1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: BG-Phoenics GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Deutschland – Bereitstellung von Software – Überlassung und Wartung von Lizenzen Snow des Herstellers Flexera
39912-2026 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Bereitstellung von Software – Überlassung und Wartung von Lizenzen Snow des Herstellers Flexera
OJ S 13/2026 20/01/2026
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Überlassung und Wartung von Lizenzen Snow des Herstellers Flexera
Beschreibung: Befristeter Vertrag zur Überlassung und Wartung von Lizenzen Snow des Herstellers Flexera Laufzeit 01.02.2026 - 31.01.2029
Kennung des Verfahrens: ad53d073-a9d6-4131-a4dd-9f99b347b904
Interne Kennung: AS260006
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Überlassung und Wartung von Lizenzen Snow des Herstellers Flexera
Beschreibung: Vertrag zur befristeten Überlassung und zur Wartung von Lizenzen Snow des Herstellers Flexera, Laufzeit 01.02.2026 - 31.01.2029
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/02/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/01/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Zusätzliche Informationen: Wettbewerbsteilnehmern steht der vergaberechtliche Rechtsschutz gemäß den §§ 160 ff. GWB zur Verfügung. Ein Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß §160Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabegegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 505 416,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die BG-Phoenics GmbH (BGP) ist satzungsgemäß der IT-Dienstleister ihrer Gesellschafter Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU), Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) und Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI). Die BGP setzt für die Lizenzbilanzierung und das Lizenzmanagement die Software-Lösung „Snow“ des Herstellers Flexera ein. Diese gewährleistet insbesondere die folgenden funktionalen, rechtlichen und sicherheitsrelevanten Anforderungen: • Prüfung der Lizenz-Compliance zur Sicherstellung der rechtlichen Konformität • Bereitstellung von Lizenzbilanzen für interne Fachabteilungen und die Kunden • Optimierung der Lizenznutzung im Hinblick auf Kosteneffizienz • Qualitätssicherung der automatisierten Softwareverteilung • Überprüfung eingesetzter Software auf hinreichend aktuelle Versionen aus Gründen der IT-Sicherheit Snow wird durch BGP in ihrem Rechenzentrum betrieben und betreut. Die technische Umsetzung umfasst unter anderem die Ermittlung der eingesetzten Software mittels Agenten auf Servern und Arbeitsplatzrechnern, die Zuordnung zu einem zentralen Softwarekatalog sowie die Integration von Schnittstellen zu Lizenzportalen verschiedener Software-Hersteller. Für die benötigten Lizenzen von Snow besteht ein aktiver Miet- und Wartungsvertrag, der zum 31.01.2026 ausläuft. Zur Gewährleistung des weiterführenden Systembetriebs soll der Vertrag dieser Lizenzen um 3 Jahre verlängert werden. Die Einhaltung der Anforderungen an die Lizenz-Compliance sowie die effiziente Nutzung vorhandener Lizenzen sind für die BGP zentrale Voraussetzungen für die rechtssichere und wirtschaftliche Erbringung von IT-Services für ihre Kunden. Der Einsatz einer ausgereiften Lösung zum Lizenzmanagement ist daher von wesentlicher Bedeutung zur Absicherung gegen rechtliche Risiken und zur Vermeidung von Kostenrisiken für die BGP und ihre Kunden. Ein Wechsel auf eine alternative Lösung zum Lizenzmanagement würde für die BGP Maßnahmen in erheblichen Umfang bedeuten: • Neuinstallation und Konfiguration der zentralen Software sowie der Software-Agenten auf sämtlichen Endgeräten Für die zentrale Software wären ein Produktiv- und ein Testsystem neu aufzusetzen und zu konfigurieren. Der für die Ermittlung der verwendeten Softwareprodukte notwendige Agent wäre auf insgesamt über 11.000 Endgeräte auszurollen. Der interne Aufwand hierfür wird auf mindestens 20 PT geschätzt. • Neukonfiguration oder Neuprogrammierung bestehender Schnittstellen Die genutzten Schnittstellen zu den Hersteller-Lizenzportalen müssten entweder neu programmiert oder mindestens neu konfiguriert werden. Der Mindestaufwand für eine Neukonfiguration wird auf 2-3 PT je Schnittstelle für die 5 wichtigsten Schnittstellen geschätzt. • Migration umfangreicher Datenbestände Durch das Lizenzmanagement der BGP werden laufend die Informationen die aktuell vorhandenen Lizenzen sowie deren Wartung inkl. Neubeschaffungen, Auslauf und Verlängerung im System dokumentiert. Der über die bisherige Nutzungsdauer erarbeitete Datenbestand müsste in ein neues System migriert werden; hierfür sind mindestens 100 PT anzusetzen. • Überarbeitung oder Neuerstellung sämtlicher Reports Das Lizenzmanagement stellt den Kunden der BGP sowie deren internen Abteilungen regelmäßig passgenaue Lizenzreports bereit, welche in ein neues System zu portieren oder neu zu erstellen wären. Je Report ist mit einem Aufwand von 2-3 PT zu rechnen, bei einer Untergrenze von ca. 10 unentbehrlichen Reports. • Schulungen der Administratoren und Anwender Auf ein neues System wären die technischen und fachlichen Administratoren (jeweils 2-3) sowie die Anwender im Lizenzmanagement (2) und in der Softwareverteilung (ca. 5) jeweils zu schulen. Es ist mit einem Umfang von 5 PT je Schulung zu rechnen. Die geschätzten Umfänge dieser Maßnahmen beziehen sich allein auf die durch BGP interne Mitarbeiter zusätzlich zu leistenden Aufwände. Der personelle Ressourcenbedarf hierfür kann derzeit nicht gedeckt werden, da die Maßnahmen durch die jeweils aktuell vorhandenen Fachkräfte durchgeführt werden müssten, die jedoch bereits voll ausgelastet sind und von aktuellen Aufgaben und Projekten abgezogen werden müssten. Hinzu kämen jeweils notwendige Unterstützungsleistungen durch den Anbieter einer neuen Lösung in unbekannter Höhe. Im Ergebnis ist der Weiterbetrieb der vorhandenen Lösung Snow damit zwingend und die Lizenzen bzw. Wartung sind zu verlängern. Die Verlängerung der bestehenden Verträge von Snow kann ausschließlich über die Vertretung des Herstellers Flexera in Deutschland durchgeführt werden. Der vorstehende Bedarf der BGP kann demnach nur durch den Anbieter Flexera Software GmbH gedeckt werden. Es liegt ein verbindliches Angebot über eine Auftragssumme in Höhe von 505.416,- Euro vor. Da es keine weiteren Anbieter gibt, die die Anforderungen der BGP zur Bedarfsdeckung erfüllen können, ist der Ausnahmetatbestand des §14 Abs. 4 Nr. 2. b) VgV erfüllt. Der Auftrag wird 10 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Auftragsbekanntmachung erteilt.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Flexera Software GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: QSF-0000541818
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: AS260006
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: BG-Phoenics GmbH
Registrierungsnummer: 6264ac91-f213-415f-81bf-b5e859a4ac90
Postanschrift: Tiergartenstraße 39
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30559
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: +49 511898790
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Flexera Software GmbH
Postanschrift: Hahnenkamp 1
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22765
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 602d768a-866d-4b9a-81df-a40868916c55 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/01/2026 14:28:22 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 39912-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 13/2026
Datum der Veröffentlichung: 20/01/2026