1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Rotenburg (Wümme)
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung einer generativen KI-Plattform
Beschreibung: Die zu beschaffende generative KI-Plattform soll die Verwaltungstätigkeit in Alltagsaufgaben, Wissensmanagement und Kommunikation digital unterstützen, ohne Entscheidungsverantwortung auf KI-Systeme zu verlagern. Alle generierten Inhalte unterliegen dem Vorbehalt menschlicher Prüfung und Freigabe durch die jeweils zuständige Fachkraft. Dabei müssen allgemeine personenbezogene Daten, fallbezogene personenbezogene Daten sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden. Die Gesamtzahl der Nutzerlizenzen unter dieser Rahmenvereinbarung – einschließlich des Landkreises und aller teilnehmenden Kommunen – beträgt höchstens 2.500. Bei Erreichen dieser Obergrenze werden keine weiteren Abrufe zugelassen.
Kennung des Verfahrens: 9f262849-7f51-4517-a686-22f941864f28
Interne Kennung: 104/26/12
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Rotenburg (Wümme)
Postleitzahl: 27356
Land, Gliederung (NUTS): Rotenburg (Wümme) (DE937)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 226 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung einer generativen KI-Plattform
Beschreibung: Die zu beschaffende generative KI-Plattform soll die Verwaltungstätigkeit in Alltagsaufgaben, Wissensmanagement und Kommunikation digital unterstützen, ohne Entscheidungsverantwortung auf KI-Systeme zu verlagern. Alle generierten Inhalte unterliegen dem Vorbehalt menschlicher Prüfung und Freigabe durch die jeweils zuständige Fachkraft. Dabei müssen allgemeine personenbezogene Daten, fallbezogene personenbezogene Daten sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden. Die Gesamtzahl der Nutzerlizenzen unter dieser Rahmenvereinbarung – einschließlich des Landkreises und aller teilnehmenden Kommunen – beträgt höchstens 2.500. Bei Erreichen dieser Obergrenze werden keine weiteren Abrufe zugelassen.
Interne Kennung: f6e058ef-8d7a-46bd-b9d2-00f8779d4259
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Menge: 2 500 Stück
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Rotenburg (Wümme)
Postleitzahl: 27356
Land, Gliederung (NUTS): Rotenburg (Wümme) (DE937)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter weist nach, dass er über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit zur Erbringung der vertraglichen Leistungen verfügt. Dies kann durch Angaben zum Jahresumsatz, zur Finanzierungsstruktur oder zur Risikoabsicherung erfolgen. Für etablierte Unternehmen ist ein Nachweis über die Umsatzentwicklung der letzten Jahre üblich. Jüngere Unternehmen legen entsprechende Unterlagen zur Kapitalausstattung, Finanzierung oder Versicherungsabsicherung vor, aus denen die Leistungsfähigkeit hervorgeht.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter weist mindestens zwei vergleichbare Referenzprojekte mit Betrieb einer KI- oder SaaS-Plattform für öffentliche Auftraggeber in den letzten fünf Jahren nach. Jedes Referenzprojekt erfüllt mindestens folgende Kriterien: • öffentlicher Auftraggeber (z. B. Gebietskörperschaft, Behörde oder öffentlicher Betrieb), • Nutzerkreis von mindestens 100 Nutzern, • Bereitstellung einer KI- oder SaaS-Plattform mit ähnlichem Funktionsumfang (z. B. Textgenerierung, Wissensrecherche, Rollen- und Rechtestruktur). Der Nachweis erfolgt durch Ausfüllen der Anlage R – Referenzprojekte.
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter benennt einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten und weist eine DSGVO-konforme Datenschutzorganisation nach. Der Nachweis erfolgt durch: • Angabe der Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten (Name, E-Mail, Telefon) und • eine Kurzbeschreibung der Datenschutzorganisation (z. B. Zuständigkeiten, Prozesse, Verfahrensverzeichnis) in der Datenschutzdokumentation (Anlage B2).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die SOLLTE-Kriterien und KANN-Kriterien sind in Anlage S – Scorecard (Excel) zusammengefasst. • SOLLTE-Kriterien werden qualitativ bewertet. • KANN-Kriterien werden lediglich mit „Ja/Nein“ erfasst und nicht bepunktet. Für jedes SOLLTE-Kriterium ist in Anlage S beschrieben: • welche Leistungsmerkmale bewertet werden, • welche Angaben der Bieter machen muss (z. B. Beschreibung, Liste, Konzept, Funktionsnachweis), • welche Ausprägungen zu 0 Punkten, 5 Punkten oder 10 Punkten führen. Die Bieter füllen Anlage S aus, ergänzen die geforderten Angaben und verweisen auf die entsprechenden Stellen im Angebot (z. B. Fachkonzept, Betriebskonzept, Schulungskonzept). Der AG bewertet auf dieser Grundlage jedes SOLLTE-Kriterium. Die Summe der Punkte wird auf eine Skala von 0 bis 100 normiert. Dieses Scorecard-Ergebnis fließt mit 25 % in die Gesamtwertung ein. Die Scorecard umfasst ausschließlich SOLLTE-Kriterien. Jedes SOLLTE-Kriterium wird mit 0, 5 oder 10 Punkten bewertet: • 0 Punkte: Kriterium nicht erfüllt oder nicht hinreichend nachgewiesen • 5 Punkte: Kriterium teilweise oder in mittlerem Umfang erfüllt • 10 Punkte: Kriterium vollständig und in hoher Qualität erfüllt Die praktische Erprobung der angebotenen Lösung erfolgt im Rahmen eines Proof of Concept (PoC). Die Testblöcke, Aufgabenarten, Bewertungsmaßstäbe und internen Gewichtungen sind in Anlage P – PoC festgelegt. In Anlage P – PoC-A werden die konkreten Testfälle und die zu verwendenden Prompts für den PoC aufgeführt. Im PoC werden insbesondere folgende Aspekte geprüft: • Funktionalität der Plattform (z. B. Texterstellung, Zusammenfassung, Übersetzung, Wissensbasisfunktionen), • Eignung der Modelle im Verwaltungskontext (z. B. Umgang mit Rechtstexten, Verwaltungssprache), • Bedienbarkeit und Administrierbarkeit, • Umsetzung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Jeder Testblock des PoC wird mit Punkten bewertet (z. B. 0 bis 10 Punkte). Die gewichtete Summe der Punkte wird auf eine Skala von 0 bis 100 normiert. Das PoC-Ergebnis fließt mit 25 % in die Gesamtwertung ein. Stellt sich im PoC heraus, dass MUSS-Kriterien nicht erfüllt, kann der AG das Angebot aus der Wertung nehmen. Der PoC wird in mehreren Testblöcken durchgeführt (z. B. Texterstellung, Zusammenfassung, Rechtstexte, Übersetzung, Wissensbasis, Usability, Datenschutz). Jeder Testblock wird mit Punkten zwischen 0 und 10 bewertet. Die einzelnen Blöcke werden intern unterschiedlich gewichtet. Beispielhafte Gewichtung (nur zur Illustration): • Block 1 – Texterstellung: 20 % • Block 2 – Zusammenfassung: 15 % • Block 3 – Rechtstexte: 25 % • Block 4 – Übersetzung/Transkription: 10 % • Block 5 – Wissensbasis/RAG: 20 % • Block 6 – Usability/Administration: 5 % • Block 7 – Datenschutz/Sicherheit: 5 % Die tatsächlichen Gewichtungen sind in Anlage P (PoC-Beschreibung) festgelegt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 25/08/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 04/09/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 35 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewertung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landkreis Rotenburg - Zentrale Vergabestelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Rotenburg (Wümme)
Registrierungsnummer: 4182c8b8-8884-4fb2-90cc-b7fbbdf4bde5
Postanschrift: Hopfengarten 2
Stadt: Rotenburg (Wümme)
Postleitzahl: 27356
Land, Gliederung (NUTS): Rotenburg (Wümme) (DE937)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4261983-0
Fax: +49 4261983-2199
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
Registrierungsnummer: 7018baaf-0131-4475-b6fa-4ada30549563
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4131153308
Fax: +49 4131152943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Rotenburg - Zentrale Vergabestelle
Registrierungsnummer: ac12f6e2-87ba-4113-8d09-b4a39c8c69f1
Postanschrift: Hopfengarten 2
Stadt: Rotenburg (Wümme)
Postleitzahl: 27356
Land, Gliederung (NUTS): Rotenburg (Wümme) (DE937)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4261983-0
Fax: +49 4261983-2199
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 09359e94-f2d0-442a-8cc4-6b2f3ef68e44 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/08/2026 00:00:03 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 538502-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 148/2026
Datum der Veröffentlichung: 04/08/2026