1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: NBank
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Direktvergabe BAFSYS 2
Beschreibung: Einführung eines neuen IT-Fachverfahrens zur Bearbeitung und Bewirtschaftung von Förderanträgen nach dem AFBG Die NBank beabsichtigt die Einführung des Fachverfahrens "BAFSYS 2" zur umfassenden digitalen Bearbeitung von Förderanträgen nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) in Niedersachsen und Bremen. Die Softwarelösung soll als Software-as-a-Service (SaaS) betrieben und über eine verschlüsselte Terminalserverarchitektur bereitgestellt werden. Der bisherige Anbieter, die Datagroup IT Solutions GmbH, stellt mit BAFSYS 2 die evolutionäre Weiterentwicklung des bislang eingesetzten Verfahrens BAFSYS 1 zur Verfügung. Gegenstand der beabsichtigten Direktvergabe ist die Bereitstellung, Wartung, Pflege, Hosting, Support, Migration, Schulung und fortlaufende Betreuung der Fachanwendung inklusive erweiterter Journalfunktion.
Kennung des Verfahrens: 16dd470f-21ec-4757-a694-570985a8445d
Interne Kennung: RE 2025.05
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72222300 Informationstechnologiedienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Günther-Wagner-Allee 12-16
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30177
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y645J49
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Direktvergabe BAFSYS 2
Beschreibung: Die NBank ist mit der Umsetzung des AFBG als Bewilligungsbehörde für Niedersachsen und Bremen beauftragt. Zur effizienten und rechtssicheren Bearbeitung von jährlich über 23.000 Förderanträgen mit einem Gesamtvolumen von über 120 Mio. Euro ist ein vollumfänglich digitales, hochverfügbares und revisionssicheres Fachverfahren erforderlich. Das bisher genutzte Verfahren "BAFSYS 1" wird durch die Datagroup IT Solutions GmbH betrieben, welche den Support für die Altversion eingestellt hat und nun mit "BAFSYS 2" eine marktreife Nachfolgeversion anbietet. Die geplante Beschaffung umfasst insbesondere: Bereitstellung und Betrieb des neuen Fachverfahrens "BAFSYS 2" im SaaS-Modell, inklusive Hosting, Security, Backups und Monitoring, Miete von Nutzerlizenzen (zwischen 30 und 50), inkl. Zusatzmodule wie Auszahlungsmanagement, eAkte, Schnittstelle zu "AFBG digital", Durchführung der Datenmigration vom Altverfahren in die neue Anwendung, Implementierung einer erweiterten Journalfunktion zur Sicherstellung einer durchgängig digitalen, medienbruchfreien Förderakte gemäß OZG, Schulung, Support, Wartung und technischer Betrieb über die gesamte Vertragslaufzeit. Die Vergabe erfolgt gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV im Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb, da nur die Datagroup IT Solutions GmbH in der Lage ist, das bislang eingesetzte Fachverfahren nahtlos, funktional identisch und ohne Systembruch fortzuführen. Ein Anbieterwechsel würde unzumutbare Risiken für Datenintegrität, Anwendungsakzeptanz und Systemverfügbarkeit mit sich bringen und ist vor dem Hintergrund der zentralen Bedeutung des Fachverfahrens für die Förderpraxis der NBank nicht vertretbar. Die geplante Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate mit der Option auf Verlängerung.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72611000 Technische Computerunterstützung, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Günther-Wagner-Allee 12-16
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30177
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nachprüfungsstelle Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung Auf der Hude 2 21339 Lüneburg Fax: 04131/15-2943 E-mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. (§160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: NBank
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die NBank beabsichtigt, das IT-Fachverfahren "BAFSYS 2" zur digitalen und medienbruchfreien Bearbeitung von Förderanträgen nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) zu beschaffen. Dieses System stellt die funktionale und technische Weiterentwicklung des seit 2016 im Einsatz befindlichen Verfahrens "BAFSYS 1" dar. Die Wartung und Weiterentwicklung von BAFSYS 1 wird durch den Anbieter - die Datagroup IT Solutions GmbH - zum Jahr 2027 eingestellt. Ein technischer Systemwechsel ist daher zwingend geboten. Bei "BAFSYS 2" handelt es sich um die einzige am Markt verfügbare Lösung, die vollumfänglich alle fachlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen der NBank erfüllt. Insbesondere ist die vollständige Integration einer elektronischen Aktenbearbeitung ("E-Akte") in einer gesicherten Terminalserverstruktur realisiert. Die Aktenführung erfolgt direkt im Fachverfahren ohne zusätzliche DMS-Schnittstelle. Diese Anforderung wurde im Rahmen einer umfassenden Markterkundung als zwingendes Leistungskriterium definiert. Andere Systeme bieten entweder keine systemintegrierte E-Akte oder erfordern externe Komponenten, was Sicherheits- und Konsistenzrisiken birgt. BAFSYS 2 ist überdies funktional identisch zur Vorgängerversion BAFSYS 1 und gewährleistet somit: die vollständige Datenmigration ohne Formatbruch, die Fortführung sämtlicher historisch entwickelter Förderprozesse, minimale Schulungs- und Umstellungsaufwände, ein Höchstmaß an Systemverfügbarkeit und Anwenderakzeptanz. Ein Anbieterwechsel würde zu unverhältnismäßig hohem Aufwand führen, da sämtliche Prozesse, Schnittstellen und Datenstrukturen neu entwickelt, integriert und geschult werden müssten. Dies widerspricht dem Gebot der Wirtschaftlichkeit und würde den Förderbetrieb akut gefährden. Aufgrund der engen Systemverwandtschaft beider Versionen ist nur die Datagroup als Herstellerin von BAFSYS 1 in der Lage, die erforderliche technische Kompatibilität sicherzustellen. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV ist eine Direktvergabe ohne Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn "nur ein bestimmter Unternehmer aus technischen Gründen allein in der Lage ist, den Auftrag auszuführen" - und keine vertretbare Alternative existiert. Die vorliegende Marktlage erfüllt diesen Ausnahmegrund. Dies wird durch Rechtsprechung u. a. der VK Bund (VK 2-52/20), des OLG Düsseldorf (VII-Verg 102/11) sowie des EuGH (C-385/02) gestützt. Insbesondere die vollständig systemintegrierte elektronische Aktenbearbeitung, wie sie BAFSYS 2 bietet, ist nachweislich ein technisches Alleinstellungsmerkmal, das andere Systeme nicht erfüllen. Die Integration in eine Terminalserverarchitektur ohne externes DMS ist sicherheitsrechtlich zwingend erforderlich (DSGVO Art. 32, BAIT, MaRisk, OZG, interne Revisionsanforderungen). Der Betrieb paralleler oder angebundener Drittsysteme ist für die NBank aus Compliance- und Sicherheitsgründen nicht vertretbar. Die geplante Systemumstellung ist zudem zeitlich dringlich, da der bisherige Systembetrieb nur noch bis Ende 2026 gesichert ist. Der Aufbau eines neuen Systems durch Dritte würde zeitlich die Realisierbarkeit bis zum Stichtag 01.01.2026 überschreiten. Eine Eigenentwicklung ist aus Ressourcengründen ausgeschlossen. Die Nutzung des künftigen Kernbankensystems der NBank kommt nicht in Betracht, da dessen Einführung frühestens 2030 erfolgt. Die Ex-ante-Transparenzbekanntmachung erfolgt gemäß § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB, um dem Transparenzgebot Rechnung zu tragen und Nachprüfungsverfahren auszuschließen. Die Direktvergabe an die Datagroup erfüllt sämtliche Anforderungen an Verhältnismäßigkeit, Transparenz und unionsrechtliche Zulässigkeit. Die systembedingte Alternativlosigkeit wurde dokumentiert und nach objektiven Kriterien geprüft. Fazit: Die Vergabe des Auftrags an die Datagroup IT Solutions GmbH ist technisch, wirtschaftlich und rechtlich alternativlos. Sie ist der einzige Anbieter, der die geforderten Leistungen vollumfänglich und rechtssicher erbringen kann. Der Auftrag wird daher gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV im Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Datagroup IT Solutions GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: RE 2025.05
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: RE 2025.05
Titel: BAFSYS 2
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: NBank
Registrierungsnummer: 201010
Postanschrift: Günther-Wagner-Allee 12-16
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30177
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: +49 511-300310
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Registrierungsnummer: 04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49 41311-53306
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datagroup IT Solutions GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: HRB 734881
Postanschrift: Wilhelm-Schickard-Straße 7
Stadt: Pliezhausen
Postleitzahl: 72124
Land, Gliederung (NUTS): Tübingen, Landkreis (DE142)
Land: Deutschland
Telefon: +49 711 4900500
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 9fceca35-cd69-46f3-b4bd-9a0ae6ce5e9d - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/06/2025 11:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 371618-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 109/2025
Datum der Veröffentlichung: 10/06/2025