1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Osnabrück GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
Deutschland – Buchhaltungsprüfung – Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
513057-2024 - Wettbewerb
Deutschland – Buchhaltungsprüfung – Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
OJ S 166/2024 27/08/2024
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
Beschreibung: Die Durchführung der Analyse hat folgendes Ziel: - Identifizierung und Zurückholen unberechtigter Ausgaben; - Identifizierung unberechtigt bezahlter MwSt. und/oder zu wenig abgezogener MwSt.; - Identifizierung unberechtigter Zahlungsverpflichtungen bzw. entgangener Forderungen; u.a. über Saldenabstimmungen mit Lieferanten und Analyse von Interimskonten; Das Projekt wird durch einen Abschlussbericht geschlossen.
Kennung des Verfahrens: d077c141-aee4-4fed-862c-598a05ae134c
Interne Kennung: ZVS-34-FW-060204_1
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79212500 Buchhaltungsprüfung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Finkenhügel 1
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49076
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6DH84C
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrugsbekämpfung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
Beschreibung: 1) Der Dienstleister stellt eine Analyse des Firmenprofils, der Abläufe und entsprechende Vorgehensweisen an. Hierzu können verschiedene Datenerhebungsmaßnahmen eingesetzt werden. Der Schwerpunkt dieser Phase liegt besonders auf der Erkennung von risikoreichen Bereichen, der genauen Festlegung des Prüfungszeitraums und der endgültigen Bestimmung der zu nutzenden Informationsquellen. Es wird Handlungs- und Maßnahmenplan durch den Auftragnehmer erstellt und gemeinsam mit dem Auftragnehmer erörtert. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer eine Ermächtigungsvollmacht aus, durch die der Auftragnehmer gegenüber den Lieferanten handlungsfähig ist. Diese beinhaltet eine präzise Beschreibung der Maßnahme/Gegenstandes (beispielsweise der irrtümlich gezahlte Betrag). Die Leitung der Finanzbuchhaltung legt in dieser Phase fest, welche Lieferanten kontaktiert werden bzw. welche Geschäftspartner von der Prüfung ausgeschlossen werden. 2) Es erfolgt eine Beschaffung der grundlegenden Daten aus dem vorhandenen Finanzmanagementsystem SAP ERP 6.0, EHP8 und SAP Netweaver 7.5. Diese Daten werden von der Finanzbuchhaltung des Auftraggebers zur Verfügung gestellt. Der Datendownload erfolgt in Zusammenarbeit eines IT-Mitarbeiters des Auftragnehmers und eines internen IT- Mitarbeiters bzw. Applikationsverantwortlichen. 3) Der Auftragnehmer über prüft die Buchungssätze auf Auffälligkeiten. Folgende Auffälligkeiten sollen hier dargestellt werden: - Doppelte oder unberechtigt gebuchte/bezahlte Eingangsrechnungen - Buchungssätze mit falscher oder fehlender Mehrwertsteuer - Rechnungen mit nichteingehaltenen Vertragsbedingungen Die Ergebnisse aus der Datenanalyse werden klassifiziert und das Risikopotenzial priorisiert. Im Austausch mit der Leitung der Finanzbuchhaltung wird erörtert, welche Buchungssätze Potenzial für eine genauere Betrachtung mit Handlungsbedarf aufweisen. Zur Identifizierung dieser Lieferanten werden mindestens folgende Kriterien herangezogen: - Einkaufsvolumen - Anzahl der Eingangsrechnungen - Letzter Transaktionszeitpunkt - Anzahl Rechnungskorrekturen Der Auftragnehmer übernimmt die Kontaktaufnahme zum Lieferanten, um offene Posten abzugleichen. Der Auftragnehmer fasst die Auswertungsergebnisse in einem Report inkl. Risikoanalyse zusammen. Die differenten Posten werden pro Lieferant aufgelistet und im Einzelfall geprüft. Es erfolgt eine detaillierte Übersicht inkl. aller doppelten oder unberechtigten Zahlungen mit den dazugehörigen Quellendokumenten. In Abstimmung mit der Leitung der Finanzbuchhaltung werden weitere Schritte je beanstandetem Lieferanten besprochen. 4) Rückforderung Im Anschluss kontaktiert der Auftragnehmer den Lieferanten und setzt die Vorgehensweise der finalen Entscheidung um. Der Auftragnehmer übernimmt jegliche Korrespondenz mit dem Lieferanten. Dies dient der Entlastung der einzelnen Mitarbeiter des Auftraggebers. Gegebenenfalls hält der Auftragnehmer bei Bedarf Rücksprache mit der Leitung der Finanzbuchhaltung. Der Auftragnehmer nimmt Kontakt zu den Lieferanten auf, um die ermittelten Zahlungsdifferenzen einzufordern. Dabei sucht der Auftragnehmer schriftlichen und telefonischen Kontakt. Im Streitfall prüft der Auftragnehmer die entsprechenden Quellendokumente und hält bei Bedarf Rücksprache mit dem zuständigen Mitarbeiter der Fachabteilung. Zur Überwachung der vereinbarten Rückzahlungen muss der Auftragnehmer regelmäßig Kontoauszüge mit entsprechendem Zahlungsverkehr zur Verfügung stellen. Anhand regelmäßiger Statusberichte wird der Auftraggeber detailliert über den Fortschritt der Rückforderungen informiert. 5) Abschluss In einem Abschlussbericht wird das Gesamtprojekt grundlegend zusammengefasst und auf folgende Erkenntnisse fokussiert: - Tatsächlich erzielte Ergebnisse - Ursachen der Falschbuchungen - Status der Rückforderungen - Lösungen wie gefundene Fehlbuchungen in Zukunft vermieden werden können
Interne Kennung: ZVS-34-FW-060204_1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79212500 Buchhaltungsprüfung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Finkenhügel 1
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49076
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 6 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Die Angebotseröffnung erfolgt elektronisch. Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform www.dtvp.de und so rechtzeitig zu stellen, dass dem Auftraggeber unter Berücksichtigung interner Abstimmungsprozesse eine Beantwortung spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist möglich ist. Der Auftraggeber behält sich vor, im Vergabeverfahren nicht rechtzeitig gestellte Fragen gar nicht oder innerhalb von weniger als 6 Tagen vor Ablauf der Angebotsfrist zu beantworten.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Umsatz des Unternehmens
Beschreibung: Ein Bieter gilt nur dann als geeignet, wenn ein jährlicher Mindestumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in Höhe von: 3 mio. EUR (netto) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren vorgewiesen werden kann, soweit es Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Geeignet ist, wer min. 5 Referenzen nachweisen kann. Diese müssen in Art mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. - Die eingeholten Auskünfte dürfen keine Zweifel an der Eignung begründen, d. h. es muss sich um positive Referenzen handeln. - Die Referenzleistungen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. - Ein nachträglicher Austausch der genannten Referenzen durch andere Referenzen ist nicht zulässig. - Bei Bietergemeinschaften müssen die Mitglieder insgesamt die geforderten Referenzen erbringen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Angaben zu Arbeitskräften
Beschreibung: Ein Bieter gilt nur dann als geeignet, wenn die personelle Leistungsfähigkeit, markiert durch die Mitarbeiterzahl und die Stellung eines erfahrenen Projektmanagers, zu den definierten Zeiten sicherstellt. Mindestanforderung: Mitarbeiterzahl: mindestens 50 Erfahrung Projektmanager: mindestens drei abgeschlossene Projekte Erreichbarkeit zu folgenden Zeiten: werktags 8.00 - 16.00 Uhr Zusätzlich ist der Nachweis folgender Zertifizierungen erforderlich: - ISO 27001: Informationssicherheits-Managementsystem - ISO 9001: Qualitätsmanagementsystem
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Vergütungssatz
Beschreibung: Anhand der tatsächlich erzielten Brutto-Rückforderungen wird die Vergütung des Auftragnehmers ermittelt. Brutto-Ertrag: < 30.000 EUR 30.000EUR - 60.000 EUR > 60.000 EUR Die vom Bieter anzugebende anteilige Vergütungssatz der jeweiligen drei Vergütungsstufen werden addiert und dreigeteilt. Der Bieter, dessen durchschnittlicher Wert am geringsten ausfällt, wird bezuschlagt. Die Vergütung des Auftragnehmers wird auf einen Höchstbetrag von 100.000 Euro begrenzt. Erträge, die unter Berücksichtigung des obenstehenden Konditionsmodells darüber hinaus gehen, fallen vollständig an den Auftraggeber.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 19/09/2024 00:00:00 (UTC+2)
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 26/09/2024 12:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 2 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gem. § 56 Abs. 2 VgV kann der Auftraggeber den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 26/09/2024 12:30:00 (UTC+2)
Ort: Die Eröffnung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: a) Beachtung Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576) (Vordruck Eigenerklärung im Bewerberbogen ) b) Beachtung § 4 Abs. 1 NTVergG (Vordruck Eigenerklärung im Bewerberbogen) c) Lieferketten § 22 LkSG Die Erklärungen sind von jedem Bewerber, bei Bewerber-/Bietergemeinschaften von allen Mitgliedern, bei Nachunternehmern/ Eignungsleihe von jedem Nachunternehmer/ dritten Unternehmen vollständig auszufüllen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es wird auf die Voraussetzungen und Fristen des § 160 GWB ausdrücklich hingewiesen. Nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Klinikum Osnabrück GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Osnabrück GmbH
Registrierungsnummer: HRB 18565
Postanschrift: Am Finkenhügel 1
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49076
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 541405-1800
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Registrierungsnummer: HRB_18565
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4131152-0
Fax: +49 4131152-943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 09e816e9-9d54-4316-9588-664f567a6533 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/08/2024 11:23:27 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 513057-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 166/2024
Datum der Veröffentlichung: 27/08/2024