1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: AOK Niedersachsen. Die Gesundheitskasse.
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: 2026-061
Beschreibung: Die AOK Niedersachsen führt diese Markterkundung durch, um zu prüfen, ob der Beschaffungsbedarf im Rahmen eines Vergabeverfahrens wettbewerblich gedeckt werden kann, oder ob der bisherige Dienstleister die COMRAMO AG aus Hannover, weiterhin Vertragspartner aufgrund eines Alleinstellungsmerkmals im Sinne von § 14 Abs. 4 VgV bleiben wird. Im Mittelpunkt dieser Prüfung ist der weitere Einsatz der Software smart BEIHILFE, COM.beihilfe digital sowie der COM.bEIHILFE digital App. Mit Hilfe dieser Software soll das Fachpersonal der AOK Niedersachsen bei der Bearbeitung von Beihilfeangelegenheiten nach unterschiedlichen Landesrechten unterstützt werden. Zudem soll die Eingangspost in Papierform digitalisiert und in der Software bereitgestellt werden. Die Anforderungen der AOK Niedersachsen an eine Softwarelösung werden unter Ziffer 3.1 konkretisiert.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hannover
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 217 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Das unter Abschnitt "Informationen zur Bekanntmachung" genannte Datum für die Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung angegebene Datum ist unverbindlich. Es ist zu diesem Zeitpunkt nicht bekannt, ob die nächste Bekanntmachung eine Auftragsbekanntmachung oder eine Ex Ante Transparenzbekanntmachung sein wird. Die AOK Niedersachsen fordert interessierte Unternehmen auf, bis zum 21.08.2026, 12 Uhr MESZ, Kontakt per E-Mail (Zentrale-Vergabestelle@nds.aok.de ) aufzunehmen, falls die technische Fähigkeit, die personelle Ausstattung und die Bereitschaft bestehen, die in dieser Bekanntmachung beschriebenen Leistungen durchzuführen. Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass an Softwarelösungen, die nur einzelne Leistungsteile erfüllen, kein Interesse besteht. Interessierte Unternehmen werden gebeten, ein kurzes Konzept einzureichen, welches folgende Aspekte behandelt: 1. Leistungsprogramm und Leistungsangebot 2. Grobe, unverbindliche Kostenschätzung netto in EURO. 3. Zeit- und Konzeptplan für die Transitionsphase bei einem Wechsel auf die eigene Softwarelösung. Zudem werden die Interessenten aufgefordert, relevante Benchmarks zu nennen, nach denen eine Preiskalkulation möglich wäre und die Leistungen in Abhängigkeit von den Einflussfaktoren eindeutig abgeleitet werden können. In einem nächsten Schritt werden vor Ort-Präsentationstermine mit den interessierten Unternehmen abgestimmt. Zur Vorbereitung wird die AOKN Musterdaten zur Verfügung stellen, die von der Softwarelösung des interessierten Unternehmens, entsprechend der Vorgaben der AOK Niedersachsen, verarbeitet werden sollen. Es erfolgen keine Kostenerstattungen oder Vergütungen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
3.1.
Teil: PAR-0000
Titel: Beihilfesoftware
Beschreibung: Die Software des Auftragnehmers muss in der Lage sein, die Bearbeitung der Beihilfeangelegenheiten nach unterschiedlichen Landesrechten mit den gesetzlichen Voraussetzungen nach der NBhVO und der BBhV mit den einzelnen abweichenden Landesgesetzen in Sachsen-Anhalt und Brandenburg sowie der (BVO NRW) vorzunehmen. Die Beihilfessoftware muss über eine Zuordnung der Beihilfeberechtigten nach vorher festgelegten Mandanten der vertraglichen Dienstleistungspartner im Auftrag der anderen Landes-AOK´s mit der landesunmittelbaren gesetzlichen Beihilfeverordnung des Landes verfügen, um eine eindeutige Zuordnung der einzelnen Beihilfeberechtigten und ihren berücksichtigungsfähigen Angehörigen neben der individuellen Beihilfenummer vornehmen zu können. Danach werden für die Beantragung der Beihilfeleistungen von den Beihilfeberechtigten und berücksichtigungsfähigen Angehörigen nach den landesunmittelbaren Landesrechten der Beihilfeverordnungen insgesamt 13 individuelle Anträge bei der AOK Niedersachsen und für die zu betreuenden Landes-AOK´s verwendet. Dabei sind noch die folgenden Voraussetzungen für die beihilfeberechtigten Dienstordnungsangestellten (DO-Angestellten), Versorgungsempfänger und den berücksichtigungsfähigen Angehörigen nach den abweichenden Ansprüchen neben den grundsätzlichen Beihilfeansprüchen der Länder für die Beschäftigten und ehemaligen Beschäftigten einer Landes-AOK zu beachten: Die Beihilfeberechtigten der Landes-AOK´s als Körperschaft des öffentlichen Rechts haben neben ihrem Beihilfeanspruch gegenüber ihrem Dienstherrn oder ehemaligen Dienstherrn nach dem § 14 SGB V in Verbindung mit den Satzungsbestimmungen der Landes-AOK´s ein Wahlrecht für eine freiwillige Krankenversicherung mit einer Teilkostenerstattung entgegen den beihilfeberechtigten Beamten der Länder nur nach den Beihilfebemessungssätzen nach den einschlägigen Beamtengesetzen. Danach können sich die DO-Angestellten zu 50 % oder 30 % und die Versorgungsempfänger zu 30 % neben ihren Beihilfeansprüchen bei ihrer Landes-AOK als freiwillige Mitglieder in der Kranken- und Pflegeversicherung versichern. Die Berechnung der Teilkostenerstattungen muss von der Beihilfesoftware neben der Beurteilung der Beihilfeansprüche nach den Stammdaten der Beihilfeberechtigten in der Software über eine Zuordnung zu einer privaten oder gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sichergestellt werden. Bei der Bearbeitung der Beihilfe- und Pflegeanträge der Beihilfeberechtigten der Landes-AOK´s muss nach den gesetzlichen Voraussetzungen der Beihilfeverordnungen eine getrennte Berechnung der Beihilfeerstattungen über die Beihilfefestsetzungen nach den Beihilfeverordnungen und über die Teilkostenerstattungen mit dem hinterlegten Prozentsatz der freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung nach den beihilfefähigen Aufwendungen der Rechnungen in den Beihilfemitteilungen ausgewiesen und angegeben werden, um den Beihilfeberechtigten eine konkrete Einzelfallaufstellung differenziert zwischen Beihilfeleistung und Teilkostenerstattung für jede Rechnung mit den einzelnen Beträgen durch die Beihilfefestsetzung in der Beihilfemitteilung als Berechnungsgrundlage zu geben. Die Beihilfesoftware muss über eine Schnittstelle zu ZESAR als gemeinsame Einrichtung des PKV-Verbandes und der Beihilfeträger zum Einzug von Arzneimittelrabatten nach dem Gesetz über Rabatte für Arzneimittel (AMRabG) verfügen. Die Beihilfesoftware muss bei den pflegebedürftigen Beihilfeberechtigten die Erfassung der rentenversicherungspflichtigen Pflegepersonen nach § 212 a SGB VI sicherstellen, um die Berechnung mit der monatlichen Beitragszahlung an die Deutsche Rentenversicherung Bund oder andere Versorgungsträger der Pflegepersonen für die Pflege der Pflegebedürftigen nach den Meldungen der Pflegekassen für die Beihilfeberechtigten zu gewährleisten. Die Beitragszahlungen an die Rentenversicherungen für die rentenversicherungs-pflichtigen Pflegepersonen müssen auch nach den zeitlich verzögerten Mitteilungen der Pflegekassen mit den veränderten Meldetatbeständen über Beginn, Ende und Unterbrechung der Pflege durch die Pflegepersonen für die Beitragsberechnungen durch Neufestsetzungen bei den pflegebedürftigen Beihilfeberechtigten in der Beihilfesoftware zu korrigieren sein, um Überzahlungen zurückrechnen oder Nachzahlungen vornehmen zu können. Gegenstand der Leistung ist neben der Bereitstellung und Wartung der Software die Übernahme des Inputmanagements für Beihilfe- und Pflegeanträge und beihilferelevante Unterlagen. Ziel ist die medienbruchfreie Digitalisierung, Qualitätssicherung und Bereitstellung der eingehenden Dokumente für die elektronische Weiterverarbeitung mit der Beihilfesoftware des Auftragnehmers durch die AOK Niedersachsen für die Beihilfeberechtigten der AOK Niedersachsen und im Auftrag für die auftraggebenden Landes-AOK`s als Dienstleistungspartner. Aktuell liegen uns etwa 800.000 Belege in Papierform pro Jahr vor. Diese sollen durch den Auftragnehmer digitalisiert werden. Die Digitalisierung der papiergebundenen Unterlagen durch den Auftragnehmer umfasst zusätzlich die Verifikation der erzeugten Daten sowie die revisionssichere Bereitstellung der Ergebnisse für die Sachbearbeitung der Beihilfeangelegenheiten durch die AOK Niedersachsen. Über die Beihilfe-App soll neben der Einreichung von Unterlagen der Stand der Bearbeitung ersichtlich sein, genauso die Entscheidung über den Beihilfeantrag. Zudem erlaubt die App eine gegenseitige Kommunikation zwischen Sachbearbeitenden der AOK und des Beihilfeberechtigten. Die Bereitstellung der Daten in der Software für den Sachbearbeiter umfasst neben den eingescannten Dokumenten auch die Fallanlage mit für die Sachbearbeitung erforderlichen Informationen in den entsprechenden Leistungs-/Bearbeitungsmasken in der Software.
Interne Kennung: 2026-061 Markterkundung
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
3.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
3.1.3.
Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
3.1.4.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 217 000,00 EUR
3.1.5.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Es folgt eine Konkretisierung des Verarbeitungsprozesses: 1. Eingangskanäle Der Auftragnehmer verarbeitet mit der Beihilfesoftware die Beihilfeunterlagen, die über folgende Eingangskanäle eingehen: • Briefpost • E-Mail • Beihilfe-App • Fax (soweit technisch als E-Mail empfangen) Digitale Eingangsdokumente werden unmittelbar dem elektronischen Verarbeitungs-prozess zugeführt. Papierdokumente werden dem Scanprozess übergeben. 2. Annahme und Erfassung der Briefpost Die postalischen Sendungen der beihilfeberechtigten Antragsteller werden direkt an eine spezielle Anschrift für das Scanverfahren zur zentralen Annahme versendet. Die Sendungen beinhalten insbesondere • Beihilfeanträge, • Rechnungen, • Rezepte, • Steuerunterlagen, • Nachweise, • Schreiben, • sonstige beihilferelevante Dokumente. Nach dem Eingang der Briefpost erfolgt: • Registrierung des Posteingangs, • Öffnen der Sendungen, • Entfernen von Heftklammern und Büroklammern, • Entfalten der Dokumente, • Glätten der Unterlagen, • Sortierung nach Scanfähigkeit, • Bildung geeigneter Scanstapel. Nicht scanfähige Dokumente werden gesondert behandelt. 3. Scanleistungen durch Auftragnehmer oder beauftragten Dienstleister Die Digitalisierung sämtlicher Papierdokumente erfolgt direkt durch den Auftragnehmer oder den beauftragten Scan-Dienstleister. Die Scanleistungen umfassen insbesondere: • Vorbereitung der Dokumente • Hochleistungsscannen • Erzeugung hochauflösender PDF-Dokumente • automatische Bildoptimierung • Entzerrung • Ausrichtung • Leerseitenerkennung • Qualitätsprüfung des Scanbildes • Übergabe der digitalen Dokumente an das Inputmanagement Die Originaldokumente werden in der Beihilfesoftware vom Auftragnehmer für den Auftraggeber zur Einsicht in die gescannten Unterlagen bis zur Vernichtung nach den gesetzlichen Bestimmungen archiviert. Sofern Scanfehler festgestellt werden, erfolgt ein erneutes Scannen der betreffenden Unterlagen durch den Auftragnehmer oder des beauftragten Dienstleisters. 4. Anforderungen an die Scanqualität Die Scanqualität muss gewährleisten, dass • sämtliche Inhalte vollständig lesbar sind, • Barcodes und QR-Codes erkannt werden können, • Belege vollständig erfasst werden. 5. Dokumentenerkennung und Klassifizierung Nach der Digitalisierung erfolgt die automatisierte Dokumentenanalyse. Diese umfasst insbesondere • OCR-Texterkennung, • Dokumentenklassifikation, • Zuordnung zur zugehörigen Landes-AOK durch Beihilfenummer oder Formular der jeweiligen Landes-AOK (nach Mandantenregelung) • Dokumententrennung, • Erkennung von Beihilfeformularen, • Erkennung von Rechnungen, • Erkennung medizinischer Nachweise, • Erkennung ergänzender Schriftstücke. 6. Datenextraktion Aus den Dokumenten werden, die für die weitere Bearbeitung erforderlichen Informationen automatisiert extrahiert. Hierzu gehören beispielsweise • Name • Beihilfenummer • Rechnungsdatum • Rechnungsbetrag • Leistungserbringer • Behandlungsdatum • Dokumentenart • weitere fachlich erforderliche Informationen. 7. Verifikation Alle automatisiert erkannten Informationen werden durch den Auftragnehmer oder durch den beauftragen Dienstleister unterzogen. 8. Behandlung fehlerhafter Dokumente Dokumente, die nicht automatisiert verarbeitet werden können, werden einem Ausnahmeprozess zugeführt. Hierzu gehören insbesondere • beschädigte Dokumente, • unvollständige Unterlagen, • nicht lesbare Scans, • nicht klassifizierbare Dokumente, • Je nach Fehlerart erfolgtNachscannen, • manuelle Bearbeitung durch den Verifizierer, • Rückfrage beim Auftraggeber 11. Übergabe an die Beihilfesoftware für den Auftraggeber Nach erfolgreicher Verifikation werden • das digitale Dokument, • die Metadaten, • die extrahierten Informationen an die Beihilfesoftware für den Auftraggeber übergeben. Die Übergabe erfolgt über definierte Schnittstellen an die Beihilfesoftware für die Nutzung durch den Auftraggeber. Dabei werden ausschließlich verifizierte Datensätze bereitgestellt. 12. Archivierung der Papieroriginale Die Papieroriginale werden nach dem Scanprozess zunächst für einen definierten Zeitraum revisionssicher beim Auftragnehmer oder beauftragten Dienstleister zwischengelagert. Während dieses Zeitraums können bei Bedarf • Nachscans, • Qualitätsprüfungen, • Reklamationsbearbeitungen durchgeführt werden. Die Dauer der Aufbewahrung bestimmt der Auftraggeber nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. 13. Datenschutz und Informationssicherheit Der Auftragnehmer gewährleistet die Verarbeitung sämtlicher Dokumente gemäß • DSGVO, • BDSG, • den Informationssicherheitsrichtlinien des Auftraggebers, • den Anforderungen eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS). Insbesondere werden umgesetzt • Zugriffsschutz, • Rollen- und Berechtigungskonzepte, • verschlüsselte Datenübertragung, • Protokollierung aller Verarbeitungsschritte. 14. Vernichtung der Papieroriginale Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Papieroriginale datenschutzkonform entsprechend der vereinbarten Schutzklasse durch den Auftragnehmer oder dem beauftragten Dienstleister vernichtet.
3.1.6.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 21/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
3.1.7.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
3.1.8.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: AOK Niedersachsen. Die Gesundheitskasse.
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: AOK Niedersachsen. Die Gesundheitskasse.
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Hildesheimer Straße 273
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30519
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 19054b7f-b932-4bd9-955f-8617fb2984e1 - 01
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Unterart der Bekanntmachung: 4
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 31/07/2026 09:28:54 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 537081-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 147/2026
Datum der Veröffentlichung: 03/08/2026
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 31/08/2026