1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Direktvergabe ITEBO / RPA-Software
649786-2025 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Direktvergabe ITEBO / RPA-Software
OJ S 190/2025 03/10/2025
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Direktvergabe ITEBO / RPA-Software
Beschreibung: Die ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH (ITEBO) ist ein Dienstleistungsunternehmen, das als Digitalisierungspartner für die öffentliche Verwaltung in Niedersachsen tätig ist. Zu ihren Kunden zählen Städte, Gemeinden, Samtgemeinden und Landkreise. Neben beratender Tätigkeit im Bereich der Digitalisierung bietet ITEBO ihren Kunden auch IT-Services und IT-Produkte zur Prozessorganisation in der Verwaltung an. Aufgrund zunehmender Bürokratie und des anhaltenden Fachkräftemangels stehen Kommunen vor immer größeren Herausforderungen. Um den Fokus verstärkt auf fachliche Tätigkeiten zu richten, gewinnt der Einsatz von RPA-Systemen (Robotic Process Automation) zunehmend an Bedeutung und seitens der Kunden der ITEBO besteht eine große Nachfrage nach einer RPA-Software. Diese Softwarelösungen ermöglichen die automatisierte Ausführung regelbasierter Prozesse durch eine im Hintergrund arbeitende KI und mit einer jährlichen Wachstumsrate von 18,2% (2025-2032) gewinnt RPA immer mehr an Relevanz. Ziel der ITEBO GmbH als Dienstleister im öffentlichen IT-Sektor ist es, die Effizienz in den öffentlichen Verwaltungen zu steigern, Kosten zu senken und Ressourcen gezielt für qualifizierte Aufgaben einzusetzen. Daher plant ITEBO ein entsprechendes Produkt bei einem Software-Anbieter zu beschaffen. Für die zu beschaffende Softwarelösung werden nachstehende technische Anforderungen durch den Auftraggeber als zwingend erforderlich erachtet. Die definierten Anforderungen sind durch nachvollziehbare, objektive und auftragsbezogene Gründe gerechtfertigt. Nach dem Kenntnisstand des Auftraggebers können die technischen Anforderungen nur durch das Produkt Emma RPA der WIANCO OTT Robotics GmbH erfüllt werden. Daher ist beabsichtigt, ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nur mit der WIANCO OTT Robotics GmbH durchzuführen. Die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb ausschließlich mit der WIANCO OTT Robotics GmbH ist vorliegend nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV zulässig. Der Entscheidung über die Wahl des Vergabeverfahrens ist eine sorgfältige Prüfung der Sach- und Rechtslage sowie eine umfassende Markterkundung vorausgegangen. Das Produkt Emma RPA der WIANCO OTT Robotics GmbH ist aus den nachfolgend näher ausgeführten technischen Gründen als einziges System in der Lage, den Beschaffungsbedarf des Auftraggebers zu decken. Ein Wettbewerb besteht nach Kenntnis des Auftraggebers insoweit nicht, dass es kein weiteres System auf dem Markt gibt, welches die nachstehenden Voraussetzungen kumulativ erfüllt.
Kennung des Verfahrens: 45f9f036-45bf-4ede-958a-b19402b244fd
Interne Kennung: Direktvergabe ITEBO / RPA-Software
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Dielingerstraße 39/40 49074 Osnabrück
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49074
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Direktvergabe ITEBO / RPA-Software
Beschreibung: Die ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH (ITEBO) ist ein Dienstleistungsunternehmen, das als Digitalisierungspartner für die öffentliche Verwaltung in Niedersachsen tätig ist. Zu ihren Kunden zählen Städte, Gemeinden, Samtgemeinden und Landkreise. Neben beratender Tätigkeit im Bereich der Digitalisierung bietet ITEBO ihren Kunden auch IT-Services und IT-Produkte zur Prozessorganisation in der Verwaltung an. Aufgrund zunehmender Bürokratie und des anhaltenden Fachkräftemangels stehen Kommunen vor immer größeren Herausforderungen. Um den Fokus verstärkt auf fachliche Tätigkeiten zu richten, gewinnt der Einsatz von RPA-Systemen (Robotic Process Automation) zunehmend an Bedeutung und seitens der Kunden der ITEBO besteht eine große Nachfrage nach einer RPA-Software. Diese Softwarelösungen ermöglichen die automatisierte Ausführung regelbasierter Prozesse durch eine im Hintergrund arbeitende KI und mit einer jährlichen Wachstumsrate von 18,2% (2025-2032) gewinnt RPA immer mehr an Relevanz. Ziel der ITEBO GmbH als Dienstleister im öffentlichen IT-Sektor ist es, die Effizienz in den öffentlichen Verwaltungen zu steigern, Kosten zu senken und Ressourcen gezielt für qualifizierte Aufgaben einzusetzen. Daher plant ITEBO ein entsprechendes Produkt bei einem Software-Anbieter zu beschaffen. Für die zu beschaffende Softwarelösung werden nachstehende technische Anforderungen durch den Auftraggeber als zwingend erforderlich erachtet. Die definierten Anforderungen sind durch nachvollziehbare, objektive und auftragsbezogene Gründe gerechtfertigt. Nach dem Kenntnisstand des Auftraggebers können die technischen Anforderungen nur durch das Produkt Emma RPA der WIANCO OTT Robotics GmbH erfüllt werden. Daher ist beabsichtigt, ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nur mit der WIANCO OTT Robotics GmbH durchzuführen. Die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb ausschließlich mit der WIANCO OTT Robotics GmbH ist vorliegend nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV zulässig. Der Entscheidung über die Wahl des Vergabeverfahrens ist eine sorgfältige Prüfung der Sach- und Rechtslage sowie eine umfassende Markterkundung vorausgegangen. Das Produkt Emma RPA der WIANCO OTT Robotics GmbH ist aus den nachfolgend näher ausgeführten technischen Gründen als einziges System in der Lage, den Beschaffungsbedarf des Auftraggebers zu decken. Ein Wettbewerb besteht nach Kenntnis des Auftraggebers insoweit nicht, dass es kein weiteres System auf dem Markt gibt, welches die nachstehenden Voraussetzungen kumulativ erfüllt.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49074
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Folgende technische Anforderungen werden durch den Auftraggeber als zwingend erforderlich erachtet. Die definierten Anforderungen sind durch nachvollziehbare, objektive und auftragsbezogene Gründe gerechtfertigt. 1. Schnittstellenunabhängige Oberflächenautomatisierung ohne APIs Die RPA-Software muss nachweislich die Fähigkeit zur schnittstellenunabhängigen Oberflächenautomatisierung mit bestehenden Anwendungen bieten, auch wenn keine direkten APIs zur Verfügung stehen. Da die Kunden des Auftraggebers oft unterschiedliche und heterogenen IT-Umgebungen betreiben, ist dies erforderlich, um einen sofortigen und effizienten Einsatz durch den Auftraggeber beim Kunden sicherzustellen. 2. Breite Anwendbarkeit über vielfältige heterogene Benutzeroberflächen Die RPA-Software muss angesichts der vielfältigen und heterogenen Systemlandschaften der Kunden nachweislich eine stabile und zuverlässige Automatisierung über verschiedene Benutzeroberflächen (z.B. Desktop-Anwendungen, Web-Browser, virtuelle Umgebungen) gewährleisten. 3. Manipulationssicherer und revisionskonformer Audit-Trail Bereitstellung einer manipulationssicheren und revisionskonformen Protokollierung (Audit-Trail) aller Prozessschritte und Datenmanipulationen mit lückenloser Nachvollziehbarkeit von Fehlern und Unregelmäßigkeiten, um einen effektiven Support durch den Auftraggeber für seine Kunden gewährleisten zu können. 4. Vereinfachte Fehlerbehebung und Wartung von Automatisierungen Im Sinne des erwähnten effektiven Supports durch den Auftraggeber muss die RPA-Software eine intuitive Fehlerbehebung und eigenständige Wartung bestehender Automatisierungen durch Fachanwender ohne tiefgreifenden IT-Hintergrund (beispielsweise durch Low-Code-/No-Code-Funktionen oder klar verständliche Fehlermeldungen) unterstützen. 5. Breites Spektrum an Referenzprojekten Nachweis der Eignung und skalierbaren Leistungsfähigkeit der RPA-Software für die Automatisierung komplexer Prozesse in verschiedenen Bereichen der öffentlichen Verwaltung und für unterschiedliche Behördengrößen durch ein breites Spektrum an Referenzprojekten mit kleineren und größeren Kunden im öffentlichen Sektor. 6. Bedarfsgerechtes und skalierbares Lizenzierungsmodell Bereitstellung eines bedarfsgerechten und skalierbaren Lizenzierungsmodells, das transparent aufzeigt, wie sich die Kosten bei zunehmendem Bedarf entwickeln. 7. Spezialisierter und garantierter Support mit vertraglich festgelegte Reaktions- und Lösungszeiten Bereitstellung eines spezialisierten und garantierten Supports für die RPA-Software mit vertraglich genau festgelegter Aufgabenteilung und Verantwortlichkeit sowie festgelegten Reaktions- und Lösungszeiten (Service Level Agreements – SLAs) für unterschiedliche Prioritätsstufen von Anfragen und Störungen. 8. Deutschsprachiger Second- und Third-Level-Support Bereitstellung eines direkten, dedizierten deutschsprachigen Second- und Third-Level-Support, der über nachweisliche Branchenexpertise im öffentlichen Sektor verfügt und über generischen First-Level-Support hinausgeht, um eine schnellere und gezielte Problembehandlung tiefgreifender und komplexer technischer Probleme durch spezialisierte Experten sicherzustellen. 9. Umfassendes Schulungsprogramm Bereitstellung eines umfassendes Schulungsprogramms durch Ausbilder, die ihre Fachkenntnisse in dem relevanten Bereich über ein Zertifikat oder ein vergleichbaren Nachweis nachweisen können. Dadurch sollen die Mitarbeiter des Auftraggebers befähigt werden, die Software eigenständig zu planen, zu implementieren und Kunden anschließend selbst an dem Programm zu schulen. 10. Datenstandort a) Ausschließliche Speicherung und Verarbeitung aller KI- Modell- und Trainingsdaten innerhalb der EU und zusätzliche Möglichkeit einer ausschließlich lokalen (z.B. On-Premise) und nicht dezentralen Datenspeicherung. b) Sicherstellung, dass alle automatisierten Aufgaben und die damit verbundenen Prozessdaten lokal innerhalb der IT-Infrastruktur des Kunden verarbeitet und keine Daten ohne explizite Konfiguration oder Zustimmung an den Hersteller oder Dritte übermittelt werden. 11. No-Code Funktionalität Vorliegen einer No-Code Funktionalität, die es auch Nicht-Programmierern ermöglicht, Geschäftsprozesse selbstständig zu entwerfen, anzupassen und zu warten, sowie ihr Wissen über diese Geschäftsprozesse direkt in die Automatisierung einfließen zu lassen. Idealerweise wird dies durch intuitive Drag-and-Drop-Elemente, visuelle Tools oder modulare Bausteine unterstützt. 12. Einarbeitung von Fachanwendern am Betriebsstandort des Auftraggebers Der Hersteller muss gewährleisten, dass die Einarbeitung von Fachanwendern ohne Vorkenntnisse im Bereich Basis-Automatisierung am Betriebsstandort des Auftraggebers erfolgt. Ziel ist es, dass diese Anwender innerhalb von zwei bis vier Arbeitstagen ein solides Grundverständnis und die notwendige Handlungsfähigkeit erlangen. 13. Kognitive KI-Lösung Die anzubietende Software muss eine kognitive KI-Lösung sein, die es ermöglicht, umfangreiche Logiken und Bedingungen für jedes mögliche Prozessszenario zu definieren und somit eine flexible Anpassung an verschiedenste Anforderungen zu gewährleisten. Nach dem Kenntnisstand des Auftraggebers können die vorstehend beschriebenen technischen Anforderungen kumulativ nur vom Produkt Emma RPA der WIANCO OTT Robotics GmbH erfüllt werden. Daher ist beabsichtigt, ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nur mit der WIANCO OTT Robotics GmbH durchzuführen. Eine weitere Auftragsbekanntmachung wird hinsichtlich der vorstehend beschriebenen Beschaffung nicht erfolgen. Weitere Unternehmen, welche an der Auftragsdurchführung interessiert sind und die vorgehend beschriebenen Leistungen erbringen können, sind aufgefordert, ihr Interesse zu bekunden. Bitte wenden Sie sich hierzu formlos bis zum 16. Oktober 2025, 12.00 Uhr, an folgende E-Mail-Adresse: einkauf@itebo.de. Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe an die WIANCO OTT Robotics GmbH wird nicht früher als 14 Tage nach Absendung der hiesigen Bekanntmachung erfolgen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 135 GWB regelt: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die definierten Anforderungen sind durch nachvollziehbare, objektive und auftragsbezogene Gründe gerechtfertigt. Nach dem Kenntnisstand des Auftraggebers können die technischen Anforderungen nur durch das Produkt Emma RPA der WIANCO OTT Robotics GmbH erfüllt werden. Daher ist beabsichtigt, ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nur mit der WIANCO OTT Robotics GmbH durchzuführen. Die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb ausschließlich mit der WIANCO OTT Robotics GmbH ist vorliegend nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV zulässig. Der Entscheidung über die Wahl des Vergabeverfahrens ist eine sorgfältige Prüfung der Sach- und Rechtslage sowie eine umfassende Markterkundung vorausgegangen. Das Produkt Emma RPA der WIANCO OTT Robotics GmbH ist aus den nachfolgend näher ausgeführten technischen Gründen als einziges System in der Lage, den Beschaffungsbedarf des Auftraggebers zu decken. Ein Wettbewerb besteht nach Kenntnis des Auftraggebers insoweit nicht, dass es kein weiteres System auf dem Markt gibt, welches die nachstehenden Voraussetzungen kumulativ erfüllt.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: WIANCO OTT Robotics GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot der WIANCO OTT Robotics GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Direktvergabe ITEBO / RPA-Software
Titel: Direktvergabe ITEBO / RPA-Software
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH
Registrierungsnummer: DE206059746
Postanschrift: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH Dielingerstraße 39/40 49074 Osnabrück
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49074
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
Kontaktperson: ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH Dielingerstraße 39/40 49074 Osnabrück
Telefon: +49 541 9631-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2 21339 Lüneburg
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4131153308
Fax: +49 4131152943
Internetadresse: https://www.mw.niedersachsen.de/startseite/uber_uns/aufsicht_und_recht/vergabekammer/vergabekammer-niedersachsen-144803.html
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: WIANCO OTT Robotics GmbH
Registrierungsnummer: HRB 98911
Registrierungsnummer: HRB 98911
Postanschrift: WIANCO OTT Robotics GmbH, Schlosspark 1, 64342 Seeheim-Jugenheim
Stadt: Seeheim-Jugenheim
Postleitzahl: 64342
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt-Dieburg (DE716)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (0)6257 9387063
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4c093439-3ff9-44c4-b358-c066bdb097d0 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/10/2025 09:26:30 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 649786-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 190/2025
Datum der Veröffentlichung: 03/10/2025