1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Wasserverband Peine
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: DMS-Einführung beim Wasserverband Peine
Beschreibung: Der Wasserverband Peine (WVP) plant den flächendeckenden Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS) für die rund 125 User in der Verwaltung.
Kennung des Verfahrens: bbf62216-4885-4b85-ac32-06507326fa68
Interne Kennung: 2025-WVP05
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Horst 6
Stadt: Peine
Postleitzahl: 31226
Land, Gliederung (NUTS): Peine (DE91A)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YA65KSW
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: DMS-Einführung beim Wasserverband Peine
Beschreibung: Die Verwaltung des WVP umfasst die Bereiche Geschäftsführung inkl. kaufmännischer und technischer Leitung, Zentrale Dienste, IT, Unternehmenskommunikation, Flussgebietsmanagement, Assistenzen, Finanzen und Controlling, Kundencenter, Planung/Bau sowie die kaufmännische Betreuung der technischen Betriebscenter. Nicht enthalten sind der eigentliche Betrieb der Trink- und Abwasseranlagen. Die Einführung des DMS ist Teil des übergeordneten Vorhabens DigiWa (Digitaler Wasserverband), mit dem der WVP den digitalen Wandel herbeiführen will. Als DMS wird eine Softwareanwendung mit Funktionen für Datenspeicherung, Vorgangs- und Daten-management, Kollaboration, Workflows, Erfassung analoger Dokumente, Einbindung digitaler Unterla-gen sowie elektronischer Contentarchivierung verstanden. Durch das DMS sollen alle Prozesse, von der Posteingangsbearbeitung über elektronische Akten, Post-ausgangsbearbeitung,
Interne Kennung: 2025-WVP05
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Horst 6
Stadt: Peine
Postleitzahl: 31226
Land, Gliederung (NUTS): Peine (DE91A)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: - Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister - Firmenprofil/Unternehmensdarstellung - Erklärungen zur Eignung - Eigenerklärung Bezug Russland - Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern (Finanzamt)
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Referenzliste Benennung von drei vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in drei öffentlichen Einrichtungen, vorzugsweise wasser- und energiewirtschaftliche Versorgungsunternehmen, inkl. Verbände/Institutionen, unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen, bezogen auf die zu erbringenden Leistungen (Anzahl Büroarbeitsplätze) sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 90
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Herstellerzertifizierungen des Unternehmens, bezogen auf die angebotenen Softwarelösung (keine Vertriebszertifikate| Zertifizierungen gem. Anforderungen/z.B. Schulungsplan des Herstellerunternehmens). Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise.
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung: Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen eigene Anlagen Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen Qualifikation dieser Personen, idealerweise Bezug zu den Referenzprojekten. Angaben können - bis auf die vorgesehene Projektleitung - anonymisiert gemacht werden zur Antragsabgabe. Es ist verbindlich zu erklären, dass der Projektleiter zum Verhandlungsverfahren zur Verfügung steht. Diese Person ist dann namentlich zu benennen mit Gültigkeit zum Vertragsabschluss. Darstellung des unternehmensinternen Prozesses beim Wechsel von Mitarbeitenden
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Bestätigung, dass die folgenden technischen Kriterien (MUSS-Kriterien im Anforderungskatalog) erfüllt werden: - Es wird MS SQL Server 2019 und neuer unterstützt - Clientseitig werden die aktuellen Versionen von Microsoft Windows 11 unterstützt
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Das Angebot mit den niedrigsten Kosten erhält als Punktewert den Wert 10, die doppelte Summe erhält als Punktewert den Wert 0. Alle anderen Angebote werden interpoliert nach der Formel: Punktewert = -10 / (niedrigste Kosten) * Kosten + 20 Angebote mit negativem Ergebnis (mehr als die doppelte Summe) erhalten den Punktewert 0.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Technischer Wert
Beschreibung: Neben der Leistungsbeschreibung erfolgt eine tabellarische Abfrage der möglichen Funktionalitäten und Dienstleistungen im Excel-Anforderungskatalog (Anlage). Dort sind Freitext-Antwortfelder auszu-füllen. Sollten Begründungen oder Bemerkungen zu lang für das Freitextfeld sein, können diese in ein separates Dokument ausgelagert und auf die entsprechenden Kapitel verwiesen werden. In der Tabelle Anforderungskatalog ist das Feld "Anbieter" im Datenblatt "Eingabe" auszufüllen. Dem Angebot sind ausführliche Produktbeschreibungen (Datenblätter) in Form einer Anlage beizufügen. Alle Leistungsmerkmale werden gemäß folgender Skala je nach Antwort einzeln bewertet: Basis: 10 Punkte Zusatz: 5-9 Punkte Fremd: 2-4 Punkte Entwicklung: 1 Punkt Nein: 0 Punkte Im Fall von Zusatz- oder Fremdprodukten erfolgt die genaue Punktebewertung je nach Detailgrad der Erläuterung. Erfüllt ein Bieter die Anforderung aufgrund seiner Angaben mehr als erwartet, wird die obere Punktgrenze vergeben. Erfüllt
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Servicekonzept
Beschreibung: Der Anbieter soll dem Angebot ein Servicekonzept mindestens bestehend aus folgenden Punkten bzw. in folgender Struktur beifügen: Allgemeines Umsetzungskonzept [maximale Punktzahl: 40] Migrationskonzept für Laufwerke [maximale Punktzahl: 30] Supportkonzept [maximale Punktzahl: 30]
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Bieterpräsentation
Beschreibung: In den Bieterpräsentationen (vor Ort) hat der Bieter die Möglichkeit, die angebotene Lösung vorzustellen. Folgender Ablauf ist vorgesehen: - Kurzvorstellung des Bieterunternehmens - ohne Bewertung - Vorstellung des Projekt-Teams (persönliche Vorstellung des Projektleiters) - max. 20 Punkte - Erläuterung des methodischen Vorgehens auf Basis eines Referenzbeispiels - max. 40 Punkte - Vorstellung der angebotenen Lösung inkl. konkreter im Vorfeld definierter Fragestellungen (Live-Demo) - max. 40 Punkte Pro Bieterpräsentation werden maximal 100 Punkte verteilt. Zur Bieterpräsentation werden nur Bieter eingeladen, die durch die Bewertung der Präsentation rechnerisch noch eine Chance auf den Zuschlag haben. Ein ausführliches Bewertungsschema ist dem Bewertungsbogen für die Bieterpräsentationen zu entnehmen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 02/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 25/06/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 16/06/2025 11:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachforderungen und Aufklärung ausschließlich zu Eignungskriterien
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Siehe § 160 III GWB - unverzüglich gegenüber der Vergabekammer nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren; - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung; - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in den Vergabeunterlagen; - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Vergabekammer, der Rüge nicht abhelfen zu wollen; siehe § 135 II GWB - 30 Kalendertage ab Kenntnis des Rechtsverstoßes, spätestens jedoch 6 Monate nach Vertragsabschluss
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Wasserverband Peine
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Wasserverband Peine
Beschaffungsdienstleister: Loesungenfinden.org
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Wasserverband Peine
Registrierungsnummer: DE116293047
Postanschrift: Horst 6
Stadt: Peine
Postleitzahl: 31226
Land, Gliederung (NUTS): Peine (DE91A)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Loesungenfinden.org
Telefon: +4922729089290
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Loesungenfinden.org
Registrierungsnummer: DE243791624
Postanschrift: Lindenstraße 3h
Stadt: Bedburg
Postleitzahl: 50181
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)
Land: Deutschland
Telefon: +49-22729089290
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Registrierungsnummer: 04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49-4131153306
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0a5c4068-3ed5-40df-8d90-78b549aeadea - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/05/2025 15:54:44 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 311433-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 92/2025
Datum der Veröffentlichung: 14/05/2025