1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Emsland
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvereinbarung Scandienstleistungen von Akten
Beschreibung: Der Landkreis Emsland beabsichtigt im Rahmen von laufenden Digitalisierungsprojekten die Vergabe von Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen. Zielsetzung ist die Bereitstellung eines umfassenden und qualitätsgesichert zur Verfügung stehenden Service für den technischen Leistungsteil der Digitalisierung von Papieraktenbeständen aus diversen Bereichen der Verwaltung. Bezugsvolumen ist der Aktenbestand und das Schriftgut aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung des Landkreises Emsland. Umfang und Struktur aller zu digitalisierenden Akten ist je Aktenbestand unterschiedlich, der gesamte Belegumfang der einzuscannenden Akten und Dokumente beträgt ca. 7 Mio. Belege, er ist überschlägig ermittelt und entsprechend geschätzt worden. Einen deutlichen Schwerpunkt in der Menge der zu scannenden Bestände bilden Akten des Jugendamtes sowie der Ausländerbehörde. Die Terminierung für die Bereitstellung der Dienstleistung erfolgt je Aktenbestand nach Leistungsabrufen in Teilprojekten, die Bearbeitungszeit wird projektbezogen nach Relevanz und Dringlichkeit zwischen dem Landkreis Emsland als Auftraggeber und dem Auftragnehmer entschieden. Die Digitalisierung hat an einem Standort in Deutschland zu erfolgen, der im Angebot anzugeben ist. Die Realisierung soll über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem technisch und fachlich versierten Scan-Dienstleister erfolgen. Der Auftragnehmer soll Erfahrungen in der Scanverarbeitung von verschiedenen Aktenbeständen einer Kommunal-, Landes- oder Bundesbehörde haben. Die Rahmenvereinbarung soll mit Beginn 01.09.2025 für eine Laufzeit von zwei Jahren bis zum 31.08.2027 ausgeschrieben werden, eine zweimalige Vertragsverlängerung für jeweils ein Jahr ist möglich. Grundlage des abzuschließenden Rahmenvertrages sind neben den Angebotsunterlagen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen, Teil B (VOL/B) in der aktuellen Fassung und ergänzend die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) des Landes Niedersachsen für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen in der Fassung von 01.2020.
Kennung des Verfahrens: e1495270-6a0d-4021-9258-2a48c162ee4f
Vorherige Bekanntmachung: 168703-2025
Interne Kennung: 3093-2025_04
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Das Vergabeverfahren wird als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 17 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. in der ersten Stufe des Vergabeverfahrens führt der Landkreis Emsland einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch und fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Die Teilnahmefrist ist der Bekanntmachung zu entnehmen. Auf Basis der in der Bieterinformation genannten Kriterien werden 3-5 Unternehmen ausgewählt, die die geforderten Eignungen und Mindestkriterien (Eigenerklärungen, Nachweise, Referenzen, Zertifikate) nachweisen. Erfüllen mehr als fünf Unternehmen die geforderten Kriterien, erfolgt eine Auswahlentscheidung anhand der Qualitäten der nachgewiesenen Referenzprojekte. In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens werden die ausgewählten Unternehmen zur Abgabe eines indikativen Erstangebotes auf (Angebotsphase) aufgefordert. Es wird dann eine detaillierte Leistungsbeschreibung der Scandienstleistung zur Verfügung gestellt. In der anschließenden Verhandlungsphase wird mit den Bietern unter Beachtung der Gebote von Transparenz und Gleichbehandlung verhandelt. Den Ablauf der Verhandlungsgespräche (Termine, Agenda) wird den Bietern rechtzeitig bekanntgeben. Ziel der Verhandlungsgespräche ist, die Angebote inhaltlich zu verbessern. In der Verhandlungsphase kann über Leistungsinhalte, Preise und das vertragliche Regelwerk verhandelt werden. Der Landkreis behält sich vor, Änderungen am Leistungsbild für die Einholung der finalen Angebote vorzunehmen. Nach den Verhandlungsgesprächen werden die Bieter um Abgabe eines verbindlichen, finalen Angebotes gebeten. Der Landkreis Emsland behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Ebenso ist es möglich, dass mehr als eine Verhandlungsrunde durchgeführt wird.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung, 72252000 Datenarchivierung, 72512000 Dokumentenmanagement
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ordeniederung 1
Stadt: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land, Gliederung (NUTS): Emsland (DE949)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 500 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 500 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXQ6YD0RCL0#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Rahmenvereinbarung Scandienstleistungen von Akten
Beschreibung: Der Bieter gewährleistet eine Aktenverarbeitung incl. Zwischenlagerung und spätere Vernichtung, die dem aktuellen Stand der Technik und dem Datenschutz der genannten Inhalte entspricht. Zudem hat er eine entsprechende Einlagerungstechnik etabliert. Gültigkeit für die Ausführung haben die in der Technischen Richtlinie 'BSI TR03138 RESISCAN' definierten Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Digitalisierung von Aktenbeständen. Die Etablierung dieser Standards muss durch ein entsprechendes Zertifikat nachgewiesen werde, eine Eigenerklärung reicht nicht. Zusätzlich muss der Bieter eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und ISO 9001 vorweisen. Alternativ werden Sicherheits-Attestate aus der Datenverarbeitung für das Bankwesen (z. B. Kundenakten) oder des Gesundheitswesens (z. B. Patientenakten, Personalakten) anerkannt. Die gültige Zertifizierung bzw. alternativen Nachweise sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs vorzulegen. Mit Abgabe eines Angebotes erklärt der Bieter verbindlich, dass mit Abschluss einer Rahmenvereinbarung die notwendigen technischen und zeitlichen Kapazitäten zur Realisierung eines Einzelauftrages innerhalb von vier Wochen nach Aufforderung zur Verfügung stehen. Die Preisbildung erfolgt auf der Basis 'Preis pro Beleg'. Als Beleg ist ein einzelnes Dokumentenblatt (Papier, Folie, Fotografien oder sonstige scanbare Informationsträger mit Vorder- und Rückseite) zu verstehen. Mehrere Formate sind dabei möglich. Die Übergabe beider Seiten - Vorder- und Rückseite unabhängig vom Informationsgehalt - muss im Belegpreis enthalten sein. Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) und die zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes Niedersachsen in der aktuellen Fassung von 01.2020. Der Auftrag wird als Rahmenvertrag über 24 Monate vergeben und beginnt mit dem Abschluss der Rahmenvereinbarung. Als Bestandteil des Rahmenvertrages ist der Abschluss eines AV-Vertrags vorgesehen, in dem der Auftragnehmer gegenüber dem Landkreis Emsland die Einhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO erklärt. Neben den im Verfahren vorzulegenden wirtschaftlichen und fachlichen Nachweisen sind vergleichbare Referenzprojekte mit ähnlichem Belegvolumen aus den letzten fünf Jahren für drei Kommunal-, Landes oder Bundesverwaltungen nachzuweisen (=Mindestkriterium). Nachgewiesene Referenzprojekte zu Scanaufträgen von Akten einer Ausländerbehörde und Jugendamtsakten werden höher gewichtet, womit Bewerber ihre Bewertung im Fall eines notwendigen Rankings während des Teilnahmewettbewerbs verbessern können. Der Landkreis Emsland behält sich vor, während des Vergabeverfahren nicht vollständig eingereichte bzw. fehlende Unterlagen nachzufordern.
Interne Kennung: 3093-2025_04
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung, 72252000 Datenarchivierung, 72512000 Dokumentenmanagement
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ordeniederung 1
Stadt: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land, Gliederung (NUTS): Emsland (DE949)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 168703-2025
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Gesamtpreis der Preispositionen der Preisblätter
Beschreibung: Gewertet werden die in den Preisblättern von den Bietern eingetragenen Angaben. Es wird der angebotene Nettogesamtpreis gewertet. Das Angebot mit dem niedrigsten Nettogesamtpreis erhält die Maximalpunktzahl 600. Die weiteren Angebote erhalten Punktzahlen nach der folgenden Formel: Punktzahl=600 x (2- Nettogesamtpreis geteilt durch niedrigsten Nettogesamtpreis Angebote mit dem 2-fachen des niedrigsten Nettogesamtpreises oder höher erhalten damit eine Punktzahl von 0. Negative Punktzahlen werden nicht vergeben.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 600,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Realisierung der ausgeschriebenen Leistung
Beschreibung: Die Darstellungen der Bieter werden im Verhältnis zueinander bewertet (sog. relative Angebotswertung). Die Darstellung, die im Vergleich zu den anderen Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers am besten erfüllt, erhält die Maximalpunktzahl. Die weiteren Darstellungen erhalten Punktzahlen entsprechend des Umfangs ihrer negativen Abweichung zur besten Darstellung. Erfüllen mehrere Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers in gleichwertigem Maße, erhalten sie die identische Punktzahl. UK 1 = Projektartige Realisierung der Einzelabrufe 30 Punkte UK 2 = Vorbereitung des Scanprozesses 30 Punkte UK 3 = Verfügbarkeit der Akten in der Verarbeitung 30 Punkte UK 4 =Bereitstellung /Übergabe der Digitalisate ins DMS 30 Punkte UK 5 =Optimierungsvorschläge im Scanprozess 30 Punkte Maximal können 150 Punkte erreicht werden.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 150,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualitätssicherung des Scanprozesses
Beschreibung: Die Darstellungen der Bieter werden im Verhältnis zueinander bewertet (sog. relative Angebotswertung). Die Darstellung, die im Vergleich zu den anderen Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers am besten erfüllt, erhält die Maximalpunktzahl. Die weiteren Darstellungen erhalten Punktzahlen entsprechend des Umfangs ihrer negativen Abweichung zur besten Darstellung. Erfüllen mehrere Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers in gleichwertigem Maße, erhalten sie die identische Punktzahl. UK 1 = Konzept Datenschutz und Datensicherheit 70 Punkte UK 2 = Etablierung sicherheitstechnische Maßnahmen 70 Punkte UK 3 = Darstellung Qualitätssicherungsmaßnahmen 70 Punkte UK 4 = Optimierungsvorschläge für QS im Scanprozess 40 Punkte Maximal können 250 Punkte erreicht werden.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 250,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Rügefrist richtet sich nach dem Wortlaut des § 160 GWB. -----------Information über die Überprüfungsfristen: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landkreis Emsland
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Betriebs- und Geschäftsgeheimnis
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Betriebs- und Geschäftsgeheimnis
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Iron Mountain Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot 5
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Betriebs- und Geschäftsgeheimnis
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Betriebs- und Geschäftsgeheimnis
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 2025_04
Titel: Rahmenvereinbarung Scandienstleistungen von Akten
Datum des Vertragsabschlusses: 29/09/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 9
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Emsland
Registrierungsnummer: 03454-0-74
Postanschrift: Ordeniederung 1
Stadt: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land, Gliederung (NUTS): Emsland (DE949)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Fachbereich Innerer Service und Digitalisierung
Telefon: +49 5931441119
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Emsland
Registrierungsnummer: 03454-0-74
Postanschrift: Ordeniederung 1
Stadt: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land, Gliederung (NUTS): Emsland (DE949)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Fachbereich Recht
Telefon: +49 5931442633
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Weitere Tel.-Nr.:-3307, -3308
Telefon: +49 413115-3306
Fax: +49 413115-2943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Iron Mountain Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: UStID. DE206523248
Postanschrift: Randstraße 11
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22525
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2ef52e81-609f-4980-8b99-62e4d4f2f207 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/10/2025 14:46:56 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 671981-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 196/2025
Datum der Veröffentlichung: 13/10/2025