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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Salzgitter
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Erneuerung von Microsoft Office Standard-Lizenzen und Microsoft Office Professional Plus-Lizenzen aus dem bestehenden Microsoft Enterprise Agreement-Vertrag mit einer Laufzeit bis zum 30.11.2026 für die Stadt Salzgitter
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Erneuerung von 1.790 Microsoft Office Standard-Lizenzen und 160 Microsoft Office Professional Plus-Lizenzen inkl. Softwarewartung aus dem bestehenden Microsoft Enterprise Agreement-Vertrag mit einer Laufzeit bis zum 30.11.2026 für die Stadt Salzgitter.
Kennung des Verfahrens: fffc247f-c401-428e-9610-fcce2946cc5f
Interne Kennung: 2025-0180_25-0120-(L)
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Salzgitter
Land, Gliederung (NUTS): Salzgitter, Kreisfreie Stadt (DE912)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXUAYYDYTXDZEL36# Abweichende Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen des Bieters sowohl als Allgemeine Geschäftsbedingungen als auch in Form einzelfallbezogener Klauseln werden nicht Vertragsbestandteil. Ein verfristetes Angebot wird ausgeschlossen. Ein Angebot gilt als verfristet, wenn der Bindefristverlängerung in der vorgegebenen Frist nicht aktiv zugestimmt wird.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Erneuerung von Microsoft Office Standard-Lizenzen und Microsoft Office Professional Plus-Lizenzen aus dem bestehenden Microsoft Enterprise Agreement-Vertrag mit einer Laufzeit bis zum 30.11.2026 für die Stadt Salzgitter
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Erneuerung von 1.790 Microsoft Office Standard-Lizenzen und 160 Microsoft Office Professional Plus-Lizenzen inkl. Softwarewartung aus dem bestehenden Microsoft Enterprise Agreement-Vertrag mit einer Laufzeit bis zum 30.11.2026 für die Stadt Salzgitter.
Interne Kennung: 2025-0180_25-0120-(L)
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Salzgitter
Land, Gliederung (NUTS): Salzgitter, Kreisfreie Stadt (DE912)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/12/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/11/2026
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein (§160 Abs. 1 GWB). Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht (§160 Abs. 2 GWB). Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen-über dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Salzgitter
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 552 801,10 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Teilweiser Ersatz oder Ausweitung vorhandener Lieferungen oder Anlagen durch den ursprünglichen Lieferanten, deren Beschaffung nach den strengen Vorschriften der Richtlinie erfolgt
Sonstige Begründung: Vermerk Erneuerung Microsoft Office Einleitung Die Stadt Salzgitter setzt derzeit Microsoft Office 2016 Professionell Plus auf sämtlichen städtischen Computern ein. Jede Office Version wird von Microsoft mit einem Supportzeitraum versehen, in dem die Software Updates erhält und angepasst wird. Der Supportzeitraum für Office 2016 endet am 14.10.2025. Zu diesem Stichtag ist eine Erneuerung von Microsoft Office notwendig, denn das Ende des Supportzeitraums ist gleichbedeutend mit dem Ende der zugesicherten Kompatibilität zu den eingesetzten Fachverfahren. Zusätzlich dazu ist eine Software, die auf jedem Computer installiert ist, aber keine Sicherheitsupdates mehr erhält, eine große Sicherheitslücke und damit ein hohes Risiko für die städtische IT-Sicherheit. Bisherige Beschaffung von Office Lizenzen Stadt SZ Bei der Beschaffung von Microsoft Office gibt es zwei mögliche Wege. Zum einen kann Microsoft Office auf dem Gebrauchtmarkt erworben werden, zum anderen kann Office bei einem Microsoft Handelspartner erworben werden. In der Vergangenheit war der Gebrauchtmarkt aus wirtschaftlicher Sicht sehr attraktiv. Die Office Versionen bis 2016 hatten lange Supportzeiträume (8-10 Jahre) und es waren Gebrauchtlizenzen zu attraktiven Konditionen verfügbar. Dementsprechend wurde die Beschaffung von MS Office bei der Stadt Salzgitter über den Gebrauchtmarkt durchgeführt. Microsoft hat den Supportzeitraum der Versionen 2019 und 2021 auf 5 Jahr verkürzt. Damit endet der Support für die Version 2019 zeitgleich mit der Version 2016 am 14.10.2025. Die Version 2021 erhält bis 13.10.2026 Support. Auf dem Gebrauchtmarkt können bei diversen Anbietern Microsoft Office 2019 und 2021 erworben werden. Der Erwerb der 2019 Version erübrigt sich aufgrund des gleichen Supportendes wie die aktuell im einsatzbefindliche Version 2016. Durch den Erwerb der Version 2021 würde lediglich ein weiteres Jahr Support generiert werden. Dies würde bedeuten, dass eine komplette Erneuerung (Beschaffung und Rollout) von Microsoft Office im Jahr 2025 sowie 2026 erfolgen müsste. Die Verfügbarkeit sowie die Konditionen der Version 2024 als Gebrauchtlizenz im Jahr 2025 bzw. 2026 ist unbekannt. Aus diesem Grund ist die Beschaffung von Gebrauchtlizenzen derzeit mit dem hohen Risiko verbunden erhebliche Mehraufwendungen zu verursachen und wird dementsprechend nicht weiter verfolgt. Andere Beschaffungsmöglichkeiten Das Bundesministerium des Innern und für Heimat und Microsoft haben für den öffentlichen Sektor Konditionenverträge abgeschlossen und handeln diese regelmäßig neu aus. Es handelt sich dabei um einen Select Plus-, einen Konzern- (Enterprise Agreement) und um einen Mantelvertrag (Business- und Service-Agreement). Mit dem Select Plus-Vertrag werden der öffentlichen Verwaltung von Bund, Ländern und Kommunen günstigere Konditionen für die flexible Beschaffung von Microsoft- Produkten eingeräumt. Der Konzernvertrag (EA) ist Grundlage für die Ausstattung von größeren Einrichtungen mit weitgehend standardisierten Software-Paketen. In dem Mantelvertrag werden viele allgemein-vertragliche Regelungen zusammengefasst. Sie gelten für die oben genannten Lizenzierungsmöglichkeiten oder bei einer Inanspruchnahme von speziellen Support-Services. Alle drei Verträge sind inhaltlich speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors zugeschnitten. Des Weiteren bieten die Verträge die jeweils höchstmögliche Rabattstufe. Sowie einen zusätzlichen Rabatt von bis zu 32% im EA- und bis zu 14% im Select Plus-Vertrag. Die Stadt Salzgitter verfügt sowohl über einen Select Plus-Vertrag als auch über ein aktives Enterprise Agreement (EA). Auswahl des Konditionenvertrags zur Beschaffung Der Select Plus-Vertrag sowie der Enterprise Agreement (EA) unterscheiden sich in der Art der Lizenzierung erheblich und zielen auf unterschiedliche Bedürfnisse ab. Der Select Plus-Vertrag ermöglicht eine flexible Lizenzbeschaffung für unterschiedlichste Anforderungen. So können verschiedenste Microsoft Lizenzen parallel beschafft werden. In diesem konkreten Fall für Office bedeutet dies, dass jeweils eine beliebige Anzahl der zwei Editionen (Standard und Professionell Plus) mit oder ohne Software Assurance (SA) erworben werden kann. Bei der SA handelt es sich um eine Erweiterung der Nutzungsrechte der einzelnen Produkte. Einer, der wesentlichsten Vorteile ist, dass mit aktiver SA immer die neuste Version eines Produktes eingesetzt werden kann, ohne dass ein Neukauf der Lizenz nötig ist. Der EA ist für die Schaffung eines unternehmensweiten Standards konzeptioniert. Hier wird im Vorfeld festgelegt welches Produkt, z.B. Microsoft Office Standard für die ganze Einrichtung genutzt werden soll. Dieses Produkt muss dann flächendeckend für alle EDV-Arbeitsplatze der Einrichtung erworben werden. Ausnahmen müssen im Vorfeld ebenfalls definiert werden. Des Weiteren werden die Lizenzen immer mit einer SA erworben. Für die Standardisierungs- und SA-Pflicht gewährt Microsoft einen höheren Rabatt auf die Software als im Select Plus Vertrag. Was den Select Plus für den Erwerb der gleichen Menge an Lizenzen mit SA im Vergleich zu dem EA unwirtschaftlich macht. Schlussendlich lässt sich Zusammenfassen, dass der EA für konzernweite Rollouts konzeptioniert ist und der Select Plus eher für gezielte Einzelanforderungen. Ein weiterer Punkt, der für die Entscheidungsfindung entscheidend ist, ist die Laufzeit der Verträge. Der aktuelle EA hat eine Laufzeit bis zum 30.11.2026 mit der Möglichkeit, um ein weiteres Jahr zu verlängern. Von dieser Möglichkeit wird auf Grund der geltenden Preisbindung Gebrauch gemacht. Somit wird der EA eine Laufzeit bis zum 30.11.2027 haben. In Anbetracht der Veröffentlichungszyklen bisheriger Microsoft Office Versionen (2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 und 2024) kann damit gerechnet werden, dass 2027 wieder ein neues Office veröffentlicht wird. Bei einer Beschaffung im EA bedeutet dies, dass damit gerechnet werden kann, dass nicht nur Microsoft Office 2024 erwor
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Crayon Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 552 801,10 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Crayon Deutschland GmbH, 82008 Unterhaching
Datum des Vertragsabschlusses: 12/12/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 552 801,10 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 552 801,10 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Salzgitter
Registrierungsnummer: t:053418393542
Postanschrift: Joachim-Campe-Straße 6-8
Stadt: Salzgitter
Postleitzahl: 38226
Land, Gliederung (NUTS): Salzgitter, Kreisfreie Stadt (DE912)
Land: Deutschland
Telefon: +49 5341839-3542
Fax: +49 5341839-4960
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49 413115-2943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Crayon Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: HRB 176767 Amtsgericht München
Postanschrift: Inselkammerstraße 12
Stadt: Unterhaching
Postleitzahl: 82008
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
Telefon: +49 89200050400
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 40ad4b27-cb96-4368-a166-9b52c19ecada - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 15/12/2025 08:19:32 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 832883-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 242/2025
Datum der Veröffentlichung: 16/12/2025