1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Aller-Weser-Klinik gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Personalverwaltungs- und Personalabrechnungssoftware inkl. Umsetzung einer integrierten Zeitwirtschaft und Dienstplanung
421364-2026 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Personalverwaltungs- und Personalabrechnungssoftware inkl. Umsetzung einer integrierten Zeitwirtschaft und Dienstplanung
OJ S 117/2026 19/06/2026
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Personalverwaltungs- und Personalabrechnungssoftware inkl. Umsetzung einer integrierten Zeitwirtschaft und Dienstplanung
Beschreibung: Beschaffungsgegenstand ist der Wechsel des Dienstleistungspartners für die bestehende Personalverwaltungs- und Personalabrechnungssoftware P&I LogaHR und Einführung einer integrierten Zeitwirtschaft und Dienstplanung auf Basis einer "Private HR Cloud"
Kennung des Verfahrens: b337e5cc-2794-4442-ae7b-dc7bda9b0b25
Interne Kennung: AWK-DiPA
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Verden
Postleitzahl: 27283
Land, Gliederung (NUTS): Verden (DE93B)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Achim
Postleitzahl: 28832
Land, Gliederung (NUTS): Verden (DE93B)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YCJMJZW#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Personalverwaltungs- und Personalabrechnungssoftware inkl. Umsetzung einer integrierten Zeitwirtschaft und Dienstplanung
Beschreibung: Beschaffungsgegenstand ist der Wechsel des Dienstleistungspartners für die bestehende Personalverwaltungs- und Personalabrechnungssoftware P&I LogaHR und Einführung einer integrierten Zeitwirtschaft und Dienstplanung auf Basis einer "Private HR Cloud"
Interne Kennung: AWK-DiPA
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Verden
Postleitzahl: 27283
Land, Gliederung (NUTS): Verden (DE93B)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Achim
Postleitzahl: 28832
Land, Gliederung (NUTS): Verden (DE93B)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Aller-Weser-Klinik gGmbH
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Nach erfolgter intensiver Markterkundung und Markerkenntnis ist die Aller-Weser-Klinik zu dem Ergebnis gekommen, dass ihr Beschaffungsbedarf aus technischen und fachlichen Gründen nur von einem Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann und kein Wettbewerb vorhanden ist. Ihr Beschaffungsbedarf kann aus technischen und fachlichen Gründen sowie aufgrund des Krankenhaus-spezifischen Beratungsbedarfs bei der Migration und der laufenden Betreuung ausschließlich von der P&I Personal & Informatik AG erfüllt werden, weil keine vernünftigen Alternativen oder Ersatzlösungen bestehen. Dies gilt insbesondere für die folgenden von der Aller-Weser-Klinik erwarteten fachlichen Softwareeigenschaften im Personalmanagement: 1) Die P&I AG stellt mit P&I LogaHR und darunter mit der P&I BIGDATA und dem P&I Industriellen Experten Werkzeuge zur Verfügung, die es ermöglichen, vordefinierte Konfigurationen, Auswertungen und Parametereinstellungen unverändert oder individualisiert per Knopfdruck auf das kundeneigene System herunterzuladen. Damit wird eine einfache, schnelle Anpassung der Software an spezifische Anforderungen aus dem Gesundheitswesen ermöglicht, ohne dass umfangreiche Neukonfigurationen notwendig sind. Diese Funktion bietet anderen Systemen gegenüber einen Vorteil, da sie die Grundlage für die Bereitstellung und Nutzung der Plattform sowohl in der Projektphase sowie im Echtbetrieb schafft und branchenspezifische Voreinstellungen bereitstellt, die laufend aktualisiert werden. Für die Aller-Weser-Klinik bedeutet dies einen deutlich reduzierten Aufwand bei der Implementierung neuer Bestandteile der HR Software, da keine kostenintensive Individualprogrammierung notwendig ist. 2) Die P&I LogaHR-Software bietet durch das "P&I LogaHR Kundensystem" und den "Digitalen Zwilling" eine besondere Funktion zur Nachbildung des Echtbetriebs im Gesundheitswesen in einer geschützten Umgebung. Das Kundensystem ist ein Duplikat des Produktivsystems, das es dem Kunden erlaubt, Anpassungen und Tests vorzunehmen, ohne das tatsächliche Produktivsystem zu belasten. Die Übertragung des Datenbestands erfolgt per Aufruf aus dem Produktionssystem, es werden somit keine weiteren Ressourcen, insbesondere im Bereich der IT, benötigt. Diese Funktion erleichtert die Konfiguration und Erprobung neuer Einstellungen bei der Aller-Weser-Klinik ohne Individualprogrammierung, was eine Alleinstellung darstellt, da sie eine umfassende Test- und Experimentiermöglichkeit mit realen Daten bietet, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Die Anreicherung der eigenen Daten auf dem Kundensystem mit einem Digitalen Zwilling bietet die Möglichkeit, sich laufend gegen diesen zu vergleichen und so systemgestützt Optimierungen oder auch neue Funktionalitäten ohne zusätzliche Beratung vornehmen zu können. 3) Sämtliche Module von P&I LogaHR im Bereich Personalverwaltung, Personalabrechnung und Personalmanagement sowie Dienstplansoftware werden für die Aller-Weser-Klinik in einem integrierten System schnittstellenfrei zur Verfügung gestellt. Dies schließt eine einheitliche Benutzeroberfläche, ein gemeinsames Berechtigungssystem und eine einzige Datenbank ein. Es fallen keinerlei Kosten oder Aufwand für die Schnittstelleneinrichtung, -wartung und -anpassung an. Dies reduziert den Personalaufwand in der HR Abteilung der Aller-Weser-Klinik immens und sorgt für eine einheitliche Datenpflege ohne doppelte Datenhaltung oder Fehleranfälligkeit wie bei getrennten Systemen. 4) Die fachliche Betreuung aller für die Aller-Weser-Klinik relevanten Bestandteile der HR Software unterliegen der Wartung, der Weiterentwicklung und der Betreuung ausschließlich durch die P&I AG, darunter: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Stammdatenverwaltung, Onboarding, Recruiting, Dokumentenmanagement, Elektronische Personalakte, Stellenplan, Personalkostenplanung, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Reisekostenabrechnung, Dienstplan & Zeitwirtschaft, Talent Management, Seminarmanagement, Azubiverwaltung Die Aller-Weser-Klinik ist somit nicht abhängig von unterschiedlichen Entwicklungszyklen, strategischen Veränderungen, technischen Anpassungen oder dem Zusammenwirken verschiedener Systeme oder Anbieter. Die Betreuung aller o.g. Bausteine erfolgt komplett durch den Anbieter P&I AG im Sinne einer "Single Source Responsibility". Dies reduziert den Aller-Weser-Klinik internen Aufwand in Bezug auf das reibungslose Zusammenspiel einzelner Module und Bausteine. 5) Insbesondere für das Gesundheitswesen werden der Aller-Weser-Klinik mit P&I LogaHR im Standard bereits umfangreiche, zusätzliche Funktionalitäten geboten, die allesamt in P&I LogaHR integriert sind. Darunter: Bi-direktionale Schnittstelle zum KHANR-VZ, Schnittstelle zum Strahlenschutzregister, Hinterlegung von Verhandlungen von Pflegebudgets, Vollkräftestatistiken, InEK-Auswertungen, Krankenausstatistik, Krankenhaustransparenzgesetz 6) Mit der Intelligenten Produktion läuft der komplette Monatsabschluss vollautomatisch. Über tägliche Simulationen und das intelligente Erkennen von Anomalien wird gewährleistet, dass die Produktion störungsarm läuft. 7) Bei der P&I AG wird es durch drei Kundenreleases pro Jahr ermöglicht, dass insbesondere für das Gesundheitswesen neue Anforderungen kostenfrei umgesetzt werden. Diese Neuerungen können anschließend im Digitalen Zwilling und im Kundensystem mit den Aller-Weser-Klinik eigenen Daten getestet werden. Gerade im Hinblick auf die umfangreichen Anforderungen an das Gesundheitswesen und die Individualisierungsnotwendigkeiten der Aller-Weser-Klinik insbesondere, stellt das einen wichtigen Punkt zur Weiterentwicklung der Aller-Weser-Klinik HR Prozesse dar.
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: 8) Der Aller-Weser-Klinik wird mit dem HRBC (HR Business Connector) ein weiteres flexibles Datenbankschema zur Verfügung gestellt, welches es ermöglicht die Personaldaten (Stammdaten, Gehaltsdaten, Zeitdaten, Personalkostenhochrechnung, Dienstplandaten) in Verbindung zu setzen mit importieren Daten aus z.B. einem KIS System (Belegung, Betten), um daraus strategische Personalentscheidungen ableiten und ein effizientes Unternehmenscontrolling aufbauen zu können. 9) Insbesondere kann bei der Einführung einer Software eines anderen Herstellers keine systemübergreifende Kompatibilität sichergestellt werden, sodass Alternativlösungen anderer Anbieter von vornherein ausgeschlossen sind. Der Markt wurde hinsichtlich der vorgenannten Erwägungen erkundet. Technische Gründe: Dies gilt insbesondere für die folgenden von der Aller-Weser-Klinik erwarteten technischen Anforderungen: 1) Durch die Bereitstellung eines dedizierten physikalischen Servers ("Private Cloud") für die Aller-Weser-Klinik zum Betrieb der P&I LogaHR Plattform im zertifizierten Rechenzentrum des Anbieters wird die Aller-Weser-Klinik befähigt, das System eigenständig und vollständig zu konfigurieren sowie das Berechtigungskonzept auf die individuellen Anforderungen zu erweitern und anzupassen. Dies wird durch Performancegarantien und SLAs in Verbindung mit Pönalenregelungen abgesichert. Die Bereitstellung eines dedizierten physikalischen Servers bietet der Aller-Weser-Klinik ein Höchstmaß an Sicherheit und Autonomie. 2) Alle bereits vorhandenen Komponenten der bestehenden Personalverwaltungssoftware sind erwiesen vollständig kompatibel mit der Betriebsumgebung der Aller-Weser-Klinik. Dies umfasst die uneingeschränkte Nutzung vorhandener Module und Funktionen und ermöglicht eine hohe Flexibilität, da alle bestehenden Daten und Konfigurationen nahtlos weiterverwendet werden können. Diese Kompatibilität stellt sicher, dass die Investitionen in das bestehende System vollständig genutzt werden können. 3) Die P&I AG ist gleichzeitig Anbieter der HR Plattform P&I LogaHR und Eigentümer des BSI 27001 und C5 -zertifizierten Rechenzentrums in Wiesbaden, in dem die P&I LogaHR Plattform als "Private Cloud" gehostet wird. Daraus ergibt sich ein Höchstmaß an Kontrolle, Sicherheit und Souveränität. In keinem anderen Rechenzentrum in Deutschland werden mehr Krankenhäuser im HR Bereich im SaaS-Modell betreut. Dies ist ein wesentliches Merkmal der technischen Alleinstellung. 4) Der "Umzug in die Cloud" via dem P&I-eigenen Tool "CopyDB" ermöglicht eine verlustfreie Übertragung sämtlicher vorhandener P&I LOGA Daten. Dies schließt sowohl historische als auch aktuelle Personal- und Abrechnungsdaten und Fehlzeiten ein sowie archivierte Dokumente und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen nahtlos automatisiert übernommen werden können und es bei der Eingliederung zu keinem Datenverlust kommt.
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer
Sonstige Begründung: 1) Es ist aus Sicht der Aller-Weser-Klinik aufgrund der fachlichen und technischen Komplexität auf absehbare Zeit höchst unwahrscheinlich, dass ein anderer Dienstleister eine vollintegrierte, schnittstellenfreie Personalverwaltungs-, Abrechnungs-, Personalmanagement- und Dienstplansoftware mit gleich hoher Qualität sowie funktionaler Breite und Tiefe liefern bzw. implementieren und in Bezug auf fachliche Spezifikationen im Gesundheitswesen die Betreuung leisten kann. 2) Der Markt wurde hinsichtlich der vorgenannten technischen und fachlichen Anforderungen ebenfalls erkundet. Im Rahmen dessen konnte die von der Aller-Weser-Klinik angenommene Alleinstellung des Anbieters nicht widerlegt werden. Im europäischen Ausland gibt es keine potentiell unbekannten Anbieter, da eine entsprechende ITSG-Zertifizierung vorliegen muss. 3) Steigerung der Produktivität: Unter Berücksichtigung interner Berechnungen als auch der Zuhilfenahme von Referenzhäusern ist damit zu rechnen, dass durch die Vollintegration aber auch durch die Vereinheitlichung der Softwarelandschaft von derzeit zig Einzellösungen auf dann eine (P&I LogaHR) sowie die durchgehende Modernisierung und Digitalisierung aller HR Prozesse die Kennzahl "Anzahl Abrechnungsfälle pro Abrechner" von aktuell ca. 300 auf über 1.000 ansteigen wird. Dies entspricht einer immensen Kostenersparnis und federt das potentielle Risiko ab, dass ein voranschreitender Fachkräftemangel zu einem unternehmerischen Risiko in der Personalabteilung wird.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: AWK-DiPA
Datum der Auswahl des Gewinners: 17/06/2026
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Aller-Weser-Klinik gGmbH
Registrierungsnummer: DE212478305
Postanschrift: Eitzer Straße 20
Stadt: Verden
Postleitzahl: 27283
Land, Gliederung (NUTS): Verden (DE93B)
Land: Deutschland
Telefon: 04231 103 5011
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (4131)153306
Fax: +49 (4131)152943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 812576084
Postanschrift: Kreuzberger Ring 56
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0dc90577-46be-41b5-b594-1513ef9a4a11 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/06/2026 08:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 421364-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 117/2026
Datum der Veröffentlichung: 19/06/2026