1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: NBank
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Veranstaltungsmanagement
Beschreibung: 2.1 Leistungsgegenstand Der Auftragnehmer erbringt umfassende Veranstaltungsmanagementdienstleistungen für diverse Veranstaltungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer tritt dabei als Lead-Agentur auf und übernimmt die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterschiedlicher Größenordnung und Art (z. B. Konferenzen, Messeteilnahmen, Workshops, Firmenfeiern, Networking-Events). Die überwiegende Zahl der Veranstaltungen dient der Information von Multiplikatoren. Dies sind zum Beispiel die Industrie- und Handelskammern, die Handwerkskammern, Wohngeldförderstellen, Jugendberufshilfeeinrichtungen, Arbeitsagenturen, Kreditinstitute oder sonstige Beratungseinrichtungen. Es werden vereinzelt auch NBank-Kunden eingeladen.
Kennung des Verfahrens: 6d3f05de-02de-411e-a340-e584f72f911f
Interne Kennung: RE 2025.13
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Verfahren Die den Bietern im Verlaufe des Verfahrens erteilten weiteren Informationen (Antworten der NBank auf Fragen der Bieter, schriftliche Hinweise etc.) sind ebenso wie die Vergabeunterlagen bei der Erstellung des Angebots zugrunde zu legen. Antwortschreiben und schriftliche Hinweise der NBank, welche die Vergabeunterlagen im weiteren Verlauf des Verfahrens ergänzen, präzisieren oder abändern, gehen diesen Vergabeunterlagen vor. Bei den personenbezogenen Bezeichnungen in diesen Vergabeunterlagen gilt die gewählte Form für jegliche Art von natürlichen und juristischen Personen. Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit "Bieter" sowohl natürliche Personen, einzelne Unternehmen als auch Bietergemeinschaften gemeint. Mit "Auftragnehmer" ist der Bieter oder die Bietergemeinschaft gemeint, der/die den Zuschlag erhalten hat. Angebotsform Das Angebot ist über das Deutsche Vergabeportal (www.dtvp.de) einzureichen. Das Angebot ist in übersichtlicher, lesbarer und nachvollziehbarer Form in deutscher Sprache zu erstellen. Die Vergabestelle verweist hier ausdrücklich auf die Ausschlussgründe des § 57 VgV. Die NBank bedingt sich hiermit aus, dass etwaige Vorverträge, in den Vergabeunterlagen nicht als Vertragsbestandteile aufgeführte Unterlagen, Protokolle oder Klauselwerke oder sonstige Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Vertragsschluss, insbesondere Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers nicht Vertragsbestandteil werden. Stellt ein Bieter mit seinem Angebot abweichende Zahlungsbedingungen auf, entfalten diese infolge der hiesigen Abwehrklausel der NBank im Falle der Auftragserteilung keine rechtliche Wirkung, vgl. BGH, Urteil vom 18.06.2019, X ZR 86/17. Änderungsvorbehalt Die NBank behält sich vor, den oben dargestellten zeitlichen Verfahrensablauf im Rahmen des gesetzlich zulässigen Rahmens zu ändern. Änderungen werden allen Bietern über das Deutsche Vergabeportal mitgeteilt.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Günther-Wagner-Allee 12-16
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30177
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 167 976,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6458CA Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen Auf Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) können Beteiligte die Akten bei der Vergabekammer einsehen (§ 165 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist (§ 165 Abs. 2 GWB). Jeder Beteiligte hat bei Übersendung auf den Geheimschutz hinzuweisen und dies in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt keine Kenntlichmachung, kann die Vergabekammer von seiner Zustimmung auf Einsicht ausgehen (§ 165 Abs. 3 GWB). Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des GWB haben Sie daher die Möglichkeit, in Ihren Angebotsunterlagen, Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen (ggfls. im Rahmen eines Begleitschreibens zum Angebot). Fehlt eine solche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung zur Einsichtnahme i. S. d. § 165 Abs. 3 GWB auszugehen. Die vorstehende Information ist im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Kenntnis genommen worden und wird zum Bestandteil des Angebotes. Einer gesonderten Unterschrift dazu bedarf es nicht. Bietergemeinschaft Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden (formlos), Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB).
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Veranstaltungsmanagement
Beschreibung: 2.2 Einzusetzende Mitarbeiter Es wird pro Veranstaltung ein Leitender Eventmanager und ein stellvertretender Eventmanager eingesetzt, der dem Auftraggeber bei jedem Auftrag zur Verfügung als Ansprechperson zur Verfügung steht. Bei einer vorübergehenden Verhinderung der eingesetzten Mitarbeitenden stellt der Auftragnehmer eine geeignete Vertretung sicher. Der Auftraggeber wird hiervon im Vorfeld ohne gesonderte Aufforderung unverzüglich unterrichtet. Die Vertretung benötigt eine gleichwertige Qualifikation und Erfahrung wie der zu Vertretende. Der Auftraggeber entscheidet nach billigem Ermessen, ob die Qualifikationen und Erfahrungen der Vertretung als gleichwertig anzusehen sind. 2.3 Leistungsabruf Dargestellt wird im Folgenden der größtmögliche Aufgabenumfang aller potenziellen Leistungen. Es wird ein Rahmenvertrag geschlossen, aus dem die NBank als Auftraggeberin bei Bedarf die einzelnen Leistungen abruft, die unten gelistet sind. Es besteht kein Anspruch des Auftragsnehmers auf Ausübung einzelner Leistungen. Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet alle unten aufgeführten Leistungen abzurufen, der Auftragnehmer muss dennoch im Stande sein alle aufgeführten Leistungen im Zweifel zu erfüllen. Zu allen Leistungspunkten muss vor Umsetzung eine Abstimmung mit der NBank stattfinden. Immer dann, wenn die NBank die Leistungen in Anspruch nehmen möchte, sendet sie spätestens zwei Wochen vor dem Veranstaltungstermin eine Auftrags-Mail zusammen mit genauen Angaben der gewünschten Leistungen an den Auftragnehmer. Der Auftragnehmer muss den Auftrag innerhalb der in der Anfrage genannten Frist verbindlich bestätigen. 2.4 Die Leistungen im Überblick Der Auftragnehmer als Lead-Agentur übernimmt die folgenden Aufgaben: Lead Agentur Tätigkeiten - Zentrales Projektmanagement (Umsetzung aller Event-Maßnahmen, zentraler Hauptansprechpartner für Kunden) - Handling, Steuerung und Koordination (Schnittstellenmanagement) der beauf-tragten Unterauftragnehmer/Dienstleister (bspw. Lieferanten, Bühnenbauer, Veranstaltungspersonal) mit dem Ziel einer harmonischen und zielgerichteten Umsetzung Veranstaltungsplanung - Auswahl und Buchung von geeigneten Veranstaltungsräumlichkeiten basierend auf den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung - Organisation der Räumlichkeiten inkl. Gestaltungskonzepte; Planung der Raumaufteilung einschließlich Sitzordnung, Bühnenaufbau und Ausstellungsflächen Veranstaltungsorganisation - Bereitstellung und Bedienung bzw. Organisation der gesamten Veranstaltungstechnik im Vorfeld, während und nach der Veranstaltung inkl. Einweisung von Personal und Dienstleistern - Management des gesamten Veranstaltungsablaufes einschließlich der Regist-rierung der Teilnehmenden und Ausgabe von Materialien, Beschilderungen, Transport von Messeständen und weiteren Materialien. - Beauftragung und Vertragsabwicklung weiterer Leistungspartner (Künstler, Techniker, Caterer etc.) - Ermittlung, Buchung und Betreuung von Referenten, Moderatoren und sonstigen Mitwirkenden Veranstaltungsdurchführung - Personal vor Ort zur Verfügung stellen (zwei bis vier Hosts/Hostessen) - Briefing von max. zehn Ausstellern sowie Koordination und Betreuung wäh-rend und nach der Veranstaltung (inkl. Auf- und Abbau des NBank-Messestandes) - Qualitäts- und Erfolgskontrolle - Erstellung einer Teilnehmer- und Anwesenheitsliste - Erstellung und Bereitstellung von Reversnamensschildern Nachbereitung der Veranstaltung - Evaluation der Veranstaltung (z. B. durch Feedback-Befragung, Erfolgsanalyse etc.) und Bereitstellung der Ergebnisse Sonstige - Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber Die Veranstaltungen sind maximal 2-tägig und finden ausschließlich in Niedersachsen statt. Es nehmen i.d.R. zwischen 100 bis 250 Personen an den Veranstaltungen teil. Mit Ausnahme vom NBank-Fest, nehmen an den Veranstaltungen maximal 250 Personen teil. Das NBank-Fest findet (aktuell) einmal jährlich statt, Es wird eine Teilnehmeranzahl von ca. 600 Personen erwartet. 3 Leistungsumfang Schätzungsweise finden neun Veranstaltungen pro Jahr statt, bzw. 36 Veranstaltungen für die gesamte maximale Vertragslaufzeit (Schätzwert). Die Höchstabnahmemenge beträgt 60 Veranstaltungen für die gesamte maxi-male Vertragslaufzeit (ein Jahr Grundlaufzeit und drei Verlängerungsoptionen á ein Jahr). 4 Leistungsort Die überwiegende Zahl der Veranstaltungen findet in Hannover statt. Im Übrigen finden die Veranstaltungen in wechselnden Regionen in Niedersachsen statt.
Interne Kennung: RE 2025.13
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Günther-Wagner-Allee 12-16
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30177
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/08/2026
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag verlängert sich automatisch drei Mal um jeweils ein weiteres optionales Jahr, wenn der Vertrag nicht 3 Monate vor Vertragsende (erstmalig zum Ablauf der Grundlaufzeit, danach zum Ende jeder einzelnen Verlängerungsoption), durch den Auftraggeber gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens am 30.08.2029, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Gesamtpreis
Beschreibung: Für die Wertung maßgeblich ist der Gesamtwertungspreis, der sich aus dem Preisblatt ergibt. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erreicht 3 Leistungspunkte. Die Punktzahl der Angebote mit einem höheren Preis errechnet sich nachfolgendem Rechenweg: Preis des niedrigsten Angebots dividiert durch den Preis des zu bewertenden Angebots multipliziert mit den max. erreichbaren Leistungspunkten. Beispiel: Angebotspreis Bieter 1 = 100 Euro (niedrigster Preis aller Bieter), Angebotspreis Bieter 2 = 120 Euro. Bieter 1 erhält 3 Punkte. Bieter 2 erhält 2,5 Punkte (100:120*3).
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualifikation und Erfahrung des einzusetzenden Personals
Beschreibung: Für Qualifikation und Erfahrung des einzusetzenden Personals können folgende Punkte erreicht werden: 3 Punkte = sehr gut Die Qualifikation und Erfahrung übertrifft die Erwartungen und lässt eine sehr gute Ausführung erwarten. Leitender Eventmanager / Eventmanagerin - mit entsprechender Ausbildung (Veranstaltungskaufmann/-kauffrau oder vergleichbare andere Ausbildung oder Studium, nachzuweisen durch Abschlusszeugnisse und/oder Urkunden. Die Vergleichbarkeit muss durch den Aufragnehmer dargelegt werden) - mit mindestens fünfjähriger Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich. (nachzuweisen durch tabellarischen Lebenslauf) stellvertretender Eventmanager / Eventmanagerin mit einschlägiger Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich (nachzuweisen durch tabellarischen Lebenslauf) 2 Punkte = gut Leitender Eventmanager / Eventmanagerin - mit entsprechender Ausbildung (Veranstaltungskaufmann/-kauffrau oder vergleichbare andere Ausbildung oder Studium, nachzuweisen durch Abschlusszeugnisse und/oder Urkunden. Die Vergleichbarkeit muss durch den Aufragnehmer dargelegt werden) - mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich (nachzuweisen durch tabellarischen Lebenslauf) stellvertretender Eventmanager / Eventmanagerin mit einschlägiger Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich (nachzuweisen durch tabellarischen Lebenslauf) 1 Punkt = ausreichend Leitender Eventmanager / Eventmanagerin - mit entsprechender Ausbildung (Veranstaltungskaufmann/-kauffrau oder vergleichbare andere Ausbildung oder Studium, nachzuweisen durch Abschlusszeugnisse und/oder Urkunden Die Vergleichbarkeit muss durch den Aufragnehmer dargelegt werden) - mindestens 2-jähriger Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich. (nachzuweisen durch tabellarischen Lebenslauf) Stellvertretender Eventmanager / Eventmanagerin mit einschlägiger Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich. (nachzuweisen durch tabellarischen Lebenslauf) 0 Punkte = nicht ausreichend Leitender Eventmanager / Eventmanagerin - mit entsprechender Ausbildung (Veranstaltungskaufmann/ -kauffrau oder vergleichbare andere Ausbildung oder Studium, nachzuweisen durch Abschlusszeugnisse und/oder Urkunden. Die Vergleichbarkeit muss durch den Aufragnehmer dargelegt werden) - unter zwei Jahre Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich. (nachzuweisen durch tabellarischen Lebenslauf) Stellvertretender Eventmanager / Eventmanagerin ohne einschlägige Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nachprüfungsstelle Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung Auf der Hude 2 21339 Lüneburg Fax: 04131/15-2943 E-mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. (§160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: NBank
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 167 976,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Pearl Promotion GmbH & Co.KG
Angebot:
Kennung des Angebots: CX224D3924D39
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 627,13 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: RE 2025.13
Titel: Veranstaltungsmanagement
Datum der Auswahl des Gewinners: 10/08/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 11/08/2025
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: ja
Bekanntmachung, die die Rahmenvereinbarung geschaffen hat: 366299-2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 9
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 9
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: NBank
Registrierungsnummer: 201010
Postanschrift: Günther-Wagner-Allee 12-16
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30177
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: +49 511-300310
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Registrierungsnummer: 04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49 41311-53306
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Pearl Promotion GmbH & Co.KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen
Registrierungsnummer: 85531
Postanschrift: Max-Planck-Str. 11-13
Stadt: Maintal
Postleitzahl: 63477
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: 06181-945070
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8d73d4c8-f94e-42e3-94e2-b307b13b9508 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/08/2025 10:50:34 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 542391-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 158/2025
Datum der Veröffentlichung: 20/08/2025