Rahmenvereinbarung über die Anmietung von Druck- und Kopiersystemen Referenznummer der Bekanntmachung: V-76-2023-LKH
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Südertor 6
Ort: Helmstedt
NUTS-Code: DE917 Helmstedt
Postleitzahl: 38350
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Behrends, Sophie
E-Mail:
Telefon: +49 53511210
Fax: +49 53511211600
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://root.deutsche-evergabe.de
Adresse des Beschafferprofils: https://root.deutsche-evergabe.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung über die Anmietung von Druck- und Kopiersystemen
Im Rahmen der Neubeschaffung der Multifunktionsgeräte soll die gesamte Drucksystem-Landschaft des Landkreises Helmstedt modernisiert, homogenisiert und konsolidiert werden:
Einführung eines zentralen Druckermanagement-Systems;
Geräte nur von einem Hersteller;
Einführung von Pull Printing (vertrauliches Drucken) unter Nutzung der Zeiterfassungstransponder;
Einführung eines hochverfügbaren Druckservers;
Einheitlicher Mietvertrag über alle Drucksysteme (inkl. Service, Instandhaltung und Tausch der Verbrauchsmaterialien);
Überprüfung der Notwendigkeit von einzelnen Drucksystemen und Optimierung.
Es soll ein Auftragnehmer für den ausgeschriebenen Leistungsumfang gefunden werden. Hierbei kann es sich sowohl um einen Hersteller von Drucksystemen als auch um ein zwischengeschaltetes Systemhaus handeln.
Der Landkreis Helmstedt plant, im Rahmen dieser Ausschreibung für seine Standorte
eine Drucksystem-Infrastruktur mit
Multifunktionsgeräten (ca. 42 Stück),
Arbeitsplatzdruckern (ca. 200 Stück) und einem
Hochleistungsdrucker (1 Stück)
zu beschaffen.
In der vorliegenden Leistungsbeschreibung werden entsprechende Geräteklassen definiert. Um das Projektziel der Homogenisierung und Optimierung erreichen zu können, müssen alle angebotenen Geräte vom selben Hersteller stammen.
Es wird ein Rahmenvertrag ausgeschrieben, aus dem Geräte zur Miete abgerufen werden. Gedruckte Farb- und Schwarz/weiß-Seiten werden über Seitenpreise abgerechnet. Nach Zuschlag und vor dem Rollout ist beim AG eine Pilotinstallation durchzuführen, in
der die zentralen Softwarelösungen und ein Gerät jeder Geräteklasse in Betrieb zu nehmen sind.
Der Auftraggeber (AG) beabsichtigt, die Multifunktionsgeräte unmittelbar nach Zuschlag abzurufen und nach der Pilotinstallation ab Januar 2024 auszurollen, da der aktuelle Mietvertrag für die Bestands-Multifunktionsgeräte ausläuft.
Bei den Arbeitsplatzdruckern handelt es sich im Bestand um Kaufgeräte. Die neuen Geräte werden zu großen Teilen im ersten Vertragsjahr – nach dem Rollout der Multifunktionsgeräte – abgerufen. Weitere Arbeitsplatzdrucker werden nach und nach während
der Vertragslaufzeit angemietet. Der Vertrag soll eine Laufzeit von 48 Monaten haben, mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von je 12 Monaten. Eine Vertragsverlängerung um 12 Monate verlängert automatisch die Mietdauer aller im Vertrag befindlichen Geräte um den gleichen Zeitraum.
Installation und Inbetriebnahme der Multifunktionsgeräte erfolgt durch den AN, die Arbeitsplatzdrucker werden durch den AG installiert. Service ist ebenfalls Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung. Hierzu gehören alle Tätigkeiten rund um Aufrechterhaltung
und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft und die Lieferung von Verbrauchsmaterialien (außer Papier und Heftklammern) und aller erforderlichen Entsorgungsmaßnahmen. Für sämtliche Drucksysteme ist übergreifend ein Druckermanagement-System zu liefern
und zu installieren, welches on Premise beim AG laufen soll. Mit dem Projekt soll für die Multifunktionsgeräte die Funktionalität „Pull-Printing“ eingeführt werden, unter Nutzung der bestehenden Zeiterfassungstransponder. Die einzelnen Geräte werden dem AG inkl. Service von ihrer Abnahme bis zum Mietende
zur Nutzung überlassen.
Es wird eine zweimalige Verlängerungsoption von je 12 Monaten vereinbart.
Optionen werden in geringem Umfang durch Fallpauschalen für Umzüge und Unterstützungsleistungen abgefragt. Näheres ergibt sich aus dem Preisblatt.
zu Punkt II.2.5) Zuschlagskriterien:
Auswertungsmethode:
Die Wertung der Angebote erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode gemäß UfAB 2018.
Dabei wird im ersten Schritt das Verhältnis von Leistung und Preis als Quotient zu einer Kennzahl „Z“ errechnet:
Z = Leistungspunkte (L) / Angebotspreis (P)
Die Formelparameter werden wie folgt definiert:
Z = Kennzahl für Leistung-Preisverhältnis des zu bewertenden Angebots
L = Leistungspunktzahl (Bewertungspunkte x Gewichtung und anschließender Summierung) des zu bewertenden Angebots
P = Gesamtpreis (in EUR) des zu bewertenden Angebots
In einem zweiten Schritt der Angebotswertung scheiden alle Angebote aus der Wertung aus, die außerhalb des Schwankungsbereichs von 15 Prozent der besten Kennzahl Z im Wettbewerb liegen. Unter den danach in der Angebotswertung verbliebenen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, welches in dem Entscheidungskriterium „P“ (bewerteter Gesamtpreis) den besten Wert erreicht.
Im Falle eines Gleichstands mehrerer Angebote in Bezug auf das Entscheidungskriterium „P“ erhält das Angebot den Zuschlag, das in dem Ergänzungskriterium „L“ die höchste Leistungspunktzahl aufweist.
Ermittlung der Leistungspunktzahl L (Qualität) für die Angebotsbewertung:
Die Bewertung der angebotenen Leistungsinhalte erfolgt über den vom Bieter ausgefüllten Kriterienkatalog (KK) zur Leistungsbeschreibung (LB). Die Gewichtung der Einzelkriterien ist im Kriterienkatalog dargestellt.
Die Bewertung der Bewertungskriterien erfolgt anhand des erreichten Zielerfüllungsgrads gemäß Spalte „Bewertungsmaßstab“ im Kriterienkatalog.
Je [B]-Kriterien-Variante werden folgende Punktwerte vergeben:
[B-J/N] – Bewertung mit 10 Punkten für eine „Ja/erfüllt“-Antwort und 0 Punkten für eine „Nein/nicht erfüllt“-Antwort.
[B-K] – Bewertung anhand der Ausführungen in der Bemerkungsspalte, gemessen an dem bekanntgegebenen Bewertungsmaßstab. Was die Vergabestelle als Antwort bzw. Leistung erwartet und für welche Leistung sie wie viele Leistungspunkte (L) vergibt, ist der Leistungsbeschreibung und entsprechend auch dem Kriterienkatalog zu entnehmen.
[B-L] – Bewertung anhand der Ausführungen in der Bemerkungsspalte, gemessen an dem bekanntgegebenen Bewertungsmaßstab. Was die Vergabestelle als Antwort bzw. Leistung erwartet und für welche Leistung sie wie viele Leistungspunkte (L) vergibt, ist der Leistungsbeschreibung und entsprechend auch dem Kriterienkatalog zu entnehmen.
[B-F] – Bewertung anhand der Ausführungen in der Bemerkungsspalte, gemessen an dem bekanntgegebenen Bewertungsmaßstab. Was die Vergabestelle als Antwort bzw. Leistung erwartet und für welche Leistung sie wie viele Leistungspunkte (L) vergibt, ist der Leistungsbeschreibung und entsprechend auch dem Kriterienkatalog zu entnehmen.
Die Leistungspunktzahl für jedes Angebot wird dann wie folgt ermittelt:
Jedes einzelne Kriterium erhält die Bewertung mit einer bestimmten Punktzahl.
Die für das Kriterium vergebene Punktzahl wird mit dem jeweiligen Gewicht multipliziert.
Die Gesamtsumme der in dieser Weise gewichteten Punktzahlen zu allen Kriterien ist die Leistungspunktzahl L des zu bewertenden Angebots (Wert zwischen 0 und 10 Punkten).
Mindesterfüllungsgrad der Anforderungen in der Leistungsbeschreibung als Ausschlusskriterium:
Über die Summe aller als Leistungsanforderungen zum Angebot gekennzeichneten [B]-Kriterien wird eine zu erreichende Mindestleistungspunktzahl von 50 % der maximal zu erreichenden Leistungspunktzahl festgelegt.
Bei Unterschreitung der Mindestleistungspunktzahl wird das betreffende Angebot aus der weiteren Wertung ausgeschlossen. Insofern wirkt sich diese Regelung wie ein Ausschlusskriterium aus.
Ermittlung des Gesamtpreises P für die Angebotsbewertung:
Der Preis P wird über das Preisblatt des Angebots ermittelt und entspricht dem Gesamtpreis des Angebots.
Der der Wertung zugrunde zu legende berechnete Preis P kann dem Register „Preiskennzahl“ des ausgefüllten Preisblatts entnommen werden. Dieser Gesamtpreis wird anhand der vom Bieter angebotenen Preise und des im Preisblatt dargestellten Wertungsmengengerüstes ermittelt. Die zum Zwecke der Wertung angenommenen Mengen und das Berechnungsverfahren können dem Preisblatt entnommen werden.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Auftraggeber prüft das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Dafür hat der Bieter die "Eigenerklärung § 48 VgV" und die "Eigenerklärung FB 124 LD" mit Angebotsabgabe vorzulegen. Weiterhin hat der Bieter anzugeben, ob eine Eintragungspflicht in einem Berufsregister besteht. Dafür ist die "Eigenerklärung FB 124 LD" vom Bieter gleichfalls abzugeben. Ebenso hat der Bieter die "Eigenerklärung EU Sanktionspaket" abzugeben.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen/finanziellen Leistungsfähigkeit muss der Bieter Angaben zum Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren machen. Dafür sind die "Eigenerklärung zur Eignung 124 LD" und die Eigenerklärung "Zusätzliche Eignungskriterien" vom Bieter abzugeben.
Es muss ein Mindestumsatz von 150.000 € in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vorhanden sein.
Zum Nachweis der beruflichen/technischen Leistungsfähigkeit muss der Bieter Angaben über die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte zu machen. Dafür sind die "Eigenerklärung zur Eignung 124 LD" und die Eigenerklärung "Zusätzliche Eignungskriterien" vom Bieter abzugeben.
Der Bieter hat bereits mit Angebotsabgabe drei vergleichbare Referenzen samt Mindestangaben vorzulegen. Die Mindestangaben ergeben sich aus der "Eigenerklärung zur Eignung 124 LD".
Der Bieter kann für die Darstellung der Referenzen eigene Vordrucke verwenden.
Der Bieter muss in jedem der letzten drei Geschäftsjahre jahresdurchschnittlich mindestens 10 eigene Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt haben.
Mindestens zwei Referenzen müssen bezüglich
• Art und Anzahl der Geräte (optional ohne Hochleistungs-Multifunktionsgerät)
• der zentralen Soft- und Hardwarekomponenten
• der Installationsleistungen
• der Service- und Instandhaltungsleistungen
gleichwertig zum Ausschreibungsgegenstand sein.
Für das Hochleistungs-Multifunktionsgerät ist mindestens eine gleichwertige Referenz durch
die Bieter vorzulegen, diese muss aber nicht gleichzeitig Etagen- und Arbeitsplatzgeräte
enthalten.
Abschnitt IV: Verfahren
Die geplante Ausschreibung von Drucksystemen des Landkreises Helmstedt zeichnet aus, dass zu Vertragsbeginn erhebliche Aufwände für die erstmalige Einführung von Pull-Printing und Druckmanagement-Lösung entstehen. Die dafür erforderliche Pilotinstallation mit ihren Unwägbarkeiten und der daran anschließende Rollout führen zu einer nicht unerheblichen Verkürzung der Phase des Normalbetriebes. Durch die optionalen Verlängerungen der Vertragslaufzeit von 12 oder 24 Monaten können Betriebsphasen erreicht werden, welche die erheblichen initialen Aufwände rechtfertigen.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift: Auf der Hude 2
Ort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 4131153306
Fax: +49 4131152943
Bitte berücksichtigen Sie, dass die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren
auch nur auf Antrag einleitet und ein Antrag gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig ist,
soweit (1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften
vor Einreichen des Nachprüfungsantrages anerkannt und gegenüber dem
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, (2.) Verstöße
gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar
sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist
zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt
werden, (3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder
zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4.) mehr als 15
Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen
zu wollen, vergangen sind.