1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Karl-Jaspers-Klinik Psychiatrieverbund Oldenburger Land gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen
Beschreibung: Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen
Kennung des Verfahrens: 7d2538e9-6935-4d9c-8775-3b923c3a80e8
Interne Kennung: KJK-2025-01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hermann-Ehlers-Straße 7
Stadt: Bad Zwischenahn
Postleitzahl: 26160
Land, Gliederung (NUTS): Ammerland (DE946)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet
Zusätzliche Informationen: Das Verhandlungsverfahren wird als zweistufiges Verfahren durchgeführt: In der ersten Stufe werden die fristgerecht eingereichten Teilnahmeanträge der Bewerber in einem Eignungsverfahren geprüft. Die Eignungskriterien müssen spätestens zum Ende der Teilnahmeantragsfrist erfüllt sein. In der darauffolgenden zweiten Stufe wird das wirtschaftlich günstigste Angebot jener Bewerber, die in der ersten Stufe für die Angebotsabgabe ausgewählt wurden, ermittelt. =========== Teilnahmewettbewerb (1 Stufe) Interessierte Unternehmen können durch frist- und formgerechte Einreichung der ausgefüllten und an den entsprechenden Stellen unterzeichneten Unterlagen einen Teilnahmeantrag im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs stellen. Nach Ablauf der Teilnahmefrist prüft der Auftraggeber die eingegangenen Teilnahmeanträge zunächst auf Vollständigkeit. Anschließend erfolgt eine Prüfung auf Vorliegen von Ausschlussgründen und das Erfüllen der Eignung (zwingende Mindesterfordernisse) anhand der eingereichten Erklärungen und Nachweise. Liegen Ausschlussgründe vor oder werden die zwingenden Mindestanforderungen nicht erfüllt, wird der betreffende Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen und kann nicht zur Angebotsabgabe auffordert werden. Alle Bewerber, die die formalen Anforderungen erfüllen und die Eignung gemäß den festgelegten Mindestkriterien nachweisen, beabsichtigt der Auftraggeber zur Abgabe eines Angebots im Rahmen der zweiten Verfahrensstufe einzuladen. =========== Angebots- und Verhandlungsphase (2 Stufe) Im Rahmen der zweiten Verfahrensstufe werden alle geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, auf dieses Erstangebot - auch ohne Verhandlung - gemäß § 17 Absatz 11 VgV den Zuschlag zu erteilen. Nach Bewertung der frist- und formgerecht eingegangenen Erstangebote anhand der zuvor bekannt gemachten Zuschlagskriterien werden die drei bestplatzierten Bieter ausgewählt. Diese werden zur Teilnahme an Verhandlungsgesprächen eingeladen. Mit den drei ausgewählten Bietern führt der Auftraggeber Verhandlungen auf Grundlage der vorliegenden Erstangebote. Im Anschluss an die Gespräche entscheidet der Auftraggeber, ob und in welchem Umfang eine Präzisierung und/oder Fortschreibung der Vergabeunterlagen erforderlich ist. Sofern Anpassungen vorgenommen werden, erhalten die drei verbliebenen Bieter gleichzeitig die aktualisierten Vergabeunterlagen. Nach Übermittlung der finalen Unterlagen werden die verbliebenen Bieter zur verbindlichen Abgabe eines finalen Angebots (Best and Final Offer - BAFO) aufgefordert. Auf Grundlage dieser finalen Angebote erfolgt die Zuschlagswertung gemäß den festgelegten Vergabebedingungen. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot im Sinne der festgelegten Zuschlagskriterien erteilt. =========== Folgende Unterlagen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen: - Teilnahmeantrag - Fragebogen zur Eignungsprüfung (elektronisch zu bearbeitendes Formular mit der Dateiendung ".aidf") - Nachweis Bonitätsprüfung - Nachweis ISO 27001 Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertiges Zertifikat - Falls einschlägig: >F1_Erklärung Nachunternehmer/Eignungsleihe/Bietergemeinschaft =========== Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen: - Angebotsschreiben (elektronisch zu bearbeitendes Formular mit der Dateiendung ".aiform") - Anforderungekatalog - Preisblatt - EVB-IT Cloudvertrag - Auftragsverarbeitungsvertrag - Verschwiegenheitserklärung =========== Unterlagen, die beim Bieter verbleiben, Vertragsbestandteil sind und im Verfahren beachtet werden müssen: - Bewerbungsbedingungen - Leistungsbeschreibung - Kriterienkatalog für Cloudleistungen Anlage 1 zum EVB-IT Cloudvertrag - EVB-IT Cloud-AGB - Datenverarbeitung durch die Vergabestelle und deren Dienstleister
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen
Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Beschaffung einer spezialisierten und modernen Softwarelösung für eine digitale Personal- und Dienstplanung. Die Softwarelösung muss den Anforderungen eines komplexen Schichtmodells innerhalb einer Klinikstruktur gerecht werden. Ziel ist es, durch den Einsatz dieser Software die Personal- und Dienstplanung künftig effizienter, transparenter, gesetzeskonform sowie zukunftssicher zu gestalten. Mit der Einführung der webbasierten Softwarelösung verfolgt die Klinik das Ziel, ihre internen Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit durch eine verbesserte Planungssicherheit und Benutzerfreundlichkeit nachhaltig zu steigern. ====== 1. Leistungen zum Projektstart (Inbetriebnahme) - Testsytem - Schulung - Produktivsystem 2. Laufende Leistungen über die Vertragslaufzeit (Miete) - Betrieb und Hosting des Testsystems - Betrieb und Hosting der Softwarelösung 3. Sonstige optionale Leistungen Einzelheiten sind der Anlage 1 (Leistungsbeschreibung) und der Anlage 3 (Preisblatt) zu diesen Vergabeunterlagen zu entnehmen. ====== Die Anforderungen an die Softwarelösung - einschließlich der verbindlichen Mindestanforderungen (A-Kriterien) - sind in der Anlage 2 Anforderungskatalog umfassend dargestellt.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Vertragsdauer beträgt maximal 8 Jahre. Es wird eine Mindestvertragslaufzeit von 5 Jahren mit einer Verlängerungsoption von jeweils 3 x 1 Jahr vereinbart.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hermann-Ehlers-Straße 7
Stadt: Bad Zwischenahn
Postleitzahl: 26160
Land, Gliederung (NUTS): Ammerland (DE946)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Zwischenahn
Postleitzahl: 26160
Land, Gliederung (NUTS): Ammerland (DE946)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 36
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Bewertung erfolgt über ein Punktesystem: Den Zuschlag erhält derjenige Bieter, dessen Angebot nach Wertung anhand der in diesen Vergabeunterlagen benannten Zuschlagskriterien das wirtschaftlichste ist, also die höchste Gesamtpunktzahl aller formal wertbaren Angebote erreicht. Die maximale Punktezahl von 1000 Punkte entspricht der Gesamtgewichtung der Zuschlagskriterien von 100%. - Zuschlagskriterium Nr. 1: Preis Die maximale, im Zuschlagskriterium "Angebotspreis" erzielbare Punktzahl beträgt insgesamt 400. Dies entspricht in der Gewichtung 40 %. Dabei legt die Vergabestelle den Preis gemäß Anlage 3 Preisblatt (Wertungspreis) zugrunde. Das Angebot mit der niedrigsten Angebotssumme erhält die höchste Bewertung entsprechend der dem Kriterium zugeordneten Maximalpunktzahl (400 Punkte). Alle übrigen Angebote erhalten im Verhältnis weniger Punkte (inverser Dreisatz). Damit gilt folgende Formel: P = (Pmin ./. Pni) * 400 - Zuschlagskriterium Nr. 2: Qualität Die maximale, im Zuschlagskriterium "Leistung" erzielbare Punktzahl beträgt insgesamt 600. Dies entspricht in der Gewichtung 60 %. Dieses Zuschlagskriterium wird anhand des Anforderungskataloges bzw. Leistung der angebotenen Softwarelösung bewertet. Die im Zuschlagskriterium Qualität maximal erreichbaren Punkte betragen 600 Punkte und verteilen sich wie folgt: Umfang Erfüllung des Anforderungskataloges (B-Kriterien). Damit gilt folgende Formel: Bewertung der Qualität = Erfüllung der B-Kriterien Die Punktbewertung des Anforderungskataloges basiert auf der Summation aller mit "Ja" bewerteten (B)-Kriterien. Die Bewertung erfolgt gemäß der Anlage 2 Anforderungskatalog (Bearbeitungshinweise sind zu beachten).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Beschreibung: Bewertung der B-Kriterien des Anforderungskataloges. Der Anforderungskatalog ist in folgende Kriterien untergliedert: •(A)-Kriterium: Ausschlusskriterium (Nichterfüllung einer dieser Mindestanforderung führt zwingend zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.) •(B)-Kriterium: Bewertungskriterium (wird nach Punkten bewertet): - B0-Kriterium: Ein B0-Kriterium ist ein sehr wichtiges Bewertungskriterium und wird mit 105 Punkten gewichtet. - B1-Kriterium: Ein B1-Kriterium ist ein wichtiges Bewertungskriterium und wird mit 25 Punkten gewichtet. - B2-Kriterium: Ein B2-Kriterium ist ein weniger wichtiges Bewertungskriterium und wird mit 10 Punkten gewichtet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Bewertung des Wertungspreises gemäß der Anlage 3 Preisblatt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen, beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. === Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Karl-Jaspers-Klinik Psychiatrieverbund Oldenburger Land gGmbH
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Swisio GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 16/12/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Karl-Jaspers-Klinik Psychiatrieverbund Oldenburger Land gGmbH
Registrierungsnummer: DE255402696
Postanschrift: Hermann-Ehlers-Straße 7
Stadt: Bad Zwischenahn
Postleitzahl: 26160
Land, Gliederung (NUTS): Ammerland (DE946)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen, beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +494131153308
Fax: +494131152943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Swisio GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 341015547
Postanschrift: Grosse Hamburger Straße 17, Swisio-DEEL
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e5fad644-3bb5-4937-9c22-8c1918450acd - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/12/2025 17:01:38 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 841217-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 244/2025
Datum der Veröffentlichung: 18/12/2025