Öffentliche Ausschreibung 2024 Deutschland – Event-Organisation – Rahmenvertrag über die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Stadt Hildesheim) 2024-02-19

Deutschland – Event-Organisation – Rahmenvertrag über die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Stadt Hildesheim)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Stadt Hildesheim

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Rahmenvertrag über die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Stadt Hildesheim)

Beschreibung: Rahmenvertrag über die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Fachbereichs HI Zukunft und des Modellprojekts Smart City Hildesheim

Kennung des Verfahrens: 938202d1-f5ba-4f87-b26f-075ff73580d7

Interne Kennung: 3497

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Zentrale Elemente des Verfahrens: Es wird ein offene Verfahren durchgeführt. Folgender Verfahrensablauf ist vorgesehen: Nach der Öffnung der rechtzeitig eingegangenen Angebote werden diese einer formalen Prüfung durch die Auftraggeberin unterzogen und gegebenenfalls fehlende oder unvollständige Unterlagen nachgefordert (s. hierzu Ziff. 5.4 der Aufforderung zur Angebotsabgabe). Im Anschluss daran behält sich die Auftraggeberin vor, die Bieter zu einem Gespräch einzuladen, in dem sich die Personen des Leitungsteams vorstellen und die Inhalte des Konzeptes zur Projektrealisierung erläutern. Diese Gespräche finden voraussichtlich in der 13. oder 14. KW 2024 per Videokonferenz statt. Die Bieter haben für die Präsentation sicherzustellen, dass die im Angebot namentlich benannten Mitglieder des Leitungsteams (Gesamtprojektleitung und stellv. Projektleitung) an dem Gesprächstermin teilnehmen, sich vorstellen und die zu präsentierenden Inhalte erläutern. Die Auftraggeberin weist vorsorglich und ausdrücklich darauf hin, dass der Auftrag auch ohne die Durchführung von Präsentationen auf Grundlage der eingegangenen Angebote in Textform vergeben werden kann. Für die sich anschließende Zuschlagsentscheidung werden die Angebote anhand des in den Vergabeunterlagen dargestellten Bewertungsschemas bewertet.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen, 55320000 Servieren von Mahlzeiten

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Stadt Hildesheim Markt 2

Stadt: Hildesheim

Postleitzahl: 31134

Land, Gliederung (NUTS): Hildesheim (DE925)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.3.

Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 450 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXQ6YYPDPLZ Hinweis zur elektronischen Vergabe/Registrierung: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass Bewerber/Bieter sich auf der Vergabeplattform https://vergabe.niedersachsen.de freiwillig registrieren können. (freiwillige Registrierung) Nur mit erfolgter Registrierung und Bestätigung der "Teilnahme am Verfahren" ist gewährleistet, dass Sie E-Mail Benachrichtigungen über neue Nachrichten der Vergabestelle (z.B. Informationen zu Bieterfragen und Aktualisierung der Vergabeunterlagen) erhalten. Dies kann ohne Registrierung nicht gewährleistet werden. Die elektronische Angebotsabgabe ist nur für registrierte Unternehmen möglich. Hinweise zur Angebotsabgabe: Die elektronische Angebotsabgabe erfolgt über das Bietertool der Vergabeplattform Vergabe.Niedersachsen.de. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche sich automatisch installiert. Hiermit wird eine lokale Verschlüsselung der Angebote sichergestellt. Angebote dürfen nicht per einfacher E-Mail oder per Fax eingereicht werden. Bei elektronischer Angebotsabgabe ist die Textform gem. § 126b BGB vorgeschrieben. Fragen zum Vergabeverfahren sind ausschließlich per E-Mail oder über die Vergabeplattform zu stellen. Fragen, die bis spätestens 11.03.2024, 10:00 beim Auftraggeber eingegangen sind, werden spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. Später eingehende Fragen gelten als nicht rechtzeitig gestellt und können unberücksichtigt bleiben.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Rahmenvertrag über die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Stadt Hildesheim)

Beschreibung: Die Stadt Hildesheim beabsichtigt, den Abschluss eines Rahmenvertrages, aus dem sich die einzelnen, für die Umsetzung von Veranstaltungen des Fachbereichs HI Zukunft und des Modellprojektes Smart City erforderlichen Leistungen nach Bedarf abrufen lassen. Erfasst ist die umfängliche Konzeptionierung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, die im Zusammenhang mit dem Smart City Modellprojekt der Auftraggeberin stehen und während der seit dem 01.01.2023 laufenden, insgesamt vierjährigen Umsetzungsphase des Modellprojekts durchgeführt werden. Der Rahmenvertrag erfasst dabei sämtliche Leistungen, die für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen erforderlich werden können und von der Auftraggeberin in Hinblick auf Art und Umfang nach Bedarf für die jeweilige Veranstaltung im Wege von Einzelaufträgen abgerufen werden. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Mindestabnahmemenge aus diesem Vertrag. Die Auftraggeberin ist darüber hinaus nicht zur Inanspruchnahme des Vertrages verpflichtet. Sie kann die von diesem Vertrag grundsätzlich erfassten Einzelleistungen auch außerhalb dieses Rahmenvertrages an andere Wirtschaftsteilnehmer vergeben.

Interne Kennung: 3497

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen, 55320000 Servieren von Mahlzeiten

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Stadt Hildesheim Markt 2

Stadt: Hildesheim

Postleitzahl: 31134

Land, Gliederung (NUTS): Hildesheim (DE925)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst# Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und endet mit dem Förderzeitraum des Smart City Modellprojektes - voraussichtlich am 31.12.2026. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Mindestabnahmemenge aus diesem Vertrag. Die Auftraggeberin ist darüber hinaus nicht zur Inanspruchnahme des Vertrages verpflichtet. Sie kann die von diesem Vertrag grundsätzlich erfassten Einzelleistungen auch außerhalb dieses Rahmenvertrages an andere Wirtschaftsteilnehmer vergeben. Die Kostenobergrenze für Leistungen aus diesem Auftrag beträgt 450.000 Euro netto. Das Vertragsverhältnis endet automatisch vor Ablauf der vorstehend vereinbarten Laufzeit, wenn die Kostenobergrenze erreicht ist.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung. Angabe des Auftragsanteils, für den der Bewerber möglicherweise einen Unterauftragnehmer zu erteilen beabsichtigt. Ggf. Bietergemeinschaftserklärung. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Eigenerklärung zu Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576. Eintragung in das Handels-/Berufsregister (Nachweis). Unternehmensreferenzen (Mindestanforderungen): - Alle Referenzen betreffen abgeschlossene Veranstaltungen aus den letzten 5 Jahren mit einer Mindestteilnehmerzahl von 100 Personen; - Mindestens 3 Veranstaltungen haben die verantwortliche Vorbereitung, Organisation und Durchführung unter Koordination unterschiedlicher Dienstleister (insb. Catering und Veranstaltungstechnik) von Veranstaltungen zum Gegenstand. Mindestens eine der Veranstaltungen davon hatte mindestens 300 Teilnehmer. Mindestens eine der Referenzen davon betrifft eine Veranstaltung eines öffentlichen Auftraggebers; - Mindestens 3 Referenzen haben das Veranstaltungscatering (Speisen und Getränke, dazugehörige Serviceleistungen) zum Gegenstand. Mindestens eine der Referenzen betrifft dabei Veranstaltungen mit einer Größe von mindestens 300 Teilnehmern.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Siehe Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung.

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Siehe Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Fester Wert (insgesamt): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Personalkonzept

Fester Wert (insgesamt): 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Konzept zur Projektrealisierung

Fester Wert (insgesamt): 50

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/03/2024 00:00:00 (UTC+1)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YYPDPLZ/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YYPDPLZ

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YYPDPLZ

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 19/03/2024 10:00:00 (UTC+1)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 57 $name_timeperiod.DAYS_deu

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Enthält das Angebot die geforderten Unterlagen nicht oder nicht vollständig, kann der Auftraggeber den Bieter unter Setzung einer angemessenen Frist nach Maßgabe des § 56 Abs. 2 VgV zur Nachreichung der fehlenden oder zur Vervollständigung der unvollständigen Unterlagen auffordern. Fehlen die geforderten Unterlagen nach Ablauf der Nachfrist noch immer, wird das Angebot zwingend ausgeschlossen. Auf 57 VgV wird verwiesen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Fehlen in diesem Sinne wesentliche Unterlagen, wird das Angebot ohne vorherige Nachforderung ausgeschlossen.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 19/03/2024 11:30:00 (UTC+1)

Ort: Stadt Hildesheim Fachbereich Recht Öffentliches Auftragswesen (Submissionsstelle) Markt 2, Raum A 304 31134 Hildesheim

Zusätzliche Informationen: Die Angebotsöffnung wird von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers durchgeführt. Weitere Anwesende sind nicht zugelassen.

Auftragsbedingungen:

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Vergabe kann außerdem von der Vorlage von Nachweisen gem. §§ 4 und 5 Nds. Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG) abhängig gemacht werden. Hier: Tariftreue- und Mindestentgelterklärung gem. § 4 Abs. 1 NTVergG. Ein entsprechendes Formblatt liegt den Vergabeunterlagen bei. Auf die Abgabe der Erklärung auf dem Formblatt kann nur verzichtet werden, wenn das Unternehmen präqualifiziert ist und im Rahmen der Präqualifizierung eine inhaltlich identische Erkärung gem. § 4 NTVergG hinterlegt ist. Präuqalifiziert ist, wer in der Liste des Vereins für Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. (Präqualifizierungsverzeichnis) eingetragen ist (Bau) oder seine Eignung bei einer Präqualifizierungsstelle (PQ-Stelle) nachgewisen hat (Liefer- und Dienstleistungen).

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Informationen über die Überprüfungsfristen: Gem. § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsvertrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Hildesheim

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Stadt Hildesheim

Registrierungsnummer: 032540021021-0-87

Postanschrift: Markt 2

Stadt: Hildesheim

Postleitzahl: 31134

Land, Gliederung (NUTS): Hildesheim (DE925)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Fachbereich Recht - Öffentliches Auftragswesen

E-Mail: oeffentliche-auftraege@stadt-hildesheim.de

Telefon: +49 5121-3011704

Fax: +49 5121-301951707

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung

Registrierungsnummer: t:04131153308

Postanschrift: Auf der Hude 2

Stadt: Lüneburg

Postleitzahl: 21339

Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Regierungsvertretung Lüneburg

E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de

Telefon: +49 4131-153308

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung

Registrierungsnummer: t:04131153308

Postanschrift: Auf der Hude 2

Stadt: Lüneburg

Postleitzahl: 21339

Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Regierungsvertretung Lüneburg

E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de

Telefon: +49 4131-153308

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 090c34fe-7c70-4bf4-916e-8d0362f9af6c - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/02/2024 10:24:13 (UTC+1)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 101649-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 35/2024

Datum der Veröffentlichung: 19/02/2024

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