dokumentenmanagementsystem.

Die Erfüllung der Anforderungen kann über entsprechende Projektreferenzen, Arbeitszeugnisse oder andere geeignete Nachweise belegt werden, die als Qualifikationsprofil in einem Dokument zusammengefasst dem Teilnahmeantragt beizufügen sind. Für das Qualifikationsprofil existiert kein Formblatt. Der Bieter stellt dieses in selbst gewählter, geeigneter Form zur Verfügung.

3. Nachweis der Qualifikation des/der Fachberaters/in:

Durch das Qualifikationsprofil soll aufgezeigt werden, dass jede für die Fachberatung benannte Person über berufliche Erfahrung in der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen verfügt. Zusätzlich ist die Erfahrung mit der Implementierung von elektronischen Akten im DMS nachzuweisen. Die Anforderungen an jede für die Fachberatung nominierte Person sind damit:

— Nachweis von mindestens einem Jahr Projekterfahrung in der Einführung des angebotenen Dokumentenmanagementsystems,

— Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt im Bereich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen 3 Jahren,

— Nachweis der Erfahrung mit der Implementierung mindestens einer umfangreichen elektronischen Akte (z. B. e-Personalakte, e-Beschaffungsakte, etc.).

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 15/07/2021

Ortszeit: 10:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/03/2022

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXQ6YY4D6MB

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Auf die Präklusion gem. § 160. Abs. 3 Pkt. 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen,

Auf die entsprechenden/ einschlägigen vergaberechtlichen Regelungen (GWB/VgV) wird ausdrücklich hingewiesen.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Braunschweig
Postleitzahl: 38106
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.tu-braunschweig.de/

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

14/06/2021

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