MHH - Klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte & Scannen und Archivieren der Patientenakten Referenznummer der Bekanntmachung: 2023/732/6546
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Carl-Neuberg-Straße 1
Ort: Hannover
NUTS-Code: DE929 Region Hannover
Postleitzahl: 30625
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): GB IV - Logistik, Abteilung Zentraleinkauf OE 1260
E-Mail:
Telefon: +49 5115326364
Fax: +49 5115323375
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.mh-hannover.de
Abschnitt II: Gegenstand
MHH - Klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte & Scannen und Archivieren der Patientenakten
Im Rahmen des Vergabeverfahrens soll für die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) ein klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte beschafft werden und das Scannen und Archivieren der Patientenakten an einen Dienstleister vergeben werden
Klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte
Medizinische Hochschule Hannover Carl-Neuberg-Straße 1 30625 Hannover
Im Rahmen des Vergabeverfahrens soll für die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) ein klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte von Grund auf neu implementiert werden. Dabei stehen drei Aspekte besonders im Vordergrund: 1. Steigerung der Qualität der Digitalisierung der Patientenakten nach BSI Vorgaben. 2. Klassifizierung der Dokumente (KDL) nach IHE Standards (Value Sets) in 13 Klassen, 57 Unterklassen und 407 Dokumentenklassen. 3. Vollelektronische Übermittlung der Vorgangsdateien an den MDK.
Für diese geänderten Anforderungen ist Fachwissen notwendig, welches momentan intern nicht aufgebaut werden kann. In diesem Zuge soll das Scannen und Archivieren der Patientenakten an einen Dienstleister vergeben werden, welcher die nötige Expertise besitzt.
Das Vergabeverfahren besteht aus folgenden 2 Losen:
Los 1 Klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte
Los 2 Scannen und Archivieren der Patientenakten
Ausführliche Informationen sind der Leistungsbeschreibung und den Anlagen fachliche Anforderungen zu entnehmen.
Eine Verlängerung ist für weitere 2+2 Jahre möglich. Die maximale Vertragslaufzeit (inklusive Verlängerungen) beträgt 96 Monate.
Scannen und Archivieren der Patientenakten
Medizinische Hochschule Hannover Carl-Neuberg-Straße 1 30625 Hannover
Im Rahmen des Vergabeverfahrens soll für die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) ein klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte von Grund auf neu implementiert werden. Dabei stehen drei Aspekte besonders im Vordergrund: 1. Steigerung der Qualität der Digitalisierung der Patientenakten nach BSI Vorgaben. 2. Klassifizierung der Dokumente (KDL) nach IHE Standards (Value Sets) in 13 Klassen, 57 Unterklassen und 407 Dokumentenklassen. 3. Vollelektronische Übermittlung der Vorgangsdateien an den MDK.
Für diese geänderten Anforderungen ist Fachwissen notwendig, welches momentan intern nicht aufgebaut werden kann. In diesem Zuge soll das Scannen und Archivieren der Patientenakten an einen Dienstleister vergeben werden, welcher die nötige Expertise besitzt.
Das Vergabeverfahren besteht aus folgenden 2 Losen:
Los 1 Klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte
Los 2 Scannen und Archivieren der Patientenakten
Ausführliche Informationen sind der Leistungsbeschreibung und den Anlagen fachliche Anforderungen zu entnehmen.
Eine Verlängerung ist für weitere 2+2 Jahre möglich. Die maximale Vertragslaufzeit (inklusive Verlängerungen) beträgt 96 Monate.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Die im Folgenden geforderten Nachweise und Eigenerklärungen sind vollständig dem Angebot getrennt als Anlage beizufügen. Sofern Unterauftrag-/Nachunternehmer in Anspruch genommen werden sollen, sind den Teilnahmeunterlagen bzw. Angebot entsprechende Eigenerklärungen bzw. Nachweise beizufügen. Für die Eignungsprüfung sind folgende Nachweise / Bestätigungen im Hinblick auf die erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit entscheidend:
1) Bescheinigung der Eintragung im Handels- bzw. Berufsregister (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Angaben, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet/die Eröffnung beantragt/mangels Masse abgelehnt/ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde oder ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
3) Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
4) Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
5) Angaben zu §§ 123-125 GWB (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
6) Eigenerklärung Sanktionsvereinbarung EU (Anlage 8).
Im Bedarfsfall sind folgende Unterlagen auszufüllen und mit dem Angebot abzugeben:
7) Erklärung der Bewerber-/ Bietergemeinschaft (Anlage 6 Erklärung der Bewerber-Bietergemeinschaft).
8) Verpflichtungserklärung von eingebundenen Drittunternehmen (Anlage 7 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen).
Die im Folgenden geforderten Nachweise und Eigenerklärungen sind vollständig dem Angebot getrennt als Anlage beizufügen. Sofern Unterauftrag-/Nachunternehmer in Anspruch genommen werden sollen, sind den Teilnahmeunterlagen bzw. Angebot entsprechende Eigenerklärungen bzw. Nachweise beizufügen. Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen dieses Vergabeverfahrens zu überprüfen:
1) Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (z. B. 2020-2022) (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Angaben über den Umsatz in Bezug auf die mit dem Vergabeverfahren zu vergebenden Leistungen - Los 1 Klinisches Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung einer digitalen Patientenakte und/oder Los 2 Scannen und Archivieren der Patientenakten-, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (z. B. 2020-2022) (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
3) Angaben zur Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
4) Angaben zur Mitarbeiterzahl des gesamten Unternehmens aus den letzten drei Geschäftsjahren (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
5) Erklärung Tariftreue und Mindestentlohnung (NTVergG) (Anlage 3).
6) Vorvertragliche Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG (Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz) - Dienstleistungen (Anlage 3a).
Geforderte Mindeststandards (Ausschlusskriterien):
Zu 3) Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:
3,0 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden, jeweils 2-fach maximiert je Versicherungsjahr
3,0 Mio. EUR für Vermögensschäden pro Fall und pro Jahr gesamt
Sofern der Nachweis nicht bereits mit dem Angebot in der geforderten Höhe erbracht werden kann, reicht zunächst die schriftliche Zusage eines Versicherungsunternehmens, dass im Auftragsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe erfolgt. Vorlage mit Zuschlagserteilung.
Die im Folgenden geforderten Nachweise und Eigenerklärungen sind vollständig dem Angebot getrennt als Anlage beizufügen. Sofern Unterauftrag-/Nachunternehmer in Anspruch genommen werden sollen, sind den Teilnahmeunterlagen bzw. Angebot entsprechende Eigenerklärungen bzw. Nachweise beizufügen.
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen dieses Vergabeverfahrens zu überprüfen.
1) Referenzen Los 1 bzw. Los 2 (Anlage 2.1 und 2.2)
Es sind mindestens 3 Referenzen anzugeben, die mit dem Auftragsgegenstand und mit der Größenordnung der MHH vergleichbar sind.
2) Eigenerklärung Ausbildungsbetrieb (Anlage 4).
3) Eigenerklärung Förderung der Chancengleichheit u. Gleichstellung von Frauen u. Männern im Beruf (Anlage 5).
4) Zu Los 1: Nachweis/Zertifikat oder gleichwertig, dass das Klinische Dokumentenmanagementsystem den Prüfungsstandard IDW PS 880 erfüllt.
5) Zu Los 1 und Los 2: Zertifizierung nach ISO 9001:2015 oder gleichwertig.
6) Zu Los 2: Zertifizierung des Rechenzentrenbetriebes des Bieters nach ISO/IEC 27001:2013 Norm oder gleichwertig.
Hinweis: Sollte der Bieter nicht über einen eigenen Rechenzentrenbetrieb verfügen und sich eines Nachunternehmers (Dienstleisters) dafür bedienen, dann sind folgende Anlagen ausgefüllt vom Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen:
- Zertifizierung des Nachunternehmers nach ISO/IEC 27001:2013 Norm oder gleichwertig Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung/Firmenauskunft
- Anlage 3 Tariftreue- und Mindestentgelterklärung gem. §4 Abs. 1 u. 2 NTVergG
- Anlage 3a Vorvertragliche Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG (Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz) - Dienstleistungen
- Anlage 7 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen
- Anlage 8 Eigenerklärung Sanktionsvereinbarung EU - Anlage zum BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022
- Anlage Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO/ Order processing contract according to Art. 28 GDPR
- MHH Vertraulichkeitserklärung
- Nachweis Haftpflichtversicherung
Die Anlage 7 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen muss rechtsverbindlich unterzeichnet und mit Firmenstempel vom Nachunternehmer eingereicht werden.
7) Zu Los 2: Nachweis/Zertifikat oder gleichwertig, dass der Bieter die BSI Richtlinie für "Ersetzendes Scannen" (BSI TR-03138) erfüllt.
8) MHH Vertraulichkeitserklärung.
9) Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO / Order processing contract according to Art. 28 GDPR
10) Los 1: Konzept des Bieters - Darstellung der Auswahl der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutzkonzept gemäß DSGVO.
11) Zu Los 1: Konzept des Bieters - Darstellung der beschriebenen Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß DSGVO.
Geforderte Mindeststandards (Ausschlusskriterien):
Zu 1)
Referenzen Los 1 (Anlage 2.1): Es sind mindestens 3 Referenzen anzugeben, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind, Einsatz als digitale Patientenakte, in Universitätskliniken bzw. im Einsatz bei Maximalversorgern im Krankenhausbereich sind. Gefordert wird die Abgabe von Referenzen mit einem Liefer-/Leistungszeitraum aus den letzten 5 Jahren.
Referenzen Los 2 (Anlage 2.2): Es sind mindestens 3 Referenzen anzugeben, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar und in Universitätskliniken bzw. im Einsatz bei Maximalversorgern im Krankenhausbereich sind. Gefordert wird die Abgabe von Referenzen mit einem Liefer-/Leistungszeitraum aus den letzten 5 Jahren.
Zu 4) Los 1: Nachweis/Zertifikat oder gleichwertig, dass das Klinische Dokumentenmanagementsystem den Prüfungsstandard IDW PS 880 erfüllt.
Zu 5) Los 1 und Los 2: Zertifizierung nach ISO 9001:2015 oder gleichwertig.
Zu 6) Los 2: Zertifizierung des Rechenzentrenbetriebes des Bieters nach ISO/IEC 27001:2013 Norm oder gleichwertig.
Hinweis: Sollte der Bieter nicht über einen eigenen Rechenzentrenbetrieb verfügen und sich eines Nachunternehmers (Dienstleisters) dafür bedienen, dann sind folgende Anlagen ausgefüllt vom Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen:
- Zertifizierung des Nachunternehmers nach ISO/IEC 27001:2013 Norm oder gleichwertig Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung/Firmenauskunft
- Anlage 3 Tariftreue- und Mindestentgelterklärung gem. §4 Abs. 1 u. 2 NTVergG
- Anlage 3a Vorvertragliche Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG (Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz) - Dienstleistungen
- Anlage 7 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen
- Anlage 8 Eigenerklärung Sanktionsvereinbarung EU - Anlage zum BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022
- Anlage Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO/ Order processing contract according to Art. 28 GDPR
- MHH Vertraulichkeitserklärung
- Nachweis Haftpflichtversicherung
Die Anlage 7 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen muss rechtsverbindlich unterzeichnet und mit Firmenstempel vom Nachunternehmer eingereicht werden.
Zu 7) Los 2: Nachweis/Zertifikat oder gleichwertig, dass der Bieter die BSI Richtlinie für "Ersetzendes Scannen" (BSI TR-03138) erfüllt.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
ACHTUNG - Auflagen zur Durchsetzung kontaktreduzierender Maßnahmen / Hygienemaßnahmen - COVID-19:
Vermeiden Sie, soweit wie möglich, direkten Kontakt zu Patienten und Mitarbeitern der MHH. Sollte dies nicht möglich sein, so bitten wir Sie einen Mindestabstand von 2 Metern einzuhalten. Auf Hände schütteln, ist komplett zu verzichten. Beachten Sie die aktuellen Hygienemaßnahmen in den Einsatzbereichen. In den Einsatzbereichen ist die Leistungserbringungen unter Beachtung dieser aktuellen Hygienemaßnahmen möglich. Sehen Sie von Besuchen in den Fachabteilungen ab. Nutzen Sie zur Kommunikation Telefon, Email und Post (für Servicescheine u. ä).
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDWY1RG591BG
Postanschrift: Auf der Hude 2
Ort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland
Telefon: +49 4131151334
Fax: +49 4131152943
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160
Abs. 3 GWB nur zulässig ist, wenn.
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Postanschrift: Carl-Neuberg-Straße 1
Ort: Hannover
Postleitzahl: 30625
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 5115326364
Fax: +49 5115323375
Internet-Adresse: http://www.mh-hannover.de